리소스 관리 시작 가이드

Professionals optimizing resource management

비즈니스 리더의 가장 큰 임무는 성과를 최적화하는 것입니다. 이를 위해 원격으로 협업하는 업무 방식을 선택할 수도 있고, 각 프로젝트별로 성과를 관리할 수도 있습니다. 혹은, 리스크를 최소화는 데 집중할 수도 있습니다.

어떤 방법을 택하든 자원을 잘 관리하는 것이 중요합니다. 사람, 시간, 예산 등 주요 리소스를 평가하고, 할당하고, 적절하게 활용하는 방법을 알아야 프로젝트 관리가 수월해집니다. 리소스 관리를 극대화하기 위해 알아야 할 사항을 살펴봅니다.

리소스 관리란?

리소스 관리는 예산, 시간, 팀 역량을 어디에 어떻게 사용할지 결정하는 것입니다. 각 업무에 최적의 에셋을 할당함으로써 리소스 활용을 극대화할 수 있습니다.

리소스는 프로젝트 완수에 필요한 모든 것을 의미합니다. 다음을 예로 들 수 있습니다.



이러한 리소스를 전략적으로 할당하면 업무에 효율성을 높이고 성과를 향상할 수 있습니다.

훌륭한 리소스 관리를 위해서는 예산, 툴, 팀원 등 모든 리소스를 명확히 파악해야 합니다. 그리고 필요에 따라 프로젝트를 업데이트하거나 재할당할 수 있는 기능과 모든 팀원을 실시간으로 배정할 수 있는 우수한 커뮤니케이션 툴이 필요합니다.

Resource management dashboard in Workfront

리소스 관리가 중요한 이유

리소스 관리는 모든 규모의 조직에 많은 이점을 제공합니다.

하버드 비즈니스 리뷰(Harvard Business Review) 에 따르면 경영진은 주당 평균 23시간을 정기 회의에 소비하고 있으며, 이들 중 71%는 회의가 효율적이지 않거나 생산적이지 않다고 느낍니다. 리소스 관리를 적절하게 활용하면 팀원들은 시간을 효율적으로 사용할 수 있습니다.

리소스 관리를 통해 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.

4가지 주요 리소스 관리 기법


리소스 관리 전략은 조직의 규모, 리더십 유형 등 여러 요인에 따라 달라집니다. 향후 프로젝트를 계획하거나, 프로젝트 도중에 리소스를 조정하는 등 특정 시나리오를 지원하는 다양한 리소스 관리 기법이 있습니다.

이들 기법은 모두 ‘효율적인 리소스 관리’라는 같은 목표를 갖습니다.

리소스 예측

리소스 예측은 향후 프로젝트에 필요한 리소스를 예측하는 기법입니다. 기업의 향후 요구 사항을 예측할 수 있으므로 미리 리소스를 준비할 수 있습니다. 또한 잠재적인 문제를 예측하는 데 도움이 되므로 방해 요소가 발생할 경우 간편하게 탐색할 수 있습니다.

리소스 예측은 프로젝트의 계획과 준비 단계에서 이루어집니다. 프로젝트를 계획하면서 필요한 리소스를 함께 파악합니다. 요구 사항에 부응하기 위해 필요한 리소스를 알아내려면 다음 사항을 고려해야 합니다.

리소스를 꾸준히 관리하다 보면 예측이 수월해집니다. 리소스를 처음 예측할 때는 팀원의 역량을 파악하기 위해 필요한 정보가 부족할 수도 있습니다. 하지만 여러 프로젝트에서 ‘시간 추적 데이터’를 수집하면 특정 프로젝트에 투입할 팀의 가용성을 간편하게 ​​예측할 수 있습니다.

Workfront resource management work view

리소스 할당

‘스케줄링’이라고도 하는 리소스 할당은 목록에 있는 업무마다 최적의 리소스를 제공하는 기법입니다. 프로젝트에 필요한 장비, 시간, 팀원의 역량을 지정하여 각 업무에 적합한 리소스를 할당합니다.

리소스 할당은 리소스 최적화에 도움이 되기 때문에 중요합니다. 예를 들어, 직원의 스킬에 맞게 업무를 지정하면 재능 낭비 없이 팀의 역량을 강화할 수 있습니다. 리소스를 제대로 할당하면 생산성, 자신감, 효율성이 극대화됩니다. 팀원들은 가치를 느끼고 전문성을 최대한 발휘할 수 있게 되므로 직원 경험도 향상됩니다.

리소스를 할당할 때는 리소스를 언제 활용해야 할지 파악하고, 프로젝트에 맞춰 리소스를 설정하는 것이 중요합니다. 다시 말해, 프로젝트 범위를 잘 알고 있어야 합니다. 리소스와 프로젝트 정보를 파악했다면, 전체 캘린더가 있는 리소스 관리 소프트웨어를 사용하여 필요한 리소스를 연결합니다.

