Gestion des ressources : de quoi s’agit-il et quel est l’intérêt pour votre entreprise ?

Professionals optimizing resource management

En tant que dirigeant, votre mission consiste en grande partie à optimiser la performance de l’entreprise. Peut-être collaborez-vous à distance avec votre équipe pour faire avancer les projets. Peut-être gérez-vous les résultats stratégiques projet par projet. Ou peut-être cherchez-vous à organiser les projets et à limiter les risques.

Dans tous les cas, une bonne gestion des ressources est primordiale. Bien évaluer, affecter et utiliser les ressources (vos collaborateurs, votre temps et vos budgets) est un excellent outil pour simplifier catégoriquement la gestion de projets. Pour vous aider à capitaliser au mieux sur la gestion des ressources, découvrez ici :

Qu’est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources désigne l’ensemble des décisions concernant l’affectation et l’utilisation des budgets, du temps et des équipes. Elle permet de maximiser le potentiel de ces ressources en allouant les meilleures possibles pour chaque tâche.

Une ressource désigne tout élément indispensable pour mener à bien un projet, par exemple :



En affectant des ressources de façon stratégique, vous pouvez booster votre efficacité et vos résultats.

Une bonne gestion des ressources requiert une visibilité de bout en bout, des budgets aux outils, en passant par les équipes. Également indispensables : la possibilité de modifier ou de réattribuer les projets au besoin et des outils de communication qui permettent à tous les membres de l’équipe de rester synchronisés en temps réel.

Resource management dashboard in Workfront

Pourquoi la gestion des ressources est-elle si importante ?

La gestion des ressources n’est pas un outil réservé aux grandes entreprises. Elle offre de nombreux avantages aux organisations de toutes tailles.

Par exemple, selon la Harvard Business Review, les cadres passent en moyenne 23 heures par semaine à planifier des réunions et 71 % d’entre eux estiment que ces réunions ne sont pas efficaces ou productives. Avec une bonne gestion des ressources, vous pouvez optimiser le temps de vos équipes.

La gestion des ressources vous permet de :

Quatre techniques clés de gestion des ressources


La gestion des ressources est une mission de taille. Les stratégies utilisées vont dépendre d’un certain nombre de facteurs, tels que la taille de votre entreprise ou votre style de management. Beaucoup de ces techniques ont évolué pour gérer des scénarios spécifiques, comme la planification de projets futurs ou les adaptations en milieu de projet.

Chacune a ses spécificités mais elles visent toutes le même objectif : vous aider à gérer vos ressources le plus efficacement possible.

Gestion prévisionnelle des ressources

La gestion prévisionnelle des ressources consiste à prévoir les ressources nécessaires dans le cadre d’un futur projet. Elle vous aide à anticiper les besoins à venir de votre entreprise pour que vous soyez prêt à y répondre. Elle vous permet également d’anticiper les problèmes éventuels afin de les traiter sans difficulté le cas échéant.

La gestion prévisionnelle des ressources intervient à l’étape de planification et de préparation d’un projet. En le cartographiant, vous pouvez identifier les ressources dont vous avez besoin. Plusieurs paramètres sont à prendre en compte pour déterminer quelles ressources seront nécessaires et lesquelles sont disponibles pour répondre aux besoins :

Plus vous ferez appel à la gestion des ressources, moins la gestion prévisionnelle sera compliquée. Par exemple, la première fois que vous expérimentez la gestion prévisionnelle, vous ne disposez pas forcément de tous les détails nécessaires pour déterminer la capacité des membres de votre équipe. Mais plus les projets se multiplient et plus vous réunissez de rapports de suivi du temps, plus il vous sera facile d’anticiper les disponibilités de vos équipes pour travailler sur un projet donné.

Workfront resource management work view

Gestion de l’allocation des ressources

Parfois appelée « planification », l’allocation des ressources consiste à attribuer à chaque tâche d’un projet les meilleures ressources disponibles. Vous désignez les équipements, le temps et l’expertise des membres de votre équipe pour les projets à l’ordre du jour, en ciblant les ressources les plus pertinentes.

Cette allocation est importante car elle vous aide à optimiser les ressources dont vous disposez. Par exemple, en faisant coïncider les bonnes compétences avec les bonnes tâches, vous maximisez le potentiel de votre équipe car chaque talent est utilisé à bon escient. Des ressources bien allouées vous permettent de maximiser la productivité, la confiance et l’efficacité. Elle améliore également l’expérience collaborateur puisque les membres de l’équipe se sentent valorisés et font bon usage de leur expertise.

Autre aspect important de l’allocation des ressources : savoir quand vos ressources seront disponibles et les planifier en adéquation avec votre projet. Pour cela, il est important que vous ayez une idée claire du périmètre du projet. Une fois les ressources et les détails du projet identifiés, passez dans un logiciel de gestion des ressources avec calendrier global pour faire correspondre les différents éléments.

