Création d’un plan de projet à partir de templates

Si vous avez des inquiétudes sur le bon déroulement d’un projet à venir, sachez que ces craintes sont tout à fait compréhensibles. Heureusement, les gestionnaires de projet sont là pour préparer au mieux le terrain en créant un plan de projet clair et efficace.

Afin de les aider dans cette démarche, nous avons rédigé un guide exhaustif expliquant précisément en quoi consiste un plan de projet et quelle est la marche à suivre pour créer le vôtre. Cet article aborde les sujets suivants :

• Qu’est-ce qu’un plan de projet ?
• Pourquoi les plans de projet sont-ils importants ?
• Comment créer un plan de projet en six étapes ?
• Plan de projet type

Qu’est-ce qu’un plan de projet ?

Un plan de projet, ou plan de gestion de projet, est un document spécialement conçu pour présenter les attentes, les étapes, les plannings, les livrables et les métriques d’un projet donné. Ce type de plan réduit le risque d’échec ou d’incapacité à atteindre les résultats escomptés, tout en facilitant l’allocation des ressources, le suivi de l’état d’avancement et la répartition des responsabilités entre les différentes équipes.

Les plans de projet contribuent à orienter l’initiative de bout en bout et à s’assurer qu’elle reste sur les rails. Les gestionnaires de projet préparent chaque plan en dressant la liste des exigences à respecter d’emblée et en organisant les livrables et les objectifs sous forme d’actions à réaliser dans un certain ordre. Le plan de projet leur sert également à attribuer les rôles et les tâches aux membres de l’équipe.

Un plan de projet doit inclure les éléments suivants :

• Périmètre. Il s’agit de définir les objectifs, les éléments inclus, les tâches et les livrables associés au projet.
• Budget. Il s’agit de déterminer le montant des dépenses autorisées au cours du projet.
• Calendrier. Il s’agit de définir le rythme de travail et la date à laquelle le projet doit être finalisé.

Pourquoi les plans de projet sont-ils importants ?

Sans le fil rouge des plans de projet, vous risquez de sortir du périmètre, du budget ou du calendrier prévu et de produire un résultat final non conforme aux attentes des parties prenantes. De la dérive des objectifs aux imprévus, les distractions et les retards peuvent s’accumuler et perturber tout projet qui ne reposerait pas sur un plan clairement défini.

L’élaboration d’un plan de projet efficace écarte les doutes quant aux objectifs à atteindre et aux livrables requis pour tenir le cap et assurer la réussite de votre initiative.

Les plans de projet permettent de :

• réunir l’équipe autour d’une vision commune ;
• définir les finalités et les objectifs ;
• établir les plannings et fixer les jalons ;
• répartir les responsabilités ;
• améliorer la motivation du personnel ;
• réduire les frais généraux ;
• faciliter la communication.

Comment créer un plan de projet en six étapes ?

Bien qu’ils soient pilotés par les exigences propres au projet, les attentes des parties prenantes et les ressources disponibles, la plupart des plans de projet présentent une structure similaire offrant clarté et visibilité à toutes les personnes concernées. Suivez ces six étapes pour créer votre plan de projet :

1. Définir le périmètre de votre projet

Le périmètre du projet délimite tous les éléments à inclure pour mener à bien le projet. Il convient de recenser l’ensemble des fonctionnalités, des exigences, des métriques et des livrables attendus par les parties prenantes, mais aussi de définir le calendrier et le budget du projet.

Par défaut, le périmètre du projet indique les éléments à exclure, ce qui peut être fort utile pour éviter toute dérive des objectifs (c’est-à-dire l’évolution des exigences au fil du temps) susceptible de compliquer l’évaluation ou la réussite même du projet dans les délais impartis.

L’étape de définition du périmètre vous donne l’occasion de formuler clairement les finalités et objectifs du projet. Les finalités correspondent aux résultats généraux et uniques pensés dans une optique à long terme, tandis que les objectifs désignent les différentes tâches d’envergure plus restreintes nécessaires au regard de chaque finalité. Les gestionnaires de projet peuvent appliquer la méthode SMART pour s’assurer que les objectifs à atteindre sont :

• Spécifiques. Définissez ce que vous devez accomplir.
• Mesurables. Établissez une métrique permettant d’évaluer la réussite du projet.
• Atteignables. Fixez des objectifs réalistes compte tenu du temps et des ressources dont vous disposez.
• Pertinents. Vérifiez que vos objectifs cadrent avec vos priorités métier et avec les préférences des parties prenantes.
• Limités dans le temps. Précisez la date à laquelle le projet doit être finalisé.