리소스 활용

리소스 활용은 노력을 측정하고, 사용 가능한 리소스가 얼마나 사용되고 있는지를 보여줍니다. 따라서 적극 활용되지 않는 리소스를 찾는 데 도움이 됩니다. 또한 다르게 할당해야 하는 리소스를 결정하는 데도 좋습니다.

청구 가능한 시간 또는 할당된 시간을 리소스 역량으로 나누어 팀의 리소스 활용을 알아냅니다. 일, 시간, 시간의 백분율로 활용도를 측정할 수 있습니다.

Resource utilization rate formula

리소스 평준화

리소스를 초과 할당하거나 잘못 할당한 경우에는 리소스 평준화가 필요할 수 있습니다. 리소스 평준화는 최적의 리소스로 프로젝트를 완수할 수 있도록 문제를 수정하고, 일정이나 예산을 조정하는 기법입니다.

리소스 평준화는 업무를 과중하게 주지 않으면서 프로젝트를 제시간에 완수하도록 합니다. 리소스 예측이나 리소스 할당과 달리, 리소스 평준화는 리더가 프로젝트 진행 중에 사용해야 하는 리소스 관리 기법이기도 합니다.

리소스 평준화는 무엇이 잘못되고 무엇이 필요한지에 따라 다르므로 표준 공식은 없습니다. 팀의 업무가 과중한 경우, 프로젝트를 완수하는 데 필요한 리소스를 충원하거나 모든 팀원이 업무를 완료할 수 있도록 프로젝트의 기한을 조정할 수 있습니다.

마감일과 우선순위를 평가하거나 부족한 영역을 강조하는 프로젝트 로드맵을 생성할 때 도움이 됩니다.

Workfront product development dashboard

리소스 관리의 4단계

프로젝트를 진행하는 동안 리소스를 유연하게 조정 및 관리할 수 있는 ‘4단계 리소스 관리 프로세스’가 있습니다. 물론 여기에 소개하는 단계와 다른 순서로 진행해도 무방하며, 프로젝트 시작과 동시에 필요한 모든 것을 조정할 수도 있습니다.

1. 리소스 점검

첫 단계에서는 필요한 리소스를 점검합니다. 이때 다음을 포함합니다.


시간 추적 기능과 직원 스킬 목록을 생성할 수 있는 소프트웨어를 사용하면 인적 자원의 가용성과 전문성에 대한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 사용 가능한 리소스를 파악해야 리소스를 적절하게 할당할 수 있습니다.

2. 리소스 구성 및 할당

프로젝트 완수에 필요한 리소스를 파악했다면, 이제 해당 리소스를 구성하고 할당합니다. 팀원을 구성하고 프로젝트 세부 사항을 간략하게 설명합니다. 원격 팀의 경우, 프로세스와 워크플로우를 설명하는 Microsoft Teams 회의나 디지털 브리프를 사용할 수 있습니다. 필요한 모든 스킬과 소프트웨어를 갖춰야 합니다.

그런 다음, 프로젝트 관리 툴을 사용하여 업무에 맞게 리소스를 할당하고 지정합니다. 아울러 업무에 필요한 모든 리소스가 팀원들에게 제공되고 있는지 확인합니다. 이는 소통이 단절되기 쉬운 원격 팀에게 특히 중요합니다.

3. 리소스 관리

프로젝트를 통해 팀을 꾸준히, 그리고 적극 관리합니다. 리소스를 초과 할당하거나 잘못 할당했다면 즉시 리소스를 평준화합니다.

4. 검토

리소스 관리의 마지막 단계는 검토입니다. 다음과 같은 질문을 해보세요.


새 프로젝트를 시작할 때마다 다시 리소스를 점검합니다. 이전 프로젝트의 최종 검토 단계에서 얻은 정보는 다음 프로젝트를 진행할 때 유용합니다.

예를 들어, 목표가 너무 높아 조정이 필요하다는 것을 깨달았을 수도 있습니다. 검토 결과, 리소스를 잘 관리하여 예산이 약간 남았을 수도 있습니다. 프로젝트에 참여한 팀원들과 문제가 있었다면 다음번에는 이들의 스킬과 전문성에 더 잘 맞는 프로젝트를 고려합니다.

리소스 관리 툴을 선택하는 기준

리소스 관리에는 많은 노력을 기울여야 하며, 혼자서 리소스를 관리하기는 만만치 않습니다. 시중에 여러 리소스 관리 플랫폼이 있는 이유입니다. 이러한 솔루션은 필요한 모든 장비와 동료를 간편하게 파악하여 리소스를 구성하고 관리하는 데 도움을 줍니다. 또한 해당 리소스를 구성, 관리하고 프로젝트 완수 시 검토를 할 수 있는 좋은 툴입니다.

리소스 관리 툴을 선택할 때는 다음을 체크하세요.


팀에 가장 적합한 리소스 관리 소프트웨어를 찾으려면 무엇이 필요한지 자세히 파악해야 합니다. 커뮤니케이션 기능, 보고, 자동화 등 어떤 기능이 필요한지 생각해 보세요. 기존 툴과 시스템에 부족한 기능이 무엇인지 고려하고, 그 간극을 메울 수 있는 솔루션을 찾습니다.

