Joel Caracci es un creador apasionado por los procesos creativos. Él atribuye este entusiasmo a una fuente inesperada: su amor por la música jazz.

“Cuando compones para un conjunto de jazz, lo primero que haces es definir las reglas de una pieza”, explica Caracci. “Entonces se da a los músicos la libertad de salirse de esos esquemas y crear algo extraordinario. Lo mismo ocurre con los equipos de diseño. Mi trabajo consiste en mejorar los flujos de trabajo de los diseñadores para que puedan centrarse en dar vida a sus ideas”.

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Como Director Asociado de Operaciones Creativas en JLL, líder mundial en servicios inmobiliarios comerciales, Caracci trabaja con un equipo de más de 90 creadores en Estados Unidos y Canadá. JLL Creative produce cerca de 10,000 entregables al año, que incluyen la creación de nuevas marcas para propiedades, la elaboración de propuestas para nuevos negocios y el diseño de complejos sitios web y videos animados para la clientela.

JLL adoptó cinco instancias de Adobe Workfront para gestionar los flujos de trabajo en toda la empresa, incluidos el equipo de marketing, TI y la oficina global de PMO. Dentro del equipo creativo de Caracci, la solución permite a los diseñadores trabajar con más eficiencia que nunca, por lo que es una inversión que beneficia a los equipos de la empresa y eleva la satisfacción del personal a niveles nunca antes vistos.

“Cuando preguntas a los diseñadores cuáles son las herramientas de trabajo esenciales, suelen pensar en las aplicaciones de Adobe Creative Cloud”, afirma Caracci. “Workfront es igual de fundamental. Es el eslabón que faltaba para gestionar los flujos de trabajo de modo que los equipos de diseño puedan rendir lo mejor posible sin agotarse”.

Visualización de datos relacionados con el diseño

La mayor parte del contenido creado por el equipo creativo tiene que ver con el marketing inmobiliario y la habilitación de ventas para los mercados locales. Los diseñadores elaboran folletos, panfletos y videos explicativos para ayudar a vender espacios comerciales. Crean diapositivas de presentación para que los equipos de ventas las presenten al reunirse con arrendadores potenciales o al hacer propuestas de arrendamiento a las personas propietarias de edificios.

Normalmente, los intermediarios envían solicitudes de contenido al equipo de marketing, que a su vez delega el trabajo a uno de los siete equipos creativos regionales. Antes de que Caracci agilizara los flujos de trabajo, estos procesos solían gestionarse mediante correo electrónico y hojas de cálculo. Gracias a la aplicación de flujos de trabajo, los gestores de tráfico pueden ver exactamente qué tareas se solicitan, comparar calendarios y asignar proyectos a los diseñadores con las competencias y la disponibilidad adecuadas. Esta visibilidad ha ayudado al equipo creativo a aumentar su producción en un 260% en dos años. Y además, el equipo es capaz de demostrar el valor de su propio trabajo a los responsables de departamento de toda la organización.

“La creación de informes es la mayor ventaja de Workfront”, afirma Caracci. “Cambia la forma en que brindamos información sobre el trabajo creativo. Por año, creo más de 200 informes para ayudar a los directivos a entender el aporte de los equipos creativos al negocio en general”.

Los informes incluyen las horas de trabajo de cada equipo, los tipos de proyectos, el tiempo dedicado a cada actividad y otros datos que pueden ayudar a los directivos a decidir si hay que ajustar la plantilla o invertir en distintos tipos de competencias de diseño. A los directivos también les interesa saber qué líneas de negocio o mercados hacen más solicitudes para determinar cómo los intermediarios utilizan los recursos de diseño.

“Gracias a la visualización de proyectos en el panel, podemos garantizar que todos los implicados en un proyecto vean lo mismo”, afirma Caracci. “Entender los datos de los proyectos ayuda al equipo creativo a elaborar acuerdos de nivel de servicio y determinar si los solicitantes están enviando la información correcta en los briefs creativos. Así podemos fijar expectativas realistas y evitar comunicaciones redundantes que retrasan los proyectos”.

Más tiempo para la creatividad

Los paneles también son invaluables para los diseñadores. Los equipos de diseño trabajan en varias partes del mismo proyecto a la vez, y en ocasiones cada una requiere varias rondas de revisión. Los paneles de control para diseñadores muestran exactamente qué recursos se han asignado a cada quién y cuál es su estado, lo que permite al departamento de diseño invertir más tiempo en tareas creativas y hacer menos trabajo administrativo.

Los diseñadores utilizan diversas aplicaciones creativas, desde Adobe Premiere Pro y After Effects para videos hasta Illustrator para gráficos a gran escala. Pero aproximadamente el 85% del trabajo se realiza en InDesign. “Estamos iniciando una versión beta del complemento de Workfront dentro de InDesign. El complemento nos permite ver tareas, colaborar y cargar y gestionar recursos sin salir del contexto creativo. La integración con otros productos añade aún más valor a nuestro proceso creativo", expresa Caracci. “A los diseñadores les gusta la integración con Microsoft Teams porque les permite dar seguimiento fácilmente a las revisiones y aprobaciones en un formato similar al de un chat. Creemos que les encantará ahorrar tiempo al poder revisar los flujos de trabajo dentro de su aplicación creativa de Adobe”.

Equilibrio entre lo personal y la labor creativa

Caracci sigue buscando formas de mejorar los flujos de trabajo creativos. Habla con cada diseñador y diseñadora que se incorpora al equipo creativo para buscar formas de ayudarles a trabajar mejor. Pero la mayoría de los diseñadores están impresionados por cómo la organización de los flujos de trabajo puede impulsar su creatividad.

Como los gestores de tráfico tienen más visibilidad de los horarios, también pueden equilibrar las cargas de trabajo y ayudar a los diseñadores a mantener un mejor equilibrio entre el trabajo y su vida personal. Como resultado, el equipo creativo obtuvo el índice de satisfacción laboral más alto entre los equipos de marketing globales de JLL, con una tasa de rotación no planificada de tan solo el 7%, frente al 30% de algunos equipos comparables.

“A veces pienso en cómo la cadena de montaje revolucionó la producción industrial. Creo que algo parecido ocurrirá con el trabajo creativo cuando la gente empiece a tomarse en serio los flujos de trabajo”, comenta Caracci. “El flujo de trabajo adecuado puede ser diferente para cada equipo y empresa. “En nuestro caso, Workfront es la solución perfecta para crear flujos de trabajo que mantengan la comunicación fluida sin abrumar a la gente, lo que resulta en una mayor producción creativa en menos tiempo”.

Amplía tus conocimientos

Para obtener más información sobre cómo puedes aplicar estas ideas para equipos de diseño medianos y grandes, escucha la sesión de Joel en Adobe Summit, 20,000 Deliverables: From Workflow Chaos to Harmony.

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