Creare flussi di lavoro creativi efficaci
JLL promuove una maggiore libertà creativa con i flussi di lavoro organizzati gestiti da Adobe Workfront.
260%
di consegne in più in due anni
Obiettivi
Creare più risorse di progettazione per supportare la vendita e il marketing delle proprietà
Quantificare i vantaggi dei team creativi per la leadership
Ridurre il burnout dando più tempo ai designer
Aiutare i designer a dedicare meno tempo al lavoro amministrativo
Risultati
Aumento delle consegne dei progetti del 260% in due anni, per 10k risorse all’anno
Comunicazione e misurazione dei risultati creativi grazie a oltre 200 report all’anno
Raggiungimento del migliore risultato in termini di soddisfazione sul lavoro tra i team di marketing globali
Sfruttamento delle dashboard per monitorare il progresso del flusso di lavoro nelle app creative
Joel Caracci è un creator con grande passione per i processi creativi che ha un particolare amore: la musica jazz.
“Quando componi per un gruppo jazz, inizi con le regole di una parte”, spiega Caracci. “Poi dai ai musicisti la libertà di distaccarsi dal framework per creare qualcosa di straordinario. Con i team di design funziona allo stesso modo. Il mio lavoro consiste nel migliorare i flussi di lavoro per i designer in modo che loro possano concentrarsi sul dare vita alle idee.”
Come direttore associato delle operazioni creative per JLL, leader globale nei servizi commerciali del settore immobiliare, Caracci lavora con un team di oltre 90 creator in tutti gli Stati Uniti e il Canada. JLL Creative produce quasi 10.000 consegne ogni anno, spaziando dalla creazione di nuovi brand per le proprietà e dalla costruzione di proposte per nuovi business fino a complessi siti web e video animati per i clienti.
JLL ha adottato cinque istanze di Adobe Workfront per gestire i flussi di lavoro in tutta l’azienda, inclusi i dipartimenti del marketing IT e gli uffici di PMO globali. Nel team creativo di Caracci, la soluzione ha permesso ai designer di lavorare in modo più efficiente che mai ed è stata quindi un investimento positivo per i team aziendali, oltre ad aver aumentato la soddisfazione dei dipendenti come non era mai successo prima.
“Quando i designer pensano agli strumenti di lavoro essenziali, spesso pensano alle app di Adobe Creative Cloud”, dice Caracci. “Quindi Workfront è davvero fondamentale. È il collegamento mancante per gestire i flussi di lavoro in modo che i designer possano lavorare al meglio senza rischio di burnout.”
“I report sono la caratteristica più importante di Adobe Workfront. Infatti, cambiano il nostro modo di comunicare durante il lavoro creativo. Io creo oltre 200 report ogni anno per aiutare i leader a capire in che modo i team creativi supportano tutta l’azienda.”
Joel Caracci
Direttore associato delle operazioni creative, JLL
Visualizzazione dei dati sul design
La maggior parte dei contenuti creati dal team creativo include contenuti relativi al marketing e alla vendita delle proprietà per i mercati locali. I designer creano le brochure, i volantini e i video illustrativi per aiutare a vendere gli spazi commerciali. Inoltre, creano le slide delle proposte che i team di vendita utilizzano con i potenziali affittuari o quando devono consigliare degli affittuari ai proprietari.
Generalmente, i broker inviano le richieste di contenuti ai marketer, che poi passano il lavoro a uno dei sette team creativi regionali. Prima che Caracci semplificasse i flussi di lavoro, questi processi venivano gestiti principalmente tramite e-mail e fogli di calcolo. Ora, utilizzando le app del flusso di lavoro, i responsabili del traffico riescono a vedere esattamente quali attività sono richieste, a confrontare i programmi e ad abbinare i progetti con i designer che hanno le competenze e la disponibilità giuste per un progetto. La visibilità ha aiutato il team creativo ad aumentare i risultati del 260% in due anni. Ma non solo: il team ora riesce a dimostrare il valore del suo lavoro agli stakeholder di tutta l’organizzazione.
“I report sono la caratteristica più importante di Workfront”, afferma Caracci. “Infatti, cambiano il nostro modo di comunicare durante il lavoro creativo. Io creo oltre 200 report ogni anno per aiutare i leader a capire in che modo i team creativi supportano tutta l’azienda.”
