PDCA로 비즈니스를 개선하는 방법
성공하는 기업은 변화에 민첩하게 대응하고 비즈니스를 지속적으로 개선해 나갑니다. 갈수록 늘어나는 시장 요구 사항을 모두 충족하려면 기업은 새로운 과제에 맞게 비즈니스를 조정하고 시장 수요에 대응해야 합니다. 그러나 변화를 주도하는 것은 쉽지 않고, 어디서부터 시작해야 할지 난감할 때가 있습니다.
PDCA(Plan-Do-Check-Act)는 기업 경쟁력을 위해 지속적으로 비즈니스를 개선하도록 도와주는 린 경영(Lean Management) 전략 프레임워크입니다.
PDCA를 통해 비즈니스 프로세스를 개선하는 방법을 살펴봅니다.
PDCA란?
PDCA는 ‘Plan-Do-Check-Adjust’의 약자로, 비즈니스의 지속적인 개선과 성장을 위한 관리 프레임워크입니다. 1950년대에 이 개념을 최초로 개발한 William Deming의 이름을 따서 ‘데밍의 휠(Deming wheel)’이라고도 하고, Deming의 멘토인 물리학자 Walter A. Shewhart의 이름을 따서 ‘슈하트 주기(Shewhart Cycle)’라고도 합니다.
PDCA 주기에는 목표 계획, 전략 실행, 결과 평가, 취해야 할 조치가 포함됩니다. PDCA 프레임워크는 원형 다이어그램 형태로 지속적으로 반복되며, 비즈니스 관리를 위한 과학적인 접근 방식을 취합니다.
PDCA 주기의 4단계
PDCA는 '계획-실행-평가-조치'의 4단계 선순환을 통해 지속적인 개선과 변화를 이끌며 비즈니스 성장을 촉진합니다.
1. 계획(Plan)
달성하고자 하는 목표를 정의하고, 이를 달성하는 데 필요한 프로세스를 결정합니다.
가장 먼저 할 일은 PDCA 주기의 기반이 됩니다. 어떤 실험을 한다고 가정해 보세요. 맨 먼저 할 일은 간단한 목표와 일련의 프로세스에 대한 개요를 작성하는 것입니다. 또한 실험의 성공 여부를 평가하는 방법도 계획해야 합니다. 초기에 KPI를 파악해 두면 실험의 성공 여부를 객관적으로 판단할 수 있습니다.
예를 들어, 팀 관리자가 하이브리드 작업 방식에 맞게 일정을 조율하는 방법을 찾고 있다면 그가 해야 할 첫 번째 일은 목표를 정의하고 목표에 도달하기 위한 프로세스를 정의하는 것입니다. 이 경우 목표는 하이브리드 방식으로 작업하면서 생산성을 유지하는 것입니다. 이를 위한 프로세스에는 유연한 근무 시간 동안 관리할 수 있는 프로젝트 관리 보드를 설정하는 것이 포함될 수 있습니다. 실험의 성공 여부는 2주 동안에 팀원이 완료된 프로젝트 수 등 여러 KPI를 사용하여 측정할 수 있습니다.
2. 실행(Do)
프로세스 또는 전략에 대한 이론을 평가하기 위해 계획을 실행에 옮깁니다. 이 단계를 진행하기 위해 팀원의 노력이 필요하다면 적절한 리소스를 구성하고, 팀원 모두가 자신의 책무를 명확히 인식하도록 해야 합니다.
또한 이전 단계에서 제시된 대로 계획을 충실히 따라야 합니다. 그래야만 테스트 또는 전략의 효과를 정확히 추적할 수 있습니다.
앞서 예로 든 하이브리드 팀의 경우 프로젝트 관리 보드를 사용하고, 전략에 기반한 프로세스를 2주 동안 실행하게 됩니다. 이때 관리자나 팀 리더는 계획에서 벗어나 다른 방식으로 팀원에게 업무를 할당하지 않도록 주의해야 합니다. 계획에서 벗어나면 결과가 달라질 수 있기 때문입니다.