원하는 기능을 파악했다면 관련 소프트웨어를 조사합니다. 고려 중인 툴을 둘러보고 사용자의 후기를 읽어 보면서 해당 소프트웨어가 광고한 대로 제 기능을 하는지 확인합니다.

리소스 관리 활용 사례

업계와 관계없이 모든 기업은 리소스 관리를 통해 업무에 효율을 높이고 있습니다. 리소스를 효율적으로 관리하여 측정 가능한 비즈니스 성과를 내고 있는 몇몇 브랜드를 살펴봅니다.


Foolproof logo

직원 및 프로젝트 수행 역량 확대

영국 디자인 에이전시 Foolproof는 리소스 관리를 통해 직원 및 프로젝트 수행 역량을 확대했습니다. 이 에이전시의 프로젝트 관리자는 고객 참여를 위한 여러 프로젝트를 진행하고 있었지만, 모든 진행 상황을 한곳에서 온라인으로 추적하기 어려웠습니다.

하지만 직원 시간 추적 기능, 프로젝트 템플릿, 자동화된 보고를 사용하면서 4주 동안 10%의 활용 예측 정확도를 얻을 수 있었으며, 주간 보고 시간도 24시간 절약할 수 있게 되었습니다.


Heifer International

더 많은 리소스 확보

비영리 국제개발기구 Heifer International은 효율적인 리소스 관리로 더 많은 리소스를 확보하고 있습니다. Heifer의 IT 조직은 많은 프로젝트로 몹시 바빴으며, 기존 스프레드시트 솔루션으로는 이를 해결할 수 없었습니다.

Heifer는 직원들이 올바른 이벤트 시퀀스에 따라 프로젝트를 진행할 수 있도록 리소스 관리 툴을 도입했으며, 시간 추적 기능과 전반적인 가시성을 통해 생산성을 크게 높였습니다.

Sound solutions logo

차질 없는 업무 수행

음향 기술 회사인 Sound Solutions는 진행 중인 모든 프로젝트를 한곳에서 확인할 수 없었기 때문에 프로세스를 최적화하고 경쟁력을 높이기 어려웠습니다.

팀 전체를 위한 원스톱 프로젝트 관리 툴을 도입하면서 리소스를 효율적으로 관리하고, 프로젝트와 업무량을 결정하는 데 필요한 데이터를 얻을 수 있게 되었습니다. 그리고 이 데이터를 기반으로 향후 계획까지 간편하게 진행할 수 있었습니다.


Stanley Black & Decker logo

중복 문제 해결

산업용 공구업체인 Stanley Black & Decker 팀원들은 직접 데이터 시스템을 업데이트하는 등의 번거로운 작업에 많은 시간을 낭비하고 있었습니다. 시스템 운영 관리자 Monique Evans는 워크플로우를 간소화하고 생산성을 높이는 방법을 모색하기 시작했으며, 이는 최우선 과제 중 하나가 되었습니다.

그는 직접 데이터를 입력할 필요성을 없애기 위해 AI를 구현하고, 보고와 추적은 물론, 모든 데이터 관련 작업을 자동화했습니다. 그 결과, 팀은 더 중요한 업무에 집중하게 되었고, 생산성과 효율성이 크게 높아졌습니다.

Thermo Fischer Scientific logo

업무 간소화

코로나19 팬데믹이 발생하면서 글로벌 과학장비 및 소프트웨어 솔루션 업체인 Thermo Fisher Scientific의 업무량이 급속도로 늘어났습니다. 이 회사는 규모를 신속하게 확장하고 과학자와 의사에게 백신 연구에 필요한 장비를 빠르게 제공할 방법을 모색했습니다. 하지만 모든 업무를 원격으로 전환하기는 어려웠습니다.

마케팅 운영 관리자 Amy Zakrzewski는 규정을 준수하면서 제작 효율성을 높이기 위한 조치를 취해야 했습니다. 시장 요구에 부응하기 위해 그가 선택한 방법은 원격으로 협업하면서 콘텐츠를 제작하는 것이었습니다. 이렇게 함으로써 전체 프로젝트 기간을 20% 단축하고, 법률 검토 기간을 24% 줄였습니다.

시작하기

리소스 관리를 통해 요구 사항에 맞게 리소스를 최적화하면 고품질의 업무를 빠르고 효율적으로 완료할 수 있습니다. 또한 업무 중단을 최소화하고 팀의 번아웃을 방지할 수 있습니다.

새 프로젝트를 시작할 때는 필요한 모든 항목을 사전에 완전히 점검해야 합니다. 그리고 관련된 업무의 우선순위를 정합니다. 지금 사용하고 있는 리소스 관리 소프트웨어가 효율적이지 않다면 Adobe Workfront를 도입해 보세요.


무료 인터랙티브 제품 둘러보기에서 직원 역량에 맞게 업무를 간편하게 할당하는 방법을 확인하세요. 팀의 작업을 계획하고, 프로세스를 간소화하고, 진행 상황을 측정하여 경쟁력을 갖출 수 있습니다.