जोएल कैरासी क्रिएटिव प्रोसेसेज़ के प्रति जुनून रखने वाले क्रिएटर हैं. वे इस जोश का श्रेय एक हैरान करने वाले सोर्स को देते हैं: जैज़ म्यूज़िक के प्रति उनका प्रेम.

“जब आप जैज़ एनसेंबल के लिए कंपोज़ करते हैं, तब आप एक कृति के लिए रूल्स से शुरू करते हैं," कैरासी बताते हैं. "इसके बाद आप कुछ बेहद खास बनाने के लिए संगीतकारों को फ़्रेमवर्क से परे जाने की आज़ादी देते हैं. डिज़ाइन टीम्स के साथ भी ऐसा ही होता है. मेरा काम डिज़ाइनर्स के लिए वर्कफ़्लोज़ में सुधार लाना है ताकि वे अपने विचारों में जान फूँकने करने पर फ़ोकस कर सकें.”

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कमर्शियल रियल एस्टेट सर्विसेज़ में ग्लोबल लीडर, JLL में क्रिएटिव ऑपरेशन्स के एसोसिएट डायरेक्टर के रूप में, कैरासी अमेरिका और कनाडा में 90 से ज़्यादा क्रिएटर्स की टीम के साथ काम करते हैं. JLL Creative सालाना करीब 10,000 डिलीवरेबल्स बनाता है जिसमें प्रॉपर्टीज़ के लिए नए ब्राँड बनाने से लेकर नए बिज़नेस के लिए पिचेज़ बनाना और क्लायंट्स के लिए पेचीदा वेबसाइट्स और मोशन ग्राफ़िक्स वीडियोज़ तक शामिल हैं.

मार्केटिंग, IT और ग्लोबल PMO ऑफ़िस समेत पूरी कंपनी में वर्कफ़्लोज़ को मैनेज करने के लिए JLL ने Adobe Workfront के पाँच इंस्टांसेज़ अपनाए. कैरासी की क्रिएटिव टीम के अंदर, सॉल्यूशन से डिज़ाइनर्स पहले से कहीं ज़्यादा एफ़िशिएंट रूप से काम कर पाते हैं — यह ऐसा इन्वेस्टमेंट है जिससे एंप्लायीज़ खुशी को नई ऊँचाइयाँ मिलने के साथ-साथ बिज़नेस टीम्स को लाभ पहुँचता है.

कैरासी कहते हैं, "जब डिज़ाइनर्स ज़रूरी वर्क टूल्स के बारे में सोचते हैं, तब वे अकसर Adobe Creative Cloud ऐप्स के बारे में सोचते हैं." "Workfront भी उतना ही बेहद अहम है. यह वर्कफ़्लोज़ को मैनेज करने की वह छूटी हुई कड़ी है जिससे डिज़ाइनर्स बर्न आउट हुए बिना अपना बेहतरीन काम बना सकते हैं.”

डेटा को डिज़ाइन के इर्द-गिर्द विज़ुअलाइज़ करना

क्रिएटिव टीम द्वारा बनाए गए ज़्यादातर कॉन्टेंट में लोकल मार्केट्स के लिए प्रॉपर्टी मार्केटिंग और सेल्स इनेबलमेंट कॉन्टेंट शामिल है. कमर्शियल स्पेसेज़ को बेचने में मदद करने के लिए, डिज़ाइनर्स ब्रोशर्स, फ़्लायर्स और वॉक-थ्रू वीडियोज़ बनाते हैं. वे सेल्स टीम्स के लिए पिच स्लाइड्स बनाते हैं जिनका संभावित किरायेदारों से मिलने या बिल्डिंग ओनर्स को पट्टेदारों की सिफ़ारिश करते के लिए इस्तेमाल किया जाता है.

