スコープクリープは、プロジェクト要件が当初の計画を超えて拡大し、遅延、予算超過、リソースの負担増につながる現象です。制御不能な変更や優先順位の変動により、綿密に構造化されたプロジェクトも、管理が困難なプロジェクトにすぐに変化してしまう可能性があります。スコープクリープが発生する理由とそれを防ぐ方法を理解することは、プロジェクトを予算内で予定どおりに進め、ビジネス目標に沿って進めるために不可欠ですこのガイドでは、コントロールを維持し、プロジェクトの成功を確実にするための効果的な戦略について説明します。

この記事の概要：

• プロジェクト管理におけるスコープクリープとは
• スコープクリープの結果として起こること
• 一般的な原因
• スコープクリープの例
• スコープクリープを防ぐ方法と考慮すべきベストプラクティス
• 要件管理とスコープクリープ

プロジェクト管理におけるスコープクリープとは

スコープクリープとは、プロジェクトのライフサイクルを通じて、プロジェクトの機能、依頼、要件が当初のスコープから拡大することを指します。プロジェクトを成功させるには、すべての関係者がプロジェクトに対して同じことを期待するように、綿密な計画と具体的なプロジェクトパラメーターの定義から始めることが重要です。

プロジェクト計画の不可欠な要素は、目標、制約、ワークフロー管理戦略、成果物を決定するのに役立つ、プロジェクトのスコープを作成することです。プロジェクト計画では、仕様、プロジェクトの各段階のスケジュール、制限事項など、プロジェクトの必要な範囲を満たす成果物をすべて概要でまとめます。

スコープクリープは通常、計画段階および実行段階で発生します。経営幹部やプロジェクトスポンサーは、プロジェクトマネージャーがこれまで考慮していなかった要素をプロジェクトに追加する場合があります。また、プロジェクトの開始後に追加の要件が特定される場合もあります。プロジェクトの複雑さや関係者の利害の対立により、スコープクリープは様々な業界でよく見られる現象です残念ながら、スコープクリープは長期的な悪影響をもたらし、予算、納期、場合によっては評判にも深刻な影響を与えます。

スコープクリープの結果として起こること

スコープクリープは、プロジェクトの様々な側面に悪影響を及ぼす可能性があります。スコープクリープがプロジェクトに及ぼす潜在的な悪影響を次に示します。

• 予算の超過： スコープが拡大すると、必要なリソースも増加するため、コストが増加し、割り当てられた予算を超える可能性があります。
• 納期遅延： 追加作業には時間がかかり、スケジュールを調整しなければ、スコープクリープは必然的にプロジェクトの完了遅延につながります。その典型的な例が、デンバー国際空港の手荷物処理システムです。最先端の自動化システムとして設計されたこのプロジェクトは、スコープクリープにより数々の遅延とコスト超過に見舞われ、結局、予定より16か月も完成が遅れました。
• 品質の低下： チームがスコープクリープに対応するために急ぐことや妥協を余儀なくされると、成果物の全体的な品質が低下する可能性があります。
• 作業負荷の増加： スコープクリープは、多くの場合、プロジェクトチームの作業や責任の増加につながり、過労、ストレス、燃え尽き症候群の原因となりえます。
• 関係者の不満： 最終的には、スコープクリープにより、最終的な製品が関係者の期待から乖離し、不満につながり、プロジェクトの成功を危うくするおそれがあります。

スコープクリープの5つの一般的な原因

スコープクリープにはいくつかの原因があります。

1. プロジェクト目標の不明確さ

目標が曖昧だと、スコープクリープが急速に進行する余地が生まれます。そのため、組織は戦略的目標を見直さないといけなくなります。プロジェクトチームの作業を組織の目標に一致させて明確な計画を立てないと、プロジェクトはスコープクリープに支配されることになります。

2. プロジェクトへの追加依頼

プロジェクトマネージャーは、圧力に屈してしまうことがあります。プロジェクトの収益性が高く、顧客の影響力が大きい場合には、そのリスクは大きくなります。顧客が特に影響力がない場合でも、将来の仕事が約束されることから、顧客の要求に応えたいと思う状況が生まれます。

残念ながら、1つや2つの追加依頼に応えることで、大幅な遅延や予算超過につながるおそれがあります。プロジェクトマネージャーが厳格な管理を行わないと、これらの要素のバランスが崩れ、顧客の反応があいまいになる可能性があります。

3. 関係者の利害の対立

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトに直接関係する関係者に重点を置くべきです。プロジェクト全体を通じて関係者の懸念を慎重に検討するだけでなく、戦略的なリーダーシップを発揮し、無関係な目標に反応するのではなく、生産性を高めるための妥協点を見出すことに注力する必要があります。

