カイゼンとは？ビジネスや業務を最適化するためになぜカイゼンが重要なのか
ビジネスや業務でリーンな手法やプロセスを採用することが増えてきたことで、カイゼン は製造現場からオフィスへと広がりました。この日本のビジネス哲学は、トヨタのような世界をリードする企業におけるプロセスの最適化に役立っています。
さらに「カイゼン」は、業務チームにも具体的なメリットをもたらします。この記事では、「カイゼン」について理解し、それをチームに役立てるための方法を解説します。
カイゼンとは？
カイゼンとは、組織全体の継続的な改善に焦点を当てた経営哲学です。 カイゼンモデルは、企業がプロセス内の効率性を徐々に、そして一貫して高め、無駄を省くことに注力することを支援します。そのため、カイゼンでは、工場の現場から経営幹部まで、あらゆる従業員からいつでも意見を取り入れることを推奨しています。
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戦後の日本では、トヨタ自動車などの製造業で「カイゼン」が盛んにおこなわれました。「カイゼン」とは、広義には「継続的な改善」を意味します。トヨタ生産方式では、ライン作業員が問題を発見した場合、生産を停止し、上司と解決策を考えます。 日々の仕事に携わっている人たちは、経営陣の正式な承認がなくても、必要な変更を行う権限を持っています。 また、変更するために長い時間をかけてプロセスをたどる必要もありません。 これにより、継続的な改善が可能になります。
従来、カイゼンは製造業におけるリーンプロジェクトマネジメントの大きな部分を占めていましたが、ほかの多くの分野の企業もその有効性に着目し、カイゼンイベントを実施しています。
カイゼンイベント
カイゼンイベントとは、3～5日間のチームワークショップのことで、従業員、管理者、時には経営幹部が、既存のプロセスを改善するための実行可能な計画を立てます。 カイゼンイベントは、多くの場合、ゲンバウォークや非効率性の発見をきっかけにおこなわれます。ゲンバウォークとは、経営陣が職場を訪問し、順を追ってプロセスを観察し、従業員と対話し、インサイトを得て、問題を特定するものです。
バリューストリームマッピングも、非効率性や問題の発見に有効なツールです。ゲンバウォークで得た情報をもとに、プロセスとマテリアルフローチャートを作成します。 プロセスを詳細に可視化することで、工程を概観でき、無駄を発見するのに役立ちます。
プロセスの問題やボトルネックを特定したら、小規模の継続的な改善を開始します。カイゼンイベントでは、チームメンバーが協力し合って解決策を考えます。 カイゼンイベントでの望ましい成果は、すぐに実行に移せる実用的な計画です。
カイゼンイベントの種類
カイゼンが業務やその他のビジネス環境に適用されるにつれて、カイゼンイベントの種類は増加、発展してきました。カイゼンイベントは、ビジネスの種類に応じて最も適した形態をとることができます。 ここでは、最も一般的なカイゼンイベントの種類と、それを使用するタイミングについて解説します。
- 重点的カイゼン： 重点的カイゼンイベントは、既知のひとつの問題に焦点を当てたカイゼンイベントです。重要な損失に優先順位をつけ、それを解消するための解決策を見出します。 重点改善カイゼンの範囲は、達成可能なひとつの目標です。
- 無駄のカイゼン： この種類のイベントは、現在機能しているシステムを改善するのとは対照的に、プロセスの無駄を排除することに重点を置いています。無駄のカイゼンでは、リーンシックスシグマの8つのムダを取り上げます。
- エラー防止のカイゼン： この種類のイベントは、プロセスを改善することによってヒューマンエラーを減らすために利用します。これは、チェックリストを標準化するような簡単なことかもしれません。 あるいは、システムの一部を自動化する場合もあります。
- リードタイムのカイゼン： この種類のイベントは、プロセスのひとつに時間がかかりすぎていることに気づいたときに適しています。このイベントは、注文を処理してから顧客が商品を受け取るまでの時間など、プロセスを完了するのにかかる時間を短縮することを目的としています。
カイゼンイベントを実施する方法
カイゼンイベントには、唯一無二の決定的な方法があるわけではありません。世界中のビジネスチームが、それぞれのニーズに合わせてカイゼンイベントを実施しています。カイゼンを始めたばかりであれば、一般的に、PDCA（Plan[計画]-Do[実行]-Check[評価]-Act[改善]）のフレームワークが推奨されています。
1. Plan（計画）
ゲンバウォーク、バリューストリームマッピング、プロセスの問題点の特定は、PDCAサイクルにおける計画ステージの一部です。次のステップで進めていきます。
- 従業員に話を聞く： 日々のプロセスを誰よりも知っているのは従業員ですから、彼らが認識している問題や課題を聞き出します。これは、ゲンバウォークでよくおこなわれることです。
- 問題を定義し、分析する： 取り組むべき問題が決まったら、それを分解してプロセスのボトルネックを探します。ここでは、バリューストリームマッピングが有効です。
- 成功を測るための指標を決める： このデータがなければ、解決策をテストした後に結果を分析することは不可能です。
