Comment gérer un projet du début à la fin ?

Être capable de gérer efficacement un projet est une compétence précieuse pour quasiment tous les rôles, quelle que soit l’entreprise. Cependant, face aux différents frameworks, jargons et concepts existants, il n’est pas toujours évident de connaître la procédure à suivre. Plutôt que de paniquer face à toutes les options qui s’offrent à vous, vous pouvez apprendre les étapes à suivre avec précision pour gérer un projet de manière efficace.

Que vous ayez d’ores et déjà un projet en cours, que vous ayez prévu d’en gérer à l’avenir ou que vous vouliez simplement améliorer vos compétences en gestion de projet, il est judicieux de suivre certaines bonnes pratiques pour garder une longueur d’avance. Évitez la dérive des objectifs, le sentiment d’écrasement ou la désorganisation en suivant ces étapes spécifiques pour gérer un projet de manière efficace du début à la fin.

Dans ce guide, vous trouverez une :

• Vue d’ensemble de la gestion de projet

Il présente également les 14 étapes de la gestion de projet :

1. Faire des recherches sur le projet et établir sa finalité
2. Rédiger un énoncé de vision
3. Choisir le framework adéquat
4. Sélectionner l’équipe et communiquer
5. Définir le périmètre du projet et déléguer des tâches
6. Identifier les éventuels risques du projet
7. Impliquer les parties prenantes
8. Élaborer une roadmap de projet
9. Vérifier la disponibilité de ressources adéquates
10. Établir un calendrier raisonnable
11. Choisir les applications adéquates
12. Organiser une réunion de préparation du projet
13. Suivre l’avancement du projet et effectuer les ajustements nécessaires
14. Célébrer les jalons atteints

Vue d’ensemble de la gestion de projet

La gestion de projet est l’activité consistant à diriger une équipe tout au long d’un processus structuré afin d’accomplir certaines tâches dans le respect d’un délai et d’un budget. Cela implique de gérer chaque aspect d’un projet (ressources humaines, outils, livrables, etc.) afin de répondre à l’ensemble des exigences du projet.

La gestion de projet est parfois un processus interne, mais il arrive également que certaines tâches impliquent un contact avec la clientèle. Les entreprises ont recours à la gestion de projet pour créer du contenu marketing, lancer un nouveau produit ou service, acheter du matériel, etc.

Tous les processus métier ou presque peuvent bénéficier de la gestion de projet. Apprendre à gérer un projet peut être utile à plus d’un titre :

• Respect des échéances
• Amélioration des résultats du projet
• Simplification de la délégation.
• Respect de l’ensemble des exigences du projet

Au lieu de laisser vos projets avancer sans surveillance, la gestion de projet garantit que vos projets passent par un processus approuvé qui augmentera les chances de réussite de l’équipe. Chaque entreprise a bien sûr ses propres variantes, mais suivre ces 14 étapes peut vous aider à gérer un projet du début à la fin.

1. Faire des recherches sur le projet et établir sa finalité

Avant de lancer officiellement un nouveau projet, il est important d’effectuer des recherches initiales et d’élaborer un plan. L’objectif est d’identifier le besoin légitime correspondant au projet.

Demandez-vous quel problème le projet cherche à résoudre. Il peut s’agir, par exemple, d’améliorer l’expérience client de votre application afin que vous reteniez davantage d’abonnées et d’abonnés, ou encore de présenter votre dernier produit à votre public afin de dynamiser les ventes. Vous devez également déterminer pourquoi il est important d’investir des ressources dans ce projet actuellement. Par exemple, les projets marketing sont essentiels, mais il est peu judicieux de commercialiser un produit qui comporte de nombreux bugs. Les contraintes de budget, de compétences et de délais peuvent également être des critères de priorisation des projets.

Rappelez-vous que les gestionnaires de projet ne sont pas toujours responsables de cette étape de la gestion de projet. Selon l’entreprise, ce rôle peut revenir aux responsables produit, aux cadres ou à la direction.

