Un plan de projet solide n’est pas seulement un calendrier, c’est une voie vers la réussite. Que vous lanciez une campagne, créiez un produit ou déployiez un nouveau système, un plan bien structuré préserve la cohérence de votre équipe, informe les parties prenantes et met vos objectifs à portée de main.
Voici les points abordés :
Qu’est-ce qu’un plan de projet ?
Un plan de projet (ou de gestion de projet), est un document spécifique conçu pour décrire les attentes, les étapes, les plannings, les livrables et les métriques d’un projet donné.Il limite le risque d’échec ou de non-réalisation des résultats escomptés, alloue les ressources, suit la progression et responsabilise les équipes concernées.
Il sert de guide pour l’initiative dans sa globalité et de point de référence en cas de difficultés. La ou le responsable de projet crée un plan de projet en répertoriant les besoins dès le départ, et en organisant les livrables et les objectifs en actions à réaliser dans un ordre précis. Elle ou il utilise aussi le plan pour affecter correctement les rôles et les tâches aux membres de l’équipe.
Un plan de projet doit inclure les éléments suivants :
- Portée : définit les objectifs, les inclusions, les tâches et les livrables qui composent le projet.
- Budget : détermine le montant pouvant être dépensé pendant le projet.
- Chronologie : indique à quelle vitesse les équipes doivent travailler et à quelle date le projet doit être terminé.
Créer un plan de projet en six étapes
Bien que les plans de gestion de projets dépendent des exigences du projet, les attentes des parties prenantes et les ressources disponibles, la plupart ont une structure similaire afin d’offrir clarté et vision aux personnes concernées. Suivez ces six étapes pour créer votre plan de projet.
1. Définissez la portée de votre projet.
La portée du projet répertorie l’ensemble des fonctionnalités, exigences, mesures et livrables attendus par les parties prenantes, ainsi que le délai et le budget du projet.
Par défaut, la portée du projet indique ce qui est exclu, ce qui peut être déterminant pour éviterla dérive de la portée, lorsque les exigences d’un projet évoluent et augmentent au fil du temps, et rendent plus difficiles la définition des étapes à suivre ou leur avancement.
En définissant la portée du projet, vous pouvez établir des buts et des objectifs clairs. Les buts sont des résultats uniques, généraux et à long terme, les objectifs étant les tâches plus petites et plus faciles à scinder nécessaires pour atteindre chaque but. Les chefs de projet peuvent utiliser la méthode SMART pour s’assurer de fixer des buts :
- Spécifiques : définissez ce que vous devez accomplir.
- Mesurables : créez une métrique définissant la réussite.
- Atteignables : choisissez des objectifs réalistes en fonction du temps et des ressources disponibles.
- Réalistes : alignez vos objectifs sur les priorités métier et les préférences des parties prenantes.
- Temporellement définis : précisez à quel moment le projet doit être terminé.
Enfin, définissez des indicateurs clés de performance (KPI) pour aligner la portée du projet avec la vision globale de la société. Déterminez également quelles mesures vous utiliserez pour évaluer votre réussite : capacité en ressources, écart budgétaire, ROI et temps de cycle, entres autres.
2. Identifiez et rencontrez les parties prenantes.
Les parties prenantes sont toutes les personnes spécifiquement concernées par votre projet. Pour les identifier, démarrez par celles qui demandent ou financent votre projet. Il peut aussi s’agir des personnes qui participent à la création et à la livraison de votre produit ou service : direction de la société, propriétaires de produit, personnel et clientèle.
Les parties prenantes d’un projet ont habituellement l’un de ces rôles :
- Responsable de projet
- Membres de l’équipe de projet
- Sponsor du projet
- Comité de pilotage de projet
- Analyste métier
Le diagramme RACI (Responsable, Approbateur/trice, Consulté/e et Informé/e) est l’une des ressources permettant aux responsables de projet d’identifier les rôles et tâches des parties prenantes. Ces adjectifs peuvent aider à définir la place de chacune et à clarifier ce que l’on attend d’elles. Par exemple, certains membres de l’équipe peuvent être chargés de créer du contenu ou de développer un projet, tandis que d’autres, comme l’analyste métier, devront étudier les exigences et les résultats.