Enfin, définissez des indicateurs clés de performance (KPI) afin que le périmètre de votre projet reste conforme au plan d’ensemble de votre entreprise. Déterminez également les métriques qui serviront à évaluer votre réussite : capacité des ressources, écart budgétaire, retour sur investissement, durée du cycle, etc.

2. Identifier et rencontrer les parties prenantes

Les parties prenantes désignent toutes les personnes ayant un intérêt direct dans votre projet. Dans un premier temps, déterminez qui est à l’origine de la demande ou qui finance le projet. Incluez également toute personne qui intervient dans la conception et la diffusion/prestation de votre produit ou service : équipe de direction, product owners, membres du personnel ou même de la clientèle.

En règle générale, les rôles suivants figurent parmi les parties prenantes d’un projet :

• Gestionnaire de projet
• Membres de l’équipe en charge du projet
• Sponsor du projet
• Comité de pilotage du projet
• Analyste métier

Afin d’identifier plus facilement les rôles et les responsabilités des différentes parties prenantes, les gestionnaires de projet peuvent s’appuyer sur la matrice RACI (Responsabilité, Approbation, Consultation, Information). Ces termes contribuent à définir le rôle de chaque partie prenante et à clarifier les attentes vis-à-vis des tâches à exécuter. Par exemple, certains membres de l’équipe seront chargés de créer du contenu ou de développer un projet, tandis que l’analyste métier aura pour mission de passer en revue les exigences et les résultats.

Pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde, les équipes doivent convenir d’une méthode de communication propice à la collaboration et à la transparence. Prévoyez des rétrospectives et des moyens de recueillir des commentaires ou d’apporter toute clarification nécessaire en cours de projet. D’emblée, expliquez clairement dans quel cas les parties prenantes seront autorisées ou non à donner leur avis, de façon à préserver l’efficacité des processus et à respecter les délais.

3. Structurer votre projet (livrables, jalons et dépendances)

L’étape suivante consiste à élaborer un plan directeur récapitulant toutes les tâches entrant dans le périmètre du projet. Cette vue d’ensemble est indispensable pour que toute l’équipe sache à quoi s’attendre.

Au moment de décrire l’approche de votre projet, il peut s’avérer utile de choisir une méthodologie de gestion de projet, les plus populaires étant Agile et Waterfall. Si la méthodologie Agile offre une approche souple permettant aux équipes de travailler de manière itérative et simultanée, la méthodologie Waterfall prévoit un système linéaire illustrant les différentes phases et étapes requises pour avancer. Choisissez la solution la plus adaptée en fonction du périmètre de votre projet et de la composition de votre équipe.

Il peut également être utile de créer une roadmap produit à l’heure de structurer et de définir votre plan de projet. Cet outil de représentation visuelle permet aux gestionnaires de projet d’exposer leur manière d’envisager la gestion des tâches et de démontrer comment les petites tâches s’imbriquent dans les initiatives à long terme. Les roadmaps favorisent une communication transparente en décrivant clairement les priorités de chaque équipe et les étapes nécessaires à leur concrétisation.

Voici les étapes incontournables pour structurer votre projet :

1. Définissez les livrables. Clarifiez les résultats escomptés et toutes les exigences du projet à la lumière du périmètre préalablement convenu.

2. Définissez des jalons. Fixez le calendrier du projet en précisant les dates auxquelles ou les phases au cours desquelles les différentes tâches ou itérations doivent être achevées ou les livrables du projet doivent être finalisés.

3. Anticipez les dépendances. Réfléchissez aux interdépendances entre les tâches et à leur ordre d’exécution afin d’allouer les ressources en conséquence et de respecter les délais.

Avant de finaliser votre roadmap, réalisez une évaluation de la gestion des risques. Si personne n’est à l’abri des imprévus, prendre le temps d’anticiper les écueils potentiels permet d’atténuer l’impact de ces interruptions. Envisagez les risques et créez un plan d’intervention pour contrer les menaces. Parmi les risques liés à la gestion de projet, citons la baisse des ressources, les changements opérationnels, la dérive des objectifs et les problèmes de coût.

4. Fixer le budget alloué au projet

L’efficacité d’un projet est principalement tributaire des ressources disponibles. Or, votre budget est déterminant à cet égard. Les fonds alloués serviront à financer l’ensemble des tâches à accomplir, y compris le capital humain et les actifs corporels. Par conséquent, il est crucial de fixer votre budget durant la phase de planification. Voici les fondamentaux à respecter :

1. Dressez la liste des tâches nécessaires à la réalisation de tous vos objectifs. compte tenu du périmètre du projet, subdivisez vos objectifs en plusieurs tâches et jalons. Commencez par les tâches principales, que vous subdiviserez elles-mêmes en tâches plus petites, jusqu’à obtenir une liste de tâches faciles à accomplir. Si vous avez suivi l’étape précédente, vous avez déjà effectué une grande partie du travail.