2. Rédiger un énoncé de vision

Un énoncé de vision permet de clarifier votre idée et de jeter les bases d’un plan stratégique. Il doit s’agir d’une brève présentation de votre projet. Vous pouvez établir un énoncé de vision en suivant cette formule simple :

• Pour (clientèle cible) – Audience auquel s’adresse le produit final.
• Qui (énoncé du besoin) – Principale difficulté de l’audience
• Le/La (nom du produit/service) est un/une (catégorie de produit) – Indiquez les caractéristiques de base de votre produit, notamment son nom et sa fonction principale.
• Qui (principal avantage du produit/service et argument justifiant son achat/utilisation) – Expliquez votre principal facteur de différenciation.
• Contrairement à (principale solution concurrente) – Citez une pratique courante de la concurrence que votre audience cible n’apprécie pas.

Notre produit (énoncé final du principal facteur de différenciation) – Soulignez en quoi votre solution se distingue des autres offres disponibles sur le marché.

Voici un exemple d’énoncé de vision complet :

3. Choisir le framework adéquat

Si vous apprenez à gérer un projet, il est important que vous compreniez les différentes méthodologies de gestion de projet (ou frameworks) à votre disposition. L’objectif d’un framework est de déterminer comment prioriser, réaliser et visualiser les différentes tâches. Choisissez l’un de ces cinq frameworks courants pour accélérer votre approche de la gestion de projet.

1. Waterfall

Ce modèle correspond à une gestion de projet traditionnelle. Avec la méthodologie Waterfall, vous créez une séries d’étapes pour réaliser un projet et vous les suivez dans l’ordre. Vous ne testez le produit qu’en toute fin de projet. La méthodologie Waterfall convient aux projets simples, sans ambiguïté, mais n’est pas idéale si vous devez fréquemment reproduire un produit ou tenir compte de commentaires.

2. Kanban

La méthodologie de gestion de projet Kanban est la plus visuelle. Vous créez un tableau Kanban physique ou digital qui divise les tâches en différentes étapes, comme « À faire », « En cours » et « Terminé ». Le système Kanban est idéal pour visualiser simultanément la progression de différents projets. Il n’est cependant pas adapté si votre projet comporte de nombreuses variables, ce qui peut encombrer le tableau Kanban, qui perd alors de son intérêt.

3. Scrum

Dans l’approche Scrum de la gestion de projet, les équipes doivent accomplir leurs tâches en sprints rapides. À chaque sprint, l’équipe se concentre sur un problème ou une tâche précise. L’équipe se réunit chaque jour pour faire le point sur l’état d’avancement de ces tâches et résoudre les difficultés rencontrées. La méthodologie Scrum est idéale pour structurer davantage des tâches aux délais de traitement prévisibles. Cependant, en raison de son rythme rapide, elle est moins adaptée aux équipes en sous-effectif.

4. Agile

Les projets Agile fonctionnent également par sprints, comme la méthode Scrum, mais ces sprints sont plus longs. Un sprint Agile peut durer de deux semaines à quelques mois. La méthodologie Agile a été conçue à l’origine pour le développement itératif d’applications intégrant des tests et les commentaires des utilisateurs et des utilisatrices. La méthode Agile permet de progresser très rapidement et de tenir compte des remarques avant de finaliser le produit. Elle est idéale pour les projets itératifs, comme le développement d’applications, mais ne convient pas si vous êtes en sous-effectif.

5. Cycle en V

La gestion de projet en V trouve elle aussi son origine dans le développement d’applications. Le cycle en V revisite le modèle Waterfall en ajoutant une phase de tests avant la dernière étape du processus. À chaque étape, l’équipe teste et valide le produit avant de passer à la suivante. C’est une approche idéale pour les petits projets au périmètre bien défini, mais qui nécessite un plan détaillé pour être efficace.

4. Sélectionner l’équipe et communiquer

Après avoir choisi une méthodologie de gestion de projet, vous devez identifier les personnes qui vous aideront à réaliser ce projet, puis définir leurs rôles et leurs responsabilités. Il peut être tentant d’impliquer de nombreuses personnes, mais les petites équipes sont généralement plus agiles. Il est donc préférable de limiter autant que possible le nombre de membres. Votre équipe doit au minimum comporter le sponsor du projet, des spécialistes pour définir le périmètre de ce dernier et un ou une responsable de projet.

