Votre entreprise traite un nombre considérable de documents au quotidien (contrats, factures, rapports, etc.) et leur gestion peut rapidement s’avérer difficile, compliquant vos recherches et ralentissant votre travail. Une nouvelle solution puissante est capable de vous aider : l’intelligence artificielle (IA).
L’IA révolutionne la gestion documentaire, en transformant un système de stockage élémentaire en un outil intelligent capable de comprendre, d’organiser et d’automatiser vos processus de documentation. Vous passez ainsi moins de temps sur des tâches fastidieuses, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui apporte de la valeur pour votre entreprise.
Voici les points abordés dans cet article :
Six façons dont l’IA transforme la gestion documentaire
Voici six domaines dans lesquels l’IA optimise la gestion documentaire en révolutionnant la manière de créer, de gérer et d’utiliser des documents.
1. Automatisation de la classification et du traitement
Les systèmes optimisés par l’IA sont désormais capables de lire et d’interpréter les documents avec précision grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) avancée et au machine learning. Ces outils classent, étiquettent et routent automatiquement les documents sans qu’aucune saisie manuelle ne soit nécessaire, ce qui réduit les délais de traitement et limite les erreurs humaines. Le système apprend en continu. Plus il traite de documents, plus il améliore leur classification et leur routage en fonction du comportement des employés et du contexte de l’entreprise.
2. Extraction des données clés à grande échelle
L’IA permet d’extraire des données intelligentes à partir de documents, contrats, factures, formulaires structurés et non structurés. Les modèles d’IA identifient et extraient des champs pertinents (comme les numéros de facture, les dates ou les noms de membres de la clientèle) en quelques secondes, ce qui évite de relever ces lignes ou ces valeurs manuellement. Ils permettent ainsi d’accélérer les workflow de documents, de réduire les erreurs de saisie de données et de mieux répondre aux exigences de conformité financière ou réglementaire.
3. Regroupement des documents et organisation contextuelle
L’IA transforme la catégorisation des documents en identifiant des schémas, en regroupant les contenus associés et en mettant en évidence des connexions masquées dans d’immenses bibliothèques de fichiers, ce qui est particulièrement utile aux équipes juridiques, financières et de gestion de contenu, qui doivent analyser de grands volumes de documents. En s’appuyant sur le sens sémantique plutôt que sur les mots-clés, l’IA permet aux équipes de trouver plus rapidement le contenu adéquat et d’organiser plus efficacement les connaissances.
4. Exploitation des données non structurées
Jusqu'à 80 % des données d'entreprise (e-mails, PDF, chats, etc.) sont non structurées. L’IA permet d’analyser ces formats et d’en extraire des informations pertinentes. Grâce au traitement automatique du langage naturel (TALN), à l’analyse du ressenti des utilisateurs et des utilisatrices et à la reconnaissance des entités, les équipes peuvent découvrir des tendances, détecter des risques et prendre des décisions fondées sur les données à partir d’informations qui étaient auparavant cachées ou difficiles à interpréter.
5. Simplification de la création de contenu et de la collaboration
Les outils d’IA jouent un rôle actif dans la production de contenu. Ils suggèrent des modifications concernant la grammaire ou la clarté, réalisent des synthèses ou génèrent des brouillons, ce qui permet aux équipes de travailler plus rapidement et de collaborer plus efficacement. Par exemple, les outils de révision et de commentaire d’Adobe Acrobat facilitent la contribution de chacune des parties prenantes. Par exemple, les outils de révision et de commentaire d’Adobe Acrobat facilitent la contribution de chacune des parties prenantes.
6. Renforcement de la sécurité et de la conformité des documents
Avec le renforcement des normes de confidentialité des données et des exigences de sécurité, l’IA peut jouer un rôle essentiel dans la protection des documents sensibles. Les modèles de machine learning sont capables de détecter et de signaler les informations à caractère personnel (PII), d’appliquer les contrôles d’accès appropriés et de surveiller les anomalies susceptibles d’indiquer une fraude ou une utilisation abusive des données. En intégrant des politiques pilotées par l’IA dans les plateformes de systèmes de gestion documentaire (DMS), les entreprises sont en mesure d’appliquer de manière proactive les protocoles de sécurité et de réduire les risques de non-conformité à grande échelle.
Gestion documentaire traditionnelle vs gestion documentaire optimisée par l’IA
- Saisie manuelle des données
- Recherche lente par mot-clé
- Traitement chronophage
- Saisie automatisée des données
- Recherche sémantique intelligente
- Traitement accéléré grâce à l’automatisation des workflows
- Contrôle d’accès de base
- Détection limitée des menaces
- Détection des anomalies pilotée par l’IA
- Surveillance des menaces en temps réel
- Identification automatisée des informations sensibles
- Chiffrement robuste
- Vérifications manuelles
- Risque élevé d’erreur humaine
- Difficulté à suivre les modifications
- Contrôles de conformité automatisés
- Application des politiques en temps réel
- Journaux d’audit complets
- Respect des réglementations sur la confidentialité des données facilité
- Coûts de main-d’œuvre élevés
- Possibilité d’erreurs
- Réduction du travail manuel
- Erreurs limitées
- Stockage optimisé
- Basé sur les mots-clés
- Souvent mauvais
- Recherche sémantique pour comprendre l’intention de l’utilisateur ou de l’utilisatrice
- Requêtes en langage naturel
- Résultats contextuels
- Saisie manuelle des données
- Extraction automatique à partir de divers types de documents (scannés, électroniques, manuscrits)
- Classement et balisage manuels
- Classification automatique et balisage en fonction du contenu
- Routage et validation manuels
- Processus automatisés de routage et de validation
Avenir de l’IA dans la gestion documentaire
La place de l'IA dans la gestion documentaire évolue constamment. Voici quelques tendances à surveiller :
Synthèse plus intelligente
Les modèles d’IA parviennent de mieux en mieux à extraire le sens de documents longs et complexes. Dans le futur, des fonctionnalités de résumé intelligentes permettront de synthétiser les contrats, rapports et propositions pour qu’ils soient plus faciles à comprendre. Ces outils feront également émerger les mesures à prendre, les points à retenir et le ressenti général afin que les équipes se concentrent sur l’essentiel.