Les équipes doivent choisir un mode de communication qui favorise la collaboration et la transparence afin que tout le monde aille dans le même sens. Prévoyez les rétrospectives, le feedback et les éclaircissements nécessaires tout au long du travail. Précisez dès le début dans quels domaines les parties prenantes seront autorisées ou non à donner leur avis afin de maintenir l’efficacité des processus et de respecter les délais.
3. Structurez votre projet : livrables, jalons et dépendances.
L’étape suivante consiste à créer un plan directeur du travail nécessaire pour réaliser la portée du projet. Ce plan est essentiel pour montrer à l’équipe ce que l’on attendra d’elle par la suite.
Lors de la définition de l’approche du projet, il peut être utile de choisir une méthodologie de gestion de projets. Les plus courantes sont la méthode Agile et la méthode Waterfall. La première favorise une approche flexible des projets, où les équipes travaillent de façon itérative et simultanée. La seconde repose sur un processus linéaire qui nécessite de franchir des phases et des étapes pour continuer à avancer. Le choix le plus adapté dépendra de la portée du projet et de la composition de l’équipe en question.
Les roadmaps produit sont également utiles pour organiser et planifier un plan de projet. Ces représentations visuelles illustrent comment les responsables de projet prévoient la gestion des tâches, en mettant en avant les initiatives à long terme et la façon dont les tâches plus petites s’y intègrent. Les roadmaps favorisent une communication transparente dans l’équipe en décrivant clairement les priorités et les étapes à suivre.
Procédez comme suit pour structurer votre projet :
- Définissez les livrables : clarifiez les résultats attendus avec toutes les exigences, en fonction de la portée convenue pour le projet.
- Définissez les jalons : établissez le planning du projet, notamment les dates ou phases auxquelles certaines tâches, itérations ou livrables finaux doivent être terminés.
- Planifiez les dépendances : pensez à la relation entre les tâches et à l’ordre dans lequel les exécuter afin d’allouer les ressources et de respecter le planning.
Avant de finaliser votre roadmap, effectuez une évaluation de la gestion des risques. Si des imprévus peuvent survenir en cours de projet, prévoir les risques peut aider à limiter les conséquences de ces interruptions. Cela inclut l’examen des risques potentiels et l’élaboration d’un plan de réponse aux risques pour traiter les menaces. Exemples de risques liés à la gestion de projets : réduction des ressources, changements opérationnels, dérive des objectifs et problèmes de coûts.
4. Définissez le budget de votre projet.
La solidité d’un projet dépend souvent des ressources disponibles et que votre budget définit. Tout le travail à effectuer, y compris le capital humain et les ressources concrètes, reposera sur les fonds alloués. Voici les principes de base pour définir le budget d’un projet :
- Scindez tous vos objectifs en tâches : examinez la portée du travail et scindez les objectifs en tâches et jalons spécifiques. Partez des tâches les plus importantes et scindez-les en tâches secondaires pour faciliter leur exécution.
- Estimez le coût de chaque tâche et allouez vos ressources : évaluez le coût de chaque tâche et additionnez les estimations de toutes les tâches du projet. Examinez les fonds et ressources disponibles et allouez-les en conséquence : gestion des ressources et affectation correcte des actifs tangibles, comme l’équipement, membres de l’équipe et capacité.
- Obtenez l’approbation des parties prenantes : la préparation d’un budget peut aussi garantir l’approbation des parties prenantes et celle de la direction. Parfois, le budget initial peut être proposé par la ou le responsable du projet, le démarrage du projet nécessitant alors un examen approfondi et la validation des parties prenantes.L’examen de la gestion des coûts peut également aider les responsables à distinguer les frais fixes des frais indirects, pour une vision plus complète du coût total du projet.
Les meilleurs budgets sont aussi détaillés que possible, et présentent l’affectation des ressources, des attentes précises en matière de dépenses et des marges de manœuvre si une tâche ne se déroule pas comme prévu.
5. Définissez votre planning et votre calendrier.
Servez-vous du plan de votre projet pour formaliser un calendrier et un planning. Il s’agit de deux entités totalement différentes, mais essentielles l’un comme l’autre à la réussite d’un projet.
