칸반으로 프로젝트를 관리하는 방법

프로젝트 관리 방식은 항상 미묘하게 바뀌고 있습니다. 팀을 잘 유지하고 모든 것이 궤도에서 벗어나지 않게 하려면 효과적으로 소통하며 보다 적극적으로 조직을 관리해야 합니다.

지난 몇 년 동안 글로벌 팬데믹으로 인해 많은 팀과 조직이 원격 또는 하이브리드 업무 환경으로 전환하면서 프로젝트 관리는 더욱 복잡해졌습니다. 게다가 경영진들이 프로젝트의 가시성과 효율성에 관심을 가지면서 관리에 복잡성이 더해졌습니다.

소프트웨어 개발 팀에 특히 인기가 있는 칸반(Kanban)은 프로젝트 관리를 간소화하는 데 큰 도움이 됩니다. 칸반의 정의와 유래, 주요 기능을 알아보고, 칸반이 기업의 균형과 민첩성을 유지하는 데 중요한 이유를 소개합니다.

목차

• 칸반이란?
• 칸반의 기원
• IT와 소프트웨어에 칸반 적용
• 칸반 보드란?
• 칸반 카드란?
• 칸반의 이점
• 칸반을 활용하는 6가지 방법
• 칸반의 주요 원칙
• 칸반 vs. 스크럼
• 엔터프라이즈 민첩성 지원

칸반이란?

칸반(Kanban)은 반복적인 프로세스의 단계를 명확히 나누는 프로젝트 관리 방식입니다. 칸반 프레임워크를 기반으로 하는 '칸반 보드'에 모든 업무 단계를 시각적으로 표현하며, 팀원은 이 보드를 보며 모든 작업의 상태를 명확히 파악할 수 있습니다.

칸반의 목표는 잠재적인 병목 현상을 조기에 파악하고, 프로세스의 모든 단계에서 팀원을 조정하는 것입니다. 이를 통해 문제를 신속하게 해결하고, 프로젝트를 비용 효율적으로 운영할 수 있습니다. 소프트웨어 개발에서 많이 사용되는 방법론이지만 반복적인 프로세스로 진행되는 다른 모든 유형의 작업에도 적용할 수 있습니다.

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칸반의 기원

칸반은 데브옵스(DevOps)와 함께 소프트웨어 팀에서 활발히 활용되는 프레임워크이지만, 그 시작은 1940년대 후반으로 거슬러 올라갑니다. 일본 자동차 기업 Toyota의 엔지니어인 Taiichi Ohno는 재고를 보다 효율적으로 관리하고 체계적으로 생산 계획을 수립할 방법을 고민했습니다. 공급에 영향을 주지 않으면서도 과잉 재고의 가능성을 최소화하는 것이 목표였습니다.

이는 꽤 복잡한 과제였지만 해법은 간단하고 투명해야 했습니다. 그러한 고민 끝에 나온 방법론이 ‘시각적 보드’, 일본어로는 ‘칸반(간판의 일본식 발음)’입니다. Ohno는 칸반 보드에 ‘할 일’, ‘진행 중’, ‘완료’라는 3개의 열을 만들고, 그 열 안에 자동차 생산에 필요한 업무를 나타내는 카드를 추가했습니다. 각 열에는 정의된 임계값이 있으며, 작업자는 현재 작업 중인 카드를 완료하지 않으면 새 카드를 사용할 수 없게 했습니다.

팀은 매일 보드를 검토하고 우선순위와 역량에 따라 카드를 추가, 이동, 제거하여 생산 프로세스에서 지속되는 병목 현상을 확인하고 없앨 수 있습니다.

이러한 방법론을 통해 Toyota는 불필요한 재고를 줄이고, 수요가 있을 때 곧바로 제품을 생산하게 되었습니다. 너무 많이 또는 너무 적게 처리하지 않음으로써 자원과 시간의 낭비를 줄이고, 작업에 효율성을 높이고, 처리량을 늘릴 수 있습니다. 그리고 이는 Toyota 생산시스템을 대표하는 ‘적시(Just In Time, JIT) 제조’의 기원이 되었습니다.

