Développer ses activités en accélérant le lancement des promotions digitales
Adobe Workfront réduit le stress et les délais de lancement des campagnes promotionnelles de grande envergure de l’équipe Adobe.com.
Fondé en
1982
Effectif : plus de 29 000 personnes à travers lemonde
San Jose, États-Unis
97 %
de réduction des délais de mise en place des plans promotionnels grâce aux templates de gestion des campagnes
Objectifs
Accélérer le lancement des principales campagnes digitales, à l’occasion du Black Friday et de la rentrée des classes, par exemple
Automatiser les tâches manuelles en limitant les risques d’erreurs et en permettant aux parties prenantes de se recentrer sur la stratégie
Favoriser la collaboration et procurer davantage de visibilité aux parties prenantes, tout en empêchant les modifications non autorisées du plan promotionnel
Résultats
Contrats de niveau de service (SLA) ramenés de 10 à 6 semaines sur les campagnes promotionnelles, tout en exécutant jusqu’à quatre promotions simultanément
Délais de mise en place des plans promotionnels réduits de 97 % en tirant parti de templates de gestion des campagnes
Tâches manuelles automatisées au moyen de Workfront Fusion, comme la création d’URL, la définition d’appels à l’action et la saisie des modalités des offres
Respectivement 83 % et 88 % de diminution du temps consacré à l’assemblage et à l’activation du contenu, la centralisation des éléments permettant de les trouver plus facilement
Les campagnes promotionnelles de grande ampleur coïncidant avec les fêtes de fin d’année ou certains évènements tels que la rentrée des classes génèrent d'importants revenus pour les entreprises. Pour autant, la mise en place de ces promotions est loin d’être aisée. Chez Adobe, leur réussite tient à la collaboration de dizaines de parties prenantes rattachées à des équipes différentes : marketing, design, web, affaires juridiques et gestion des produits.
« Nous organisons deux à quatre campagnes promotionnelles en ligne par trimestre dans chacune de nos quatre régions, ce qui équivaut à plus de 30 promotions par an, confie Nick Lam, Principal Product Manager pour Adobe.com. Il nous arrive d’en lancer plusieurs simultanément pour monopoliser l’attention et certaines de nos mégacampagnes, durant le Black Friday par exemple, sont d’ailleurs coordonnées au niveau mondial. Les enjeux sont considérables et nous devons veiller à ce que tout soit parfait en optimisant les expériences de la clientèle pour continuer à développer notre chiffre d’affaires. »
Une petite équipe, composée d’une demi-douzaine de spécialistes marketing dédiés à Adobe.com, collabore avec d’autres parties prenantes en interne pour donner vie à ces offres promotionnelles décisives sur Internet. Auparavant, cette équipe utilisait des feuilles de calcul pour suivre des campagnes dont la gestion se révélait complexe. Pas moins d’une dizaine d’intervenants travaillaient parfois sur la même : tout le monde pouvait la modifier, la supprimer ou la reformater, et la copie d’informations entre la feuille de calcul et les autres systèmes internes prenait énormément de temps.
L’équipe a décidé que le moment était venu d’accélérer la création des contenus promotionnels et d’en simplifier la gestion avec Adobe Workfront. Cette plateforme de gestion collaborative du travail fait désormais office de centre névralgique : toutes les parties prenantes peuvent y visualiser un projet, concilier leurs attentes et observer les progrès accomplis. Grâce à l’intégration native avec Adobe Experience Manager Assets et la plateforme de commerce back-end d’Adobe, mais aussi aux automatisations avec Workfront Fusion, la gestion des campagnes promotionnelles est désormais plus facile et plus rapide.
« Workfront favorise la collaboration avec les équipes marketing, développement et studio dans le double objectif de limiter les éventuels quiproquos et d’accélérer la mise en service des offres promotionnelles les plus complexes », précise Nick Lam.
« Nous profitons des gains de temps et d’efficacité obtenus avec Workfront pour produire davantage : nous avons piloté simultanément quatre campagnes promotionnelles, alors que deux auraient déjà représenté un casse-tête il n’y a pas si longtemps. »
Nick Lam
Principal Product Manager, Adobe.com
Déployer efficacement des campagnes promotionnelles
Workfront est devenu la référence pour l’ensemble des campagnes promotionnelles menées dans la région Amériques. Ses templates préconfigurés permettent à l’équipe de définir un projet de plan promotionnel standard en quelques clics. Ils offrent néanmoins suffisamment de souplesse pour permettre aux parties prenantes de remanier le cahier des charges afin de l’adapter au périmètre de chaque campagne.
