Automatisation des workflows : définition, avantages, etc.

Les entreprises mettent en place des workflows permettant de mener à bien les tâches inhérentes à tel ou tel processus dans un délai imparti. Or, dans de nombreux cas, les tâches manuelles en question sont chronophages, coûteuses et sujettes aux erreurs.

Il est important que les responsables de l’exploitation et les gestionnaires de projet comprennent en quoi consiste l’automatisation des workflows et comment cette approche permet de gagner en précision et en efficacité. Cet article vous explique tout ce qu’il faut savoir sur l’automatisation des workflows en répondant notamment aux questions suivantes :

• En quoi consiste l’automatisation des workflows ?
• Quels workflows se prêtent à l’automatisation ?
• Pourquoi automatiser vos workflows ?
• Quelle plateforme d’automatisation des workflows choisir ?

En quoi consiste l’automatisation des workflows ?

L’automatisation des workflows désigne la dématérialisation et l’automatisation des processus métier dans l’optique de réduire les interventions manuelles et les inefficacités. En effet, l’automatisation des workflows et le recours aux outils digitaux permettent de simplifier et d’automatiser les tâches manuelles répétitives, et ainsi de gagner du temps et de libérer de précieuses ressources. Résultat : vous améliorez l’efficacité, la précision et la cohérence de vos activités tout en limitant le risque d’erreur.

Quels workflows se prêtent à l’automatisation ?

Vous vous demandez peut-être quelles tâches courantes vous pourriez automatiser. L’automatisation des workflows est principalement utile pour :

• classer, renommer et modifier des documents ;
• réviser et approuver les modifications apportées à un document ;
• informer les personnes intéressées en cas de modification d’un document ;
• assurer l’onboarding des nouvelles recrues ;
• traiter les opérations des comptes fournisseur ;
• gérer la conservation et l’archivage des dossiers ;
• gérer et modifier les contrats fournisseur ;
• générer des rapports de gestion des processus pour obtenir une meilleure visibilité ;
• importer des données d’autres programmes ;
• remplir et signer des formulaires ;
• renouveler des contrats.

Pourquoi automatiser vos workflows ?

Comme indiqué plus haut, l’automatisation des workflows contribue à améliorer l’efficacité des entreprises à bien des égards. En voici les principaux avantages :

• Gains d’efficacité, de productivité et de précision. Une fois libérée des tâches répétitives, votre équipe peut consacrer davantage de temps aux activités stratégiques. Elle gagne ainsi en productivité et en efficacité. Moins sujette à la lassitude qu’engendre un travail dépourvu d’intérêt, elle conserve en outre toute sa motivation lorsqu’il faut s’atteler à des tâches importantes.
• Communication centralisée au sein d’une plateforme. L’automatisation des workflows améliore l’organisation et la communication entre les membres d’un même service et à l’échelle de l’entreprise tout entière. En cas de travail à distance ou hybride, la plupart des communications s’effectuent par message ou par e-mail, ce qui suppose d’innombrables échanges dans lesquels il faut faire le tri. L’automatisation des workflows permet de suivre le fil de vos interactions et de les classer de manière appropriée. Tout le monde a ainsi accès à la même source d’information fiable.
• Suivi des mêmes procédures par l’ensemble du personnel. Si les processus manuels sont rarement documentés, les responsables n’attendent pas moins de chaque personne qu’elle comprenne son rôle et priorise son travail comme il convient. Pourtant, le manque d’information et de standardisation de ces processus est loin d’être idéal pour former une équipe performante. Les outils d’automatisation des workflows vous permettent de créer et d’attribuer des tâches, de définir des priorités et d’expliquer les procédures de travail.
• Réduction des erreurs, des cycles de validation et des traitements manuels. En évitant à votre personnel de devoir tout mémoriser, l’automatisation des workflows évite diverses erreurs humaines courantes et stimule la productivité. Le remplacement des tâches manuelles fait donc une grande différence et laisse davantage de temps pour perfectionner les processus.
• Amélioration de la transparence, de la visibilité et de la satisfaction du personnel. L’automatisation des workflows offre également davantage de transparence et de visibilité aux parties prenantes tout en étant plus économique. De plus, elle améliore la satisfaction du personnel en lui permettant d’exploiter ses compétences pour réaliser des tâches impossibles à automatiser, mais moins répétitives.

Quelle plateforme d’automatisation des workflows choisir ?

Maintenant que vous savez en quoi consiste l’automatisation des workflows, quels en sont les avantages et les différentes applications, vous comprenez qu’il peut être utile d’automatiser certains aspects de votre workflow pour gagner en efficacité, en productivité et en précision.

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Au moment de vous lancer, évaluez l’intérêt d’automatiser certaines tâches de votre workflow et les avantages qu’en tirerait votre entreprise, votre service ou votre équipe.

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