3. 평가(Check)
실행된 계획의 결과를 분석합니다. 목표를 달성하는 데 도움이 되었던 방법이나 성과가 저조했던 이유를 알아봅니다. 이 단계에서는 1단계에서 정의한 KPI가 유용하게 활용됩니다.
성과가 저조하다고 낙담할 필요는 없습니다. PDCA는 비즈니스를 개선하기 위한 여러 과학적 접근 방식 중 하나이며, 저조한 성과가 곧 실패를 의미하지는 않습니다. 분석 결과를 개선의 기회로 활용하면 됩니다.
하이브리드 팀의 관리자는 이 단계에서 완료된 프로젝트 수를 파악하고, 이를 이전 주기에서 완료된 프로젝트 수와 비교해 볼 수 있습니다. 또한 팀원과 상의하여 프로세스를 조정할 수도 있습니다.
4. 조치(Act)
마지막으로, 평가 단계에서 도출된 결과를 바탕으로 개선 사항과 다음 PDCA 주기에서 수행하려는 사항을 결정합니다. 이 단계를 마치면, 다음 주기의 계획 단계로 돌아가게 됩니다. 이 단계를 끝으로 한 주기가 완료되므로 인사이트를 활용하여 새로운 주기를 계획합니다.
하이브리드 팀 관리자의 경우 프로젝트 보드를 계속해서 사용할지 또는 새로운 주기를 시작하기 전에 개선을 할 것인지 등을 정합니다. 예를 들어, 다음 주기 동안 모든 계획이 시의적절하게 진행될 수 있도록 각 프로젝트에 마감일을 지정할 수 있습니다.
Sony가 PDCA를 통해 웹 사이트 제작 속도를 800% 향상시킨 방법
게임 업계가 빠르게 진화하기 시작하면서 Sony Interactive Entertainment(SIE)는 자사의 명성에 걸맞은 탁월한 사용자 경험을 지속적으로 제공하기 위한 방법을 모색했습니다.
SIE는 웹 사이트의 콘텐츠 업데이트 횟수를 늘리면서 콘텐츠 관리를 간소화해야 했습니다. 이에 더해, 고객이 사용하는 디바이스의 수가 증가함에 따라 모든 디바이스에서 더 나은 사용자 경험을 제공하고자 했습니다.
이를 해결하기 위해 Sony는 PDCA 프레임워크를 사용했으며, 그 결과 웹 사이트 제작 속도가 800% 향상되었습니다. 콘텐츠 관리 방법과 여러 디바이스에서 메시지 전송 프로세스를 간소화하는 다양한 방법을 테스트한 결과입니다.
PDCA를 사용해야 하는 경우
PDCA는 프로세스를 개선하거나 변경 사항을 관리할 때 유용합니다. 새로운 제품에 대한 전략을 수립하든, 기존 방법을 변경하든, PDCA는 변화를 이끄는 데 도움이 되는 전략적 프레임워크를 제공합니다.
관리자와 팀 리더는 PDCA를 통해 다음을 수행할 수 있습니다.
새로운 툴 또는 제품에 대한 프로세스 생성
기존 프로세스 변경
기업 경쟁력을 위한 지속적인 비즈니스 개선
새로운 표준 또는 규정에 맞게 조정
실행 전 솔루션 테스트
시간 소모적인 작업 간소화
원격 팀 모델로 전환
시작하기
PDCA를 통해 비즈니스 이니셔티브를 수직이 아닌, 주기로 진행하면 실행 결과를 바탕으로 비즈니스를 지속적으로 개선하면서 앞으로 나아갈 수 있습니다.
이를 위해서는 먼저 비즈니스의 목표와 이를 달성하는 데 필요한 프로세스를 정의해야 합니다. 이때 목표를 구체적으로 정의하고 프로세스에 대한 개요를 명확하게 작성합니다. 아울러 팀은 프로세스가 원활하게 진행될 수 있도록 수립된 계획을 충실히 따라야 합니다.
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