プロジェクトスコープとは:概要、ベストプラクティス、事例を解説

プロジェクト管理は、容易なことではありません。予算の課題、関係者のエンゲージメントの低下、明確に定義されていない目的など、プロジェクトの進捗を妨げる要因は数多くあります。これらの課題が頻繁に発生している場合、その根本的な原因はプロジェクトスコープに関連しているかもしれません。

プロジェクトスコープを正確に設定するのは容易ではありませんが、プロジェクトの仕組みとベストプラクティスを把握すれば、よりスムーズに進めることができます。本記事では、プロジェクトスコープの概念と、プロジェクトを成功させるための実践的な戦略について解説します。

プロジェクトスコープとは?

プロジェクトスコープとは、プロジェクトの目的、制約事項、ワークフロー管理戦略、タスク、成果物など、プロジェクトの範囲のことです。 プロジェクトスコープを定義することで、従業員は自身の作業量を容易に管理できるようになります。

プロジェクトスコープは変わらないものではなく、予期せぬ課題に直面し、変更されることがあります。プロジェクトスコープ記述書が明確であればあるほど、方向転換や課題への対処が容易になります。

プロジェクトスコープの重要性

プロジェクトスコープを定義して文書化することは、従業員の足並みを揃えるうえで重要です。タイムライン、予算、成果物に支障をもたらす可能性のある、重大な制約事項を明確にしましょう。これらのパラメーターを定義することで、予期せぬ課題を軽減できます。

プロジェクトスコープを定義する際は、コストやコンバージョン率など、測定したい成果指標を決定することが重要です。次に、チームのビジョンについて話し合います。PM(プロジェクトマネージャー)は、懸念事項を明らかにし、チームメンバーの意見をすり合わせる必要があります。これにより、プロジェクトの目的と、各チームが目的の達成に向けてどのように貢献できるのかを把握できます。

明確なプロジェクトスコープを定義するには、次の要素を含める必要があります。

プロジェクトスコープ記述書とは?

プロジェクトスコープ記述書とは、タイムライン、予算、割り当てられた業務、関係者、ワークフロー戦略など、プロジェクトの概要を詳述したものです。

明確に定義されたプロジェクト計画とプロジェクトスコープ記述書があれば、PMは、プロジェクトの各段階を容易に管理できます。従業員は、予算内で期日に間に合うように業務を完了できます。

また、チームリーダーは、プロジェクトスコープ記述書において、プロジェクトの変更手順を説明する必要があります。変更が必要な場合は、関係者はその旨をチームに通知し、プロジェクトスコープ記述書のガイダンスに従って、変更の影響を最小限に抑える必要があります。

プロジェクトスコープ記述書の内容は、プロジェクトのニーズによって異なります。タスク、成果物、制約事項、除外事項などを詳細に記載することが重要です。

Example of scope creep

スコープクリープとは?

スコープクリープは、スコープの予期せぬ変更により、正式な要請なしにプロジェクト計画が変更された場合に発生します。 プロジェクトを策定したあとに、関係者がプロジェクトの目的を追加または変更することはよくあることです。しかしその場合、スコープクリープのリスクが高まります。予算上の課題、期日の遅延、ストレスの増加は、一般的にスコープクリープに関連しています。

スコープクリープの防止と管理に役立つ戦略には、次のようなものがあります。

プロジェクトスコープの定義方法

プロジェクトスコープを正確かつ確実に定義するプロセスは、主に7つのステップで構成されています。PMは、プロジェクトを進める中で、チームのニーズに応じて独自のベストプラクティスを構築します。包括的な戦略の策定は、その優れた出発点となります。

1. 目的と目標の設定

測定可能な目的と目標を決定することは、プロジェクトの計画とスコープを定義する第一歩となります。進むべき方向性が明確になれば、そこへ到達するための方法を容易に特定できます。

目的と目標は同義ではなく、検討事項はそれぞれ異なります。目的は、より包括的かつ最終的な成果を指します。一方目標は、目的を達成するために、プロジェクトの各段階で設定した具体的な手段を意味します。

2. プロジェクト要件の定義

あらゆるプロジェクトは、予算の制限、予測される品質水準、貢献度に対する顧客の期待、タイムラインなどの要件を伴います。プロジェクトの境界を把握することで、期待値を設定して管理できます。これらの要件は、プロジェクトスコープに何を含めるのかを判断するのに役立ちます。

3. リソースの特定と割り当て

プロジェクトのライフサイクルを適切に管理するためには、利用可能なリソースを把握することが重要です。リソースとは、資金や人員など、プロジェクトを完了させるために利用できるあらゆる資産を指します。正確な計画を立てることで、チームに必要なリソースを確保し、プロジェクトを順調に進めることができます。

4. 除外事項と制約事項の策定

プロジェクトスコープの対象外となる事項、すなわちプロジェクトのライフサイクルで実施しない業務や目的を明確にします。また、プロジェクトに関する制約事項を定義する必要があります。

