Crie um termo de abertura completo que defina objetivos, escopo e responsabilidades seguindo estas etapas:
- Comece com uma conversa estratégica. Os gerentes de projeto devem iniciar uma discussão de alto nível com a equipe para coletar insights e alinhar os principais detalhes. Como esses profissionais serão responsáveis pela execução do projeto, sua expertise é fundamental para orientar os rumos do trabalho.
- Defina o escopo do projeto. Use os insights coletados para descrever com clareza o escopo do projeto, o que o trabalho vai entregar e, igualmente importante, o que ele não vai. Um escopo bem definido ajuda a prevenir o desvio de escopo e mantém o projeto focado nos seus objetivos.
- Identifique as pessoas-chave e as partes interessadas. Defina claramente as funções e responsabilidades de todos os envolvidos, incluindo membros da equipe do projeto, partes interessadas e equipes externas que vão contribuir em diferentes etapas. Isso garante responsabilização e alinhamento entre todos.
- Estabeleça os rumos do projeto. Com uma compreensão clara do escopo e das expectativas das partes interessadas, as equipes podem começar a execução com confiança. Definir metas e entregas claras desde o início agiliza os fluxos de trabalho e reduz os obstáculos.
- Elabore, revise e refine o termo de abertura do projeto. Ao redigir o termo, certifique-se de incluir todos os oito elementos essenciais descritos anteriormente. Após finalizar, compartilhe o documento com a equipe para obter feedback e aprovação, garantindo que todas as partes interessadas estejam alinhadas antes de avançar.
Quem aprova o termo de abertura do projeto?
Normalmente, o patrocinador do projeto é quem assina o termo de abertura, por ser um profissional de alto nível dentro da equipe. Essa pessoa também é amplamente responsável por criar as estimativas de custo e definir o escopo geral do projeto.
Elaborar um termo de abertura do projeto ajuda as partes interessadas a entenderem melhor por que aquele projeto é valioso para a empresa. Veja cinco benefícios de ter um termo de abertura definido antes de iniciar o projeto:
Cria um roteiro do projeto.
Um dos principais objetivos do termo de abertura do projeto é definir as expectativas e a visão para o trabalho. Sempre que a equipe tiver dúvidas sobre os rumos do projeto, pode consultar o termo de abertura para se orientar.
Os roteiros de projeto ajudam qualquer parte interessada a compreender e comunicar o impacto que um projeto bem-sucedido pode gerar.
Pode ajudar a convencer as partes interessadas sobre o projeto.
Um termo de abertura bem elaborado funciona como o principal documento de marketing interno do projeto, ideal para apresentar a partes interessadas, gestores, executivos e clientes com o objetivo de justificar os custos, garantir recursos e obter aprovação.
Táticas que geram resultados mensuráveis e estão alinhadas às metas de negócio de alto nível também convencem os altos executivos de que o retorno do investimento justifica o custo inicial.
Pode evitar o desvio de escopo.
Os termos de abertura definem com clareza o escopo do projeto e ajudam a reduzir o risco de precisar alterar os limites do trabalho em qualquer etapa, o que poderia resultar em desperdício de recursos e tempo e até colocar o projeto em risco.
As metas do projeto e as métricas de resultado devem ser definidas com clareza para evitar falhas de comunicação entre os executivos seniores e os gerentes de projeto.
Autoriza o início do projeto.
Os gerentes de projeto utilizam o termo de abertura como autorização para começar a ajustar os fluxos de trabalho, redirecionar recursos e alocar o orçamento. Sem essa autorização, essas ações geram confusão e atrasam a execução do projeto.
Garante a continuidade da equipe do projeto.
Os projetos frequentemente passam por mudanças de equipe antes de serem concluídos, por diversos motivos. Colaboradores podem ser substituídos ou integrados ao time, e é por isso que o termo de abertura é fundamental para manter os prazos e os objetivos nos trilhos.
O termo de abertura serve como um guia para os novos integrantes da equipe e permite uma transição mais fluida entre os membros do time, sem necessidade de alterar o documento.
Termos de abertura vs. planos de projeto.
Embora existam semelhanças entre o termo de abertura e o plano de projeto, a diferença mais evidente está na ordem em que são criados.
- Termo de abertura. Representa o business case para a execução do projeto. Trata-se do documento necessário para obter a autorização do projeto, portanto nenhuma atividade deve ser iniciada antes de ele ser aprovado.
- Plano de projeto. Inclui cronogramas, o escopo do trabalho e outros elementos voltados para a gestão do projeto. É onde se detalha o que precisa ser feito e por quem.
- Briefing do projeto. O briefing fica entre o termo de abertura e o plano. Funciona como um guia rápido para as partes interessadas que querem entender por que o projeto está sendo executado e como se pretende realizá-lo.
Qual é a diferença entre um termo de abertura e o escopo do projeto?
Diferente do termo de abertura do projeto, o escopo do projeto inclui detalhes mais específicos sobre os requisitos para o sucesso. Isso pode incluir orçamentos, entregas e estruturas analíticas do projeto (WBS).
O termo de abertura do projeto tem foco principalmente nos objetivos essenciais e nos benefícios do projeto. No entanto, tanto o termo de abertura quanto as declarações de escopo podem servir de referência para manter o projeto no caminho certo e evitar desvios do plano original.
Você deve atualizar o termo de abertura durante o projeto?
Atualizar o termo de abertura durante um projeto é algo incomum, pois os termos de abertura são aprovados antes da fase de execução do ciclo de vida do projeto.
Alterar o termo de abertura no meio de um projeto pode mudar os objetivos gerais, tornando grande parte do trabalho já realizado desnecessário.
Entrevistar todas as partes interessadas do projeto é uma boa prática para garantir o alinhamento de expectativas e resultados mensuráveis. Além disso, vale conversar com membros internos da equipe que já concluíram projetos semelhantes para avaliar quais desafios podem impactar a execução do projeto.
Identificar premissas desde o início ajuda a evitar que elas impactem a execução do projeto. Essas premissas devem ser revisadas de forma consistente ao longo de todo o projeto. Em geral, os gerentes de projeto devem elaborar uma lista de premissas no início do projeto.
As premissas são parte fundamental de todo projeto, mas premissas equivocadas podem comprometer a execução bem-sucedida. Elas devem ser documentadas e atribuídas para revisão individual dos membros da equipe, o que ajuda a alinhar as expectativas entre lideranças e equipes de projeto.
Confira algumas boas práticas na gestão de riscos do projeto:
- Conversar com a liderança e as partes interessadas seniores antes de criar o termo de abertura do projeto
- Conversar com a equipe interna do projeto para identificar riscos e problemas do dia a dia e planejar as contingências necessárias
- Revisar e atualizar o plano regularmente para lidar com novos problemas conforme eles surgem
- Garantir que as contingências do projeto estejam alinhadas com as metas de projeto da equipe
Um termo de abertura bem elaborado lança as bases para o sucesso do projeto, alinhando equipes, definindo objetivos e estabelecendo expectativas claras. Criar e gerenciar esses documentos com eficiência, porém, vai além da documentação: exige colaboração fluida, visibilidade e atualizações em tempo real.
Adobe Workfront simplifica esse processo ao oferecer uma plataforma centralizada onde equipes podem definir metas do projeto, atribuir responsabilidades, acompanhar marcos e gerenciar aprovações, tudo em um único lugar. Com automação integrada, fluxos de trabalho dinâmicos e relatórios em tempo real, o Workfront mantém o termo de abertura sempre atualizado, garantindo o alinhamento das equipes e o andamento dos projetos do início ao fim.
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