IT와 소프트웨어에 칸반 적용

칸반 방법론으로 제품을 생산하면서 Toyota의 판매는 급증했으며 최고의 자동차 제조업체로 반등하게 되었습니다. 이후, 엔지니어인 David Anderson이 Corbis와 Microsoft에서 소프트웨어 개발에 칸반을 활용했습니다. 그는 이 경험을 기반으로 ‘칸반: 기술 비즈니스를 위한 성공적인 진화’라는 책을 출간하기도 했습니다. 그리고 지금도 많은 소프트웨어 개발 팀이 칸반을 사용하여 일상적인 업무를 관리하고 있습니다.

칸반은 점진적 개선에 집중하기 때문에 IT 업계에서 인기가 있습니다. 대규모 프로젝트를 진행할 경우, 제시간에 모든 작업을 완료하기 위해서는 모든 업무의 진행 상황을 매일 확인해야만 합니다. 칸반 프레임워크를 통해 주요 작업을 관리하기 쉬운 작은 조각으로 세분화하고 칸반 보드에 배치하면 각 업무의 진행 상태를 시각적으로 확인할 수 있으며, 문제가 발견되면 즉시 해결할 수 있습니다.

칸반 보드란?

칸반 보드는 각 단계를 나타내는 ‘열’과 작업 자체를 나타내는 ‘이동식 카드’를 사용하여 작업 프로세스를 시각화하는 프로젝트 관리 툴입니다. 이 칸반 보드는 물리적 형태를 지닌 보드일 수도 있고, 디지털 방식의 보드일 수도 있습니다.

칸반 보드의 열은 유연합니다. 기본 칸반 보드에는 할 일, 진행 중, 완료라는 3개의 열만 있지만, 필요에 따라 ‘요청됨’, ‘백로그’, ‘분석 중’, ‘개발 중’, ‘테스트 중’, ‘완료’ 등 여러 열을 만들 수 있습니다. 반복되는 프로젝트 단계가 칸반 보드의 열이 됩니다.

팀은 일반적으로 매일 모여 칸반 보드를 검토합니다. 따라서 팀원과 경영진 간에 투명성이 높아집니다. 또한 주어진 시간에 합리적으로 수행할 수 있는 작업의 양을 파악할 수 있으므로 진행 중인 작업의 한계를 알 수 있습니다.

칸반 카드란?

칸반 카드는 완료해야 하는 작업 조각을 나타내는 카드로, 실물 카드, 스티커 메모, 디지털 상자 등 다양한 형태를 지닙니다. 칸반 카드는 팀원이 진행 상황을 시각적으로 모니터링할 수 있도록 칸반 보드에 배치됩니다.

작업 항목과 관련된 주요 성과 지표를 추적하는 경우 각 카드에 작업을 요청하는 사람, 작업 기한, 작업 담당자 등 여러 필드를 나열할 수 있습니다. 카드에는 간략한 작업 설명, 지원 문서 링크 또는 첨부 파일, 원활한 협업을 위한 주석 등을 포함할 수 있습니다.

칸반의 이점

칸반은 기업의 규모나 산업과 관계없이 다양한 이점을 제공합니다. 제조업계에서 시작한 칸반이 지금은 소프트웨어 개발자에게 인기가 높지만, 소규모 세일즈 팀, 대기업 인사과, 마케터 등 모든 부서에서도 유용하게 활용할 수 있습니다.

빨라진 사이클 타임

사이클 타임은 팀원이 작업을 시작하여 완료할 때까지의 총 시간을 말합니다. 평균 사이클 타임은 얼마나 효율적으로 작업하고 있는지 판단하는 데 도움이 되므로 주요 측정 지표가 되기도 합니다.