Le calendrier du projet est une représentation graphique et chronologique de toutes les tâches, avec leurs dates d’échéance, les dépendances, les personnes responsables et la portée. Le planning répertorie les dates prévisionnelles auxquelles des tâches spécifiques et des jalons du projet doivent être réalisés.
Voici quelques conseils pour définir à la fois le calendrier et le planning :
- Partez de l’échéance et progressez à rebours : vous pouvez souvent procéder ainsi à partir de la date de livraison finale pour vous assurer que tout est terminé dans les délais.
- Créez un organigramme des tâches (WBS) :. il peut vous aider et vous éviter la pression en vous montrant le nombre global de tâches nécessaires pour mener à bien le projet, et chaque partie du projet individuellement. Classez les tâches dans l’ordre, en tenant compte des dépendances. Lorsque vous les organisez de façon séquentielle, réfléchissez au temps d’exécution prévu pour chacune et indiquez les dates au fur et à mesure.
- Utilisez des diagrammes de Gantt et des tableaux Kanban : les workflows de gestion de projets peuvent vous aider à visualiser le calendrier et le planning. Un diagramme de Gantt représente les tâches séquentielles et simultanées sous forme de barres horizontales, et indique les ressources nécessaires aux périodes prévues. Les tableaux Kanban représentent les tâches sous forme de cartes se déplaçant sur des colonnes représentant différentes étapes du projet.
6. Présentez le plan de projet aux parties prenantes.
Une fois les détails du projet établis, le dernier élément est le résumé exécutif. Bien qu’il figure en premier dans le plan de projet, vous le rédigerez en dernier, sous la forme d’une présentation du plan détaillé que vous avez créé. Il donne aux parties prenantes une vue globale du plan de projet, qui sera ensuite détaillé. Il est essentiel de communiquer clairement les attentes pour que les parties prenantes comprennent et approuvent le travail qui sera réalisé, quand et comment.
Il peut également être utile de créer un plan de communication pour tenir les parties prenantes informées tout au long du projet. Cherchez des moyens de rendre ces mises à jour faciles à suivre et rapides à réviser. Des réunions régulières avec les parties prenantes ou des synthèses par e-mail peuvent aider à garantir que le feedback essentiel parvient aux membres de l’équipe devant répondre aux exigences du projet.
Une fois que vous avez présenté votre plan de projet à la direction et obtenu son accord, le projet peut enfin être lancé avec de meilleures chances de réussite.
Sections essentielles d’un plan de projet
Un plan de projet complet fait office de source unique de référence. Il comprend généralement les sections clés suivantes :
Utilisation de modèles et exemples de plans de projet
Partir d’une page blanche peut être intimidant. Un modèle de plan de projet offre une structure prédéfinie, ce qui vous fait gagner du temps et vous assure de couvrir les éléments essentiels. Les modèles aident à standardiser la planification et à réduire le risque d’omissions. N’oubliez pas d’adapter tout modèle aux besoins spécifiques de votre projet. Même un modèle de plan de projet simple doit couvrir des domaines clés tels que les objectifs, la portée, le calendrier et les risques.
Les modèles se présentent dans divers formats.
- Feuilles de calcul (Excel/Google Sheets) :: conviennent pour gérer les listes et les budgets et effectuer le suivi de base. Peuvent devenir peu maniables pour les plannings complexes.
- Documents (Word/Google Docs) : parfaits pour les sections narratives telles que les cahiers des charges ou les plans de communication. Ne conviennent pas très bien au suivi dynamique.
- Logiciel de gestion de projets (Adobe Workfront) : propose des modèles intégrés et personnalisables, liés à des fonctionnalités de planification dynamique, de gestion des tâches, de collaboration et de reporting. Idéal pour les projets complexes.
Diagrammes de Gantt ou tableaux Kanban ?
Les outils visuels de gestion de projets sont essentiels pour l’alignement des équipes et le suivi de la progression. Ils aident à comprendre les workflows en un coup d’œil. Deux des formats les plus utilisés, les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban, ont une utilisation différente selon le style de projet et les besoins de l’équipe.
- Diagrammes de Gantt : les diagrammes de Gantt représentent les tâches dans l’ordre chronologique sous forme de barres horizontales, avec leur durée, leurs dates de début et de fin, les dépendances et les jalons clés. Ils sont parfaits pour les projets axés sur le planning avec des échéances fixes, comme le lancement de produits ou la planification d’événements.
