Joel Caracci est un créateur passionné par les processus de création qui est persuadé que son enthousiasme en la matière puise son origine dans son amour du jazz..

« Lorsque vous composez pour un ensemble de jazz, vous commencez par en appliquer les règles à un morceau, explique Joel Caracci. Ensuite, vous donnez aux musiciens la liberté de transcender ce cadre pour créer quelque chose d’extraordinaire. Pour les équipes de design, c’est pareil. Mon métier consiste à améliorer les workflows pour les designers de sorte qu’ils puissent se recentrer sur la manière de donner vie à leurs idées. »

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En sa qualité d’Associate Director of Creative Operations chez JLL, leader mondial des services en immobilier d’entreprise, Joel Caracci travaille avec une équipe de création composée de plus de 90 personnes couvrant les États-Unis et le Canada. Le pôle JLL Creative produit près de 10 000 livrables par an, depuis la création de nouvelles marques pour des projets immobiliers jusqu’à l’élaboration de sites web complexes et d’animations graphiques pour sa clientèle en passant par la mise au point d’argumentaires pour de nouvelles activités.

JLL a adopté cinq instances d’Adobe Workfront pour gérer les workflows à l’échelle du groupe, notamment au niveau de ses pôles Marketing et IT ainsi que du bureau PMO en charge de la coordination des projets à l’échelon international. Au sein de l’équipe de création supervisée par Joel Caracci, cette solution permet aux designers de travailler plus efficacement que jamais. Cet investissement profite aux équipes métier tout en améliorant sensiblement la satisfaction du personnel.

« Les designers associent souvent les applications Adobe Creative Cloud à des outils de travail essentiels, précise Joel Caracci. Workfront joue un rôle tout aussi déterminant. Il est le chaînon qui manquait à la gestion des workflows pour que les designers puissent donner le meilleur d’eux-mêmes sans s’épuiser au travail. »

Visualiser les données en lien avec le design

Les contenus produits par l’équipe de création accompagnent en majorité les opérations marketing et commerciales réalisées dans le secteur de l’immobilier sur es marchés des pays considérés. Les designers concoctent des brochures, des flyers et des vidéos de présentation pour faciliter la vente d’espaces commerciaux. Ils créent des diapositives d’argumentation à l’usage des équipes de vente, qui peuvent s’en inspirer lors de rendez-vous avec de possibles locataires ou pour recommander des locataires à des propriétaires de biens immobiliers.

Le plus souvent, les agents immobiliers adressent leurs demandes de contenu aux responsables marketing, qui transmettent ensuite les projets à l’une de leurs sept équipes de création régionales. Avant que Joel Caracci ne rationalise les workflows, ces processus étaient généralement traités par e-mail et à l’aide de tableurs. Grâce à l’application dédiée aux workflows, les traffic managers peuvent à présent déterminer précisément la nature de la tâche demandée, comparer les dates butoirs et affecter les projets aux designers possédant les compétences adéquates et la disponibilité pour les traiter. Cette visibilité a aidé l’équipe de création à accroître sa production de livrables de 260 % en deux ans. Mieux, l’équipe est en mesure de démontrer l’intérêt de son travail aux parties prenantes dans toute l’entreprise.

« L’outil de reporting est le plus grand atout de Workfront, affirme Joel Caracci. Il transforme la manière dont nous communiquons sur nos projets de création. Je crée plus de 200 rapports par an afin d’aider les responsables à mieux comprendre dans quelle mesure les équipes de création apportent leur concours à l’activité dans son ensemble. »

Les rapports reprennent le nombre d’heures de travail fournies par chaque équipe, les types de projets, le temps passé sur chaque activité ainsi que d’autres informations susceptibles d’aider la direction à décider s’il convient d’adapter les effectifs ou d’investir dans différents types de compétences en design. Les responsables s’intéressent également à la nature des activités ou aux marchés les plus demandeurs afin de déterminer comment les agents immobiliers utilisent les ressources de création.

« Grâce au mode de visualisation des projets dans le tableau de bord, chacune des parties prenantes regarde la même chose, précise Joel Caracci. Pour l’équipe de création, la maîtrise des données autour des projets facilite la création des contrats de niveau de service (SLA) et permet de déterminer si les demandeurs communiquent les informations adéquates dans leurs briefs créatifs. Ainsi armés, nous pouvons définir des attentes réalistes et esquiver des échanges incessants qui retardent les projets. »

Davantage de temps consacré à la création

Les tableaux de bord sont aussi extrêmement utiles aux designers. Il n’est pas rare que ces derniers doivent jongler avec plusieurs volets d’un projet, nécessitant chacun plusieurs cycles de révision. Les tableaux de bord font apparaître très précisément les ressources affectées à chaque designer et l’état d’avancement. Les designers consacrent ainsi davantage de temps à l’expression créative et moins à la gestion du travail.

Ils utilisent de nombreuses applications de création, d’Adobe Premiere Pro et After Effects pour la vidéo à Illustrator pour les illustrations à grande échelle. Pour autant, environ 85 % du travail est réalisé dans InDesign. Joel Caracci fournit des explications : « Nous démarrons une version bêta du plug-in Workfront dans InDesign. Ce plug-in nous permet de visualiser les tâches, de collaborer, de charger et de gérer les ressources, sans quitter leur environnement de création. L’intégration avec d’autres produits valorise encore davantage notre processus de création. Les designers apprécient déjà l’intégration avec Microsoft Teams, car elle leur permet de suivre aisément les révisions et les validations dans un format s’apparentant au dialogue en direct. Ils adoreront sans nul doute gagner du temps en contrôlant les workflows depuis leur application de création Adobe. »

Concilier vie professionnelle dans le milieu de la création et vie privée

Joel Caracci demeure à l’affût des techniques permettant d’améliorer les workflows de création. Il s’entretient avec chaque designer qui rejoint l’équipe de création, soucieux de lui donner les moyens de mieux travailler. Encore que la plupart sont déjà sensibles à l’organisation des workflows qui les aide à décupler leur créativité.

Les traffic managers ayant davantage de visibilité sur les plannings, ils peuvent également équilibrer les charges de travail et aider ainsi les designers à mieux concilier vie professionnelle et vie privée. Dans ces conditions, l’équipe de création a obtenu le score de satisfaction professionnelle le plus élevé qui soit parmi les équipes marketing JLL à travers le monde, avec un taux d’attrition de 7 % seulement contre 30 % dans certaines équipes comparables.

« Il m’arrive de réfléchir parfois à la manière dont la chaîne de montage a révolutionné Ia production industrielle. Je suis convaincu qu’un phénomène analogue se produira pour le travail de création lorsque l’on commencera à s’occuper sérieusement des workflows, conclut Joel Caracci. Le workflow approprié peut différer pour chaque équipe et pour chaque entreprise. À nos yeux, Workfront est tout simplement la solution idéale pour créer des workflows en faisant en sorte que les communications aillent bon train sans pour autant surcharger les ressources humaines, aboutissant ainsi à des productions plus créatives en moins de temps. »

Approfondir vos connaissances

Pour en savoir plus sur la manière d’appliquer ces principes à des équipes de design de moyenne et grande envergure, écoutez l’intervention de Joel dans cette session Adobe Summit, 20,000 Deliverables: From Workflow Chaos to Harmony.

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