Un plan de projet solide n’est pas seulement un calendrier, c’est une voie vers la réussite. Que vous lanciez une campagne, créiez un produit ou déployiez un nouveau système, un plan bien structuré préserve la cohérence de votre équipe, informe les parties prenantes et met vos objectifs à portée de main.
Voici les points abordés :
Un plan de projet (ou de gestion de projet), est un document spécifique conçu pour décrire les attentes, les étapes, les plannings, les livrables et les métriques d’un projet donné.Il limite le risque d’échec ou de non-réalisation des résultats escomptés, alloue les ressources, suit la progression et responsabilise les équipes concernées.
Il sert de guide pour l’initiative dans sa globalité et de point de référence en cas de difficultés. La ou le responsable de projet crée un plan de projet en répertoriant les besoins dès le départ, et en organisant les livrables et les objectifs en actions à réaliser dans un ordre précis. Elle ou il utilise aussi le plan pour affecter correctement les rôles et les tâches aux membres de l’équipe.
Un plan de projet doit inclure les éléments suivants :
Bien que les plans de gestion de projets dépendent des exigences du projet, les attentes des parties prenantes et les ressources disponibles, la plupart ont une structure similaire afin d’offrir clarté et vision aux personnes concernées. Suivez ces six étapes pour créer votre plan de projet.
La portée du projet répertorie l’ensemble des fonctionnalités, exigences, mesures et livrables attendus par les parties prenantes, ainsi que le délai et le budget du projet.
Par défaut, la portée du projet indique ce qui est exclu, ce qui peut être déterminant pour éviterla dérive de la portée, lorsque les exigences d’un projet évoluent et augmentent au fil du temps, et rendent plus difficiles la définition des étapes à suivre ou leur avancement.
En définissant la portée du projet, vous pouvez établir des buts et des objectifs clairs. Les buts sont des résultats uniques, généraux et à long terme, les objectifs étant les tâches plus petites et plus faciles à scinder nécessaires pour atteindre chaque but. Les chefs de projet peuvent utiliser la méthode SMART pour s’assurer de fixer des buts :
Enfin, définissez des indicateurs clés de performance (KPI) pour aligner la portée du projet avec la vision globale de la société. Déterminez également quelles mesures vous utiliserez pour évaluer votre réussite : capacité en ressources, écart budgétaire, ROI et temps de cycle, entres autres.
Les parties prenantes sont toutes les personnes spécifiquement concernées par votre projet. Pour les identifier, démarrez par celles qui demandent ou financent votre projet. Il peut aussi s’agir des personnes qui participent à la création et à la livraison de votre produit ou service : direction de la société, propriétaires de produit, personnel et clientèle.
Les parties prenantes d’un projet ont habituellement l’un de ces rôles :
Le diagramme RACI (Responsable, Approbateur/trice, Consulté/e et Informé/e) est l’une des ressources permettant aux responsables de projet d’identifier les rôles et tâches des parties prenantes. Ces adjectifs peuvent aider à définir la place de chacune et à clarifier ce que l’on attend d’elles. Par exemple, certains membres de l’équipe peuvent être chargés de créer du contenu ou de développer un projet, tandis que d’autres, comme l’analyste métier, devront étudier les exigences et les résultats.
Les équipes doivent choisir un mode de communication qui favorise la collaboration et la transparence afin que tout le monde aille dans le même sens. Prévoyez les rétrospectives, le feedback et les éclaircissements nécessaires tout au long du travail. Précisez dès le début dans quels domaines les parties prenantes seront autorisées ou non à donner leur avis afin de maintenir l’efficacité des processus et de respecter les délais.
L’étape suivante consiste à créer un plan directeur du travail nécessaire pour réaliser la portée du projet. Ce plan est essentiel pour montrer à l’équipe ce que l’on attendra d’elle par la suite.
Lors de la définition de l’approche du projet, il peut être utile de choisir une méthodologie de gestion de projets. Les plus courantes sont la méthode Agile et la méthode Waterfall. La première favorise une approche flexible des projets, où les équipes travaillent de façon itérative et simultanée. La seconde repose sur un processus linéaire qui nécessite de franchir des phases et des étapes pour continuer à avancer. Le choix le plus adapté dépendra de la portée du projet et de la composition de l’équipe en question.
Les roadmaps produit sont également utiles pour organiser et planifier un plan de projet. Ces représentations visuelles illustrent comment les responsables de projet prévoient la gestion des tâches, en mettant en avant les initiatives à long terme et la façon dont les tâches plus petites s’y intègrent. Les roadmaps favorisent une communication transparente dans l’équipe en décrivant clairement les priorités et les étapes à suivre.