Vous devrez ensuite communiquer avec votre équipe. Essayez de planifier des réunions hebdomadaires afin que tout le monde dispose des informations les plus récentes. Il ne s’agit pas uniquement d’expliquer ce qui doit être accompli : vous devez élaborer un plan d’action. En tant que responsable du projet, c’est à vous qu’il appartient d’informer chaque membre de l’équipe et de faire le point régulièrement. Énoncez clairement les exigences, les délais et toute autre information utile pouvant affecter votre projet, au même titre que les autres projets qui mobilisent également les ressources de l’entreprise.

5. Définir le périmètre du projet et déléguer des tâches

L’une des clés d’une gestion de projet efficace est de savoir si le périmètre de votre projet est réaliste ou non. Vous devez déterminer le périmètre du projet, les limites de l’équipe et celles du projet. Vous devez savoir quelles problématiques vous allez résoudre avec ce projet et celles auxquelles il ne répond pas. En cas de doute, il est préférable que le périmètre du projet reste modeste et raisonnable. Vous pourrez toujours créer un nouveau projet après la première itération.

Vous devez également comprendre la finalité du projet et vous fixer des objectifs réalisables. C’est la raison d’être de votre projet. Par exemple, votre objectif peut être d’augmenter le nombre de visites sur votre site web, de dynamiser les ventes ou de créer un nouveau produit. Vous devez ensuite définir la manière de parvenir à cet objectif. Vous pouvez notamment publier du contenu sur les réseaux sociaux pour augmenter les visites sur votre site web, créer un programme d’affiliation pour dynamiser les ventes ou réaliser une étude de marché pour créer un nouveau produit.

Vous n’avez pas à faire tout cela par vous-même. Personne ne s’attend à ce que les responsables de projet fassent tout le travail, mais leur rôle consiste à s’assurer que le travail est fait. Après avoir clairement défini les tâches nécessaires pour atteindre votre objectif, attribuez-les aux membres de l’équipe compétents. Tirez parti des points forts de chacun des membres pour obtenir le meilleur résultat possible. Effectuez d’abord les tâches les plus importantes, puis travaillez sur les moins urgentes.

6. Identifier les éventuels risques du projet

Vous ne pouvez pas prévoir tous les scénarios possibles, mais il est tout de même important de vous demander si des obstacles ou des distractions pourraient entraver votre progression. Plus vous prévoyez à l’avance les éventuelles difficultés, plus il sera facile de les résoudre avant qu’elles ne causent de graves problèmes. Par exemple, si vous savez que vous devez rédiger trois articles de blog par jour, vous devez engager un rédacteur ou une rédactrice capable de gérer cette charge de travail. Demandez-vous si les membres de votre équipe présentent des limites ou si des distractions extérieures pourraient vous empêcher de respecter les délais.

Créer un plan de gestion des risques peut vous aider à identifier et à planifier les éventuels problèmes qui pourraient compromettre la réussite d’un projet. Vous ne pourrez jamais éliminer la totalité des risques, mais c’est un bon exercice d’y réfléchir sous différents angles :

• Technique. Envisagez les risques potentiels liés à la technologie. Il peut s’agir d’erreurs au niveau de la base de données, de problèmes de licences ou de préoccupations ayant trait à la cybersécurité, par exemple.
• Managérial. Cherchez les éventuels problèmes liés au planning de votre équipe, à la communication ou au calendrier. Par exemple, l’absence de spécialiste pendant un mois pourrait compromettre le respect des délais.
• Organisationnel. Pour mener votre projet à bien, vous devez disposer d’un budget et d’un personnel adéquats. Vous devez également envisager les problèmes logistiques. Par exemple, si vous travaillez à distance avec des personnes réparties sur différents fuseaux horaires, cela peut avoir une incidence sur les délais de réponse des membres de votre équipe.
• Risques externes. Il est difficile de prévoir les risques externes liés au contexte économique, à la concurrence ou à la clientèle, mais il est tout de même important de se préparer à l’inattendu. Par exemple, des retards au niveau de la chaîne logistique pourraient avoir un impact sur le lancement de votre nouveau produit.

7. Impliquer les parties prenantes

Une partie prenante est toute personne, au sein de votre entreprise ou en dehors, ayant un intérêt direct dans votre projet. Les parties prenantes pouvant avoir de l’influence sur la réussite de votre projet, il est important de solliciter leur avis au moment opportun. Par exemple, si vous rédigez un nouveau texte pour votre site web, votre service juridique peut être une partie prenante importante avant sa publication.

