A JLL incentiva maior liberdade criativa com fluxos de trabalho organizados, gerenciados pelo Adobe Workfront.
Aumento na criação de entregáveis em dois anos
Criar mais ativos de design para auxiliar as equipes de marketing e de vendas de propriedades
Quantificar as vantagens das equipes de criação para a liderança
Reduzir o burnout liberando tempo dos designers
Ajudar os designers a passar menos tempo fazendo trabalho administrativo
Aumento dos entregáveis de design em 260% em dois anos, gerando 10 mil ativos por ano
Comunicação e avaliação dos resultados da equipe de criação por meio de mais de 200 relatórios por ano
Alcance da maior taxa de satisfação no trabalho entre equipes de marketing do mundo inteiro
Uso de painéis para monitorar o progresso do fluxo de trabalho em aplicativos de criação
Joel Caracci é um profissional de criação que adora processos criativos. Segundo ele, seu entusiasmo vem de uma fonte inesperada: o amor pelo jazz.
“Quando você compõe um arranjo de jazz, começa estabelecendo regras para a peça musical”, explica Caracci. “Depois, você dá liberdade para os músicos soltarem a imaginação e criarem melodias extraordinárias. O mesmo acontece com equipes de design. Meu trabalho é melhorar os fluxos de trabalho dos designers para que foquem em dar vida às ideias.”
Como diretor associado de operações de criação na JLL, uma empresa líder global em serviços imobiliários comerciais, Caracci trabalha com uma equipe composta por mais de 90 criadores nos Estados Unidos e no Canadá. A equipe criativa da JLL produz quase 10 mil entregáveis por ano, realizando tarefas que vão desde criar novas marcas para propriedades e elaborar apresentações para novos negócios até desenvolver sites e vídeos complexos para clientes.
A JLL adotou cinco instâncias do Adobe Workfront para gerenciar fluxos de trabalho em toda a empresa, incluindo os departamentos de marketing e TI e o escritório global de PMO. Dentro da equipe de criação de Caracci, a solução permite que os designers trabalhem com ainda mais eficiência, então é um investimento que beneficia as equipes empresariais enquanto aumenta a satisfação dos funcionários.
“Quando se fala em ferramentas de trabalho essenciais, os designers costumam pensar nos aplicativos da Adobe Creative Cloud”, diz Caracci. “O Workfront é muito importante. É a ferramenta que faltava para gerenciar fluxos de trabalho para que os designers trabalhem com mais eficiência sem ter burnouts.”
“Os relatórios são a maior vantagem do Adobe Workfront. Eles mudam a maneira como nos comunicamos sobre o trabalho de criação. Eu crio mais de 200 relatórios por ano para ajudar a liderança a entender como as equipes de criação auxiliam a empresa como um todo.”
Joel Caracci
Diretor associado de operações de criação, JLL
A maioria do conteúdo desenvolvido pela equipe de criação envolve conteúdo de suporte às vendas e de marketing de propriedades para mercados locais. Os designers criam folhetos, panfletos e vídeos de tours pelos locais para ajudar a vender espaços comerciais. Também criam slides de apresentações para as equipes de vendas usarem ao encontrar possíveis locatários ou para recomendar financiamentos para proprietários de imóveis.
Geralmente, os corretores enviam solicitações de conteúdo para os profissionais de marketing, que atribuem o trabalho a uma das sete equipes de criação regionais. Antes de Caracci simplificar os fluxos de trabalho, esses processos costumavam ser realizados por email e usando planilhas. Com o aplicativo de fluxo de trabalho, agora os gerentes de tráfego conseguem ver exatamente qual tarefa foi solicitada, comparar cronogramas e atribuir projetos aos designers que têm a disponibilidade e as habilidades ideais. A visibilidade ajudou a equipe de criação a aumentar a criação de entregáveis em 260% em dois anos. Melhor ainda, a equipe consegue demonstrar o valor desse trabalho para as partes interessadas em toda a organização.
