ワークフローオートメーションとは？基本と利点を解説
企業は、期限内にタスクを完了するために、特定のワークフローに従ってさまざまなプロセスを実行する必要があります。これらのワークフローの多くは手作業でおこなわれており、時間とコストがかかり、エラーが発生しやすくなっています。
オペレーションリーダーやプロジェクトマネージャーにとって、ワークフローオートメーションの概要と、それが作業の精度と効率性の向上にどのように役立つのかを把握することが重要です。この記事では、ワークフローオートメーションの基本と利点を包括的に解説します。
ワークフローオートメーションとは？
ワークフローオートメーションとは、ビジネスプロセスをデジタル化および自動化し、手作業を排除することで、効率化を図る取り組みのことです。ワークフローオートメーションとデジタルツールを利用することで、反復的なタスクや手作業を合理化および自動化し、貴重な時間とリソースを節約できます。これにより、作業の効率性と精度を向上させ、エラーを減らし、一貫性を確保できます。
自動化できるワークフロー
どのタスクを自動化すべきか判断できないこともあるでしょう。ワークフローオートメーションによってメリットが得られる主なタスクには、次のようなものがあります。
- ドキュメントのファイリング、名前や内容の変更
- ドキュメントの変更の確認と承認
- ドキュメントの変更を従業員に通知
- 新入社員の入社手続き
- 買掛金の処理
- レコードの保存とストレージの管理
- ベンダー契約の管理と変更
- プロセス管理レポートによる可視性の維持
- 他のプログラムからのデータのインポート
- フォームへの記入と署名
- 契約の更新
ワークフローオートメーションが必要な理由
前述したように、ワークフローオートメーションは、さまざまな方法でビジネスの効率を向上させることができます。ワークフローオートメーションの主な利点は、次のとおりです。
- 効率性、生産性、精度の向上： チームは、時間のかかる反復的なタスクから解放され、より重要な作業に専念できるようになります。これにより、生産性と効率性を向上できます。また、単調なタスクを自動化することで、よりやりがいのある仕事を求めて従業員が離職する「頭脳流出」を防ぐことができます
- コミュニケーションの一元管理： 部門内および社内全体のコミュニケーションを促進できます。リモート環境やハイブリッド環境では、多くのコミュニケーションはメッセージや電子メールを介しておこなわれます。ワークフローオートメーションを導入すれば、膨大なインタラクションの記録を適切に管理し、誰もが信頼できる唯一の情報源として活用できるようになります
- 一貫性のある手順の確立： 手作業のプロセスでは、マネージャーは各従業員に対して、作業手順を文書化することなく、自身の役割を理解し、適切な優先順位付けをおこなうことを求めます。しかし、適切な指針とプロセスの標準化がなければ、チームのパフォーマンスを向上させることはできません。ワークフローオートメーションツールを利用すれば、タスクの作成、従業員への割り当て、作業の優先順位付けと手順の確立を適切に実施できます
- エラー、承認サイクル、手作業による処理の軽減： 手作業によるタスクの追跡を減らすことで、人的エラーを軽減し、生産性を向上できます。これにより、作業に要する時間と手間を大幅に削減し、プロセスの改善に集中できます
- 透明性、可視性、従業員満足度の向上： 関係者間の透明性と可視性を提供しながら、コストを削減できます。さらに、反復的なタスクを自動化することで、従業員はより価値のあるタスクを遂行するために自身のスキルを活用できるため、従業員の満足度が向上します
ワークフローオートメーションツールの導入
ここまで、ワークフローオートメーションの概要と利点を説明しました。ワークフローの主な要素を自動化することで、ビジネスの効率性、生産性、精度を向上できます。
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まずは、特定のワークフロータスクを自動化することで、ビジネス、組織、チームにどのようなメリットをもたらすのかを把握しましょう。