Gérez efficacement le périmètre de votre projet en vous assurant, en premier lieu, que les tâches de votre équipe sont correctement affectées et qu’elles sont toutes utiles. Fixez des limites, coordonnez les parties prenantes et gardez le cap en procédant comme suit :
1. Planifiez le périmètre.
La réussite du projet dépend de la gestion de son périmètre. Commencez par recueillir le point de vue des principales parties prenantes afin d’aligner les objectifs, les priorités et les contraintes. Vous serez ainsi mieux à même de gérer les aspects suivants :
- Modifications imprévues. Choisissez comment répondre aux demandes ponctuelles, réallouer les ressources et modifier la chronologie, le cas échéant.
- Gestion des livrables. Clarifiez les rôles et les responsabilités des personnes chargées de l’approbation et du suivi des tâches.
- Principales composantes du périmètre. Rédigez des documents de planification stratégiques (énoncé du périmètre, structure de répartition du travail, etc.).
La phase de planification permet de lever les ambiguïtés et de définir clairement les attentes.
2. Gérez efficacement les contraintes.
Pour ne pas dévier de l’objectif initial, vous devez impérativement cerner les attentes des parties prenantes. Identifiez précisément ce dont vous avez besoin et quand vous en avez besoin, ainsi que le mode de communication.
Questions à se poser :
- Quelle doit être la fréquence des points d’avancement ?
- Quelle forme doivent prendre les rapports d’avancement ?
- Quel doit être le niveau d’implication de la clientèle dans les approbations ?
En vous basant sur des groupes de réflexion, des enquêtes et des prototypes, vous pouvez répondre à ces questions afin d’éviter les attentes démesurées et tout malentendu concernant le périmètre.
3. Définissez le périmètre avec précision.
Après avoir documenté les exigences des parties prenantes, rédigez l’énoncé du périmètre du projet, qui servira de fil directeur. Il permet aux équipes de se concentrer sur leurs tâches, dans le cadre fixé.
Composantes clés de l’énoncé :
- Justification du projet. Pourquoi est-il nécessaire ?
- Intentions et objectifs. Qu’est-ce qu’un projet réussi ?
- Livrables. Quels seront les éléments produits et qui en sera responsable ?
- Résultats attendus. Comment seront-ils évalués ?
- Principales hypothèses. Quels sont les facteurs de réussite ?
- Éléments inclus et exclus. Qu’englobe le périmètre du projet ?
Précisez ce que le projet inclut (et exclut) pour éviter les tâches inutiles et permettre aux membres de l’équipe de se concentrer sur les livrables.
4. Créez une structure de répartition du travail.
Scindez le projet en tâches plus petites, donc plus faciles à gérer, grâce à une structure de répartition du travail définissant clairement les responsabilités.
Vous pouvez simplifier cette étape grâce à une plateforme comme Adobe Workfront :
- Uniformisez et automatisez la création des tâches.
- Organisez le travail (phases et jalons).
- Veillez à ce que les tâches hautement prioritaires soient exécutées en temps et en heure.
Une structure de répartition du travail bien conçue facilite le suivi des projets et l’optimisation des workflows. Les parties prenantes peuvent ainsi remplir efficacement leur mission, sans dévier des objectifs.
5. Validez le périmètre.
Les parties prenantes, la clientèle ou les responsables doivent vérifier et approuver les livrables du projet avant leur finalisation. Cette étape garantit des résultats à la hauteur des attentes et évite les changements de dernière minute qui risquent de bouleverser le calendrier.
En automatisant le processus d’approbation, vous pouvez :
- Éliminer les goulots d’étranglement au niveau des e-mails et les chaînes d’approbation interminables.
- Informer les parties prenantes grâce aux mises à jour du projet en temps réel.
- Vous assurer que la révision des livrables est efficace avant de poursuivre.
Avec Workfront, les demandes d’approbation sont automatiquement transmises aux bonnes personnes, ce qui évite les réunions inutiles et les malentendus.
6. Empêchez la dérive des objectifs.
Même si le périmètre est correctement défini, des changements peuvent se produire et vous devez les maîtriser. Assurez un suivi en continu pour identifier les écarts par rapport au plan initial et trouver une solution avant qu’ils ne deviennent problématiques.
Voici les mesures à prendre pour limiter la dérive des objectifs :
- Suivez l’état d’avancement du projet par rapport à l’énoncé du périmètre.
- Consultez les rapports sur les performances pour comparer les tâches effectives et planifiées.
- Veillez à ce que les demandes de modification soient soumises à un processus d’évaluation et d’approbation formalisé.
