Quelle que soit votre activité, votre entreprise doit disposer d’un processus lui permettant de planifier et de répartir ses nombreuses ressources (personnel, temps, budget, etc.) de manière optimale afin d’en exploiter tout le potentiel.
Pour vous aider à tirer pleinement parti de la gestion des ressources, nous allons aborder les points suivants :
- Qu’est-ce que la gestion des ressources ?
- Quels sont les avantages de la gestion des ressources ?
- Quelles sont les meilleures techniques de gestion des ressources ?
- Quelles sont les étapes de la gestion des ressources ?
- Comment améliorer la gestion des ressources avec Adobe Workfront ?
Qu’est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources désigne l’ensemble des décisions concernant l’affectation et l’utilisation des budgets, du temps et des équipes
dans le but de maximiser la valeur ajoutée de l’entreprise. Pour ce faire, vous avez besoin d’une visibilité complète, des budgets aux outils en passant par les équipes.
Affectez les meilleures ressources à chaque tâche afin de répondre aux exigences des projets, de gagner en efficacité et d’obtenir de meilleurs résultats.
Les trois facteurs de succès de la gestion des ressources sont les suivants :
- Insights. Obtenez des insights précis sur les missions de votre équipe et la durée d’exécution de chaque tâche.
- Priorités. Communiquez clairement les priorités du projet et les attentes aux parties prenantes.
- Suivi. Suivez l’avancement de l’intégralité du projet.
La gestion des ressources donne à votre équipe la possibilité d’accomplir les bonnes tâches au bon moment.
Quels sont les avantages de la gestion des ressources ?
On n’insistera jamais assez sur l’intérêt de la gestion des ressources car en l’absence de stratégie bien définie, il est probable que les échéances ne soient pas tenues, que les équipes soient mises sous pression et que les parties prenantes soient mécontentes.
Une bonne gestion des ressources garantit efficacité, visibilité, respect des coûts et rentabilité pour tous vos projets. Si la gestion des ressources constitue à première vue un gros investissement, elle offre, en revanche, d’innombrables avantages.
En voici les principaux :
- Élimination des goulets d’étranglement. Des imprévus et des complications sont toujours possibles, mais une gestion fiable des ressources en limite l’incidence.
- Réduction des risques d’épuisement professionnel. En gérant vos ressources de façon stratégique, vous pouvez répartir correctement la charge de travail afin de ne surmener personne.
- Création d’un filet de sécurité. En faisant le point sur vos ressources, vous disposez d’une visibilité optimale sur leur disponibilité, ce qui simplifie le processus de planification et sécurise vos plans.
- Transparence. Avoir une vision claire des ressources vous aide à faire un meilleur usage du temps et des compétences des membres de l’équipe, mais aussi des budgets ou des technologies.
- Mesure de l’efficacité. Si quelque chose se passe mal, vous serez en mesure de voir si votre équipe a fait son possible pour trouver des solutions. Si les projets se déroulent bien, vous serez capable de mesurer son efficacité avec précision.
Techniques de gestion des ressources
La gestion des ressources est essentielle pour une bonne organisation. Les stratégies utilisées vont dépendre de certains facteurs, tels que la taille de votre entreprise ou votre style de management. Beaucoup de ces techniques ont évolué pour gérer des scénarios spécifiques, comme la planification de projets ou les adaptations en milieu de projet.
Chacune a ses spécificités, mais elles visent toutes le même objectif : vous aider à gérer vos ressources le plus efficacement possible.
Planification des ressources
La phase de planification consiste à identifier les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. À ce stade, n’attribuez pas de tâches aux membres de votre équipe et n’allouez encore aucun budget. Contentez-vous de préparer le terrain.
Allocation des ressources
L’allocation des ressources consiste à attribuer les meilleures ressources disponibles à chaque tâche d’un projet. Elle vous permet aussi de filtrer vos ressources par compétence et par capacité. Vous savez ainsi quelles personnes et quelles compétences sont disponibles.
Utilisation des ressources
L’utilisation des ressources vous permet de connaître la capacité de votre équipe sur une période donnée. C’est donc un excellent moyen d’identifier celles qui sont sous-exploitées ou, au contraire, surexploitées. Dans le second cas, vous pourrez prendre les mesures qui s’imposent pour alléger la charge de travail et éviter l’épuisement professionnel.