Masquage intelligent
Alors que la confidentialité des données est une priorité croissante pour les entreprises, l’IA jouera un rôle de plus en plus important dans l’identification et la suppression des informations sensibles présentes dans les documents à grande échelle. Les futurs modèles d’IA proposeront une biffure en temps réel des informations à caractère personnel, des données financières ou du contenu propriétaire, signalant automatiquement les documents à examiner ou à sécuriser en fonction de règles prédéfinies et d’obligations réglementaires.
Collaboration optimisée
La collaboration sera plus fluide et se fera de manière plus intelligente. L’IA permettra de détecter si plusieurs utilisateurs ou utilisatrices travaillent sur du contenu associé, suggérera des réviseurs et synthétisera les commentaires collectifs. Elle prendra également en charge le contrôle intelligent des versions et le suivi des modifications, ce qui simplifiera la gestion de grandes équipes dispersées.
Assistants IA
Les assistants documentaires optimisés par l’IA se développeront, allant au-delà de la recherche statique. Grâce à ces assistants, les utilisateurs et les utilisatrices pourront interagir avec les documents et obtenir des réponses contextuelles selon le contenu, en posant des questions telles que « Quelle est la date limite dans ce contrat ? » ou « Résumez les risques clés de cette proposition ».
Intégration aux technologies émergentes
L’IA ne fonctionnera pas en vase clos. Elle sera de plus en plus intégrée à la blockchain pour l’authentification des documents, à l’identité numérique pour un accès sécurisé, et à l’analytics avancées pour obtenir des insights sur les performances. Ces intégrations permettront de créer des workflows de bout en bout plus intelligents, plus sûrs et plus auditables.
Choix d’un système de gestion documentaire optimisé par l’IA pour votre entreprise
Choisir le système de gestion documentaire optimisé par l’IA qui convient à votre entreprise est une étape cruciale. Voici les éléments que vous devez prendre en compte :
- Intégration transparente avec votre pile technologiqueChoisissez un système qui s’intègre nativement aux outils de vos équipes, qu’il s’agisse de la gestion de la relation client, du PGI, des plateformes collaboratives ou du stockage dans le cloud. Plus vos systèmes sont connectés, plus il est facile de créer des workflows unifiés et de réduire les silos.
- Évolutivité native et flexibilité du cloudVotre système de gestion documentaire doit évoluer en même temps que votre entreprise. Les plateformes cloud natives offrent une plus grande flexibilité, car elles vous permettent de gérer un volume croissant de documents sans pour autant complexifier votre infrastructure. Par ailleurs, les fonctionnalités d’IA sont censées s’améliorer au fil du temps grâce aux données d’utilisation et aux données d’apprentissage.
- Sécurité et conformité de niveau entrepriseVous ne pouvez pas lésiner sur la sécurité des données. Choisissez une plateforme garantissant un chiffrement robuste, des contrôles d’accès basés sur les rôles, des journaux d’audit et la prise en charge de cadres de conformité tels que HIPAA, RGPD ou SOC 2. L’IA peut augmenter la sécurité en automatisant la détection des risques et la classification des données sensibles.
- Conception centrée sur l’utilisateur et l’utilisatrice ainsi que sur l’accessibilitéLes fonctionnalités d’IA n’ont d’intérêt que si vos équipes peuvent les utiliser facilement. Privilégiez les plateformes dotées d’interfaces intuitives, proposant un accompagnement intégré et un onboarding avec peu de points de friction. C’est encore mieux si le système simplifie l’expérience utilisateur en utilisant des fonctionnalités d’IA comme la recherche intelligente, le balisage automatique ou la synthèse de documents.
- Adaptation stratégique aux besoins de l’entrepriseVotre système de gestion documentaire doit correspondre à votre secteur d’activité, à vos types de documents et à vos workflows opérationnels. Que vous gériez du contenu créatif, des contrats juridiques ou des dossiers opérationnels, optez pour des fonctionnalités d’IA adaptées à vos problématiques spécifiques, comme la biffure automatique, l’automatisation des workflows ou l’extraction de métadonnées.
Tirez parti de la puissance de l’IA pour une gestion documentaire plus intelligente.
L’IA transforme la façon dont les entreprises gèrent leurs documents, offrant des avantages significatifs en matière d’efficacité, de sécurité, de conformité et de réduction des coûts. En choisissant les solutions adéquates, votre entreprise peut simplifier ses opérations, améliorer sa productivité et acquérir un avantage concurrentiel. L’adoption de l’IA dans la gestion documentaire n’est pas qu’une tendance. C’est un changement stratégique visant à optimiser l’efficacité de votre entreprise.
Avec Adobe Experience Manager Assets, vous obtenez des gains d’efficacité grâce à l’IA dans la gestion documentaire et la gestion de contenu, en aidant les équipes à automatiser le balisage, organiser les ressources et rationaliser les workflows. Grâce à une intelligence intégrée et à une intégration transparente, les entreprises peuvent offrir des expériences personnalisées, conformes et évolutives sur tous les canaux.
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