Les cinq types de réunion Scrum et les bonnes pratiques
La communication et la gestion de projet sont indissociables, mais sans des réunions structurées en face à face, un sprint peut aisément dévier et échouer. Connaître les différents types de réunion Scrum peut permettre à votre équipe de savoir quel genre de communication efficace mettre en place pour veiller au bon déroulement des projets.
Cet article explique ce que sont les réunions Scrum, livre des bonnes pratiques et explique comment améliorer vos propres Scrums ou processus de cycle de vie de projet.
Cet article aborde les points suivants :
- Qu’est-ce qu’une réunion Scrum ?
- Principaux types de réunion Scrum
- Planification de sprints
- Mêlées quotidiennes
- Revue de sprint
- Rétrospective de sprint
- Affinage du backlog produit
- Bonnes pratiques de réunion Scrum
- Comment aider votre équipe à demeurer agile et à garder le cap ?
Qu’est-ce qu’une réunion Scrum ?
Scrum est un framework basé sur la méthodologie de gestion de projet Agile. Les parties prenantes, la direction et les équipes de projet sont toutes impliquées dans les réunions Scrum.
Les réunions Scrum font partie intégrante des environnements de travail basés sur la méthodologie du même nom. Ces moments d’échange sont essentiels pour recueillir des informations de base et les commentaires de l’équipe de développement. Les parties prenantes utilisent ces remarques pour aligner les équipes sur les objectifs de chaque sprint.
La méthode Scrum est principalement axée sur la collaboration des équipes et la prise de décision. Elle repose sur des cycles de travail courts ponctués de fréquents échanges en face à face.
Le framework Scrum repose sur plusieurs types de réunion qui ont tous leur importance. Chaque réunion ou cérémonie Scrum a son utilité, son objectif et son importance dans la réussite d’un projet de développement.
Selon la méthodologie Scrum, une réunion doit être organisée à chaque étape du cycle de développement d’un projet. Chaque réunion est organisée dans un but bien précis, comme recueillir des avis sur le dernier sprint accompli ou planifier le prochain cycle de travail.
Principaux types de réunion Scrum
Examinons de plus près les cinq grands types de réunion Scrum et leur finalité.
Planification de sprints
Cette réunion rassemble généralement l’intégralité de l’équipe, la ou le responsable produit et la ou le Scrum Master. Cette dernière personne est chargée de simplifier la collaboration et la communication entre les membres de l’équipe.
À noter que la ou le Scrum Master fait partie de l’équipe. Son rôle n’est pas de superviser ou de gérer, mais plutôt de faire en sorte que l’équipe adhère à la méthodologie Agile et reste concentrée sur les objectifs clés du sprint.
La session de planification du sprint est chapeautée par la ou le responsable produit au début de chaque cycle de travail, après la revue et pendant la rétrospective de sprint. Cette réunion doit être l’une des plus longues des cérémonies Scrum. Il faut généralement prévoir deux heures par semaine pour la planification des sprints.
La réunion de planification d’un sprint a pour but d’établir les objectifs à atteindre par vous-même et votre équipe Scrum lors de ce cycle et d’évaluer la bande passante dont dispose chaque membre de l’équipe.
La ou le responsable produit donne le coup d’envoi de chaque étape en consultant chaque user story dans le backlog priorisé. Elle ou il explique la valeur potentielle de chaque story à l’équipe technique. Ensuite, les designers, les développeurs et les testeurs divisent chaque story en sous-tâches.
Enfin, toutes les personnes présentes attribuent une note aux stories selon un système de notation convenu à l’avance. Ces points indiquent combien de ressources seront requises pour accomplir chaque story.
Mêlées quotidiennes
La ou le Scrum Master anime la mêlée quotidienne (ou réunion debout). N’y participent que la ou le Scrum Master et les membres de son équipe. Cette réunion quotidienne est l’occasion pour ces personnes de revoir leurs objectifs et d’évoquer les goulets d’étranglement découverts.
Comme son nom l’indique, cette réunion a lieu chaque jour et chaque membre se tient debout pour partager ses informations. Les mêlées ne doivent pas durer plus de 15 minutes.
Il est important d’essayer de respecter l’heure et la durée de cette réunion, sans pour autant l’organiser en tout début de journée. Par exemple, elle peut être planifiée tous les jours à 11 h 45 et s’arrêter à l’heure de la pause déjeuner.
Lors de cette réunion, chaque membre de l’équipe doit répondre à trois questions :
- Quelles actions ai-je réalisées hier pour contribuer aux objectifs en cours ?
- Comment vais-je contribuer aux objectifs du sprint aujourd’hui ?
- Quels sont les blocages qui pourraient freiner notre progression vers les objectifs fixés ?
Répondre à ces questions exige de chaque participant une réflexion sur sa productivité et l’aide à se focaliser sur le travail à venir.
Revue de sprint
La revue de sprint, également appelée « démo de sprint », est dirigée par l’équipe de développement. L’ensemble de l’équipe Scrum et les parties prenantes externes participent généralement à ces réunions.
Lors de cette session, les développeurs présentent leurs travaux réalisés lors du sprint. Si le sprint a duré une semaine, la présentation devrait durer environ une heure. Si le sprint a duré un mois, la présentation peut durer jusqu’à quatre heures.
Ici, le but est de souligner la valeur ajoutée du projet pour l’entreprise et de démontrer la fonctionnalité des livrables. Les personnes qui participent ont aussi la possibilité d’évaluer le travail fourni et de donner leur point de vue à l’équipe de développement.
