プロジェクトの成功は強固な基盤から始まります。プロジェクト憲章は、連携と実行のための土台を築くものです。プロジェクト憲章は、プロジェクトの目的、範囲、主要な関係者、主要なマイルストーンを定義し、全員が最初から同じ認識を持つようにするものです。
綿密に作成されたプロジェクト憲章は、マーケティング施策のローンチ、新製品の開発、複雑な部門横断的な取り組みの管理などに、明確性、説明責任、方向性を提供します。
目次
プロジェクト憲章とは
プロジェクト憲章は、プロジェクトの重要なパラメーターを概説したものです。プロジェクト憲章は、関係者の賛同を得るためのプロジェクトの内部マーケティングツールとしての役割と、プロジェクトを順調に進めるための基準点としての役割の両方を果たします。プロジェクト憲章は、エレベーターピッチに似ていますが、プロジェクトの目的、範囲、責任について、主要なプロジェクト関係者の承認を得るためのものです。
プロジェクトを完了すべき理由について、関係者が知っておくべき情報はすべて、プロジェクト憲章に記載されます。プロジェクト憲章は、ビジネスケースとメリットの概要を説明し、プロジェクトを完了するために必要なリソースを特定します。
プロジェクト憲章は、プロジェクト計画プロセスの最も早い段階で作成し、チームがプロジェクトの実行を開始する前に変更を加えることができるようにする必要があります。プロジェクト開始フェーズでプロジェクト憲章を完成させることで、上級管理職とプロジェクトチームメンバーの両方が、プロジェクトの成功を脅かすリスクを評価でき、上級意思決定者がプロジェクトを承認するために使用できます。
プロジェクト憲章には、意思決定者が知っておくべきすべての詳細を記載する必要があります。上級関係者に、プロジェクトが成功する理由を示すことで、要求したリソースを獲得できます。
プロジェクト憲章に含まれるもの
プロジェクト管理においてのプロジェクト憲章は、プロジェクトの大まかな目標、計画、関係者を概説したものです。プロジェクト憲章には以下の8つの要素が含まれますが、さらに追加される場合もあります。
依存関係とは、プロジェクトの1つのタスクが、前のステップが特定の段階に達するまで開始できない場合を指します。プロジェクト憲章に、すべての依存関係を含むタスクの最適な実行順序を明確に定義することが重要です。
これにより、必要なリソースを特定でき、特にプロジェクトの範囲が特定のタスクを順序どおりに完了する必要がある場合に、スケジューリング上の問題を強調できます。
プロジェクト憲章の書き方
次の手順に従って、目標、範囲、責任を定義する包括的な憲章を作成します。
- 大まかな議論から始める： プロジェクトマネージャーは、まずチームと戦略的な議論を行い、インサイトを収集し、重要な詳細について合意を形成する必要があります。プロジェクトの実行を担当するのはチームメンバーであることから、その専門知識はプロジェクトの方向性を決定する上で非常に貴重です。
- プロジェクトの範囲を定義する： 収集したインサイトを活用して、プロジェクトの範囲（プロジェクトで達成すること、同様に重要なのが、達成しないこと）を明確に定義します。範囲を明確に定義することで、スコープクリープを防ぎ、プロジェクトを目標に集中させることができます。
- 主要な担当者と関係者を特定する： プロジェクトチームメンバー、関係者、様々な段階で貢献する外部チームなど、プロジェクトに関与するすべての個人の役割と責任を明確に定義します。これにより、全体的な説明責任と整合性が確保されます。
- プロジェクトの方向性を確立する： プロジェクトの範囲と関係者の期待を明確に理解することで、チームは自信を持って実行を開始できます。明確な目標と成果物を事前に設定することで、ワークフローを合理化し、障害を最小限に抑えることができます。
- プロジェクト憲章の草案を作成し、レビュー、洗練化する： プロジェクト憲章の草案を作成する際には、前述の8つの必須要素をすべて含めるようにします。完成したら、そのドキュメントをチーム全体と共有してフィードバックと承認を得て、プロジェクトを進める前にすべての主要関係者の認識を統一します。
誰がプロジェクト憲章を承認するのか
通常、プロジェクト憲章は、プロジェクトチームの上位者であるプロジェクトスポンサーが署名します。この人物は、プロジェクトコストの見積もりやプロジェクト全体の範囲の策定も主に担当します。
プロジェクト憲章のメリット
プロジェクト憲章を作成することで、プロジェクトがビジネスにとってなぜ価値があるのかを、社内の関係者に理解してもらうことができます。プロジェクトを実行する前にプロジェクト憲章を策定することには、次の5つのメリットがあります。
プロジェクトロードマップの作成
プロジェクト憲章の主な目的の一つは、プロジェクトに対する期待とビジョンを確立することです。チームがプロジェクトの方向性に疑問を抱いた場合は、いつでもプロジェクト憲章を参考にして指針を確認できます。
プロジェクトロードマップがあれば、関係者はプロジェクトが成功した場合に予想される影響を理解し、その影響を伝達できます。
関係者へのプロジェクトの売り込みに役立つ
綿密に作成されたプロジェクト憲章は、プロジェクトの主要な内部マーケティングドキュメントとして機能し、関係者、マネージャー、経営陣、顧客に提示して、コストの正当性を説明し、リソースを確保し、賛同を得るために活用できます。
