Le poka-yoke ou comment prévenir les erreurs dans vos processus ?

Quel que soit le degré de fluidité des processus de votre entreprise, les erreurs humaines sont inévitables et s’il est impossible de les éliminer complètement, il existe des moyens de les réduire. Le poka-yoke est une méthode de prévention des erreurs humaines inventé par l’industrie japonaise. Elle est utilisée dans de nombreux secteurs d’activité pour limiter les erreurs et gagner en efficacité.

Pour vous expliquer comment utiliser le poka-yoke pour prévenir les erreurs dans vos processus, cet article aborde les points suivants :

• Qu’est-ce que le poka-yoke ?
• Comment mettre en œuvre et utiliser la prévention des erreurs ?
• Dans quelles circonstances utiliser le poka-yoke ?
• Exemple de prévention des erreurs
• Pourquoi utiliser le poka-yoke ?

Qu’est-ce que le poka-yoke ?

Le poka-yoke (prononcé « poh-kah yoh-keh ») désigne le mécanisme qui empêche et rectifie les erreurs humaines dans les processus grâce à l’uniformisation ou à l’automatisation. C’est un terme japonais qui signifie « prévention des erreurs » ou « détrompeur ». Initialement destiné à l’industrie, le poka-yoke est intégré au lean management dans de nombreuses entreprises.

Il est utilisé dans le système kaizen (méthode d’amélioration continue) en vogue dans les entreprises japonaises. C’est en quelque sorte une approche visant à réduire les erreurs humaines qui entravent les processus de l’entreprise.

Comment mettre en œuvre et utiliser la prévention des erreurs ?

S’il n’existe pas de méthode universelle pour mettre en œuvre le poka-yoke, certains principes essentiels doivent être respectés.

1. Évaluez et suivez le processus à améliorer. Utilisez des outils de cartographie tels que des diagrammes pour visualiser vos processus.
2. Identifiez les étapes source d’erreurs. Le traitement, la configuration et la mesure présentent par exemple des taux élevés d’erreurs manuelles.
3. Identifiez la cause première de l’erreur. Vous pouvez pour ce faire employer la méthode des 5 P. Demandez-vous pourquoi l’erreur se produit et notez la réponse. Demandez-vous ensuite pourquoi ce problème ou cette situation précise existe. Continuez à vous demander pourquoi jusqu’à identifier la cause première. Ne vous fiez pas au nom de la méthode, car le nombre de « pourquoi » sera peut-être inférieur ou supérieur à cinq pour trouver la cause première.
4. Choisissez votre approche. Vous pouvez utiliser deux types de solutions. Le poka-yoke de prévention empêche les erreurs de se produire. Une étape est de fait éliminée, remplacée ou simplifiée pour faciliter la correction. Le poka-yoke de détection permet d’identifier les erreurs lorsqu’elles se produisent.
5. Déployez la solution et testez-la. Commencez modestement, sans ignorer cette étape. Effectuez quelques tests pour vérifier si la solution est concluante. Si c’est le cas, commencez à l’appliquer dans toute l’entreprise. Sinon, répétez le processus.

Dans quelles circonstances utiliser le poka-yoke ?

Le poka-yoke est utile dans de nombreuses situations. Voici quelques exemples courants dans lesquels il pourra vous aider.

• Un processus spécifique et répétitif qui manque d’efficacité
• Une erreur récurrente dans un processus
• Une erreur mineure au début du processus qui peut avoir un impact important par la suite
• Une étape qui nécessite l’attention et l’habileté d’un être humain, et risque d’être source d’erreur
• Une erreur coûteuse ou dangereuse
• Une étape prévoyant une contribution de la clientèle qui peut provoquer des erreurs de résultat

Exemple de prévention des erreurs

Si le poka-yoke est très répandu dans le milieu industriel, c’est aussi une méthodologie efficace en marketing promotionnel. Supposons que votre entreprise accorde une remise à la clientèle récurrente. Pour vous assurer que le code de réduction sera réservé aux personnes qui ont déjà effectué un achat, vous utilisez une séquence alphanumérique aléatoire.

Problème : les codes aléatoires peuvent être difficiles à mémoriser et il peut y avoir des soucis de copier-coller, surtout sur les appareils mobiles. Certaines personnes risquent de ne pas profiter de la remise.

À l’aide du poka-yoke, vous allez représenter le parcours idéal et tous ceux qui peuvent être empruntés par une personne, de la réception de l’e-mail contenant la réduction à l’achat final. Une approche préventive consistera à créer un processus permettant d’appliquer automatiquement la remise au panier depuis l’e-mail. Une approche privilégiant la détection consistera à afficher un rappel sur l’utilisation du code de réduction lors du passage en caisse. Dans les deux cas, une mesure visant à réduire l’erreur humaine et à s’assurer que la clientèle applique bien le code est mise en place.

Les avantages du poka-yoke

Les avantages du système poka-yoke en entreprise sont légion, mais voici les trois principaux :

• Réduction du gaspillage. La limitation des erreurs entraîne une réduction du nombre de défauts, de remaniements et de retours de produits, soit une diminution du gaspillage. Par ailleurs, la qualité globale de votre produit ou service est meilleure.
• Gain de productivité. Lorsque les membres de l’équipe consacrent moins de temps à la correction des erreurs et des défauts, les processus sont plus fluides. Ils peuvent ainsi s’acquitter de leurs tâches et franchir les étapes plus rapidement.
• Besoins de formation moindres. Pour éliminer les erreurs, le poka-yoke simplifie les systèmes et les processus. Résultat, le travail est plus simple à accomplir, les instructions sont plus claires et les erreurs se raréfient grâce aux garde-fous mis en place. Il faut donc moins de temps pour former le personnel.

Lancez-vous dans le poka-yoke.

La simplification des processus et la prévention des erreurs grâce au poka-yoke réduisent le gaspillage et augmentent la productivité. Pour commencer à appliquer cette méthode, identifiez, cartographiez et analysez un processus que vous devez optimiser. Repérez les étapes source d’erreur et utilisez la méthode des 5 P pour trouver la cause première du problème.

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