आम तौर पर ब्रोकर्स मार्केटर्स को कॉन्टेंट रिक्वेस्ट सबमिट करते हैं जो इसके बाद सात रीजनल क्रिएटिव टीम्स में से किसी एक को काम सौंप देते हैं. कैरासी द्वारा वर्कफ़्लोज़ को स्ट्रीमलाइन किए जाने से पहले, इन प्रोसेसेज़ को आमतौर पर ईमेल और स्प्रेडशीट्स के ज़रिए हैंडल किया जाता था. वर्कफ़्लो ऐप का इस्तेमाल करके, ट्रैफ़िक मैनेजर्स अब देख सकते हैं कि किस टास्क की रिक्वेस्ट की गई है, शेड्यूल की तुलना कर सकते हैं और प्रोजेक्ट्स को सही स्किल सेट वाले और मौजूद डिज़ाइनर्स के साथ मैच कर सकते हैं. इस विज़िबिलिटी से क्रिएटिव टीम को दो सालों में अपने डिलीवरेबल आउटपुट को 260% बढ़ाने में मदद मिली है. इससे भी बेहतर, टीम पूरे ऑर्गनाइज़ेशन में स्टेकहोल्डर्स को इस काम की वैल्यू दर्शाने के काबिल हो गई है.

“रिपोर्टिंग Workfront का सबसे बड़ा लाभ है," कैरासी कहते हैं. "इससे क्रिएटिव काम को कम्यूनिकेट करने का हमारा तरीका बदल जाता है. मैं इसे समझने में लीडर्स की मदद के लिए हर साल 200 से ज़्यादा रिपोर्ट्स तैयार करता हूँ कि क्रिएटिव टीम्स कुल मिलाकर बिज़नेस को कैसे सपोर्ट करती हैं.

रिपोर्ट्स हर टीम के कामकाज के कार्य समय, प्रोजेक्ट्स के प्रकारों, हर एक्टिविटी पर खर्च किया गया समय और ऐसी अन्य जानकारी बताती हैं जिससे लीडरशिप को यह फ़ैसला लेने में मदद मिल सकती हैं कि क्या स्टाफ़िंग लेवल्स एडजस्ट किए जाने चाहिए या अलग-अलग तरह के डिज़ाइन स्किल्स में इन्वेस्ट किया जाए. लीडर्स की यह जानने में भी दिलचस्पी रहती है कि कौन-सी बिज़नेस लाइन्स या मार्केट्स सबसे ज़्यादा रिक्वेस्ट करते हैं ताकि यह तय किया जा सके कि ब्रोकर्स डिज़ाइन रिसोर्सेज़ का कैसे इस्तेमाल करते हैं.

“डैशबोर्ड द्वारा प्रोजेक्ट्स को विज़ुअलाइज़ करने के तरीके से यह एनश्योर करने में मदद मिलती है कि प्रोजेक्ट में शामिल सभी लोग एक ही चीज़ देखें," कैरासी कहते हैं. “क्रिएटिव टीम के लिए, प्रोजेक्ट्स के इर्द-गिर्द डेटा को समझने से हमें SLAs बनाने और यह तय करने में मदद मिलती है कि क्या रिक्वेस्टर्स हमें क्रिएटिव ब्रीफ़्स में सही जानकारी भेज रहे हैं. इससे हम उचित उम्मीदें तय कर सकते हैं और प्रोजेक्ट्स में देरी करने वाले बेमतलब इधर-उधर के कम्यूनिकेशन से बच सकते हैं."

क्रिएटिव होने के लिए ज़्यादा समय

डैशबोर्ड्स डिज़ाइनर्स के लिए भी बेहद कीमती हैं. डिज़ाइनर्स को प्रोजेक्ट के कई हिस्सों पर काम करना पड़ सकता है और हर हिस्से के लिए अनेक दौर के रिव्यूज़ की ज़रूरत हो सकती है. डिज़ाइनर डैशबोर्ड्स सटीक रूप से यह दिखाते हैं कि हर डिज़ाइनर को कौन से एसेट असाइन किए गए हैं और उनका स्टेटस क्या है — जिससे डिज़ाइनर्स को क्रिएटिव होने के लिए ज़्यादा समय मिलता है और काम को मैनेज करने के लिए कम समय लगता है.

