プロジェクトマネージャーや大規模な業務を監督する立場にある場合、作業分解構成図（WBS）はすべてをより管理しやすくしてくれます。WBSの主要な役割は、プロジェクトを一連のタスクと成果物に分解し、それらを優先順位順に整理できるようにすることです。最終的には、プロジェクトに対する計画、組織化、管理を向上させることができます。
WBSには、成果物ベースとフェーズベースの2種類があり、優先事項や作業スタイルに合わせて調整することが可能です。プロジェクト管理ツールを検討しているプロフェッショナルの方は、作業分解構成図についてさらに学ぶためにぜひ読み進めてください。
作業分解構成図（WBS）とは？
作業分解構成図（WBS）は、プロジェクトを完了するために必要な作業を分割するためのツールです。大規模なプロジェクトに直面すると、どこから始めればよいのか分からなくなることもあります。WBSの目的は、大きなタスクを複数の管理しやすいタスクに分解し、最初に取り組むべきことを判断できるようにすることです。作業分解構成図には以下の要素を含めることが重要です。
- 納品物： これは、あなたの作業によって達成しようとしているものです。最終成果物が1つの場合もあれば、複数の目標を達成したい場合もあります。プロジェクトの規模に関わらず、成果物は早い段階で明確にしておくことが望ましいです。
- タスク： 成果物を実現するために必要な作業。作業分解構成図はこれらを特定する助けとなり、各タスクはあなたの具体的な状況に合わせて調整されます。タスクには、自分で行う必要があるものから、他者にデリゲートする必要があるものまで含まれます。
- サブタスク： 多くのタスクは大きすぎて単独では管理できず、さらに小さなサブタスクに分割する必要があります。理論的には、サブタスクはより小さなサブタスクに分割し続けることができますが、どこかでそれ以上分割する必要がなくなる自然なポイントがあります。
要するに、WBSとは、すべての成果物を管理しやすいタスクに変換し、チームにプロジェクトの開発や完了のためのガイドを提供するフローチャートを作成する方法です。
WBSの重要な側面の一つは、構造、プロジェクトスコープ、スケジュール、予算の関係です。この4つは互いに影響し合い、何が可能で何が不可能かを決定します。たとえば、2週間という厳しいスケジュールはスコープを制限しますが、全体の予算を削減するのに役立つかもしれません。一方で、潤沢な予算があれば追加のスタッフを雇用でき、スコープを拡大したり、同じ期間内により多くのタスクを完了したりできる可能性があります。
もうひとつ考慮すべきなのが100%ルールです。これは、作業分解構成図がプロジェクトのスコープと成果物の100%を網羅すべきであることを示しています。言い換えれば、WBSの外に何も残さず、どんなに小さく取るに足らないと思える要素であっても、プロジェクトのすべての側面を考慮する必要があります。
成果物ベース型 vs. フェーズベース型WBS：最適なアプローチの選択
WBSには、成果物ベース（個々のタスクまたはプロジェクトスコープの一部に焦点を当てる手法）と、フェーズベース（タイムラインごとにプロジェクトを分割する手法）というふたつの手法があります。
成果物ベース型
成果物ベース型アプローチは、プロジェクト管理で最も一般的です。このアプローチは、プロジェクトの成果物と業務全体のスコープとの関係を可視化することを目的としています。これにより、タスクをサブタスクに分割するのが容易になります。
利点：
- 結果に焦点が当たる 構造が最終成果物に重点を置いているため、進捗を追跡しやすい。
- リスク管理がシンプル 潜在的なリスクが特定の成果物に紐づいているため、リスクを見つけやすい。
欠点：
- スコープクリープの可能性 成果物が明確に定義されていない場合、追加作業が加わり、スコープクリープ（当初の計画や予算を超えて成果物が膨らむこと）を引き起こす可能性がある。
- 成果物への過度な依存 成果物のみに焦点が当たることで、プロセスに関連する重要な詳細を見落としやすい。
フェーズベース型
フェーズベース型アプローチは、通常「立ち上げ」、「計画」、「実行」、「管理」、「終結」という5つの主要な段階に従います。これらのフェーズが定義されると、プロジェクトチームは協力してタスクを整理し、適切なフェーズに割り当てます。
利点：
- 明確な段階： プロジェクトをさまざまなフェーズに分けることで、進捗を理解しやすくなる。
- 管理と統制の強化： 各フェーズが独立して管理されるため、リソース、タイムライン、予算をより適切にコントロールできる。
欠点：
- 柔軟性の低下： フェーズ構造が比較的硬直的であり、プロジェクト全体の柔軟性を損なう可能性がある。
- コミュニケーションの課題： フェーズベース型プロジェクトでは、フェーズ間のコミュニケーションが難しくなることがある。
作業分解構成図の主要要素
