手作業で電子メールを送信したり、データベースを更新したりすることは、それほど労力を必要としません。これらのタスクは1分で完了しますが、何度も繰り返しおこなう必要があります。その結果、多くの時間を費やすことになります。
ADPによると、ビジネスリーダーの70%が、8時間の勤務時間のうち、45分から3時間を反復的なタスクに費やしていることが明らかになっています。ワークフローオートメーションを導入すれば、これらの時間を節約できます。
手作業による反復的なタスクは、ソフトウェアによる自動化に比べてスピードが遅く、プロセスが煩雑になり、一貫性を保てなくなります。ワークフローオートメーションを利用すれば、チームメンバーのパフォーマンスと作業効率を向上できます。
ワークフローオートメーションについて学ぶことで、効率化、説明責任の強化、人的ミスの減少につながる、簡素化されたプロセスを導入できます。
この記事では、ワークフローオートメーションの概要、利点、導入方法を解説します。
- ワークフローオートメーションとは?
- ワークフローオートメーションの利点
- ワークフローオートメーションを導入すべき部門
- ワークフローオートメーションの種類
- ワークフローオートメーションの例
- ワークフローオートメーションの手順
- ワークフローオートメーションのソフトウェア
- ワークフローオートメーションのユースケース
ワークフローオートメーションとは?
ワークフローオートメーションとは、電子メールでのやり取り、データ入力、ソフトウェアのアップデートといった反復的なタスクを、人間の介入なしで実行するためのテクノロジーです。ソフトウェアを活用し、「if-then」ルールを作成してタスクの実行計画を策定することで、これらのタスクを自動化できます。ワークフローオートメーションを導入することで、より迅速かつ容易に、一貫性のある作業が可能になります。
ワークフローオートメーションの利点
ワークフローオートメーションを導入すれば、規模を問わず、あらゆる企業が労働集約的なプロセスや資本集約的なプロセスを合理化できるようになります。ワークフローオートメーションの主な利点は、次のとおりです。
- 生産性の向上: 従業員は、時間のかかる反復的なタスクから解放され、戦略やクリエイティビティが必要な、より価値の高いタスクに専念できるようになります
- コストの削減: 特定のタスクに必要な人的コストを削減できます。また、人的エラーを最小化できるため、コストの増大につながる失敗のリスクを低減できます
- 正確性の向上: 不要な入力作業を排除することで、作業の正確性を向上できます
- 作業の高速化: 手作業による遅延を回避できます。これにより、各タスクを最短時間で順調に進めることができます
- コミュニケーションの強化: 適切な担当者に対して、タスクの割り当て、フィードバックの依頼、通知を滞りなく確実に実行できます
- 可視性の向上: マネージャーは、タスクの進捗状況や担当者をリアルタイムで追跡できます。これにより、タスクを監視し、納期を厳守することが容易になります
ワークフローオートメーションを導入すべき部門
あらゆる企業において、時間は重要です。そのため、ワークフローオートメーションは、より迅速かつ正確にタスクを完了するための優れたツールであると言えます。
ワークフローオートメーションは、財務、人事、マーケティング、オペレーション、セールスなど、あらゆる部門で導入できますが、次の部門で特に大きな効果を発揮します。
1.ビジネス
自動化を導入する企業が増える中、従来の手作業によるプロセスに固執している企業は、成功することが困難になるでしょう。自動化によって人的エラーを低減し、時間を節約することで、安全性を確保しながらビジネスを容易に拡大できます。
2.開発とオペレーション(DevOps)
通常、開発部門とオペレーション部門は独立して業務をおこないます。ワークフローオートメーションにより、両部門の連携を強化し、ボトルネックを低減して、円滑なコミュニケーションを促進できます。
DevOpsチームは、ソフトウェア開発パイプラインを統率し、データの監視と収集、コードテスト、サービスリクエストなどを効率的に処理できるようになります。
3.ITネットワーク管理
ITネットワーク管理では、さまざまな変化に対応する必要があります。ワークフローオートメーションにより、マネージャーはクラウド、ネットワーク、オペレーティングシステム、各部門を監視できます。この視覚的レイヤーにより、問題が深刻化する前に、ネットワークの健全性とセキュリティ上の脅威に先回りして対処できるようになります。
ワークフローオートメーションの種類
ビジネスモデルやユースケースを問わず、ワークフローオートメーションを導入する方法は数多くあります。企業は、いくつかの種類から最適なものを選択できますが、多くのワークフローオートメーションは、静的か動的のどちらかに分類できます。
- 静的: 静的ワークフローオートメーションは、ワークフローの手順に変化がないことを意味します。「if-then」ステートメントが設定されている場合、その「if」がトリガーされない限り何も起こりません。外部の変数は考慮されませんが、結果に影響を与える可能性があります
- 動的: 動的ワークフローオートメーションでは、その場で手順を自動的に決定します。すなわち、ソフトウェアのスキーマテンプレートを使用して、入力データの変動を処理し、さまざまな変数を考慮して判断を下します。これにより、俊敏性を向上し、長期的なメンテナンスを最小限に抑えることができます
一部の企業は、ワークフローオートメーションソリューションやロボティックプロセスオートメーション(RPA)が必要かどうか、疑問を抱いているかもしれません。どちらのツールもそれぞれ独自の強みがあり、多くの企業が両方を導入しています。RPAとは、単一のタスクを遂行する「ボット」と呼ばれるコードブロックを指します。概念的には、RPAはワークフローオートメーションと類似しています。RPAは、個々のタスクを自動化するのに役立ちます。一方、ワークフローオートメーションは、一連のタスクを包括的に自動化します。
RPAが自社の目標達成に適していない場合は、ビジネスプロセス管理(BPM)の導入を検討してみましょう。BPMは、ワークフローオートメーションの一種です。複数のワークフローを管理し、全体の進捗状況を把握することで、顧客に最適なサービスを提供できます。また、ミッションクリティカルな目標を達成するために、ビジネスプロセスを効率化できます。多くのワークフローオートメーションソフトウェアは、BPMの概念をもとに設計されています。Excelの自動入力とマクロ機能は、ワークフローオートメーション初期の例です。
ワークフローオートメーションの例
ワークフローオートメーションは、テクノロジーを活用して日々のさまざまな業務をサポートします。
- アプリケーションと記録システム間でデータをやり取りし、正確な統合レポートを作成
- リソースの可用性にもとづいてカレンダーを自動入力
- 期日、作業量などの基準をもとに、適切なチームメンバーにタスクを割り当て
- マーケティングプロジェクトの予算変更を財務システムに反映
- 関係者のニーズに応じてレポートをカスタマイズして配信
- 従業員、チーム、部門間の引き継ぎを促進
- 複数のツールやチーム間でタスクの進捗状況を単一基盤で同期