Slechts een handvol marketingbureaus kan zeggen dat ze al meer dan 100 jaar succesvolle campagnes voor hun klanten uitvoeren. Sinds 1873 lanceert FCB (Foote, Cone & Belding) bekroonde reclame- en marketingprogramma's voor gerenommeerde merken in verschillende branches, die de populaire cultuur hebben veranderd. FCB heeft Adobe Workfront** wereldwijd geïmplementeerd om de processen van het bureau te standaardiseren en te stroomlijnen, zodat de medewerkers in hun wereldwijde netwerk meer kunnen focussen op werk voor klanten en minder tijd hoeven te steken in administratieve taken die geen waarde toevoegen. Tegenwoordig gebruiken FCB-teams in 13 bedrijfsonderdelen de Workfront-oplossing voor werkbeheer in de cloud om meer zicht te krijgen op projecten en handmatige processen te elimineren, waardoor de productiviteit van het personeel en het aantal factureerbare uren toenemen.

FCB is een bekroond, volledig geïntegreerd internationaal marketingcommunicatiebedrijf met een lange traditie van succesvolle creatieve projecten. Op basis van diepgaand inzicht in gediversifieerde lokale markten en wereldwijde culturen zet FCB zich in om consumentengedrag aan te passen, zodat zijn klanten, zijn mensen en de samenleving daarvan profiteren. Het bedrijf telt meer dan 8000 medewerkers in 109 vestigingen in 80 landen en maakt deel uit van de Interpublic Group of Companies.

De uitdaging

Omdat het werk binnen het FCB-netwerk steeds vaker op projectbasis werd uitgevoerd, had het bureau een efficiënte en gecentraliseerde oplossing nodig om ervoor te zorgen dat iedereen weet welk werk wanneer klaar moet zijn.

Verschillende tools

FCB-teams hielden taken en projecten bij in verschillende tools, waaronder Basecamp, Microsoft Word en Microsoft Excel. Medewerkers werkten statusrapporten handmatig bij en de communicatie verliep grotendeels via e-mail. Eén kantoor e-mailde medewerkers bijvoorbeeld dagelijks een HotSheet om ervoor te zorgen dat elk team op de hoogte was van de status van de digitale en printprojecten van het bureau. Maar sommige teamleden kregen die e-mails helemaal niet, waardoor het soms flink stressen was om resources te vinden.

Graham Johnson, EVP en Chief Product Officer van FCB Health: "We hadden grote moeite om onze engineering- en operations-groep een duidelijk overzicht te geven van alle aankomende websitelanceringen en belangrijke bestandsreleases. Die teams kwamen vaak voor verrassingen te staan en zonder goede planning kunnen we in de problemen komen omdat we onvoldoende tijd of resources hebben."

Consistente communicatie en rapportages waren ook een uitdaging. FCB-teamleden beheerden spreadsheets waarin de beschikbaarheid van resources werd bijgehouden en verstuurden deze één of twee keer per dag via e-mail naar kantoren en afdelingen. Dit proces, dat elke week meer dan 20 uur in beslag nam, zorgde voor minder factureerbare personeelsuren.

Bovendien hadden klanten allemaal verschillende manieren om taken bij te houden, waardoor medewerkers een paar uur bezig waren om elk rapport handmatig te voltooien. Hoewel FCB de gewerkte uren voor projecten bijhield, werd alle data uit het financiële systeem van het bureau gehaald, waarin alleen de werkelijke en door de klant goedgekeurde uren werden bijgehouden.

"Er was geen geautomatiseerd overzicht van de werkelijk bestede tijd ten opzichte van de geplande projecturen, waardoor het voor ons lastig was om te onderhandelen over meer uren of mogelijke problemen te corrigeren voordat we aan de slag gingen voor de klant", zegt Katherine Haven, Vice President en Director van het Strategic Operations Project Management Office (PMO) bij FCB.

Omdat het werk wereldwijd steeds meer projectgericht werd, wilde FCB efficiëntere processen ontwikkelen en ging het bedrijf op zoek naar één enkel platform voor projectplanning, taaktoewijzing en resourcemanagement.

De Workfront-oplossing

Hoewel Workfront een intuïtieve, gebruiksvriendelijke oplossing is, besloot FCB twee systeembeheerders te trainen om toe te zien op de onboarding van de netwerkbureaus in de werkbeheeroplossing en het doorlopende onderhoud van de wereldwijde instance van FCB. Dit werd gezien als de de beste manier om standaardisatie te bevorderen en best practices voor successen en geleerde lessen tussen de kantoren uit te wisselen. Deze resources werken samen met nieuwe teams die overstappen op Workfront om unieke workflows te ontwikkelen en snel succes te boeken.

Eerst brengen de beheerders in elk bureau hoofdgebruikers in kaart die met hen kunnen samenwerken om inzicht te krijgen in bestaande projectstructuren en -processen, zoals portfolio's, wijzigingsopdrachten, resourcing, tracering en rapportage. De beheerders adviseren vervolgens op basis van best practices hoe bedrijfskritieke processen in Workfront kunnen worden geautomatiseerd en geoptimaliseerd.