2. Estimez chaque tâche et allouez vos ressources en conséquence. Déterminez le coût inhérent à chaque tâche, puis faites le total des estimations obtenues pour l’ensemble du projet. Passez en revue les fonds et ressources disponibles et répartissez-les comme il convient. Il s’agit notamment d’assurer la gestion des ressources et l’allocation appropriée des actifs corporels (matériel, par exemple), des membres de l’équipe et des capacités.

3. Obtenez l’adhésion des parties prenantes. La préparation du budget permet aussi de s’assurer le soutien des parties prenantes et d’obtenir l’aval de la direction. Il arrive, dans certains cas, que la proposition budgétaire initiale émane du ou de la gestionnaire de projet et doive être soumise avant toute chose aux parties prenantes en vue d’un examen approfondi. L’examen de la gestion des coûts peut également aider les responsables à comprendre la différence entre les coûts fixes (frais ponctuels) et les coûts indirects (salaires) et à visualiser l’ensemble des dépenses liées au projet.

Dans l’idéal, votre budget doit détailler au maximum les postes de dépense de façon à illustrer avec précision l’allocation des ressources, les dépenses attendues, et les écarts tolérables par rapport aux prévisions.

5. Définir le planning et le calendrier du projet

À partir de la vue d’ensemble du projet, formalisez le calendrier et le planning. Notez bien la différence entre ces deux éléments, aussi essentiels l’un que l’autre à la réussite de votre projet.

Le calendrier d’un projet est une frise chronologique représentant toutes les tâches assorties de leurs dates d’échéance, leurs dépendances, les personnes chargées de leur exécution et leur périmètre. Le planning désigne la liste des dates prévisionnelles auxquelles les tâches doivent être achevées et les jalons atteints.

Suivez ces quelques conseils pour définir le calendrier et le planning de votre projet :

• Partez de la date butoir et remontez jusqu’au point de départ. Il est souvent possible de procéder à rebours en partant de la date de livraison finale pour s’assurer que tout sera terminé dans les temps.
• Créez une structure de répartition du travail. Cet outil peut vous aider à mettre en lumière les différentes tâches requises pour mener à bien le projet, tout en visualisant une seule partie du projet à la fois pour ne pas vous laisser submerger. Vous pouvez disposer vos tâches dans l’ordre en tenant compte des éventuelles dépendances. À mesure que vous organisez l’enchaînement des tâches, vous pouvez réfléchir au temps nécessaire pour accomplir chacune d’elles et indiquer les dates d’échéance.
• Utilisez des diagrammes de Gantt et des tableaux Kanban. Ces outils permettent de mieux visualiser les calendriers et plannings au moyen de workflows de gestion de projet. Un diagramme de Gantt utilise des lignes horizontales pour représenter des tâches séquentielles ou simultanées, tout en illustrant les ressources nécessaires durant les périodes correspondantes. Dans les tableaux Kanban, les tâches se présentent sous forme de cartes à déplacer de colonne en colonne au fil des étapes du projet.

6. Présenter le plan de projet aux parties prenantes

Une fois les détails du projet mis en place, la dernière étape consiste à rédiger un résumé. S’il apparaît en premier dans le plan de projet, c’est bien lui que vous rédigerez en dernier. Cette présentation générale passe en revue tous les points essentiels qui seront repris en détail dans le plan de projet, et permet ainsi aux parties prenantes d’avoir une vision globale. Il est d’ailleurs indispensable que ces dernières comprennent et valident le plan de projet pour garantir une communication claire des attentes, des échéances et des modalités d’exécution.

Votre résumé doit comporter les sections suivantes :

1. Introduction. Énoncez le but du projet et précisez votre rôle.

2. Problème. Décrivez clairement le problème que vous tentez de résoudre.

3. Solution. Expliquez dans les grandes lignes comment vous prévoyez de résoudre le problème.

4. Justification de l’utilité. Démontrez en quoi votre solution est utile.

5. Calendrier et budget. Exposez le calendrier condensé et le montant global du budget.

6. Conclusion. Insistez une dernière fois sur l’importance du projet.

Il peut également s’avérer utile de créer un plan de communication pour informer les parties prenantes de l’état d’avancement du projet. Faites en sorte que ces points d’étape soient faciles à suivre et rapides à examiner. L’organisation de réunions régulières avec les parties prenantes ou l’envoi d’e-mails récapitulatifs offre un moyen de veiller à ce que les informations essentielles remontent bien jusqu’aux personnes qui contribuent à satisfaire aux exigences du projet.