プロジェクトスコープの対象外となる事項を把握することは、プロジェクトスコープの対象事項を把握することと同様に重要です。除外事項と制約事項のリストを作成し、チームの能力を超える業務量を割り当てないようにすることで、スコープクリープを阻止できます。

5. 成果物の定義

プロジェクトスコープを決定するうえで最も重要なステップは、成果物を定義することです。どのような成果をいつまでに達成する必要があるのかを、明確に定義しましょう。

プロジェクトの関係者は、WBS(作業分解図)を作成し、プロジェクトを個々のタスクに細分化して管理する必要があります。また、PMは、WBSにワークフローの管理方法と効率化すべき事項を記載しなければなりません。これにより、プロジェクトスコープとその実現に必要なものを可視化できます。

6. 関係者からの同意の獲得

業務を開始する前に、プロジェクトのあらゆる構成要素を確認し、関係者の承認を得る必要があります。これは、プロジェクトスコープ、目的、目標を修正する機会となります。あらゆる関係者がプロジェクト計画に関与できるようにすることで、プロジェクトの目的と成果の達成に向けて、関係者の足並みを揃えることができます。

関係者の同意を得ることで、スコープクリープを軽減し、関係者全員がプロジェクトの包括的なビジョンを確実に把握できるようになります。

7. 変更管理プロセスの構築

プロジェクトスコープは絶対的なものではなく、変更が必要になることが多くあります。変更管理プロセスを構築すれば、PMは、関係者に変更を要請し、その可否を判定してもらうことができます。その際、許容できる変更とそうでない変更を明確に定義する必要があります。

Project scope example

プロジェクトスコープの事例

あらゆるプロジェクトスコープ記述書は、一貫性のある枠組みにもとづいて作成する必要があります。ここでは、基本的な枠組みと各項目の例を解説します。

I. 概要

概要では、目的、目標、関係者を定義する必要があります。例えば、「本マーケティングプロジェクトは、ブランド認知度を向上させるために、ブログ記事を作成することを目的とする」といった冒頭文を挿入します。

II.要件および目的(プロジェクトスコープ)

プロジェクトスコープは、プロジェクトスコープ記述書の中核を成す要素です。予算、タイムライン、担当部門などの要件を定義する必要があります。また、成果物のビジョンを提示することもできます。

例えば、「本プロジェクトには、調査、コンテンツ戦略、コンテンツ制作、自社ブログでのコンテンツ配信、ソーシャルメディアでの記事の共有が含まれる。あらゆる施策は、マーケティング部門が担当する」というように定義できます。

III.成果物

遂行する必要のある業務、その対象顧客、期日を定義します。これは、「プロジェクトの成果物には、調査にもとづいて執筆された最大1,000語の記事を、電子メールで配信することが含まれる」というように、短い文章で定義できます。

IV.プロジェクトの承認基準

承認基準をもとに、プロジェクト要件の目標しきい値を設定します。最終的な分析結果に対する責任を負う担当者と、指標の測定方法を明記しましょう。プロジェクトの概要で、「当該企業は、公開前に最終記事を確認および承認する」というように定義できます。

V. 除外事項

業務を開始する前に、プロジェクトに含まれない要素を書面でリスト化する必要があります。例えば、「本プロジェクトには、調査または外部委託したサービスに対する外部ベンダーへの支払いは含まれない」というように定義できます。

VI.制約事項

予算の制限やタイムラインなど、プロジェクトの制約事項を文書化します。「制約事項には、コミュニケーションの遅延、スコープの変更、技術的な課題が含まれる場合がある。本プロジェクトの予算は21,000ドルで、第3四半期末までに完了する必要がある」といった、スコープクリープの潜在的な要因を明記する必要があります。

VII.変更管理プロセス

プロジェクトスコープを変更するために必要な手順と、変更プロセスに関与すべき担当者を明確に定義しましょう。例えば、「プロジェクトのあらゆる変更は、PMにその旨を要請する必要がある。PMは、当該要請を検証し、その可否を決定する。また、最初の要請において、関与が必要な関係者を明記する必要がある」というように定義できます。

プロジェクトスコープの管理

プロジェクトスコープを定義したら、それを管理する必要があります。このプロセスでは、プロジェクトの各段階を継続的に追跡および監視します。

プロジェクトスコープを適切に管理するには、変更が生じる可能性を考慮する必要があります。必要に応じて、プロジェクトスコープ記述書で規定されている変更管理プロセスを参照しましょう。何らかの変更が必要な場合は、プロジェクトへの影響を判断し、関係者と話し合って決定します。予算とタイムラインへの影響を最小限に抑えることが重要です。

優れたプロジェクトスコープを定義しましょう

プロジェクトスコープによって、目的、業務、成果物などを明確にすることで、プロジェクトを効率的かつスムーズに進めることができます。プロジェクトスコープ記述書は、期待値を管理し、チーム全員がそれらを確実に把握するのに役立ちます。

プロジェクトスコープの定義は、目的とその測定方法を決定することから始まります。また、必要なリソースが割り当てられていることを確認し、除外事項や制約事項を把握することも重要です。

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