ポカヨケでプロセスでのミスを防ぐ方法
この記事では、ポカヨケによりプロセスでのミスを防止する方法について解説します。
ポカヨケとは？
ポカヨケとは、標準化または自動化によって、プロセスにおけるヒューマンエラーを防止、修正するプロセスのことです。 元々は製造業で利用するために考案されたポカヨケは、「ミス防止」という意味の日本語です。しかし、ポカヨケは製造業からビジネスでのリーンマネジメントへと飛躍を遂げました。
ポカヨケは、日本の経営哲学である カイゼン（継続的改善）の中で使用される強力なツールです。ポカヨケは、企業のプロセスを阻害するヒューマンエラーを削減するための継続的なアプローチと考えることができます。
ポカヨケの導入方法と利用方法
ポカヨケを実施する方法はひとつではありませんが、守るべき基本的なステップはいくつかあります。
- 改善したいプロセスを見直し、図式化する： フローチャートのようなマッピングツールを使って、プロセスを視覚化します。
- ヒューマンエラーが起こりやすいステップを特定する： たとえば、加工、設定、測定などは、手作業によるミスの割合が高い工程です。
- ミスの根本原因を突き止める： その方法のひとつは、5 Whys分析を実行することです。なぜそのようなミスが起こるのか自問し、その答えを書き留めます。 次に、なぜ「そのような」問題や状況が起こるのかを自問します。根本的原因を突き止めるまで「なぜ？」と問い続けます。この方法の名前は5 Whys分析ですが、自問を繰り返す回数は5回に限りません。
- アプローチを決定する： 解決策には2種類あります。シャットアウト ポカヨケでは、ミスが起こらないようにします。これは、ステップを廃止する、置き換える、単純化して修正を容易にするなどによって達成することができます。 アテンション ポカヨケは、ミスが発生したときに警告を発することに重点を置いています。
- 解決策を実装し、テストする： 小さく始めます。このステップをスキップしないでください。いくつかのテストを実施し、解決策が機能するかどうかを確認します。 機能した場合は、全社で実装を開始します。 機能しなかった場合は、ここまでの基本ステップを繰り返します。
ポカヨケの利用場面
ポカヨケはさまざまなシーンで活躍します。ポカヨケが役に立つ一般的な場面例には、次のようなものがあります
- 特定の非効率的な反復プロセス
- 繰り返し発生するエラー
- 後で大きな影響を及ぼす序盤の小さなミスが
- 人間の注意力やスキルに依存し、ヒューマンエラーの影響を受けやすいステップ
- 対応費用がかさむエラーまたは危険なエラー
- 出力エラーの原因となる顧客入力が含まれるステップ
ミス防止の例
ポカヨケの実例の大半は製造業で見受けられますが、販促マーケティングにとっても価値のある手法です。たとえば、自社でリピーターに割引を提供する場合を考えてみましょう。 割引コードには、購入履歴のある利用者だけが利用できるようにするために、ランダムな英数字の列を使用することにします。
しかし、ランダムなコードは顧客が覚えにくく、コピー＆ペーストでも問題が起こる可能性があります。特にモバイル端末では問題が起こりやすく、顧客がキャンペーン割引を適用し損ねる可能性がありあす。
ポカヨケを利用すると、顧客が割引のメールを受け取ってから最終的に購入するまでの理想的な経路や、その他の可能な経路をマッピングすることができます。シャットアウトのアプローチでは、顧客がメールから直接カートで割引を適用できるプロセスを自動生成します。 アテンションのアプローチでは、チェックアウト時に割引コードを利用するようにリマインダーを表示します。 どちらのアプローチでも、ヒューマンエラーを減らし、顧客が確実にコードを適用して購入できるようにするためのステップを設けています。
ポカヨケの利点
ポカヨケを導入する利点は数え切れないほどありますが、その中でも特に重要なのは次の3つです。
- 無駄の削減： ミスの減少により、不良品、再加工、返品が減少すると、無駄も減少します。さらに、製品やサービスの全体的な品質も向上します。
- 生産性の向上： ミスや不具合に対処する時間が減ることで、プロセスがよりスムーズに進みます。その結果、タスクをいち早く完了し、期限を守ることができるようになります。
- トレーニングの削減： ポカヨケでは、ミスを防止するためにシステムやプロセスを簡素化します。つまり、より作業しやすくなり、指示がより明確になり、フェイルセーフによってエラーが起こりにくくなります。 そのため、作業のためのトレーニングに費やす時間が少なくて済みます。
ポカヨケを始めるにあたって
ポカヨケでプロセスを簡素化し、エラーを防止することで、無駄を減らし、生産性を向上させることができます。ポカヨケを始めるには、まず改善すべきプロセスを評価し、マップ化し、分析します。 ヒューマンエラーが起こりやすいステップを特定し、5 Whys分析を利用して問題の根本原因を突き止めます。
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