Nur wenige Marketing-Agenturen können auf über 100 Jahre voller erfolgreicher Kundenkampagnen zurückblicken. FCB (Foote, Cone & Belding) beeinflusst bereits seit 1873 die Pop-Kultur – mit preisgekrönten Werbe- und Marketing-Programmen für namhafte Kunden aus verschiedensten Branchen. FCB hat Adobe Workfront** global implementiert, um Agenturprozesse zu standardisieren und zu optimieren. So können sich die Teams in seinem globalen Netzwerk heute auf die Kundenarbeit konzentrieren, anstatt sich mit Verwaltungsaufgaben zu befassen, die nichts zum Geschäftsergebnis beitragen. FCB-Teams aus 13 Geschäftseinheiten nutzen die Cloud-basierte Work-Management-Lösung Workfront, um Einblicke in Projekte zu gewinnen, manuelle Prozesse zu beseitigen und so ihre Produktivität und die abrechenbaren Stunden zu optimieren.

FCB ist ein preisgekröntes, globales und vollständig integriertes Unternehmen im Bereich der Marketing-Kommunikation, das auf eine lange Geschichte der Kreativität und des Erfolgs zurückblickt. Mit seinem tiefgreifenden Verständnis vielfältiger lokaler Märkte und globaler Kulturen konzentriert sich FCB darauf, das Verhalten von Verbraucherinnen und Verbrauchern zu beeinflussen – zum Wohle seiner Kundschaft, seiner Belegschaft und der Gesellschaft. Das Unternehmen ist Teil der Interpublic Group of Companies und beschäftigt mehr als 8.000 Menschen in 109 Niederlassungen in 80 Ländern.

Die Herausforderung.

Da die Arbeit im FCB-Netzwerk immer stärker auf Projekten basierte, brauchte die Agentur eine effiziente und zentralisierte Lösung, damit alle Mitarbeitenden genau wussten, welche Arbeit bis wann erledigt werden musste.

Isolierte Tools.

FCB-Teams verfolgten Aufgaben und Projekte in mehreren verschiedenen Tools nach, darunter Basecamp, Microsoft Word und Microsoft Excel. Mitarbeitende mussten Status-Reports manuell aktualisieren und verließen sich bei der Kommunikation auf E-Mail. Ein Büro sendete seinen Mitarbeitenden beispielsweise täglich ein HotSheet per E-Mail, um zu gewährleisten, dass jedes Team über den Status aktueller Digital- und Print-Projekte informiert war. Doch einige Team-Mitglieder waren immer noch nicht auf dem Laufenden, was manchmal zu einem Kampf um Ressourcen führte.

„Wir konnten nur schwer sicherstellen, dass unsere Technik- und Betriebsgruppe einen klaren Überblick über alle anstehenden Website-Einführungen und wichtigen Dateifreigaben hatte“, erinnert sich Graham Johnson, EVP und Chief Product Officer von FCB Health. „Oft wurden diese Teams davon völlig überrascht – und ohne angemessene Planung hatten wir nicht immer die nötige Zeit oder die nötigen Ressourcen.

Kommunikation und Reports einheitlich zu gestalten, stellte ebenfalls eine Herausforderung dar. Die Mitglieder des FCB-Teams verwalteten Tabellen, in denen die Ressourcenverfügbarkeit aufgeschlüsselt war, und sendeten diese ein- bis zweimal täglich per E-Mail an die verschiedenen Büros und Abteilungen. Dieser Prozess, der jede Woche mehr als 20 Stunden in Anspruch nahm, reduzierte die abrechenbaren Personalstunden.

Darüber hinaus nutzten die verschiedenen Kundenunternehmen unterschiedliche Methoden, um Aufgaben nachzuverfolgen, und Mitarbeitende brauchten für jeden manuellen Report mehrere Stunden. Zwar verfolgte FCB die geleisteten Stunden seiner verschiedenen Projekte nach, doch hierbei wurden ausschließlich Daten aus dem Finanzsystem der Agentur genutzt. Hierin wurden jedoch nur die tatsächlichen und vom Kunden genehmigten Stunden erfasst.