上位のビジネス目標に沿った測定可能な成果につながる戦術は、投資回収率が初期費用に見合うことを経営陣に納得させるのにも役立ちます。
スコープクリープの防止
プロジェクト憲章は、プロジェクトの範囲を明確に定義します。これにより、どの段階でも作業範囲の変更が必要になるリスクを最小限に抑えることができ、リソースや時間の無駄、さらにはプロジェクトの失敗のリスクも回避できます。
プロジェクト目標と成果の測定基準を明確に定義することで、上級管理職とプロジェクトマネージャー間のコミュニケーションの齟齬を防ぐことができます。
プロジェクト開始の承認
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト憲章を、ワークフローの調整、リソースの再配分、予算の支出を開始するために必要な承認として使用します。これらに承認が得られない場合、混乱を引き起こし、プロジェクトの実行を遅らせる原因となります。
プロジェクトチームの継続性の確保
プロジェクトは、様々な理由により、完了前に担当者が変更になることがよくあります。新しい従業員が交代したり採用されたりする場合があるため、プロジェクト憲章は、スケジュールと目標を順調に進める上で重要な役割を果たします。
プロジェクト憲章は、新しいチームメンバーにとって指針となるものであり、憲章を調整する必要なく、プロジェクトチームメンバー間のスムーズな移行を可能にします。
プロジェクト憲章とプロジェクト計画
プロジェクト憲章とプロジェクト計画にはいくつかの類似点がありますが、最も明らかな違いは、作成の順序です。
- プロジェクト憲章： プロジェクトを実行するためのビジネスケースとして機能します。憲章は、プロジェクトの承認を得るために必要なドキュメントであるため、プロジェクト憲章が承認されるまで、いかなる作業も行ってはなりません。
- プロジェクト計画：タイムラインや作業範囲など、プロジェクト管理に必要な要素が含まれます。プロジェクト計画では、実行すべき作業と、その担当者を明確にします。
- プロジェクト概要： 概要は、憲章と計画の中間的な位置付けの文書です。プロジェクトが実行される理由、プロジェクトの実施方法を把握したい関係者向けの、一目でわかるガイドとしての役割を果たします。
プロジェクト憲章とプロジェクトスコープの違い
プロジェクト憲章とは異なり、プロジェクトスコープには、プロジェクトの成功に必要な要件に関する詳細な情報が含まれます。これには、予算、成果物、作業分割構造（WBS）などが含まれます。
プロジェクト憲章は、主にプロジェクトの目標やメリットなど、知っておくべき事項に焦点を当てています。ただし、プロジェクト憲章とプロジェクトスコープの記述はどちらも、プロジェクトを順調に進め、当初の計画から逸脱しないための基準点として利用できます。
プロジェクト中にプロジェクト憲章を更新すべきか
プロジェクト中にプロジェクト憲章を更新することはあまりありません。これは、プロジェクト憲章はプロジェクトライフサイクルの実行段階の前に承認されるためです。
プロジェクトの途中で憲章を変更すると、プロジェクト全体の目標が変更され、既に完了した作業の多くが無駄になる可能性があります。
プロジェクトのリスクの特定
プロジェクトの期待値と測定可能な成果について合意を得るために、プロジェクトの関係者全員にインタビューを行うことをお勧めします。さらに、同様のプロジェクトを完了した社内のプロジェクトチームメンバーと話し合って、プロジェクトの実行に影響を与える可能性のある課題を評価することも重要です。
早い段階で仮定を特定しておくことで、プロジェクトの実行に影響を与えることを防ぐことができます。仮定は、プロジェクトが完了するまで一貫して見直していく必要があります。通常、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの開始時に仮定リストを作成する必要があります。
仮定はあらゆるプロジェクトに不可欠な要素ですが、誤った仮定はプロジェクトの成功を妨げる要因となります。仮定はドキュメント化し、個々のチームメンバーにレビューを割り当てる必要があります。これにより、経営陣と個々のプロジェクトチームメンバー間の期待の整合性を高めることができます。
プロジェクトリスクの管理に関するいくつかのベストプラクティスを次に示します。
- プロジェクト憲章を作成する前に、経営陣や上級関係者と話し合う
- 社内のプロジェクトチームと話し合い、日常的に発生するリスクや問題、緊急時対応計画についてブレインストーミングを行う
- 新しい問題が発生したら、その問題に対処するために計画を定期的に見直して更新する
- プロジェクトの緊急時対応策がチームのプロジェクト目標と整合していることを確認する
プロジェクトを自信を持って管理
綿密に作成されたプロジェクト憲章は、チームを統一し、目標を定義し、明確な期待値を確立することで、プロジェクトの成功の土台を築きます。しかし、プロジェクト憲章を効率的に作成、管理するには、ドキュメントだけでは不十分です。シームレスな共同作業、可視性、リアルタイムの更新も必要です。
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