- Tableaux Kanban : les tableaux Kanban divisent le travail en cartes qui se déplacent d’une colonne de workflow à l’autre (À faire, En cours et Terminé, par exemple). Ils affichent en temps réel la capacité de l’équipe et le statut des tâches. Kanban est particulièrement efficace pour les équipes de création, de support technique et de développement qui visent l’efficacité et veulent éviter de passer d’un environnement à l’autre.
Exemples de plans de projet
Les plans de projet varient en fonction de la portée, de la complexité et des besoins de l’équipe, mais les éléments fondamentaux restent les mêmes : objectifs, livrables, jalons, risques et mode de visualisation du plan. Voici trois exemples courants dans différents cas d’usage :
Campagne marketing
- Objectif : générer des leads qualifiés grâce à une campagne digitale ciblée.
- Livrables : ressources paid media, une page de destination de marque et la configuration du suivi de la campagne.
- Jalons : validation de la création finale, publication de la page de destination et diffusion en direct des publicités.
- Risques : dépassements de budget ou retards dans les approbations de créations ayant un impact sur les délais de lancement.
- Visualisation : diagramme de Gantt pour mapper le développement de contenu, la planification des médias et les points de contrôle de lancement.
Lancement d’une nouvelle fonctionnalité logicielle
- Objectif : lancer une nouvelle fonctionnalité de recherche dans le produit.
- Livrables : composants d’interface front-end, algorithme de recherche, logique back-end, documentation d’assurance qualité.
- Jalons : back-end terminé, interface d’utilisation testée et fonctionnalité déployée.
- Risques : retards d’intégration, régressions de code ou dérive des objectifs.
- Visualisation : diagramme Kanban pour suivre l’état d’avancement des fonctionnalités à chaque étape de développement, test et déploiement.
Déménagement de bureaux
- Objectif : déménager les bureaux dans les délais et le budget impartis.
- Livrables : signature d’un nouveau bail, configuration de l’infrastructure IT, déménagement du mobilier.
- Jalons : bail signé, Internet installé, emménagement terminé.
- Risques : retards des fournisseurs, interruption du système IT ou non-respect des délais.
- Visualisation : liste des tâches ou simple diagramme de Gantt dans Excel pour suivre la logistique et coordonner les fournisseurs.
Conseils pour planifier efficacement les projets
L’élaboration du plan de projet n’est qu’un début. Pour optimiser l’efficacité des plans de projet, évitez les pièges suivants :
- Objectifs ou portée mal définis : cela crée de la confusion et peut entraîner la dérive de la portée.
Solution : utilisez des objectifs SMART et un cahier des charges détaillé, avec les exclusions. Mettez en œuvre le contrôle des changements. - Sous-estimation (biais d’optimisme) : se traduit par des délais et des budgets irréalistes.
Solution : impliquez l’équipe dans l’estimation, l’utilisation des données historiques, la répartition des tâches et la création de tampons d’urgence. - Une mauvaise communication impacte négativement l’alignement et les attentes.
Solution : élaborez et suivez un plan de communication clair. - Une gestion des risques inadéquate fragilise les projets.
Solution : consacrez du temps à la planification des risques et réexaminez-les régulièrement. - Le fait de considérer le plan comme statique empêche l’adaptation au changement.
Solution : considérez le plan comme un guide vivant. Surveillez la progression et ajustez-la au besoin avec la gestion des changements.
Création du premier plan de projet avec le bon outil
Un plan de projet solide favorise la clarté, la responsabilisation et des résultats mesurables. Il aide les équipes à rester concentrées, à s’aligner sur des objectifs communs et à anticiper les ressources, les délais et les risques impliqués, augmentant ainsi les chances de réussite dans toute l’entreprise.
Les outils de planification modernes améliorent l’efficacité et l’évolutivité de ce processus.Adobe Workfront simplifie globalement les étapes du cycle de vie d’un projet, de la planification et de la priorisation à l’exécution et au reporting, sur une plateforme collaborative unique. Avec Workfront, vous pouvez faire le lien entre les objectifs et les résultats, attribuer les responsabilités, suivre la progression en temps réel et donner aux parties prenantes une visibilité sur l’essentiel.
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