사이클 타임을 분석하면 프로젝트 관리자는 병목 현상을 파악하고, 해당 문제를 누가 해결할 수 있는지 알아낼 수 있습니다. 칸반 프레임워크에서 팀원들은 작업을 완료하도록 서로를 지원할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 칸반 보드를 통해 누가 어떤 작업을 하고 있는지 간편하게 확인하고, 누가 어떤 기술을 갖고 있는지 쉽게 알아낼 수 있으므로, 정해진 일정보다 작업이 늦어질 경우 해당 기술을 갖고 있는 사람을 투입할 수 있습니다.

비즈니스 목표와 실행의 조율

새 카드가 기업의 핵심 전략에 맞지 않다면 칸반 백로그에 추가되지 않습니다. 한편, 카드가 백로그에 있다면 중요도에 따라 우선순위가 정해집니다. 우선순위가 가장 높은 카드를 보드로 가져오므로 팀은 가장 중요한 작업만 수행합니다.

유연한 계획

작업의 우선순위를 다시 정해야 하는 경우 팀이 칸반 보드를 검토하는 즉시 백로그에서 플로우로 작업을 이동할 수 있습니다. 칸반은 유연성이 뛰어나므로 프로젝트 관리자는 팀의 워크플로우를 방해하지 않고 비즈니스와 고객 요구에 부응할 수 있습니다.

고객 만족도 향상

프로젝트 관리자는 사이클 타임을 단축하기 위해 노력하며, 이는 본질적으로 팀의 성과를 높입니다. 그렇다고 해서 품질이 떨어지는 것은 아닙니다. 칸반 보드는 최고의 성과를 내기 위해 작업을 테스트하고 검사하는 데 필요한 단계를 보여줍니다. 고객은 짧은 시간에 잘 만들어진 제품과 기능을 얻게 되므로 고객 만족도가 높아집니다.

정확한 예측

진행 상황을 지속적으로 검토하면 프로젝트에 소요되는 시간을 예측하기가 쉽습니다. 프로젝트 관리자는 리소스를 적절하게 할당하고, 불필요한 작업을 줄이고, 정확하게 예측함으로써 팀의 업무를 간소화 및 효율화할 수 있습니다.

칸반을 활용하는 6가지 방법

David Anderson은 칸반 방식을 최대한 활용할 수 있는 6가지 모범 사례를 소개했습니다. 소프트웨어 팀은 물론 모든 팀에서 유용하게 활용할 수 있습니다.

1. 워크플로우를 시각화합니다

칸반 보드는 팀의 워크플로우를 명확히 시각화합니다. 팀원들은 앞으로 자신에게 어떤 작업이 배치될지 알 수 있으므로, 최종 목표에 어떻게 기여할지 구상할 수 있습니다. 칸반 보드를 최신 상태로 유지하고 매일 점검하면 팀 운영의 투명성을 높이고, 팀이 리스크를 알리도록 격려하고, 자신의 작업이 프로젝트에 기여하고 있다는 느낌이 들게 할 수 있습니다.

2. 진행 중인 작업 범위를 설정합니다

칸반을 통해 프로젝트 관리자는 보드에 카드가 충분한지, 아니면 너무 많은지 쉽게 평가할 수 있으므로, 리소스 스킬과 역량을 명확히 파악할 수 있습니다. 매일 칸반 보드를 검토하면 프로젝트 관리자와 팀원은 업무량을 평가할 수 있기 때문에 팀이 할 일이 너무 많거나 너무 적을 수가 없습니다.

3. 플로우를 관리합니다

칸반에서 ’플로우’는 보드의 각 단계에서 작업이 진행되는 방식을 말합니다. 매일 칸반 보드를 검토할 때 프로젝트 관리자는 속도와 리스크 사이에서 균형을 유지해야 합니다. 플로우를 관리하면 팀은 진행 중인 작업의 범위를 설정하고 방해 요소와 병목 현상을 해결하여 효율적으로 작업할 수 있습니다.