Le meilleur moyen d’impliquer vos parties prenantes est de les tenir informées. Définissez d’emblée les attentes et envoyez-leur régulièrement des informations sur l’avancement du projet. Un plan de communication est une roadmap utile pour garantir des relations harmonieuses avec les parties prenantes. Il définit la fréquence, la forme et les destinataires des mises à jour.

8. Élaborer une roadmap de projet

Vous devez ensuite créer une roadmap de projet, c’est-à-dire une présentation globale des objectifs et des livrables de votre projet. Une roadmap est un outil visuel qui permet de placer les tâches, les impératifs, les jalons et les caractéristiques sur un échéancier, même si les détails précis dépendent du framework de gestion de projet utilisé.

Les roadmaps de projet sont utiles pour gérer les attentes des parties prenantes. Faciles à comprendre, ces visuels aident les parties prenantes à mieux appréhender votre vision et votre plan. Les roadmaps facilitent également la communication des plans et la coordination des ressources avec d’autres équipes.

9. Vérifier la disponibilité de ressources adéquates

Quel que soit votre projet, vous avez besoin de ressources. Avant de vous mettre au travail, il est préférable de prévoir, de planifier et d’attribuer vos ressources pour un maximum d’efficacité. Il s’agit entre autres du personnel, des applications, des spécialistes ou encore du matériel. Idéalement, votre plan doit correspondre à la réalité de votre équipe et de vos ressources. Par exemple, vous devez veiller à ce que les besoins du projet en matière d’intervention de spécialistes correspondent à la charge de travail et au planning de votre équipe.

Si votre projet ne dispose pas des ressources adéquates, vous risquez d’obtenir un résultat médiocre ou de ne pas respecter les délais. Très souvent, les projets échouent en raison d’un manque de budget. Si vous réalisez que vous avez dépassé votre budget ou que vous ne pourrez pas tenir les délais, trois possibilités s’offrent à vous :

1. Reportez la date de fin.
2. Augmentez votre budget afin de pouvoir respecter les délais, ce qui peut impliquer d’embaucher du personnel supplémentaire.
3. Réduisez le périmètre du projet pour respecter les délais.

Aucune de ces options n’est idéale, puisqu’elles ne correspondent pas à ce que vous avez promis à vos parties prenantes, mais les problèmes de ressources sont parfois inévitables. Faites au mieux pour terminer votre projet sans compromettre la qualité.

10. Établir un calendrier raisonnable

Consultez votre roadmap (étape 8) pour prévoir les personnes compétentes aux stades adéquats du projet. Les tâches plus modestes de la roadmap doivent être divisées en tâches plus petites, attribuées à différentes personnes. Si vous connaissez la durée nécessaire à chaque étape, vous pouvez tenir vos délais sans surcharger votre équipe.

Cependant, il est important d’établir un planning réaliste afin de trouver un juste équilibre entre la charge de travail de votre équipe et la date de livraison prévue. N’hésitez pas à contacter vos parties prenantes si vous avez besoin d’ajuster les livrables ou les échéances.

11. Choisir les applications adéquates

De nos jours, il est tout simplement impossible de gérer les projets manuellement. Les applications de gestion de projet sont indispensables, car elles offrent plusieurs atouts :

• Collaboration entre services. Les applications de gestion de projet permettent de poser facilement une question à n’importe quel membre de votre entreprise.
• Partage de fichiers dans le cloud. Ne conservez pas de fichiers importants sur votre ordinateur. Les applications de gestion de projet permettent d’enregistrer les fichiers dans un espace partagé auquel tout le monde a accès.
• Planification de sprints (ou de tâches). Avec une application de gestion de projet, vous pouvez rapidement créer des sprints ou des tâches, voire suivre plusieurs tâches à partir d’un tableau de bord unique.
• Suivi du travail accompli. Les applications de gestion de projet offrent aux responsables de projet une visibilité optimale sur l’ensemble des tâches de leur équipe.
  
