エンタープライズコンテンツ管理（ECM）とは、戦略、ツール、プロセスを組み合わせて、企業がコンテンツを収集・整理・保存し、一元的なシステムで管理・配信できるようにする仕組みです。コンテンツタイプやワークフローが進化する中で、ECMもすべてを円滑に管理できるように適応してきました。
社内レポートやマーケティングキャンペーン、ブログ投稿、webサイトの更新など、企業が作成・管理・配信しなければならないコンテンツの量は増え続けています。
さらに、異なるオーディエンスに合わせてコンテンツを調整し、複数のチャネルで配信し、そのパフォーマンスをトラッキングするという課題もあります。対応すべきことが多く、組織は常に遅れを取り戻そうとしていると感じがちです。そこで役立つのがECMです。
コンテンツの調達、作成、管理、配信という途切れのないエンドツーエンドのプロセスに圧倒されるのも無理はありません。さらに、複数のチャネルにわたってコンテンツをパーソナライズし、顧客体験を最適化してその成果を測定する必要があることは、言うまでもありません。意思決定者や経営層は、すべてを一元管理できる単一のソリューション、つまりエンタープライズコンテンツ管理を必要としています。
主な内容：
ECMシステムは何をするのか、そしてなぜ重要なのか？
エンタープライズコンテンツ管理システムは、企業がコンテンツをキャプチャ、分析、管理、アーカイブ、配信するのに役立ちます。また、類似ファイルを識別して統合することで重複コンテンツを排除し、無駄やストレージの必要量を削減します。ドキュメントは中央に保存され、メタデータによって容易に整理およびアクセスできます。ECMソリューションは、webベースのマーケティングコンテンツと社内のドキュメント管理の両方に対応できるほど堅牢です。
ECMのドキュメント管理面は「コンテンツ管理」と呼ばれることもあります。これは、物理的なコンテンツ管理とデジタルコンテンツ管理を、既存の情報システムやプロセスとシームレスに統合できる技術のことを指します。ドキュメント管理は、組織のトランザクションや業務プロセスに関わるコンテンツを取り扱います。
ECMのもう一方の側面は、しばしば「コンテンツサービス」と呼ばれます。コンテンツサービスはデータを扱います。必要な場所・必要なタイミングで情報コンテンツを収集、トラッキング、分析し、配信する包括的な機能です。
適切な権限があれば、ユーザーはフルテキスト検索でコンテンツを素早く見つけ、あらゆるデバイスで表示、編集、印刷できます。このスマートな検索機能により、時間を節約し、生産性を高め、必要なときに必要な情報を必要な人に確実に届けることができます。
金融詐欺、データ漏洩、厳格なコンプライアンス管理規制に対する懸念が高まる中、組織は運営と評判の両方を守るために、コンテンツを慎重に管理する必要があります。コンテンツ管理システムは、未加工コンテンツをビジネスインサイトに変換する分析ツールと統合することで、意思決定の質を高めます。
リモートワーク、モバイルアクセス、クラウドテクノロジーが一般化する中で、ECMシステムは安全なコラボレーションと継続性を確保します。また、紙への依存を減らし、効率を向上させ、中断によるリスクを最小限に抑えることにも役立ちます。ビデオ、オーディオ、ソーシャルメディアなどのコンテンツタイプが進化する中、ECMプラットフォームも非構造化データの管理に対応し、企業の組織力・アジャイル・コンプライアンス強化を支援する必要があります。
Fortune Business Insightsによると、現在、ECMソリューションの世界市場は429億3,000万米ドルと推定されており、2032年までに1,509億7,000万米ドルに達すると見込まれています。
エンタープライズコンテンツ管理システムの機能
エンタープライズコンテンツ管理は、一般的に収集、管理、保存、保管、配信という5つの主要機能で構成されています。これらの要素は協働し、ユーザー向け機能と技術的機能の両方を支える統合されたECMアーキテクチャを実現します。
- 収集：紙のドキュメントをデジタル形式に変換し、電子ファイルを収集して、構造化されたシステムに整理します。これには、請求書、契約書、調査レポートなどのコンテンツが含まれます。
- 管理： 文書管理システム、webコンテンツプラットフォーム、コラボレーションソフトウェア、レコード管理などのツールを使用して、ユーザーがコンテンツにアクセスし、変更し、共同作業を行えるようにします。