“Os relatórios são a maior vantagem do Workfront”, afirma Caracci. “Eles mudam a maneira como nos comunicamos sobre o trabalho de criação. Eu crio mais de 200 relatórios por ano para ajudar a liderança a entender como as equipes de criação auxiliam a empresa como um todo.”
Os relatórios contêm as horas trabalhadas de cada equipe, os tipos de projeto, o tempo gasto em cada atividade e outras informações que podem ajudar a liderança a decidir se deve ajustar o nível de pessoal ou investir em outros tipos de habilidades de design. A liderança também está interessada em aprender quais linhas de negócios ou mercados fazem mais solicitações para determinar como os corretores usam os recursos de design.
“A maneira como o painel exibe os projetos ajuda a garantir que todos os profissionais envolvidos em um projeto vejam a mesma coisa”, diz Caracci. “Para a equipe de criação, entender os dados dos projetos nos ajuda a criar SLAs e determinar se os solicitantes estão enviando as informações certas nos resumos das criações. Com essas informações, conseguimos definir expectativas realistas e evitar comunicações excessivas que atrasam os projetos.”
Os painéis também são úteis para os designers, que podem lidar com muitas partes de um projeto ao mesmo tempo, e cada parte pode exigir diversas rodadas de revisão. Esses painéis mostram exatamente quais ativos foram atribuídos a cada designer e qual é o status deles, possibilitando que os designers tenham mais tempo para soltar a criatividade e passem menos tempo gerenciando o trabalho.
Os designers usam diversos aplicativos de criação, como o Adobe Premiere Pro e o After Effects para vídeos e o Illustrator para artes em grande escala. No entanto, cerca de 85% do trabalho é feito no InDesign. “Estamos criando um programa beta para o plug-in do Workfront dentro do InDesign. Com o plug-in, é possível ver tarefas, colaborar, fazer upload e gerenciar ativos sem sair da tela de criação. A integração com outros produtos agrega ainda mais valor ao nosso processo de criação”, diz Caracci. “Os designers também gostam da integração com o Microsoft Teams, pois podem monitorar revisões e aprovações em um formato semelhante ao de um bate-papo. Esperamos que os designers gostem da ideia de poupar tempo verificando os fluxos de trabalho dentro dos aplicativos de criação da Adobe.”
“Para nós, o Workfront é a solução certa para criar fluxos de trabalho que fazem a comunicação fluir sem sobrecarregar as pessoas, gerando mais resultados criativos em menos tempo.”
Joel Caracci
Diretor associado de operações de criação, JLL
Caracci continua buscando maneiras de melhorar os fluxos de trabalho de criação. Ele conversa com todos os designers que entram para a equipe de criação para encontrar maneiras de ajudá-los a trabalhar melhor. Porém, a maioria dos designers já se impressiona pelo fato de que organizar os fluxos de trabalho pode ajudá-los a serem mais criativos.
Como os gerentes de tráfego têm maior visibilidade dos cronogramas, também conseguem administrar os fluxos de trabalho e ajudar os designers a manter um bom equilíbrio entre vida e trabalho. Por isso, a equipe de criação tem a maior taxa de satisfação no trabalho entre as equipes de marketing da JLL no mundo inteiro, com apenas 7% de taxa de atrito não planejado em comparação com 30% de algumas equipes comparáveis.
“Às vezes, eu penso em como a linha de produção revolucionou a indústria manufatureira. Acredito que algo parecido acontecerá no trabalho de criação quando as pessoas começarem a pensar seriamente nos fluxos de trabalho”, declara Caracci. “O fluxo de trabalho certo pode variar entre equipes e empresas. “Para nós, o Workfront é a solução certa para criar fluxos de trabalho que fazem a comunicação fluir sem sobrecarregar as pessoas, gerando mais resultados criativos em menos tempo.”
Para saber mais sobre como colocar essas ideias em prática em equipes de design médias e grandes, ouça a sessão de Joel no Adobe Summit, intitulada 20,000 Deliverables: From Workflow Chaos to Harmony.