„Es gab keine automatische Zuordnung zwischen geleisteten und geplanten Projektstunden. Das hinderte uns daran, zusätzliche Stunden auszuhandeln oder potenzielle Probleme zu korrigieren, bevor die Arbeit für dem Kunden begann“, so Katherine Haven, Vice President und Director of the Strategic Operations Project Management Office (PMO) bei FCB.

Um nun, da sich die Arbeit stärker auf Projekte konzentrierte, die betriebliche Effizienz zu steigern, suchte FCB nach einer zentralen Plattform für Projektplanung, Aufgabenzuweisung und Ressourcen-Management.

Die Workfront-Lösung.

Workfront ist eine intuitive, benutzerfreundliche Lösung. Dennoch wollte FCB für die Standardisierung und den Austausch von Erfolgen und Erfahrungen zwischen Niederlassungen zwei spezielle Systemadmins ausbilden. Sie sollten das Onboarding der Netzwerkagenturen in der Work-Management-Lösung sowie die laufende Wartung der globalen FCB-Instanz leiten. Diese Ressourcen arbeiten mit neuen Teams zusammen, die auf Workfront umsteigen, um ihre einzigartigen Workflows zu berücksichtigen und schnelle Erfolge zu gewährleisten.

Diese Personen identifizieren zunächst in jeder Agentur „Super Users“, mit deren Hilfe sie die bestehenden Projektstrukturen und -prozesse verstehen können. Das umfasst unter anderem Portfolios, Änderungsaufträge, Ressourcenbeschaffung, Tracking und Reports. Dann stellen sie ihnen Best Practices für die Automatisierung und Optimierung geschäftskritischer Prozesse in Workfront bereit.

„Bei uns findet sich jede Rolle in Workfront: von Personal- und Finanzmitarbeitenden über Entwickelnde bis zu Qualitätssicherung, User Experience und Design“, so Haven. „Unsere kundenorientierten Teams haben nicht die Zeit, sich über neue Funktionen auf dem Laufenden zu halten – deshalb funktioniert das Administratormodell für uns wirklich gut. Wir stehen jederzeit zur Verfügung, um unser Wissen über Workfront und unsere Best Practices weiterzugeben, damit unsere Benutzenden produktiver arbeiten können.“

Zentrales Repository.

Dank der zentralisierten Kommunikation und Zusammenarbeit in Workfront können die Teams von FCB auf intelligentere Weise zusammenarbeiten. So können beispielsweise zwei Büros, die einen gemeinsamen globalen Kunden im Bereich der Verbraucherprodukte unterstützen, die Effizienz steigern, indem sie in Workfront Kampagnendetails austauschen. Außerdem können verschiedene FCB-Geschäftseinheiten überall in der Lösung auf sichere Weise Daten freigeben.

Aufgrund des vertraulichen und wettbewerbslastigen Geschäfts der Agentur nutzen die Admins die Gruppenfunktion in Workfront, um zu gewährleisten, dass die Daten jedes Kunden in ihrer Instanz isoliert bleiben.

„Es ist eine große Hilfe, dass alle Projekte in Workfront verfügbar sind, weil wir so wirklich übergreifend zusammenarbeiten können“, so Haven.

„Workfront ist unglaublich. Je mehr Leute das System nutzen, desto besser wird es. Wir nutzen Berechtigungen, um Ansichten zu segmentieren und so Probleme mit Markenkonflikten zu verhindern“, fügt Johnson von FCB Health hinzu.

Projektvorlagen, Anfrage-Warteschlangen und benutzerdefinierte Formulare.