Procédez comme suit pour structurer votre projet :
Avant de finaliser votre roadmap, effectuez une évaluation de la gestion des risques. Si des imprévus peuvent survenir en cours de projet, prévoir les risques peut aider à limiter les conséquences de ces interruptions. Cela inclut l’examen des risques potentiels et l’élaboration d’un plan de réponse aux risques pour traiter les menaces. Exemples de risques liés à la gestion de projets : réduction des ressources, changements opérationnels, dérive des objectifs et problèmes de coûts.
La solidité d’un projet dépend souvent des ressources disponibles et que votre budget définit. Tout le travail à effectuer, y compris le capital humain et les ressources concrètes, reposera sur les fonds alloués. Voici les principes de base pour définir le budget d’un projet :
Les meilleurs budgets sont aussi détaillés que possible, et présentent l’affectation des ressources, des attentes précises en matière de dépenses et des marges de manœuvre si une tâche ne se déroule pas comme prévu.
Servez-vous du plan de votre projet pour formaliser un calendrier et un planning. Il s’agit de deux entités totalement différentes, mais essentielles l’un comme l’autre à la réussite d’un projet.
Le calendrier du projet est une représentation graphique et chronologique de toutes les tâches, avec leurs dates d’échéance, les dépendances, les personnes responsables et la portée. Le planning répertorie les dates prévisionnelles auxquelles des tâches spécifiques et des jalons du projet doivent être réalisés.
Voici quelques conseils pour définir à la fois le calendrier et le planning :
Une fois les détails du projet établis, le dernier élément est le résumé exécutif. Bien qu’il figure en premier dans le plan de projet, vous le rédigerez en dernier, sous la forme d’une présentation du plan détaillé que vous avez créé. Il donne aux parties prenantes une vue globale du plan de projet, qui sera ensuite détaillé. Il est essentiel de communiquer clairement les attentes pour que les parties prenantes comprennent et approuvent le travail qui sera réalisé, quand et comment.
Il peut également être utile de créer un plan de communication pour tenir les parties prenantes informées tout au long du projet. Cherchez des moyens de rendre ces mises à jour faciles à suivre et rapides à réviser. Des réunions régulières avec les parties prenantes ou des synthèses par e-mail peuvent aider à garantir que le feedback essentiel parvient aux membres de l’équipe devant répondre aux exigences du projet.
Une fois que vous avez présenté votre plan de projet à la direction et obtenu son accord, le projet peut enfin être lancé avec de meilleures chances de réussite.
Un plan de projet complet fait office de source unique de référence. Il comprend généralement les sections clés suivantes :
Partir d’une page blanche peut être intimidant. Un modèle de plan de projet offre une structure prédéfinie, ce qui vous fait gagner du temps et vous assure de couvrir les éléments essentiels. Les modèles aident à standardiser la planification et à réduire le risque d’omissions. N’oubliez pas d’adapter tout modèle aux besoins spécifiques de votre projet. Même un modèle de plan de projet simple doit couvrir des domaines clés tels que les objectifs, la portée, le calendrier et les risques.
Les outils visuels de gestion de projets sont essentiels pour l’alignement des équipes et le suivi de la progression. Ils aident à comprendre les workflows en un coup d’œil. Deux des formats les plus utilisés, les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban, ont une utilisation différente selon le style de projet et les besoins de l’équipe.
Les plans de projet varient en fonction de la portée, de la complexité et des besoins de l’équipe, mais les éléments fondamentaux restent les mêmes : objectifs, livrables, jalons, risques et mode de visualisation du plan. Voici trois exemples courants dans différents cas d’usage :
Campagne marketing
Lancement d’une nouvelle fonctionnalité logicielle
Déménagement de bureaux
L’élaboration du plan de projet n’est qu’un début. Pour optimiser l’efficacité des plans de projet, évitez les pièges suivants :
Un plan de projet solide favorise la clarté, la responsabilisation et des résultats mesurables. Il aide les équipes à rester concentrées, à s’aligner sur des objectifs communs et à anticiper les ressources, les délais et les risques impliqués, augmentant ainsi les chances de réussite dans toute l’entreprise.
Les outils de planification modernes améliorent l’efficacité et l’évolutivité de ce processus.Adobe Workfront simplifie globalement les étapes du cycle de vie d’un projet, de la planification et de la priorisation à l’exécution et au reporting, sur une plateforme collaborative unique. Avec Workfront, vous pouvez faire le lien entre les objectifs et les résultats, attribuer les responsabilités, suivre la progression en temps réel et donner aux parties prenantes une visibilité sur l’essentiel.
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