Il est relativement simple d’organiser une revue de sprint. Tout d’abord, il faut envoyer un ordre du jour détaillé et une invitation à toutes les personnes concernées afin qu’elles aient le temps de se préparer en amont. Une fois que la réunion commence, l’équipe Scrum récapitule les éléments de user story terminés et ceux qu’il reste à traiter.
Ensuite, l’équipe de développement évoque ce qui s’est bien déroulé, les problèmes rencontrés et les solutions qu’elle a mises en œuvre. Puis, elle présente son travail et répond aux questions des parties prenantes.
Pour clore la réunion, la ou le responsable produit aborde le backlog produit pour mettre tout le monde au fait des tâches restant à accomplir.
Rétrospective de sprint
La ou le Scrum Master et l’équipe de développement participent aux rétrospectives de sprint. Il arrive toutefois que les designers, les testeurs et les responsables produit y participent également.
La cérémonie de rétrospective peut aussi être l’occasion pour l’équipe d’apporter des critiques constructives sur divers éléments du sprint. Il ne s’agit pas pour autant de désigner des coupables. Pour des sprints de deux semaines, les rétrospectives durent approximativement 90 minutes.
Ces rétrospectives étant avant tout destinées à votre équipe Scrum, elles n’impliquent généralement pas de personnes extérieures.
Lors de ce processus d’évaluation critique, vous revenez sur les réussites de votre équipe et réfléchissez aux éventuels axes d’amélioration. Vous devez répondre à des questions telles que :
- Quels ont été les points forts de ce sprint ?
- Quelles en ont été les faiblesses ?
- Que pourrions-nous faire différemment la prochaine fois ?
Notez les réponses fournies par les membres de votre équipe afin de les utiliser pour optimiser vos processus de livraison à l’avenir.
Affinage du backlog produit
Souvent désignée par ses dénominations anglaises « product backlog refinement » ou « product backlog grooming », l’affinage du backlog produit implique tout ou partie de l’équipe et la ou le responsable produit. Cette réunion permet de passer en revue les éléments du backlog afin de préparer la session de planification du prochain sprint.
Les réunions d’affinage du backlog ne suivent pas de calendrier précis. Vous n’avez pas besoin de les planifier, mais vous pouvez en organiser autant que nécessaire pour atteindre vos objectifs métier.
Ces réunions permettent d’ajouter des détails, de définir les livrables et de prioriser certaines tâches de votre backlog. L’équipe peut étudier les éléments du backlog qu’elle intègre complètement aux objectifs du sprint.
Si vous décidez d’animer ces réunions facultatives, commencez par organiser une discussion technique avec l’équipe. Cette discussion permettra de s’assurer que l’équipe a une vision claire des livrables et des exigences de chaque projet du backlog. Ensuite, classez et priorisez les éléments du backlog en fonction des besoins de l’entreprise.
Bonnes pratiques de réunion Scrum
Voyons à présent les choses à faire et à ne pas faire pour assurer la productivité et l’efficacité de vos réunions Scrum.
- Commencez et terminez vos réunions à l’heure. Démarrez toujours vos réunions Scrum à l’heure et ne les prolongez jamais au-delà de la durée prévue. Un calendrier de réunion dûment respecté est le gage d’une plus grande efficacité et d’une meilleure productivité.
- Alignez les objectifs des réunions sur ceux des sprints. Les problèmes abordés lors de chaque réunion doivent être pertinents au regard des objectifs de sprint généraux. Il est essentiel de garder les objectifs à l’esprit pour que chaque réunion soit efficace, utile et productive.
- Tenez-vous-en aux durées recommandées. Lorsque vous définissez les heures de début et de fin des réunions, pensez aux durées préconisées. Par exemple, ne dépassez pas 15 minutes pour les mêlées quotidiennes et deux heures pour les sessions de planification.
- Préparez un ordre du jour et respectez-le. Créer et suivre un ordre du jour détaillé vous permettra de traiter tous les sujets pertinents dans le temps imparti pour la réunion.
- Prévoyez un tableau Scrum virtuel pour organiser les réunions et tenir les membres de l’équipe informée. Un tableau Scrum virtuel favorise l’interaction des membres et permet à l’équipe de rester au diapason, surtout lors des réunions rapides telles que les mêlées quotidiennes.
- N’attendez pas les retardataires. Si vous voulez commencer et terminer à l’heure, il faut éviter les pauses et les retards inutiles, même si cela implique de démarrer les sessions sans les membres qui ne sont pas en mesure de respecter l’ordre du jour ou le calendrier.
- N’introduisez pas de nouvelles idées. Prévoyez un autre moment pour ce genre de discussion. Les réunions Scrum doivent seulement évoquer le travail en cours ou les éléments du backlog qui seront abordés lors d’un prochain sprint.
En appliquant ces bonnes pratiques éprouvées, vous améliorerez l’efficacité de vos réunions Scrum et tirerez un maximum de bénéfices de votre framework de gestion de projet Agile.
Comment aider votre équipe à demeurer agile et à garder le cap ?
Connaître les différents types de réunion Scrum peut permettre à votre équipe de savoir quel genre de communication efficace mettre en place pour veiller au bon déroulement des projets. Au moment d’incorporer les réunions Scrum à votre workflow de gestion de projet, intégrez Adobe Workfront pour optimiser le déroulement de vos projets.
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