Desde hace 50 años, Esri ayuda a sus clientes a resolver problemas del mundo real proporcionándoles software de cartografía, sistemas de información geográfica (SIG) y análisis de ubicaciones para atribuir datos a un contexto geográfico, lo que ellos denominan The Science of Where®. Desde las gigantes cafetaleras que utilizan la inteligencia de localización para mejorar la sostenibilidad de sus cultivos y agricultores; hasta servicios de paquetería que utilizan la tecnología de Esri para entregar a tiempo y mantener sus costos bajos; pasando por empresas de servicios públicos que dan seguimiento a sus recursos en tiempo real para cerrar rápidamente los tickets de interrupción del servicio o reparación que envían los clientes: Esri es la tecnología que hay detrás de estas marcas. Esri colabora estrechamente con 90 de las 100 empresas de la lista Fortune 100, con los 50 gobiernos estatales de Estados Unidos y con 87 de las 100 mejores universidades de Estados Unidos según Forbes.

Esta forma innovadora de ver los patrones y las relaciones se extiende también a la división de marketing de Esri, que busca optimizar y agilizar la forma en que aborda el trabajo de marketing.

“Como empresa que no ha dejado de crecer en los últimos 50 años buscando siempre la excelencia, sabíamos que para ampliar nuestro negocio y llegar a más empresas y usuarios, tendríamos que someternos a nuestra propia transformación digital para poder escalar y respaldar nuestro crecimiento”, afirma Christina Sullivan, Responsable de Marketing.

Los patrones de excelencia como una nueva forma de trabajo en todo el departamento de marketing

El equipo de marketing se dio cuenta de que aprovechando el poder de los flujos de trabajo automatizados podrían aumentar la calidad y la cantidad de la ejecución, agilizando todo, desde la creación del correo electrónico hasta la ejecución de la campaña.

“Para la división de marketing, una de las claves de la transformación era tener visibilidad, transparencia y mediciones de todo nuestro trabajo. Emprendimos el recorrido para encontrar una herramienta que nos ayudara a transformar nuestra forma de trabajar. Estudiamos varias herramientas, pero Adobe Workfront fue la que se destacó”, afirma Sullivan.

El primer paso en la ampliación fue generar confianza y aceptación de los nuevos procesos y la nueva solución, Workfront. El equipo de gestión del cambio de Esri, dirigido por Norma Awad y Brian Sapp, creó un plan integral para alcanzar los resultados deseados.

“Creamos un potente plan para preparar a nuestros equipos para el cambio, centrándonos primero en la concienciación y el deseo, con el firme respaldo de nuestro director de Marketing”, comenta Norma Awad, Directora de Habilitación de Marketing. “Ese fue un factor clave para el éxito del proyecto”.

Para iniciar el proceso de ampliación, los equipos optimizaron su proceso de recepción de trabajos, consolidando 74 sistemas de solicitudes en Workfront, su nuevo sistema de registro de operaciones de marketing.

Luego, el equipo de marketing optimizó el proceso de creación y ejecución de correos electrónicos, creando flujos de trabajo detallados y plantillas de proyectos en Workfront para minimizar el trabajo duplicado y reducir el tiempo de salida al mercado.

Una vez optimizado el proceso de creación de correos electrónicos, el equipo continuó con todos los demás procesos de marketing para convertirlos en flujos de trabajo optimizados.

Como paso final, Esri ejecutó su exhaustivo plan de gestión del cambio, que incluía más de 2000 horas de sesiones de formación para más de 300 empleados en los 16 equipos de marketing. Recopilaron opiniones en cada paso de la transformación para que el mayor número posible de personas colaborara en Workfront y se familiarizara con la nueva forma de trabajar.

Ampliar proyectos con la eficiencia en mente

La posibilidad de monitorear y gestionar tareas en Workfront permite al equipo de marketing de Esri ver las conexiones entre los proyectos y saber exactamente cuál es el siguiente paso. Como resultado, tienen dos reuniones menos al mes para comprobar el estado de los proyectos, y la revisión y las aprobaciones de la Dirección de Marketing se hacen completamente dentro de Workfront. La aprobación de proyectos digitales ha pasado de durar seis semanas a un día.

“Tener plantillas de proyectos nos ha ayudado a ampliar nuestros esfuerzos de planificación de proyectos y a garantizar que todos los gestores e integrantes del equipo trabajen de forma coherente”, afirma Linnie Ciepielowski, Responsable de Procesos e Informes de Marketing. “Ya no tenemos que dedicar tiempo a elaborar planes de proyecto para tareas recurrentes, y las partes interesadas habituales saben exactamente qué esperar cuando envían una solicitud”. Las plantillas de proyectos también nos permiten identificar las tareas específicas en las que los proyectos se retrasan constantemente, de modo que podemos determinar si es necesario asignar recursos adicionales, ampliar la duración o considerar dividir la tarea en partes más manejables”.