4. 経営陣の期待とチームのアウトプットとのギャップ

多くの場合、経営陣の期待はリソースを上回ります。既存の能力に関するインサイトが不足していると、プロジェクトマネージャーの期待が大きすぎたり小さすぎたりして、従業員からの賛同を得られなくなり、連携が失われます。不適切な作業管理ツール、不十分な計画、時間の無駄となるプロセスは、不満や望ましくない結果をもたらす不健全な要素の混合物となります。

5. 共同作業を行うチーム間のコミュニケーション不足

共同作業を行うチーム間のコミュニケーション不足は、プロジェクト管理における最大の問題の一つです。 すべての関係者間の効率的なコミュニケーションはプロジェクトの成功を推進しますが、この重要な要素が欠けていると、スコープクリープが発生します。作業の重複、作業の遅延、経費の増加がプロジェクトの特徴となり、望ましくない結果につながります。

スコープクリープの4つの例

スコープクリープは、プロジェクトライフサイクルにおいて予期せぬ変動要因となる傾向があります。たとえば、プロジェクトマネージャーは、クライアントを喜ばせるために、元のスコープに小さな追加を行いたいと思うかもしれません。これは、それほど問題はないように思われます。しかし、プロジェクトマネージャーはすぐに、より多くの変更依頼を受け取り始め、元のスコープのコントロールを失います。

ここでは、最善の意図にもかかわらず、スコープクリープが最終的に逆効果になる具体的な例をご紹介します。

1. クライアント依頼に応えるための外部によるアプリ構築支援

計画を立て、承認を得ましたが、クライアントはその後も次々と新しい依頼を出してきました。結局、プロジェクトマネージャーは、クライアントの包括的な情報を共有していないアウトソーシング業者と取引することになり、誤解による変更が絶え間なく発生しました。

2. ソフトウェア開発チームが統合された社内報告システムを構築

マーケティング部門が、当初の設計と矛盾する改善点を提案しました。他の部門とのコミュニケーション不足により、追加の変更依頼が発生します。10か月で完了予定だったプロジェクトが3年に延長され、予算は当初の8倍に膨れ上がりました。

3. Wi-Fiシステムのアップグレードに関する社内プロジェクトが承認され、計画が立案

予算の承認が得られないため、財務マネージャーとプロジェクトマネージャーの間で意見が分かれると、スコープクリープが発生します。社内の政治的な問題により、遅延が続き、予算が超過します。

4. ある企業が、現在の技術を用いて、既存の管理棟と連結した新しい航空機格納庫の建設を希望

プロジェクトマネージャーは、設置のために新しいシステムを発注しましたが、新しいシステムを既存のシステムと統合できるかどうかを確認した人が誰もいなかったことに気づきました。旧システムとの互換性を確保するために、予算が60,000ドル増加しました。

スコープクリープの防止とベストプラクティス

スコープクリープを完全に排除することは困難ですが、予防的な対策を講じることで、その発生の可能性と影響を大幅に軽減できます。

要件管理とスコープクリープ

スコープクリープの主な原因のひとつは、プロジェクト要件が不明確または変化しやすいことです。要件管理とは、プロジェクトで提供すべきものを定義、ドキュメント化、制御するための構造化されたアプローチです。要件管理を含む正式なスコープを確立することで、チームは、予期せぬ追加のプロジェクト依頼によって進捗が妨げられることを防ぐことができます。

最初から明確な要件を設定することで、ギャップを特定し、期待値を揃え、すべての関係者が同じ認識を持つようにすることができ、プロジェクト開始前にスコープクリープのリスクを軽減できます。

潜在的な問題を早期に発見し、プロジェクトを順調に進めるために役立つ、要件管理の5つの分野は、次のとおりです。

• プロジェクト要件の収集
• 製品要件の収集
• 要件管理計画の作成
• 詳細の確認
• 関係者の期待の管理

明確なプロジェクトスコープを定義して成功を確保

スコープクリープは、気付かないうちに問題になることがあります。予算の超過や納期遅れは、スコープクリープによる代表的な望ましくない結果です。

しかし、Adobe Workfrontが提供するプロジェクト管理ソリューションを使用して、リクエスト管理とリソースプロジェクトを正確に合理化することで、スコープクリープを制限できます。

Adobe Workfrontは、チーム間の自動化されたワークフローの可視性を一元化し、プロジェクトやその他のキャンペーンのレビューにかかる時間を短縮することで、スコープクリープの制限に役立ちます。