Um Prozesse zu optimieren, nutzt FCB Health Anfrage-Warteschlangen und standardmäßige Projektplan-Vorlagen für alle Digital- und Print-Projekte. Diese Pläne werden nicht nur in Workfront entwickelt, sondern auch darin aktualisiert. Die Anfrage-Warteschlangen in Workfront verlagern den Prozess von E-Mails auf eine nachverfolgbare Lösung, während die Vorlagen Routineaufgaben optimieren, indem die notwendigen Schritte in einem Workflow abgebildet werden. Da nun alle Schritte im Voraus festgelegt werden, verbringen die Team-Mitglieder weniger Zeit mit der Planung und können sich stattdessen auf die Gestaltung wirkungsvoller Kampagnen konzentrieren. Doch am wichtigsten ist: Die Vorlage gewährleistet, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.

„Produktions-Teams erstellen ihre Timelines in Workfront und wir haben vorgeschrieben, dass alle ein vordefiniertes Launch-Modul verwenden, wenn sie ihre Pläne erstellen“, so Johnson. „Unser Launch-Modul beinhaltet alle erforderlichen Aufgaben, Ressourcen und Zeitpläne. Diese Informationen werden dann automatisch in einen Launch-Kalender übertragen, der dem gesamten Team vollständige Transparenz bietet. Wir haben das Modul in nur einer Woche erstellt und in der Abteilung implementiert.“

FCB Health hat mit Workfront außerdem ein Ticket-System aufgebaut, bei dem benutzerdefinierte Workfront-Formulare zum Einsatz kommen, um Anfragen zu kanalisieren, nachzuverfolgen und zu validieren. Das Reporting für das Ticket-System findet vollständig in Workfront statt, ebenso wie die Qualitätssicherung für digitale Projekte. Seit der Implementierung von Workfront hat das QS-Team den JIRA-Server außer Betrieb genommen, den es zuvor verwendet hatte.

Überwachung der finanziellen Performance.

Durch die Integration von Workfront mit dem SAP-Finanzsystem konnte FCB den Prozess für Projektschätzungen optimieren. Die Lösung führt Earned-Value-Berechnungen durch, um drei Datensätze zu vergleichen: die geschätzten und die tatsächlichen Stunden aus SAP sowie die geplanten Projektstunden aus Workfront. Dann generiert die Lösung automatisch genaue Aufwandsberichte, in denen die tatsächlichen Stunden und Honorare mit den geschätzten und geplanten Stunden und Honoraren verglichen werden.

„Dank der besseren Daten wissen Kunden-Teams genau, wo sie stehen und wie gut sie vorankommen“, so Haven. „Und mithilfe von Echtzeitdaten zur Ressourcenbeschaffung können Kunden-Managerinnen und -Manager genauer prognostizieren.“

Benutzerdefinierte Dashboards und Reports.

Die Dashboards und Reporting-Funktionen von Workfront helfen den FCB-Teams außerdem dabei, Zeit zu sparen und die Auslastung zu maximieren. In einem dieser neuen Dashboards kann die QS-Ressourcen-Managerin von FCB Health sofort einsehen, wann und wo die Mitglieder ihres Shared-Services-Teams nicht voll ausgelastet oder überlastet sind. Mit einem anderen kürzlich erstellten Dashboard können Projekt- und Ressourcen-Managerinnen und -Manager einfach herausfinden, wann Team-Mitglieder voraussichtlich abwesend sein werden. So können sie gewährleisten, dass FCB die Fristen seiner Kunden einhält.

Da FCB Health mittlerweile Workfront verwendet, um die Ressourcenverfügbarkeit vorherzusagen, „müssen wir nicht mehr gemeinsame Tabellenblätter verwalten oder täglich Übersichten per E-Mail hin und her senden“, so Johnson. „Außerdem brauchen wir so weniger zeitaufwendige Meetings.“

Mit der neuen Work-Management-Lösung können die Agentur-Managerinnen und -Manager einsehen, welche Projekte im Zeitplan liegen und welchen sie noch Projektnummern zuweisen müssen. Bei abteilungsweiten Aufgaben – beispielsweise bei der Teilnahme an einer Umfrage – hält FCB seine Managerinnen und Manager dazu an, Mitarbeitende über persönliche Aufgabenseiten in Workfront zuzuweisen, anstatt ihnen eine E-Mail oder eine Chat-Nachricht zu senden.