"We hebben alle mogelijke rollen in Workfront: van HR- en financieel personeel tot ontwikkelaars, en van medewerkers voor kwaliteitscontrole (QA) en gebruikerservaringen tot ontwerpprofessionals", legt Haven uit. "Onze klantgerichte medewerkers hebben geen tijd om bij te blijven met alle nieuwe voorzieningen en functionaliteiten, daarom is het beheerdersmodel heel geschikt voor ons. We zijn altijd beschikbaar om onze kennis over Workfront en best practices te delen met onze gebruikers, zodat die productiever kunnen werken."

Centrale opslagplaats

Dankzij gecentraliseerde communicatie en samenwerking in Workfront kunnen FCB-teams slimmer samenwerken. Twee kantoren die een internationale klant voor consumentenproducten ondersteunen, delen bijvoorbeeld campagnedetails in Workfront, waardoor ze veel efficiënter werken. Bovendien kunnen twee verschillende FCB-bedrijfsonderdelen via de oplossing data beveiligen en delen.

Vanwege de vertrouwelijke en concurrerende aard van de activiteiten van het bureau, gebruiken de systeembeheerders de groepsfunctionaliteit in Workfront om de data van elke klant gescheiden te houden in de instance.

"Het helpt enorm dat alle projecten in Workfront staan, omdat we nu echt kunnen gaan samenwerken", zegt Haven.

"Workfront is ongelooflijk. Hoe meer mensen het systeem gebruiken, hoe beter het wordt, en we gebruiken machtigingen om weergaven te segmenteren, waardoor problemen met conflicterende merken worden voorkomen", aldus Johnson van FCB Health.

Projectsjablonen, aanvraagwachtrijen en aangepaste formulieren

Om processen te optimaliseren, gebruikt FCB Health aanvraagwachtrijen en standaardsjablonen voor projectplannen voor alle digitale en printprojecten. Deze plannen worden niet alleen ontwikkeld maar ook bijgewerkt in Workfront. Met aanvraagwachtrijen in Workfront worden processen afgehandeld in een traceerbare oplossing in plaats van via e-mail. En met sjablonen worden terugkerende taken gestroomlijnd door elke vereiste stap in een workflow in kaart te brengen. Doordat alle stappen van tevoren in kaart zijn gebracht, zijn teamleden minder tijd kwijt aan de planning en hebben ze meer tijd om impactvolle campagnes te ontwikkelen. Maar het belangrijkste is dat de sjabloon ervoor zorgt dat er geen stappen worden overgeslagen tijdens het proces.

"Producenten maken hun tijdlijnen in Workfront en iedereen moet een bestaande lanceringsmodule gebruiken als ze plannen gaan maken", legt Johnson uit. "Onze lanceringsmodule bevat alle vereiste taken, resources en tijden, en vult automatisch een lanceringskalender in die volledige transparantie biedt aan het hele team. We hebben de module binnen een week gemaakt en uitgerold naar de afdeling."

Met behulp van aangepaste Workfront-formulieren heeft FCB Health ook een ticketsysteem gemaakt om aanvragen te verwerken, te volgen en te valideren. De rapportage voor het ticketsysteem wordt volledig binnen Workfront afgehandeld, net als het bijhouden van QA-bugs voor digitale projecten. Sinds de implementatie van Workfront heeft het QA-team een JIRA-server waarmee ze vroeger werkten, buiten gebruik gesteld.

Financiële prestaties bijhouden

Door Workfront te integreren met het financiële SAP-systeem heeft FCB het proces voor projectschattingen gestroomlijnd. De oplossing gebruikt 'earned value'-berekeningen om drie sets data te vergelijken: geschatte en werkelijke uren uit SAP en geplande projecturen uit Workfront. De oplossing genereert automatisch nauwkeurige burn-rapporten waarin de werkelijke uren en kosten worden vergeleken met de geschatte en geplande uren en kosten.

"Betere data geeft klantenteams een nauwkeuriger beeld van waar ze staan en hoe ze vooruitgaan", zegt Haven. "Met real-time resourcingdata kunnen klantmanagers in de toekomst ook nauwkeurigere schattingen maken."

Aangepaste dashboards en rapportages

De dashboards en rapportagevoorzieningen van Workfront helpen FCB-teams ook om tijd te besparen en resources optimaal in te zetten. Met een nieuw dashboard dat in Workfront is gemaakt, kan de QA-resourcemanager van FCB Health bijvoorbeeld direct zien wanneer en waar haar 'shared services'-teamleden onder- of overbezet zijn. Met een ander dashboard dat onlangs is gemaakt, kunnen project- en resourcemanagers vervanging regelen als een teamlid aangeeft afwezig te zijn, zodat FCB toch de deadline van de klant kan halen.

Nu FCB Health Workfront gebruikt om de beschikbaarheid van resources te voorspellen, "beheren we geen gedeelde spreadsheets meer en e-mailen we geen dagelijkse overzichten meer naar kantoren", aldus Johnson. "Bovendien zijn er minder tijdrovende vergaderingen nodig."