Une fois votre plan de projet présenté et approuvé par l’équipe de direction, vous pouvez donner le coup d’envoi en ayant mis toutes les chances de votre côté.

Plan de projet type

Si la perspective d’élaborer votre premier plan de projet peut sembler intimidante, sachez que chaque plan est unique et varie selon le projet, le secteur et l’entreprise qu’il concerne. Toutefois, n’hésitez pas à utiliser des templates pour vous lancer.

Voici les éléments à inclure dans votre plan de projet. Libre à vous de personnaliser ou de compléter certaines sections pour veiller à la prise en compte de tous les besoins qui vous sont propres.

• Résumé. Rédigez une description générale des éléments inclus, des orientations et des livrables du projet.
• Périmètre. Définissez les fonctionnalités, les objectifs et les principales tâches à inclure pour garantir la réussite du projet, sans oublier de préciser les contraintes.
• Budget. Assurez la concordance des attentes avec le plafond des dépenses ou précisez les différents postes de dépense pour déterminer le coût total. N’oubliez pas d’inclure les coûts répercutés des actifs corporels et les coûts indirects imputables au capital humain mobilisé.
• Planning et calendrier. Fixez la date de livraison du projet et les échéances intermédiaires, et procédez à l’attribution des différentes tâches. Vous pouvez utiliser un planning ou une frise chronologique pour représenter l’allocation des ressources et les responsabilités qui se recoupent.
• Exigences. Approfondissez en précisant les exigences à respecter pour concrétiser l’objectif du projet. Veillez à ce qu’elles concordent avec le résultat attendu par les parties prenantes.
• Critères de qualité. Définissez les normes à l’aune desquelles le succès des itérations ou des travaux sera évalué, en incluant les étapes d’examen, de révision et de vérification croisée de la qualité par les membres de l’équipe et les parties prenantes.
• Ressources allouées au projet. Déterminez les ressources nécessaires pour mener à bien le projet et répondre aux attentes. Prévoyez d’inclure les personnes dotées des compétences requises, ainsi que les outils ou les actifs dont elles auront besoin pour accomplir le travail demandé avec un maximum d’efficacité et de rigueur.
• Liste des parties prenantes. Recensez toutes les personnes endossant une quelconque responsabilité : examen, administration, approbation et exécution du projet. Pour rappel, les parties prenantes peuvent inclure aussi bien les gestionnaires de projet que la direction et l’ensemble des membres de l’équipe.
• Plan de communication. Expliquez précisément de quelle manière et à quelle fréquence les parties prenantes seront informées de l’état d’avancement du projet. Optez pour un rythme et un format qui encouragent la remontée d’informations et facilitent le partage des commentaires, tout en permettant à toutes et tous de se sentir entendus et valorisés.
• Stratégie d’achat. Anticipez les actifs ou les outils dont vous devrez faire l’acquisition pour garantir un travail d’équipe efficace. Comparez différents fournisseurs pour trouver la meilleure solution au regard de votre budget.
• Gestion des risques. Identifiez les menaces susceptibles d’entraver le déroulement du projet et élaborez un plan de secours pour en atténuer les répercussions. Prévoyez notamment des mesures d’adaptation en cas d’absence du personnel, de retards ou de contretemps découlant des tests qualité.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour élaborer votre plan de projet. Afin de ne pas vous égarer, vous pouvez aussi vous aider de templates en ligne conçus pour simplifier le processus. Apprendre à créer des templates dans Adobe Workfront

Choisir l’outil adapté pour créer votre premier plan de projet

Les plans de projet sont conçus pour améliorer la productivité et maintenir le projet sur les rails afin d’atteindre les résultats escomptés. Concrètement, ils renforcent les chances de réussite des entreprises et des équipes qui y ont recours.

À l’heure de vous lancer dans l’élaboration d’un nouveau plan de projet, il s’avère judicieux de commencer par noter vos objectifs et les résultats envisagés. Réfléchissez aux termes de la demande et aux ressources dont vous aurez besoin pour concrétiser le projet. À partir de là, vous pourrez définir vos exigences, fixer un budget et un échéancier, et préparer un plan de projet exhaustif auquel tout le monde pourra se référer afin de garantir le bon déroulement du projet.

Il existe également des outils qui rendent ce processus plus facile à gérer, à vérifier et à partager. Adobe Workfront favorise la collaboration et aide les leaders à faire le lien entre les métriques et les résultats. De cette façon, vous avez la certitude que votre projet coche toutes les cases. Gérez le cycle de vie complet de vos projets au sein d’un système centralisé et accessible partout, qui décuple la puissance du travail d’équipe et améliore les synergies.

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