- 目標を決める： イベント期間内に達成可能な目標をひとつ決めてください。
- ゴールを達成するためのステップやプロセスを最終決定する： チームとして問題解決策を見つけます。奨励される解決策の種類に制限はありません。 従業員が創造性を発揮できるようにします。 最初に可能性のあるものを選びます。
2. Do（実行）
選択した解決策の小規模なテストを実行します。チームメンバー全員がこの変更を認識していることを確認し、有意義なデータとフィードバックを収集するのに十分な期間を設けてテストを実施します。
3.Check（評価）
テストからデータを収集し、選択した指標を使用して、その成功を評価します。ほかの関係者や従業員にも話を聞き、 測定可能なデータでは得られない情報やインサイトを得ましょう。
4.Act（改善）
テストが成功した場合、改善したプロセスを全社で恒久的な更新として実施します。しかし、問題点が見つかったり、解決策が機能しなかったりした場合は、プロセスを改良してさらにテストをおこなうか、別の解決策を選択して再挑戦します。
このPDCAのプロセスを繰り返し実行します。カイゼンイベント自体は、3～5日の一回限りのイベントかもしれませんが、カイゼンプロセスは決して止まることはありません。 カイゼンの継続的なループを維持するためにPDCAサイクルを繰り返します。 さらに改善すべきプロセスを見つけたり、他の解決策を試したりします。
カイゼンの利点
カイゼンは、どのような種類のビジネスにも多くのことをもたらすことができます。ワークフローを最適化し、無駄を省き、競争力を維持するために、カイゼンを導入する組織が増えています。 ここでは、その大きな利点をいくつか紹介します。
- 変化の円滑化： 組織が大規模な改革を行う場合、従業員をその気にさせるのは難しいものです。カイゼンでは、小さな変化を継続的におこなうことで、従業員が変化を受け入れやすいように配慮しています。
- プロセスやリソースの最適化： カイゼンは、プロセスにおける無駄やエラーを減らします。エラーが減れば、検査やミスの修正に必要なリソースも減ります。
- 従業員のエンゲージメント促進： カイゼンの主要原則のひとつは、「すべての従業員が組織に関与する」ということです。この責任感は、従業員のモチベーションを向上させます。 プロセスの改善に責任を持つことで、従業員は目的を持つことができます。 そして、熱心で責任感のある従業員は定着しやすいものです。
- チームの強化： カイゼンによって育成される協力関係と責任感により、従業員がプロセス改善に積極的に参加し、共通の目標に向かって協力し合うようになるので、チームワークが強化されます。
ビジネスにおけるカイゼンの実例
多くの企業がカイゼンの導入に成功しています。いくつかの例を見てみましょう。
Pixar
Pixarの共同創業者であるEd Catmull氏は、日本のリーン生産工程から得たインスピレーションについて述べています。トヨタのような企業で、創造的に問題を解決する熱心な従業員から学んだ教訓は、Pixarのプロセスにも表れています。
ピクサーにおけるカイゼンの一例に、「ブレイントラスト」があります。これは、クリエイティブリーダーの集まりで、協力して率直な意見を述べ、新作映画の問題点を発見するものです。 Pixarのブレイントラストは、率直さと共感を重視し、クリエイティブプロセスにおける問題を根本的に解決します。 ほかの業界のカイゼンと同じように、全員が参加し、提案する権限を持っています。
ブレインントラストは、『トイ・ストーリー2』の成功に大きく貢献し、それ以来、Pixarのプロセスの大きな部分を占めています。『トイ・ストーリー2』は、直販ビデオとして発売される予定でしたが、批評家から高い評価を受け、商業的にも成功を収めました。 現在では、ピクサーのあらゆる映画でブレイントラストが招集され、プロセスにおける問題を特定し、解決策を提案しています。
Nestlé
Nestléは、工場での無駄を省くために、カイゼンとリーンプロセスを活用しています。たとえば、Nestléの経営陣は、新しいボトリング工場でバリューストリームマッピングをおこない、無駄を発見しました。 その結果、工場でのプロセスがより効率的になりました。
Nestléではネスレはまた、企業文化を変えるためにカイゼンを活用しました。経営陣はカイゼンの重要性を実証し、従業員が改善プロセスに参加することを奨励します。 従業員には改善を行う権限が与えられ、利用可能な最良のツールや方法を活用することができます。
カイゼンを始める
カイゼンは、小さな変化を繰り返し起こし、継続的な改善を可能にします。これは、協調的かつ創造的な問題解決を奨励することによって実現します。 その結果、プロセスが合理化され、効率が向上し、無駄が少なくなります。 さらに、従業員には責任感や目的が生まれ、組織の成功に貢献することができます。
カイゼンを始めるには、まず現在のプロセスを分析することから始めるのがよいでしょう。ゲンバウォークを実施し、データを分析し、従業員と話をして、システムの問題点や損失を特定します。 問題点のリストがまとまったら、ニーズに合ったカイゼンイベントが見つかります。
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