明確に定義された作業分解構成図によって、開始前にすべての詳細とプロジェクトの各フェーズが考慮されていることを確認できます。WBSは全体像を視覚的に伝え、プロジェクト全体を通じて全員が同じ認識を持ち続ける助けとなります。
作業分解構成図を構成するいくつかの主な機能は、それぞれ異なる階層に配置されます。最上位（レベル1）は全体的な目標（または目標群）を示します。しかし階層を下がるにつれて、目標はタスクに分解され、さらにタスクは小さなサブタスクに分割されます。典型的なWBSの中核要素は以下のとおりです。
- 最終成果物： プロジェクト目標とも呼ばれ、WBSの最上位に位置し、達成に向けて取り組む結果を示します。使用するフォーマットによっては、WBSの最上部や最初の列に表示されることもあります。
- 主要成果物： 構造のレベル2に位置し、それぞれの主要成果物は中核カテゴリに分類されます。プロジェクトのあらゆる要素は、これらのカテゴリのいずれかに含まれる必要があります。
- サブ成果物： レベル3では、各主要成果物をより小さく、管理しやすいタスクに分割します。
- 作業パッケージ： WBSの最下層に位置し、タスクやサブタスクにのみ分解できる成果物です。
構造の下層に行くほどタスクの詳細度は高まり、上層に行くほど複数の小さなタスクの完了を必要とする大きな目標が示されます。WBSを使えば、各サブタスクに明確な目的を割り当てることでプロジェクトのマイルストーンを追跡できます。完了したら、WBSを用いて個々のセクションを監視し、チェックしていくことができます。
作業分解構成図（WBS）の作成ステップ
作業分解構成図（WBS）を作成する際は、まず望ましい成果を概説することから始めます。完了から開始に向けて逆算し、プロジェクトを小さな成果物に分割し、さらに各成果物を管理しやすいタスクやサブタスクに分割します。
プロジェクトの規模や範囲によって、作業分解構成図は3段階で作成することもあれば、10ステップで作成することもあります。完成したWBSにおける階層やタスクの数に正解は存在しません。作業を最小の構成要素に分解し続ければよいのです。成果物をこれ以上サブ成果物に分割できなくなり、各作業パッケージが一つのプロジェクト成果を持つようになったとき、WBSは完成に近づいているといえます。
ステップ1：すべての主要成果物をリスト化する
まずは最終成果物、つまり全体的な成果またはプロジェクト目標を特定します。これはWBSの最上位（レベル1）に位置し、「ターゲットを絞ったコンテンツキャンペーンを立ち上げる」といったものになります。
それが定義されたら、それを主要成果物（レベル2）に分解します。その目標を達成するために必要となる主要な作業カテゴリです。これらは部門、ワークストリーム、またはプロジェクトフェーズと一致する場合があります。
たとえば、ターゲットを絞ったコンテンツキャンペーンの主要成果物は次のとおりです。
- ダウンロード可能な資料
- 電子メール
- Webページ
- ソーシャルメディア
- ブログ
- ニュースレター
プロジェクトのリソース、成果物、制約に曖昧さや混乱がある場合は、作業分解構成図に取りかかる前に必ず解消しておきましょう。そうすることで、後々の修正や潜在的な対立に多くの時間を費やさずに済みます。
最後に、デジタルプルーフィングツールを使って、関係者 全員にリストをレビュー・承認してもらうことを忘れないでください。プロジェクトによっては、異なるチーム、部門、さらには異なる企業から複数の関係者が関わることもあります。成果物リストを全員が承認し、合意していることが重要です。
ステップ2：各成果物を作業コンポーネントに分割する
作業コンポーネントとは、より大きな主要成果物を形成するために必要な関連する成果物のグループです。プロジェクトの規模や範囲によっては、複数レベルの作業コンポーネントを持つ場合もあります。それらを分割し始める良い方法は、タスクの種類や役割ごとに整理することです。例：
成果物： ソーシャルメディア
- 作業コンポーネント： X
- 作業コンポーネント： Instagram
- 作業コンポーネント： Facebook
- 作業コンポーネント： LinkedIn
必要に応じて、作業コンポーネントをさらに分割することもできます。
作業コンポーネント： Facebook
- サブコンポーネント： コピーライティング
- サブコンポーネント： グラフィックデザイン
- サブコンポーネント： ビデオ編集
作業コンポーネントの数に要件や制限はありません。チームにとって理にかなっている方法こそが正解です。
ステップ3：各作業コンポーネントを作業パッケージに分割する
作業分解構成図における最終的で最も詳細なレベルが作業パッケージ。個人が完了できる個別タスクの一覧です。各作業パッケージは、それぞれ独自の予算、リソース、スケジュール、マイルストーンを必要とする小さなプロジェクトと考えることができます。