डिज़ाइनर्स, वीडियोज़ के लिए Adobe Premiere Pro और After Effects से लेकर बड़े पैमाने के ग्राफ़िक्स के लिए Illustrator तक कई तरह के क्रिएटिव ऐप्स का इस्तेमाल करते हैं. लेकिन करीब 85% काम InDesign में पूरा किया जाता है. "हम InDesign के अंदर Workfront प्लग-इन का बीटा शुरू कर रहे हैं. प्लग-इन से हम उनके क्रिएटिव कॉन्टेक्स्ट से जाए बिना टास्क्स को देख पाते हैं और एसेट्स को कोलैबोरेट, अपलोड और मैनेज कर पाते हैं. अन्य प्रोडक्ट्स के साथ इंटीग्रेशन से हमारे क्रिएटिव प्रोसेस में और भी ज़्यादा वैल्यू जुड़ती है," कैरासी कहते हैं. "डिजाइनर्स पहले ही Microsoft Teams के साथ इंटीग्रेशन को पसंद कर रहे हैं क्योंकि इससे वे चैट जैसे फ़ॉर्मैट में रिव्यूज़ और अप्रूवल्स को आसानी से ट्रैक कर पाते हैं. हमें उम्मीद है कि डिज़ाइनर्स अपने Adobe क्रिएटिव ऐप के अंदर वर्कफ़्लोज़ चेक करके समय बचाना पसंद करेंगे.”

कामकाजी और निजी ज़िंदगी का क्रिएटिव बैलेंस

कैरासी अभी भी क्रिएटिव वर्कफ़्लोज़ को बेहतर बनाने के तरीके खोज रहे हैं. वे क्रिएटिव टीम में शामिल होने वाले हर डिज़ाइनर से बात करते हैं और बेहतर काम करने में उनकी मदद करने के तरीके खोजने के लिए उत्सुक रहते हैं. लेकिन ज़्यादातर डिज़ाइनर्स पहले ही इस बात से प्रभावित हैं कि वर्कफ़्लोज़ को ऑर्गनाइज़ करने से उन्हें ज़्यादा क्रिएटिव बनने में कैसे मदद मिल सकती है.

ट्रैफ़िक मैनेजर्स के पास शेड्यूल्स के बारे में क्योंकि ज़्यादा विज़िबिलिटी होती है, इसलिए वे वर्कलोड्स बैलेंस भी कर सकते हैं और कामकाजी और निजी ज़िंदगी का बेहतर बैलेंस बरकरार रखने में डिज़ाइनर्स की मदद कर सकते हैं. इसके नतीजे में, JLL ग्लोबल मार्केटिंग टीम्स में से क्रिएटिव टीम ने सबसे ज़्यादा जॉब खुशी रेटिंग हासिल की, इस टीम में इसके बराबर की कुछ टीम्स के लिए 30% के मुकाबले इसका अनप्लाऩ्ड एट्रिशन रेट सिर्फ़ 7% था.

"मैं कभी इस बारे में सोचता हूँ कि असेंबली लाइन ने इंडस्ट्रियल मैन्युफ़ैक्चरिंग में कैसे क्रांति ला दी. मेरा मानना ​​है कि जब लोग वर्कफ़्लोज़ को संजीदगी से लेना शुरू करेंगे, तब क्रिएटिव वर्क में भी कुछ ऐसा ही होगा," कैरासी कहते हैं. "सही वर्कफ़्लो हर टीम और कंपनी के लिए अलग-अलग दिख सकता है. हमारे लिए, Workfront ऐसे वर्कफ़्लोज़ बनाने के लिए बिल्कुल सही सॉल्यूशन है, यह लोगों को परेशान किए बिना कम्यूनिकेशन को फ़्लो होने देते हैं जिसके नतीजे में कम समय में ज़्यादा क्रिएटिव आउटपुट मिलता है.”

आपकी जानकारी को बढ़ाना

इस बारे में ज़्यादा जानने के लिए Joel के Adobe Summit session, 20,000 Deliverables: From Workflow Chaos to Harmony को सुनें कि मीडियम और बड़ी डिज़ाइन टीम्स के लिए आप इन आइडियाज़ को कैसे अप्लाई कर सकते हैं.

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