4. 프로세스 정책을 명확히 설정합니다

칸반 보드는 누가 무엇을 하고 있는지, 어떻게 문제를 제기해야 하는지, 작업 기한은 언제까지인지 등을 명시합니다. 정책을 명확히 설정하면 프로젝트 관리자는 의사 결정 과정에 감정을 섞을 수 없으며, 작업을 효율적으로 제공하는 데 집중할 수 있습니다.

5. 피드백을 적극 반영합니다

지속적인 개선은 민첩성을 유지하는 데 중요합니다. 개발자와 프로젝트 관리자는 다음번에 더 나은 제품을 제공하기 위해 이해 관계자와의 일일 회의나 대화 중에 받는 피드백에서 정보를 얻어야 합니다.

6. 협업으로 업무를 강화합니다

칸반은 팀 중심의 방법론입니다. 필요한 경우 충고, 건설적 비판, 추가적인 도움을 제공해야 합니다. 그러나 이는 모든 직원을 동일한 원칙에 따라 운용하고 동일한 방식으로 문제를 해결할 때만 효과적입니다. 정보를 공유하고 기술력을 결합하면 짧은 시간에 더 많은 작업을 완수할 수 있습니다.

칸반의 주요 원칙

Anderson은 조직에서 칸반을 시작할 수 있는 범주를 크게 ‘변화 관리’와 ‘서비스 제공’으로 구분하고, 몇 가지 원칙에 따를 것을 제안합니다.

변화 관리 원칙

칸반을 구현하기는 쉽지 않습니다. 다른 프로젝트 관리 전략에 익숙한 팀이라면 더욱 어렵습니다. 변화 관리를 위해 칸반을 도입할 때는 다음 3가지 변화 관리 원칙으로 시작해 보세요.

현재 보유한 스킬로 시작하기

너무 막연하거나 너무 높은 목표는 추적 및 달성이 어렵습니다. 칸반을 사용하여 역량과 능력, 가용성을 평가한 다음, 필요에 따라 명확하고 간결한 작업만 추가하세요. 이 접근 방식은 지속 가능한 성장에 도움이 되므로 매일 목표를 향해 다가갈 수 있습니다.

점진적으로 진화하기

칸반은 천천히 그리고 꾸준한 개선을 위해 고안되었습니다. 따라서 칸반 프로세스에 참여하는 모든 팀원은 점진적인 변화에 적응해야 합니다. 목표로 하는 큰 변화를 작은 조각으로 나누면 경영진의 반대를 완화할 수 있으며, 실수가 최소화되고, 업무 부하도 크지 않습니다.

리더십 장려하기

칸반 중심의 업무 환경에서는 발생하는 문제에 대해 누구나 주인의식을 가지고 개선 활동을 할 수 있습니다. Anderson은 팀원들이 문제를 해결하고 최종 목표를 달성하기 위해 기꺼이 서로 도울 수 있도록 격려하고 협력하는 문화를 조성하라고 제안합니다.

서비스 제공 원칙

기업은 수많은 서비스를 운용합니다. 이들 서비스를 안정적으로 제공하기 위해 칸반을 도입하고자 할 때는 다음 3가지 서비스 제공 원칙에 따르세요.

고객 니즈에 집중하기

고객이 무엇을 원하는지, 왜 원하는지, 그리고 얼마나 기대하는지를 파악하여 칸반 프로젝트 관리를 수행합니다. 백로그의 우선순위를 정하거나, 예산을 관리하거나, 문제를 해결하는 방법을 고려할 때 항상 고객을 최우선으로 생각합니다.

업무를 직접 관리하도록 장려하기

작업할 항목과 완수 방법을 개발 팀이 직접 선택하도록 합니다. 그런 다음 플로우를 관리하고, 리더십을 가질 수 있도록 지원하고, 업무량이 너무 많지는 않은지 확인합니다.