- 保存：柔軟なフォルダー構造内で頻繁に更新される情報を短期的に保管し、ユーザーが必要に応じてコンテンツを取得・編集できるようにします。
- 保管：コンプライアンス、規制、または歴史的な目的で保持する必要があるコンテンツの長期保存と不変性を維持します。多くの場合、レコード管理ポリシーやデジタル保存プロトコルによって実現されます。
- 配信: 適切なコンテンツを、適切なユーザー、システム、またはチャネルに適切なタイミングで配信します。これには、エンタープライズポータルによる内部配信や、webサイトやモバイルアプリケーションによる外部公開が含まれます。
ECMソフトウェアの例
現在、多くのエンタープライズコンテンツ管理（ECM）ソリューションが提供されており、それぞれがコンテンツのキャプチャ、コラボレーション、ストレージ、コンプライアンス、配信を支援するための多様な機能を備えています。適切な選択肢は、組織の規模、業界、そして特定のコンテンツニーズによって異なります。以下に、広く利用されているECMプラットフォームをいくつか挙げます。
- Microsoft SharePoint: Microsoft 365と統合された、コンテンツの共同作業とドキュメント管理に広く使用されているプラットフォームです。収集、管理、保存、配信の機能を備えており、拡張することでレコード保管にも対応可能です。
- OpenText Content Suite：コンプライアンス対応、セキュアなアーカイブ、コンテンツワークフローの自動化に優れた包括的なECMソリューションで、規制の厳しい業界で広く使用されています。
- IBM FileNet Content Manager：大規模なドキュメントキャプチャ、ワークフロー自動化、高度な分析のために設計されたエンタープライズグレードのECMプラットフォームであり、コンテンツの保管と配信に優れた機能を備えています。
- Hyland OnBase：部門間でコンテンツのキャプチャ・管理・統合を実現する統合プラットフォームを提供します。特に、ワークフローの自動化やコンプライアンス管理のためのレコード保管に強みを持っています。
- Adobe Experience Manager: コンテンツ管理とデジタルアセット管理を組み合わせた強力なコンテンツ管理プラットフォームであり、組織がさまざまなチャネルをまたいでパーソナライズされたデジタルエクスペリエンスを作成、管理、配信できるようにします。
- Laserfiche：ドキュメント管理、プロセス自動化、安全なコンテンツ配信のための強力なツールを提供し、ガバナンスと記録保持にも優れています。
ECMシステム導入のメリット
エンタープライズコンテンツ管理は新しい概念ではありません。この用語は2000年代初頭に使われ始めましたが、ECMが意味するすべてを十分に実現できる技術が揃ったのは、最近になってからです。
最新のECMソリューションが企業にもたらす主な利点をいくつか紹介します。
- データのアクセシビリティ：エンタープライズコンテンツ管理システムは、複数のソースやアーカイブからデータを統合することで、データサイロを解消し、コスト削減に貢献します。これにより、包括的なデータに即座にアクセスでき、会社にとって明確で無駄のない、費用対効果の高いコンテンツストレージを提供します。
- コンテンツ整理：ECMソフトウェアには、内部データを分析および探索するための高度な検索機能があります。企業はECMを活用して、これまで分断されていたコンテンツをつなぎ、抽出する仕組みを構築しています。これにより、未発見のデータストーリーを発掘して利益を得たり、社内のリファレンスセンターを最適化したりすることが可能になります。
- コンテンツキャプチャ：ECMは、組織がコンテンツキャプチャを効率的かつ最適化し、より賢く管理できるようにします。つまり、スプレッドシート、マーケティング資料、オーディオ、ビデオ、紙のドキュメントなど、あらゆるクラスのコンテンツを取り込むことができます。
- ペーパーレスプロセス：ECMは、効率的で環境に配慮した方法で取引や処理を迅速化します。オールデジタルプラットフォームに移行することで、業界の規制への準拠が容易になり、コンテンツセキュリティも向上します。