Gestion de l’utilisation des ressources

La gestion de l’utilisation des ressources mesure vos actions et vous montre quel pourcentage de vos ressources disponibles est utilisé. Elle vous aide à comprendre quelles ressources ne sont pas exploitées au meilleur de leurs possibilités. C'est utile pour identifier les ressources qui doivent être allouées différemment.

Pour déterminer votre taux d’utilisation des ressources, divisez le nombre d’heures facturables (ou heures allouées) par la capacité disponible de la ressource. L’utilisation peut se calculer en jours, heures ou pourcentage de temps disponible.

Resource utilization rate formula

Nivellement des ressources

En cas d’allocation excessive ou incorrecte des ressources, vous devrez peut-être procéder à leur nivellement. Cette technique consiste à corriger les problèmes et à réajuster les calendriers ou les budgets pour que le projet aboutisse avec les ressources optimales.

Le nivellement évite que quiconque dans l’équipe ne soit surchargé de travail tout en garantissant le respect des délais. À la différence de la gestion prévisionnelle et de l’allocation des ressources, cet outil s’utilise généralement en milieu de projet.

Il n’y a pas de formule standard car tout dépend des problèmes qui surgissent et des besoins. Si votre équipe est déjà au maximum de ses capacités, le nivellement peut s’opérer en ajoutant de nouvelles ressources ou en décalant la date de livraison du projet pour permettre à tout le monde de finir dans de bonnes conditions.

Il peut être utile de revoir vos délais et vos priorités ou de créer une roadmap qui mette en lumière les domaines du projet en déficit de ressources.

Workfront product development dashboard

Les quatre grandes étapes du processus de gestion des ressources

La gestion des ressources suit différentes étapes au cours d’un projet et les quatre ci-dessous peuvent être appliquées librement, dans l’ordre indiqué ou non, ou même adaptées au fur et à mesure de l’avancement du projet. Quel que soit l’ordre dans lequel vous avancez, ces étapes présentent les grandes lignes du processus de gestion des ressources et sont un bon point de départ.

1. Déterminez les ressources.

Étape numéro un : déterminer les ressources dont vous aurez besoin. Notamment :


Un logiciel qui vous permet d’assurer le suivi du temps et de lister les compétences des collaborateurs vous donnera de la visibilité sur les disponibilités et l’expertise de vos ressources humaines. Identifier les ressources disponibles est essentiel pour bien les allouer.

2. Réunissez et allouez les ressources.

Une fois que vous savez quelles ressources sont requises dans le cadre du projet, regroupez-les et affectez-les. Réunissez les personnes concernées et informez-les en détail sur le projet. Organisez des réunions avec les équipes à distance, sur Microsoft Teams par exemple, ou communiquez-leur des indications détaillées sur les processus et les workflows. Assurez-vous de disposer de toutes les compétences et de tous les logiciels nécessaires.

Ensuite, affectez les bonnes ressources aux tâches correspondantes à l’aide d’un outil de gestion de projets. Mettez à disposition de vos équipes tout ce qu’il leur faut pour mener à bien leur mission. En particulier pour les équipes à distance puisque la communication peut être facilement rompue.

3. Pilotez les ressources.

Continuez à piloter l’équipe activement tout au long du projet. En cas d’allocation excessive ou incorrecte des ressources, procédez à un nivellement le plus tôt possible.

4. Faites le bilan.

La dernière étape de la gestion des ressources est le bilan, où sont posées des questions du type :


À chaque nouveau projet, recommencez et déterminez les ressources requises. Les informations recueillies au moment du bilan de chaque projet vous seront utiles pour le prochain.

Vous vous rendrez peut-être compte que vos objectifs étaient trop ambitieux et qu’ils doivent être revus. Ou le bilan révèlera que le budget n’a pas été utilisé dans sa totalité, prouvant que vous avez bien géré cette ressource. Si vous avez rencontré des problèmes avec les membres de l’équipe projet, réfléchissez à des manières de faire meilleur usage de leurs compétences à l’avenir.

Des outils de gestion des ressources

La gestion des ressources demande beaucoup de travail. Les entreprises sont nombreuses à avoir besoin de support, c’est pourquoi on trouve plusieurs plateformes de gestion des ressources sur le marché. Ces solutions facilitent l’organisation et la gestion des ressources en procurant de la visibilité sur toutes les ressources (humaines ou matérielles) avec lesquelles vous travaillez. Elles sont aussi un excellent outil pour organiser et gérer les ressources, et pour faire le point en fin de projet.