Gestion prévisionnelle des ressources
La gestion prévisionnelle est une technique de planification qui permet de s’assurer que les ressources sont équilibrées et prêtes pour de futures initiatives. Au moment de cartographier votre projet, déterminez celles disponibles et celles nécessaires, en fonction du périmètre, du budget ainsi que de la disponibilité et des compétences des membres de votre équipe. Il s’agit d’une étape importante pour anticiper les besoins de l’entreprise et se préparer à y répondre.
La gestion prévisionnelle des ressources consiste notamment à envisager plusieurs scénarios hypothétiques afin de mesurer leur incidence sur les autres priorités et le calendrier du projet. En optant pour la planification par scénario, vous éviterez les dépassements de budget, les malentendus et la déconvenue d’équipes face à l’impossibilité d’exécuter les tâches assignées.
Nivellement des ressources
Cette technique consiste à corriger les problèmes et à ajuster les calendriers ou les budgets afin de pouvoir mener à bien un projet en mobilisant les meilleures ressources disponibles. Si une personne est surchargée de travail, il faut envisager de réattribuer ses tâches à un autre membre de l’équipe ayant des compétences similaires afin d’éviter de devoir investir dans une nouvelle embauche ou recourir à un prestataire externe. L’objectif est de combler les éventuelles lacunes en utilisant le moins de ressources possible.
Planification des ressources
À ce stade, vous devez comparer vos besoins et la disponibilité des ressources (temps, budget, compétences). Les définir en amont les ressources vous permettra de déterminer si les projets en cours empiètent sur la charge de travail de votre équipe.
Appuyez-vous sur les informations fournies par votre application de gestion des ressources pour assigner les tâches en fonction des compétences et des aptitudes individuelles. Si les membres de l’équipe se voient confier des missions dans lesquelles ils excellent, leur satisfaction et leur motivation augmenteront, et les projets seront bouclés plus rapidement.
Business intelligence et reporting
Votre entreprise génère chaque jour une multitude de données concernant ses ressources. Analysez-les pour en tirer des insights exploitables. Les informations en temps réel, les rapports individualisés et les tableaux de bord sont autant d’aides à la prise de décisions qui facilitent la gestion des ressources et la planification des capacités.
Étapes de gestion des ressources
1. Dressez l’inventaire de vos ressources et de vos besoins.
Commencez par identifier les ressources disponibles et celles dont vous avez besoin.
Notamment :
- les profils avec certaines compétences, une expérience particulière ou une expertise spécifique ;
- les outils et les applications ;
- les budgets.
2. Mobilisez votre équipe.
Regroupez les ressources nécessaires et affectez-les. Vérifiez si celles disponibles en interne suffisent ou si vous devez faire appel à des prestataires externes.
Réunissez, dès le départ, le nombre de personnes adéquat pour que votre projet démarre bien.
3. Organisez votre vivier de ressources.
Définissez clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Organisez des réunions en visio avec les personnes à distance et communiquez-leur des informations détaillées sur les processus et les workflows. Assurez-vous de disposer de toutes les compétences et de toutes les applications requises.
Affectez ensuite les bonnes ressources aux tâches correspondantes à l’aide d’un outil de gestion de projet tel qu’Adobe Workfront. Mettez à disposition de vos équipes tout ce qu’il leur faut pour mener à bien leur mission, en particulier pour celles à distance, avec lesquelles la communication peut facilement être rompue.
4. Surveillez les ressources.
À mesure que le projet avance, il est préférable de continuer à utiliser une plateforme de gestion des ressources pour évaluer les progrès et l’efficacité. En cas d’allocation excessive ou incorrecte des ressources, procédez à des ajustements le plus tôt possible.
Optimisez le temps de travail de votre équipe pendant toute la durée du projet en vous appuyant sur un outil de suivi efficace.
Comment améliorer la gestion des ressources avec Adobe Workfront ?
Gérez vos ressources afin d’en exploiter tout le potentiel et de mener à bien vos projets, en limitant les perturbations et en évitant l’épuisement professionnel.
Si vous êtes sur le point de lancer un nouveau projet, commencez par établir un périmètre précis de vos besoins. Prioriser les tâches en amont est également l’une des clés de la réussite. Si vous avez des doutes sur votre application de gestion des ressources actuelle, n’hésitez pas à vous intéresser à Adobe Workfront.
Suivez une visite guidée interactive de la solution ou regardez une vidéo de présentation pour découvrir comment vous assurer facilement que les bonnes compétences sont affectées aux bonnes tâches. Planifiez le travail de vos équipes, simplifiez les processus et mesurez votre progression pour toujours garder un temps d’avance.