I report raccolgono le ore di lavoro di ogni team, i tipi di progetto, il tempo passato su ogni attività e altre informazioni che possono aiutare la leadership a decidere di modificare i livelli del personale o investire in diversi tipi di competenze di progettazione. Inoltre, ai leader interessa capire quale linee di business o mercato generano più richieste per determinare in che modo i broker devono utilizzare le risorse di progettazione.
“Il modo in cui la dashboard visualizza i progetti aiuta ad assicurarsi che tutte le persone coinvolte in un progetto abbiano la stessa prospettiva”, spiega Caracci. “Per noi del team creativo, comprendere i dati su un progetto è utile per creare gli accordi sui livelli di servizio e determinare se le informazioni ricevute nei brief creativi sono corrette. Così possiamo dare delle aspettative reali ed evitare che la necessità di comunicare troppo frequentemente rallenti i progetti.”
Più spazio alla creatività
Le dashboard sono di grande valore per i designer. Infatti, spesso i designer devono destreggiarsi tra più parti di un progetto e ogni parte richiede diversi round di revisioni. Le dashboard per i designer mostrano esattamente quali risorse sono state assegnate a ognuno di loro e qual è lo stato del lavoro, dando così ai professionisti più tempo per essere creativi e liberandoli dalle attività di gestione.
I designer utilizzano molte app creative, da Adobe Premiere Pro e After Effects per i video a Illustrator per le grafiche su larga scala. Ma circa l’85% del lavoro viene realizzato in InDesign. “Stiamo mettendo a punto la beta del plug-in di Workfront in InDesign. Questo plug-in ci permette di vedere le attività, collaborare, caricare le risorse e gestirle, ma senza staccarle dal contesto creativo. L’integrazione con altri prodotti aggiunge ancora più valore al nostro processo creativo”, spiega Caracci. “I designer stanno già apprezzando l’integrazione con Microsoft Teams, perché permette loro di tenere traccia facilmente delle revisioni e delle approvazioni in un formato simile alle chat. Ci aspettiamo che i designer apprezzino il fatto di risparmiare tempo controllando i flussi di lavoro all’interno dell’app creativa di Adobe.”
“Per noi, Workfront è semplicemente la soluzione giusta per creare flussi di lavoro che facilitino le comunicazioni senza disturbare i lavori, permettendo quindi alle persone di ottenere più risultati creativi in meno tempo.”
Joel Caracci
Direttore associato delle operazioni creative, JLL
Equilibrio tra lavoro creativo e vita privata
Caracci continua a cercare nuovi modi per migliorare i flussi di lavoro creativi. Per questo motivo, si confronta con tutti i designer che entrano nel team, cercando di trovare grazie a loro nuove modalità di lavoro efficiente. La maggior parte dei designer, però, rimane già molto colpita da come l’organizzazione dei flussi di lavoro riesce a renderli più creativi.
E, dato che hanno più visibilità sui programmi delle attività, i responsabili del traffico riescono anche a bilanciare i carichi di lavoro e ad aiutare i designer a trovare un migliore equilibrio tra vita privata e vita professionale. Di conseguenza, il team creativo ha ottenuto il punteggio di soddisfazione sul lavoro più alto tra i team di marketing di JLL, con solo il 7% di tasso di abbandono non pianificato rispetto al 30% riscontrato in altri team analoghi.
“A volte penso a come la catena di montaggio ha rivoluzionato la manifattura industriale e credo che succederà qualcosa di molto simile con il lavoro creativo quando le persone inizieranno a prendere seriamente i flussi di lavoro”, afferma Caracci. “Il flusso di lavoro giusto può essere diverso per ogni team e azienda. Per noi, Workfront è semplicemente la soluzione giusta per creare flussi di lavoro che facilitino le comunicazioni senza disturbare i lavori, permettendo quindi alle persone di ottenere più risultati creativi in meno tempo.”
Ampliamento delle conoscenze
Per scoprire come puoi applicare queste idee in team di progettazione di medie e grandi dimensioni, ascolta la sessione di Adobe Summit di Joel, 20,000 Deliverables: From Workflow Chaos to Harmony.
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