Voici quelques critères qu’un outil de gestion des ressources doit respecter pour être efficace :


Pour trouver l’outil de gestion des ressources le mieux adapté à votre équipe, vous devez avoir une idée très précise de ses besoins. Réfléchissez aux fonctionnalités indispensables : fonctions de communication, de reporting ou d’automatisation, par exemple, mais aussi à ce qu’il manque à vos outils existants pour cibler une solution qui pallie ces lacunes.

Une fois que vous avez une idée claire de vos besoins, étudiez les solutions qui y répondent. Demandez une démo de l’outil qui vous intéresse et consultez les retours de clients pour vous assurer que le produit a tenu toutes ses promesses.

Des cas d’usage

Les entreprises, tous secteurs confondus, font appel à la gestion des ressources pour travailler efficacement. Découvrez comment plusieurs enseignes ont obtenu des résultats significatifs grâce à la gestion des ressources.

Foolproof logo

Une capacité des personnes et des projets doublée

L’agence de création britannique Foolproof a multiplié par deux la capacité de ses ressources humaines et de ses projets grâce à la gestion des ressources. Les chefs de projets établissaient des plans pour les engagements client mais ces plans n’étant pas accessibles en ligne dans un référentiel central, il leur était difficile d’en suivre la progression.

Foolproof a donc décidé d’utiliser des templates de projets et de suivi du temps de travail, et d’automatiser le reporting. Ces outils ont permis à l’agence de prévoir l’utilisation des ressources à 10 % près sur quatre semaines et d’économiser désormais 24 heures de travail de reporting chaque semaine.

Heifer International


Des ressources en plus

Une bonne gestion des ressources peut vous aider à les maximiser, comme l’a fait Heifer International. Son équipe IT était surchargée de projets et l’outil utilisé basé sur des feuilles de calcul ne suffisait plus.

Heifer a donc décidé d’adopter un outil de gestion des ressources pour aider ses équipes à se concentrer sur les priorités et à avancer sur les projets en suivant la bonne séquence des évènements. Le suivi du temps de travail et une visibilité à 360° ont drastiquement amélioré la productivité de toute l’équipe.

Sound solutions logo

Des accidents de parcours limités

Le spécialiste des technologies acoustiques Sound Solutions ne disposait pas d’une vue centralisée de tous ses projets grâce à laquelle les équipes auraient pu voir les projets en cours et avait des difficultés à optimiser ses processus pour gagner en compétitivité.

Avec la gestion des ressources, Sound Solutions a pu mettre en place un outil central de gestion de projets au service de toute l’équipe. Elle a ainsi obtenu les données nécessaires à la prise de décision sur les projets et la charge de travail, et amélioré considérablement sa gestion prévisionnelle.

Stanley Black & Decker logo

L’élimination des redondances

Les équipes de Stanley Black & Decker perdaient du temps sur des tâches répétitives, comme la mise à jour manuelle des systèmes de données. Quand la responsable de la gestion des systèmes, Monique Evans, s’est penchée sur des moyens de simplifier les workflows et de renforcer la productivité, cette mission est devenue une priorité absolue.

Elle a donc décidé d’intégrer l’IA au workflow pour éliminer la saisie manuelle des données et de laisser l’automatisation prendre le relais sur l’ensemble des tâches de gestion des données, le reporting et le suivi. Désormais, outre le fait que les équipes puissent se concentrer sur des activités plus importantes, l’entreprise a vu sa productivité et son efficacité décuplées.

Thermo Fischer Scientific logo

Des activités simplifiées

Accélérer la cadence de travail est devenu un impératif pour Thermo Fisher Scientific quand la pandémie de COVID-19 a éclaté. L’entreprise devait rapidement développer ses capacités et fournir aux chercheurs et aux docteurs les équipements nécessaires pour combattre le virus, tout en mettant en place un modèle de travail 100 % à distance.

Sa responsable des opérations marketing, Amy Zakrzewski, a pris conscience qu’il fallait agir pour accroître l’efficacité de la production tout en respectant le cadre règlementaire. Thermo Fisher a donc commencé à collaborer à distance sur la création de contenu pour continuer à répondre à la demande du marché. Ce faisant, l’entreprise a pu réduire la durée globale des projets de 20 % et de 24 % celle des révisions juridiques.

Donnez une nouvelle dimension à votre gestion des ressources

La gestion des ressources vous aide à optimiser celles que vous avez à disposition pour exécuter des projets de grande qualité plus rapidement et plus efficacement. Elle contribue également à limiter les perturbations et à prévenir l’épuisement professionnel.

Si vous êtes sur le point de lancer un nouveau projet, n’oubliez pas de commencer par établir un périmètre précis de vos besoins. Prioriser les tâches en amont est également l’une des clés de la réussite. Si vous avez des doutes sur votre logiciel de gestion des ressources actuel, n’hésitez pas à vous intéresser à Adobe Workfront qui peut vous aider.


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