In de werkbeheeroplossing kunnen managers van bureaus zien welke projecten op schema liggen en aan welke projecten nog projectnummers moeten worden toegewezen. FCB stimuleert managers om afdelingsbrede taken – zoals het invullen van enquêtes – aan medewerkers toe te wijzen via My Work-pagina's in Workfront in plaats van ze via e-mail of instant messaging te versturen.

Via de geautomatiseerde workflow kunnen gebruikers elke taak als voltooid markeren en op een dashboard kan het bureau in real-time de voortgang volgen. Gestandaardiseerde statusoverzichten zijn ook geautomatiseerd via de werkbeheeroplossing, waardoor teamleden snel beschikken over nauwkeurige, actuele gegevens over elk project. De functie Copy Dashboard is favoriet bij systeembeheerders omdat iedereen daarmee eenvoudig parameters kan wijzigen en binnen enkele seconden een vergelijkbaar, maar iets ander rapport kan uitvoeren. De Workfront-beheerders van FCB produceren alle aangepaste projectrapporten zonder ingewikkeld programmeerwerk of extra tools.

"Dankzij Workfront kunnen we niet alleen back-officeprocessen stroomlijnen, maar ook het werk voor onze klanten verbeteren", zegt Haven.

Voordelen

In Noord-Amerika en Europa realiseren FCB-teams in 13 bedrijfsonderdelen de volgende voordelen met Workfront:

• Hogere productiviteit en meer factureerbare uren Door handmatige processen, zoals resourceplanning, te optimaliseren en te automatiseren met Workfront, is FCB minder tijd kwijt aan administratieve taken en kan het meer tijd besteden aan werk voor klanten. Met de oplossing kan FCB Health resources optimaal inzetten. "Met Workfront zijn gedeelde spreadsheets en dagelijkse e-mails met overzichten van de beschikbaarheid van resources niet langer nodig, iets wat meerdere kantoren zo'n 20 uur per week of 1000 uur per jaar kostte", schat Johnson.
• Nauwkeurigere projectschattingen De integratie van Workfront met het financiële SAP-systeem van het bureau stelt FCB in staat om nauwkeurigere burn-rapporten te produceren. Workfront levert niet alleen belangrijke informatie voor financiële rapporten, maar helpt projectmanagers ook sneller nauwkeurigere schattingen te maken met behulp van vooraf gedefinieerde sjablonen en historische projectinformatie.
• Grotere projectzichtbaarheid Hoewel de belangrijkste teamleden – zoals projectmanagers, copymanagers en artdirectors – altijd al inzicht hadden in de huidige en toekomstige klantproducten, biedt Workfront volledige transparantie voor meer teamleden, waaronder gespecialiseerde groepen zoals analisten, proeflezers en drukkerijpersoneel. "Nadat we Workfront hadden uitgerold naar ons bureau HackerAgency, dat zich richt op wereldwijde direct marketing, waren de teamleden meteen enthousiast; ze waren eraan gewend dat werkaanvragen onverwacht opdoken, maar nu worden projecten ruim van tevoren aangekondigd, waardoor ze beter kunnen plannen", zegt Haven.
• Minder tijd kwijt aan vergaderingen en HotSheets Volgens sommige schattingen besteedden teamleden tot wel twee uur per week aan vergaderingen – 30 minuten aan resourcing-, 30 minuten aan accountstatus- en een uur aan afdelingsstatusvergaderingen. Nu projecttaken up-to-date worden gehouden in Workfront, kunnen FCB-teamleden productiever zijn. HotSheets worden nu ook automatisch gegenereerd door Workfront, waardoor teamleden minder tijd kwijt zijn aan handmatige updates over wat er vandaag en morgen moet gebeuren, en teams zich kunnen richten op projecten die problemen hebben of te laat zijn. Haven: "Bij FCB Chicago zijn bijvoorbeeld werknemers met projecten die op schema liggen, niet verplicht om statusvergaderingen bij te wonen". Daardoor kan tijdens statusvergaderingen worden gefocust op de projecten die aandacht nodig hebben."
• Verbeterde operationele efficiëntie Door Workfront uit te rollen, is de operationele efficiëntie in de bedrijfsonderdelen en klantenteams van FCB verbeterd. Imgrund zegt dat als we met interne leiders samenwerken om hun meest urgente uitdagingen op te lossen – bijvoorbeeld het automatiseren van dagelijkse HotSheets – ze gaan inzien hoe ze met de werkbeheeroplossing ook andere processen kunnen ontwikkelen en perfectioneren.

Vooruit kijken

FCB evalueert de online proefleesvoorziening van Workfront om de review- en goedkeuringsprocessen voor creatieve assets te stroomlijnen. Geen uitdagende workflows meer: de digitale proefleesvoorziening is een on-demand oplossing die alle teamleden op elk apparaat kunnen gebruiken wanneer het hen uitkomt. Door de huidige tool te elimineren en Workfront te gebruiken als enige oplossing en login voor deze kritieke projectfunctionaliteit, verwacht FCB $ 60.000 per jaar te besparen.

Voor jou aanbevolen

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/cards/11afd9ed2dfdaa117de1c022818eafba

Alle verhalen van klanten

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/contact-footer