各作業パッケージは固有であるべきであり、いかなる作業コンポーネントの下でも重複してはなりません。
例：
成果物： ソーシャルメディア
-
作業コンポーネント： Instagram
-
サブコンポーネント： コピーライティング
- 作業パッケージ： スポンサー付き投稿3件
- 作業パッケージ： コンテスト投稿2件
- 作業パッケージ： プレゼント投稿1件
- 作業パッケージ： ユーザー生成投稿5件
-
サブコンポーネント： グラフィックデザイン
- 作業パッケージ： 新しいロゴ1件
- 作業パッケージ： 写真編集10件
- 作業パッケージ： インフォグラフィック1件
-
ステップ4：依存関係を特定する
すべての作業を最も詳細なタスクまでリスト化したら、他の作業の完了に依存する作業を特定します。例えば、コピーライターからナレーション用スクリプトを受け取るまでは動画編集を完了できません。作業を完了すべき順序を把握することで、スケジュールを立てやすくなり、時間を効果的に管理でき、障害を予測する助けになります。
ステップ5：優先順位をつけ、割り当てる
作業分解構成図を作成する最終ステップは、依存関係のリストをもとにすべての作業を優先順位順に整理することです。WBSが論理的な順序に並んだら、作業パッケージを個人に割り当て、その後スケジュールを作業パッケージから最終成果物に至るまで構築します。
WBSには、組織化や透明性の向上に役立つ以下の情報を含めることもできます。
- 各作業を担当する部署名
- プロジェクト全体の見積もりコストおよび作業コンポーネントごとの見積もりコスト
- 開始日と納期
WBSを可視化するさまざまなフォーマット。
作業分解構成図はアウトライン形式でも作成できますが、このドキュメントの大きな利点のひとつは、ワークフローを最小単位に分解した階層構造を視覚的に表現できる点です。すべての成果物が考慮され、割り当てられているだけでなく、個々の要素がより大きなタスク、そして最終的にはプロジェクト全体の一部としてどのように機能するかを簡単に把握できます。作業分解構成図は、表形式、フローチャート、または コラボレーションソフトウェア を用いて作成することを検討してください。
WBSを共有する際には、いくつかの選択肢があります。一般的なものには、スプレッドシート、フローチャートやツリーダイアグラム、アウトライン、ガントチャートなどがあります。それぞれに長所と短所があるため、自分に最適な形式を見つけるために試してみるのが良いでしょう。
- スプレッドシート： 比較的シンプルで編集が容易ですが、見た目の美しさには欠ける場合があります。
- フローチャート： プロジェクトの階層ビューを明確に視覚化でき、タスク間の関係をはっきり示すことができます。
- アウトライン： テキストベース形式で階層ビューを提供します。シンプルなWBSには有効ですが、大規模になると複雑になりすぎることがあります。
- ガントチャート： 作業分類構成を組み込むことで、階層の視覚化に加えてタイムライン表示を組み合わせ、追加の視点を提供できます。
WBS作成のベストプラクティス
作業分解構成図における最も一般的なベストプラクティスのひとつが100%ルールです。
グレゴリー・T・ハウガンによって提唱された 100%ルールは、作業分解構成図には成果物を完了するために必要な作業の100%を含めるべきであり、プロジェクトスコープに定義されていない作業を含めてはならないというものです。
WBSは網羅的かつ詳細である必要があり、作業の抜けや重複を特定するのに役立つと同時に、不必要な作業を排除します。具体的に、徹底的に、そして細かすぎることを恐れずに記載してください。
WBSにおけるもうひとつのベストプラクティスは排他性です。これは100%ルールを守るためだけでなく、リソース、予算、時間の浪費を防ぐためにも、繰り返しを制限することが重要です。さらに、アクションではなく成果に焦点を当てるべきです。自分の行為そのものではなく、その仕事の成果に力を注ぎましょう。
Adobe Workfrontの始め方
作業分解構成図は手作業やフローチャートツールでも作成できますが、時間がかかり、更新が容易ではありません。プロジェクト管理ソフトウェア を使って作業分解構成図を作成することで、すべての情報を最新に保ち、チームに明確さを提供しながら、作業計画に必要な柔軟性を確保できます。
Adobe Workfrontは、あなたとチームが業務を計画、追跡、整理できるワークマネジメントソリューションです。それだけでなく、WBSを作成、可視化、管理するために必要なツールも備えています。
Adobe Workfront が、作業分解構成図の構築とプロジェクト目標の達成にどのように役立つかを学びましょう。
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