정기적으로 서비스 네트워크와 정책 검토하기

프로젝트를 제공한 후에는 팀의 업무 방식과 이해 관계자의 요구 사항을 파악해야 합니다. 고객 만족도와 비즈니스 성과를 꾸준히 개선하려면 정기적으로 정책을 검토하고 업데이트합니다.

칸반 vs. 스크럼

칸반과 스크럼(Scrum)은 몇 가지 개념이 동일하지만 작업 구성 방식은 다릅니다.

스크럼은 1~4주 단위로 일정량의 작업(일반적으로 ‘스프린트’라고 함)을 제공합니다. 그리고 지속적으로 점검하기 위해 스프린트 계획, 스프린트 검토, 스프린트 회고, 일일 스탠드업 미팅이라는 4가지 주요 ‘의례’를 사용합니다. 모든 스프린트가 시작될 때 팀은 작업에 몰두합니다. 그리고 모든 스프린트가 끝나면 완수한 항목을 평가하고, 문제가 다시 발생하지 않도록 완화하는 방법을 논의합니다.

칸반과 달리 스크럼에는 프로젝트 관리자가 없습니다. 고객을 지원하는 '프로덕트 오너', 팀이 애자일 원칙을 따르도록 하는 ‘스크럼 마스터’, 작업을 수행하는 개발 팀만 있습니다.

스크럼과 칸반의 차이점을 알아두면 개발 팀의 스킬과 스타일에 적합한 솔루션을 결정하는 데 도움이 됩니다.

엔터프라이즈 민첩성 지원

칸반을 통해 모든 기업은 제품과 서비스를 개선할 수 있습니다. 칸반을 사용하는 팀은 리더십과 고객 피드백을 지속적으로 통합하고, 구체적인 목표를 기반으로 작업의 우선순위를 정하고, 작업을 안정적으로 제공하는 방법을 익힐 수 있습니다. 이를 기반으로 기업의 규모가 커지고 조직이 제아무리 복잡해지더라도 민첩하게 대응할 수 있습니다. 스크럼이나 다른 애자일 방법론을 사용하고 있다면 칸반으로 전환해 보세요. 프로세스를 개선하고 업그레이드하여 성과를 높이고 고객 만족도를 향상할 수 있습니다.

시작하기

칸반을 사용하면 엔지니어와 고객을 연결하고, 내부 협업의 효율성과 투명성을 높입니다. 또한 직원들의 번아웃 위험을 줄이면서 복잡한 프로젝트를 효율적으로 실행할 수 있습니다. 유연성이 뛰어나기 때문에 개발자와 프로젝트 관리자는 자체적으로 정책을 개발하고, 방향을 수정하고, 앞으로 나아갈 기회를 모색할 수 있습니다.

칸반을 처음 시작한다면 우선, 복잡한 워크플로우를 통합하고 간소화해야 합니다. 프로젝트 관리를 수행해본 경험이 있다면 한 단계 진보한 접근 방식을 시도해 볼 수도 있습니다. Adobe Workfront는 프로젝트 관리 여정의 단계에 상관없이 효율적인 프로젝트 운영에 필요한 모든 기능을 갖추고 있습니다.

Workfront는 워크플로우를 자동화하고, 전략 실현에 도움이 되는 맞춤 양식을 생성하여 접수 프로세스를 간소화합니다. 단일 뷰에서, 새로운 우선순위에 따라 칸반 카드를 조정하고, 할당된 리소스를 이동시키고, 대시보드를 구성하여 지속적으로 팀을 점검할 수 있습니다. 다양한 엔터프라이즈 애플리케이션과의 통합을 통해 Workfront는 개발자가 원하는 방식으로 작업하고 진행 상황을 실시간으로 측정할 수 있는 툴을 제공합니다.

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