  Il existe de nombreuses applications de gestion de projet disponibles. La solution de gestion de projet adéquate dépend des besoins de votre entreprise et de votre projet, mais les options qui rencontrent le plus de succès sont les suivantes :
• Wrike. Wrike vous permet d’organiser le travail, d’attribuer des tâches et de collaborer avec d’autres services.
• Trello. Cette solution de gestion de projet inspirée du tableau Kanban permet de faire glisser facilement des tâches vers d’autres étapes.
• Asana. Cette application de gestion de projet est principalement basée sur du texte, mais des formats Kanban et Gantt sont également disponibles.
• Zoho. Cette application associe la gestion de projet à des tâches de vente, marketing, finances, RH et autres activités stratégiques.
• Workfront. Workfront vous permet d’établir des connexions, de collaborer et de simplifier vos workflows pour lancer des campagnes et déployer des expériences personnalisées à grande échelle.

12. Organiser une réunion de préparation du projet

La réunion de préparation du projet fait partie de la phase de lancement du projet et marque la première rencontre entre les membres de l’équipe. Tous les membres de l’équipe du projet, ainsi que les parties prenantes, devraient y participer. L’objectif d’une réunion de préparation de projet est de veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, de partager la vision du projet et de répondre aux questions. Avec une réunion de préparation efficace, le projet se déroulera de manière beaucoup plus fluide, mais les responsables de projet doivent la planifier soigneusement pour en tirer pleinement parti.

Il est utile de préparer un ordre du jour comprenant les éléments suivants :

1. Présentations (5-10 minutes). Présentez les différents membres de l’équipe.
2. Client et/ou contexte (5 minutes). Donnez à tout le monde un aperçu global du projet.
3. Périmètre et livrables (20 minutes). Présentez en détail les tâches et les échéances du projet.
4. Approche (10 minutes). Expliquez comment vous comptez réaliser ce projet en partageant la roadmap correspondante.
5. Rôles et responsabilités (5 minutes). Attribuez des responsabilités à certains membres de l’équipe et expliquez clairement à qui revient telle ou telle tâche.
6. Travail d’équipe (5 minutes). Désignez les membres de l’équipe qui devront collaborer ou valider des projets.
7. Chronologies, plannings et jalons (5 minutes). Mettez-vous d’accord sur les jalons du projet et indiquez une échéance pour chacun d’eux. Mieux encore, ajoutez-les à votre application de gestion de projet afin de responsabiliser l’équipe.
8. Étapes suivantes (5 minutes). Dressez la liste des tâches que votre équipe doit effectuer immédiatement après la réunion de préparation.
9. Questions et réponses (5-10 minutes). Avant de clore la réunion, prenez le temps de répondre aux questions de votre équipe afin de clarifier certains éléments.

13. Suivre l’avancement du projet effectuer les ajustements nécessaires

Même les plans de projet les plus efficaces ne peuvent pas anticiper tous les problèmes susceptibles de se présenter. Il est important que votre plan soit suffisamment flexible pour effectuer les ajustements nécessaires.

Si les choses ne se déroulent pas comme prévu, c’est le moment d’ajuster le plan. Par exemple, si vous vous rendez compte que le périmètre du projet est trop étendu par rapport aux délais ou que les membres de votre équipe n’ont pas l’expertise nécessaire, effectuez les changements qui s’imposent. Utilisez les données dont vous disposez pour donner à votre équipe les moyens de modifier les plans, de demander davantage de ressources ou de réduire le périmètre.

14. Célébrer les jalons atteints

Un jalon est une étape importante d’une roadmap de projet. Les jalons marquent des réalisations importantes de votre équipe (tout particulièrement si le projet a été terminé en avance). Il est donc important que les responsables reconnaissent ses efforts.

Il y a plusieurs manières de célébrer les jalons, notamment :

• Inviter les membres de l’équipe à dîner et trinquer à leurs réussites
• Souligner les résultats de l’équipe lors de la réunion suivante
• Créer un tableau mettant en avant les membres les plus performants de l’équipe
• Offrir des récompenses pertinentes, ne serait-ce que des remerciements personnalisés

Allez au-delà de la gestion de projet en tirant parti d’insights sur les projets

Apprendre à gérer un projet étape par étape peut aider votre équipe à éviter la confusion liée aux multiples niveaux de la gestion de projet. Lorsque les responsables de projet savent quoi faire pour gérer efficacement un projet, cela permet également d’éviter la dérive des objectifs.

Avant de vous lancer, étudiez les applications susceptibles de vous aider à gérer plus facilement l’ensemble du cycle de vie d’un projet, du début à la fin.

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