Otra de las mejoras en la eficiencia procede de la integración de Workfront con Outlook, que permite a Esri gestionar todo el ciclo de vida de un proyecto desde su principal herramienta de comunicación diaria, Microsoft Outlook. Esta integración produjo un cambio inmediato en los procesos de aprobación, que antes eran manuales y largos.

“Aumentamos la adopción de Workfront entre los usuarios gracias a la integración nativa con Outlook”, añade Brian Sapp, Gestión del Cambio. “Nuestro personal puede enviar solicitudes con los campos de respuesta y responder a las notificaciones como si estuvieran en Workfront. Se sintieron cómodos con Workfront al usarlo en una herramienta que ya conocían, Outlook”.

Los correos electrónicos de Outlook se pueden convertir directamente en tareas y actualizaciones de proyectos en Workfront, y al mismo tiempo los usuarios pueden responder a las actualizaciones directamente desde su bandeja de entrada. La integración nativa de Workfront para Outlook elimina la necesidad de cambiar de herramienta, agiliza la comunicación y acelera el progreso de los proyectos de marketing.

Liberar el potencial de todo el trabajo integrando flujos de trabajo en equipo

Para Christina, liberar todo el potencial de la gestión del trabajo consiste en dar herramientas a las personas para que hagan el trabajo que realmente importa.

“Nuestros equipos de campañas ahora tienen una visibilidad total de todos los aspectos de las campañas, incluido el desarrollo de recursos y el trabajo del equipo de canales, a través de Workfront”, afirma Sullivan. “Esto permite a los propietarios de las campañas centrarse en los aspectos estratégicos y creativos de su campaña para conseguir un mayor impacto”.

El equipo de marketing de Esri utiliza los proyectos de Workfront para gestionar sus campañas integradas, lo que proporciona una visibilidad completa de todos los recursos necesarios para dar vida a estas campañas.

No solo la división de marketing está mejor equipada, sino que todas las partes interesadas perciben el valor de este sistema de registro integrado. Pueden acceder a la información que necesitan para mantenerse informados sobre los progresos del equipo y reducir las largas reuniones y llamadas telefónicas.

Los cambios fueron más allá de los equipos de marketing. Equipos como el departamento jurídico de Esri ahora tienen el contexto necesario para hacer más aportaciones estratégicas, revisar y aprobar textos y garantizar que los recursos cuenten con los permisos adecuados.

“Workfront nos ha permitido ser una empresa que cumple más con las normativas al hacer que el departamento jurídico forme parte de los flujos de trabajo en lugar de brindar asesoría una vez finalizado el proyecto”, afirma Pete Schreiber, Abogado Gerente.

Definir las necesidades de hoy y prepararse para las oportunidades de mañana

Esri se compromete a liberar el poder de la tecnología de localización y a ayudar a sus clientes a revelar información más profunda con sus datos. Están aprovechando la potencia de la gestión del trabajo en Workfront para ampliar los procesos y crear un sistema de registro de operaciones de marketing.

“Tener una única fuente de confianza para nuestros proyectos ha sido fundamental para agilizar los flujos de trabajo, reducir el tiempo de salida al mercado y permitir a nuestros equipos dar lo mejor de sí mismos”, afirma Ciepielowski. “Con Workfront como nuestro sistema de registro de operaciones de marketing, no solo somos capaces de estandarizar nuestro trabajo, sino de cuantificarlo y mejorarlo constantemente”.

Del mismo modo que Esri aplica The Science of Where® para liberar todo el potencial de los datos en cada organización, los procesos optimizados del departamento de marketing de Esri ofrecen una visibilidad sin precedentes de dónde se está realizando todo el trabajo.

La división de marketing de Esri apoya a toda la organización en su labor de introducir su innovador software a nuevos sectores y empresas. El uso de Workfront para gestionar el trabajo de los 16 equipos de la división de marketing les ayuda a moverse con rapidez, trabajar de forma inteligente, hacer las cosas bien y colaborar de forma eficiente entre equipos.

“Con Workfront, nuestra división de marketing tiene mayor visibilidad, transparencia en los procesos y una velocidad de ejecución acelerada”, comenta Marianna Kantor, Directora de Marketing en Esri. “Gracias a esta eficiencia, ahora podemos centrarnos y avanzar en nuestros principales objetivos de marketing, que son los más importantes para nuestro negocio”.

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