« Nous avions pour habitude de prévoir cinq jours pour l’élaboration du plan par le responsable marketing, alors qu’à présent, une heure tout au plus est suffisante, explique Nick Lam. Nous avons ainsi pu écourter nos SLA, en les ramenant de dix à six semaines. »
Les tableaux de bord prennent en compte, affichent et gèrent l’ensemble des tâches pour les équipes marketing, médias et web. De leur côté, les parties prenantes ont accès au détail des offres, à la manière dont elles s’afficheront sur la page web, aux éléments à créer ou à actualiser, ainsi qu’à l’état d’avancement de chaque étape. Des autorisations sont octroyées à chaque utilisateur et à chaque utilisatrice d’après leurs fonctions, les autorisant à consulter les rapports les concernant et à modifier uniquement les critères de leur ressort. Les parties prenantes ont aussi la possibilité d’assigner des tâches spécifiques aux membres des équipes afin que les designers et les développeurs sachent ce qu’ils ont à faire et à quel moment.
« Auparavant, nous passions des heures à tout vérifier avec les équipes afin d’identifier la nature et les personnes à l’origine des changements effectués dans le plan promotionnel, indique Nick Lam. Aujourd’hui, nous profitons des gains de temps et d’efficacité obtenus pour produire davantage : nous avons piloté simultanément quatre campagnes promotionnelles, alors que deux auraient déjà représenté un casse-tête il n’y a pas si longtemps. »
« Nous nous efforçons d’automatiser au maximum avec Workfront Fusion de sorte que notre équipe de production web passe moins de temps à gérer manuellement les tâches répétitives, comme la génération d’URL ou l’association d’appels à l’action à des boutons. L’automatisation de ces tâches permettra non seulement de gagner plusieurs heures, mais aussi d’améliorer notre environnement de travail créatif. »
Nick Lam
Principal Product Manager, Adobe.com
Gagner des heures en misant sur l’automatisation et les processus optimisés
Workfront Fusion ajoute une couche d’automatisation pour simplifier encore la gestion de projet. Les parties prenantes recherchent les offres dans le catalogue commercial et en intègrent les modalités directement dans le projet, accélérant ainsi sa création en limitant la saisie manuelle de données et, par extension, les risques d’erreurs.
Les demandes d’actualisation de contenus promotionnels, comme l’ajout de nouvelles bannières avec des images, sont gérées par la plateforme de gestion du travail. Les nouveaux assets sont transférés d’Adobe Creative Cloud vers Experience Manager Assets, prêts à être publiés. L’équipe met également en œuvre, à partir d’Experience Manager Assets, des fragments d’expérience partagés sur des éléments de type popups ou barres de promotions au bas d’une page web. L’équipe de production web peut personnaliser rapidement ces fragments d’expérience pour créer de nouvelles expériences promotionnelles à partir des remarques formulées par l’équipe de design. En utilisant davantage d’éléments répétables, il est plus facile de respecter la conformité aux standards de la marque.
« Nous nous efforçons d’automatiser au maximum avec Workfront Fusion de sorte que notre équipe de production web passe moins de temps à gérer manuellement les tâches répétitives, comme la génération d’URL ou l’association d’appels à l’action à des boutons, déclare Nick Lam. L’automatisation de ces tâches permettra non seulement de gagner plusieurs heures, mais aussi d’améliorer notre environnement de travail créatif. »
« Grâce à Workfront, nous consacrons davantage de temps à la stratégie qu’à la gestion tactique. La mise en œuvre de nos campagnes promotionnelles engendre moins de stress, et nous contribuons ainsi au développement de l’entreprise. »
Nick Lam
Principal Product Manager, Adobe.com
Accélérer la mise en œuvre, de la planification à la publication
Workfront continue d’offrir des avantages tangibles jusqu’à la publication en ligne de la campagne promotionnelle. La totalité des informations et des assets disponibles étant centralisés, les spécialistes de la production web passent 83 % moins de temps à assembler le contenu à des fins de localisation : une dizaine de minutes suffisent, contre une heure auparavant. De même, l’équipe passe 88 % de temps en moins à activer le contenu dès lors que la campagne promotionnelle est prête à être mise en ligne : moins de 30 minutes lui sont nécessaires, alors que cette opération pouvait lui prendre jusqu’à quatre heures.
« Nous nous efforçons de gagner en rapidité à chaque campagne promotionnelle que nous réalisons, conclut Nick Lam. Grâce à Workfront, nous consacrons davantage de temps à la stratégie qu’à la gestion tactique. La mise en œuvre de nos campagnes promotionnelles engendre moins de stress et nous contribuons encore ainsi au développement de l’entreprise. »
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