- データ配信: フル機能のECMソフトウェアは、オンラインの宛先、オンサイトのストレージシステム、顧客またはベンダーの端末など、すべてのコンテンツストリームにわたってデータを配信します。
- コスト削減:ECMは、紙ベースの手作業タスクを自動化することで、業務コストの削減に貢献します。これにより、物理的およびデジタルのストレージの必要量が抑えられ、郵送や印刷にかかる費用も削減されます。また、コンテンツを整理・追跡・アクセス可能な状態に保つことで、コンプライアンス違反のリスクを軽減します。法的または規制上の問い合わせがある場合、ECMはドキュメント検索を高速化し、eディスカバリーコストを削減し、チームがより迅速かつ自信を持って対応できるよう支援します。
- コラボレーションと信頼の強化：安全で一元化されたリポジトリを提供することで、ECMソフトウェアは信頼できる唯一の情報源として機能します。これにより、コンテンツの重複やバージョンの混乱が減り、チームは正確で承認済みの情報をもとに作業できます。その結果、コラボレーションがより一貫性と効率性を持つようになります。ECMはまた、部門間で組織内の知識を簡単に取得・共有・洗練できるようにすることで、より優れたナレッジマネジメントを支援します。
- 効率の向上：適切に実装されたECMシステムにより、情報へのアクセスが合理化され、コンテンツ中心のプロセスが簡素化され、ファイルの検索や承認の管理に費やす時間が削減されます。また、セキュリティとコンプライアンスのルールを遵守しつつ、不要なストレージ、紙の使用、管理オーバーヘッドを削減します。よくあるボトルネックを取り除くことで、ECMはチームがより迅速に作業し、より良い決定を行い、ワークフロー全体のフリクションを減らすことを有効にします。
ECMソフトウェアは、コンテンツのライフサイクルの各段階におけるプロセスとパフォーマンスを改善するためのシンプルなソリューションです。これらの直感的なシステムとツールは、企業が生産業務をより効率的に処理するのに役立ちます。
これらのソリューションを実装することで、自然な効果が生まれ、組織が成長するだけでなく、さらに繁栄するための余地が生まれます。ECMは、組織が内部の業務にとらわれることなく、コラボレーションやパートナーシップ、イノベーションといった外部のイニシアチブにエネルギーを振り向けることを可能にします。
ECMソリューションは、効率的なコンテンツ管理と規制コンプライアンスが重大な銀行、金融サービス、保険（BFSI）、ヘルスケア、政府、小売業などの業界で広く採用されています。
ECMシステムの開始方法
このような大規模なソリューションの実装は、それを必要とする問題と同じくらい、最初は圧倒されるかもしれません。開始のためのいくつかの推奨ステップをご紹介します。
- コンテンツを定義：顧客と社内マネージャーの両方に一貫性のあるパーソナライズされたユーザーエクスペリエンスを提供するためのアイデアをブレインストーミングしましょう。
- ロードマップを計画： 主要な関係者や意思決定者とコミュニケーションを取り、理想的なソフトウェアフレームワークを設計します。
- 非効率性を特定：全組織チャネルにおける理想的なコンテンツフローとライフサイクルを示します。
- デジタル化：紙ベースのプロセスとシングルポイントのデジタルソリューションを段階的に廃止し、フルサービス機能へのスムーズなトランジションを促進します。
Adobe Experience Managerがどのように役立つか
エンタープライズコンテンツ管理ソリューションは、企業の成長、変化、規模の拡大に合わせて継続的にメリットを提供します。しかし、これらのシステムを十分な情報に基づいて評価することが、最も高い利益をもたらすために不可欠です。
デジタルアセット管理とコンテンツ管理を組み合わせて、Adobe Experience Managerは、ECMを強化するように設計された業界最先端の統合ソリューションです。その幅広い機能により、タイムリーで関連性の高いデジタルエクスペリエンスを、完全に効率化され、常時稼働し、常に最新のクラウドサービス上で調達・適応・自動化・配信することが可能です。
このビデオをご覧いただくと、Experience Manager がどのように貴社の組織を変革し、ECM のニーズに応えることができるかをご確認いただけます。
よくある質問
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