Mithilfe eines automatisierten Workflows können Benutzende jede Aufgabe als abgeschlossen markieren, wodurch die Agentur ein Echtzeit-Dashboard des Fortschritts erhält. Auch standardisierte Statusblätter werden über die Work-Management-Lösung automatisiert, wodurch Team-Mitglieder schnell genaue und aktuelle Details zu jedem Projekt erhalten. Die Funktion zum Kopieren von Dashboards ist unter Systemadmins sehr beliebt: Hiermit können sie ganz einfach Parameter anpassen und in wenigen Sekunden einen ähnlichen, und doch unterschiedlichen Report erstellen. Die Workfront-Administrations-Teams von FCB erstellen vollständig benutzerdefinierte Projekt-Reports, ohne hierfür komplexe Programmierung oder zusätzliche Tools zu benötigen.

„Workfront hilft uns nicht nur dabei, Prozesse im Backoffice zu optimieren, sondern wirkt sich auch positiv auf unsere Kundenarbeit aus“, so Haven.

Vorteile.

In Nordamerika und Europa nutzen FCB-Teams aus über 13 Geschäftseinheiten Workfront, um folgende Vorteile zu erzielen:

• Mehr Produktivität und berechenbare Stunden. Durch den Einsatz von Workfront zur Optimierung und Automatisierung manueller Prozesse, darunter auch die Ressourcenplanung, verbringt FCB heute weniger Zeit mit Administrationsaufgaben und mehr Zeit mit Kundenarbeit. Die Lösung unterstützt FCB Health außerdem dabei, die Auslastung zu maximieren. „Mit Workfront fallen gemeinsame Tabellenblätter weg und wir müssen nicht mehr jeden Tag Übersichten zur Ressourcenverfügbarkeit per E-Mail versenden. Das hat früher mehrere Büros über 20 Stunden pro Woche gekostet, also 1.000 Stunden pro Jahr“, so Johnson.
• Genauere Projektprognosen. Durch die Integration von Workfront mit dem SAP-Finanzsystem der Agentur kann FCB genauere Aufwandsberichte erstellen. Workfront bietet nicht nur wichtige Informationen für Ertrags-Reports, sondern stellt Projekt-Managerinnen und -Managern auch vordefinierte Vorlagen und Projekt-Verlaufsinformationen bereit, um genauere und schnellere Schätzungen anzustellen.
• Gesteigerte Projekttransparenz. Zwar hatten zentrale Team-Mitglieder, wie Mitarbeitende aus Projekt- und Copy-Management, Art Directors und andere, schon immer Einblick in die zu erbringenden Leistungen aktueller und anstehender Projekte. Doch Workfront gewährleistet vollständige Transparenz für zusätzliche Team-Mitglieder, darunter spezialisierte Gruppen wie Analystinnen und Analysten, Prüfende oder die Belegschaft im Print-Studio. „Wir haben Workfront in unserer HackerAgency bereitgestellt, die sich auf das globale Direkt-Marketing konzentriert. Nach der Implementierung waren die Team-Mitglieder zum ersten Mal wirklich glücklich: Denn nachdem Arbeitsaufträge früher mit wenig Vorlaufzeit eingegangen waren, erhielten sie plötzlich ein Heads-up zu anstehenden Aufgaben. Und so konnten sie ihre Tage besser planen“, so Haven.
• Weniger Zeit in Meetings und für die Vorbereitung von HotSheets. Nach einigen Schätzungen verbrachten Team-Mitglieder früher bis zu zwei Stunden pro Woche in Meetings – 30 Minuten für die Ressourcenbeschaffung, 30 Minuten für Kontostatus und eine Stunde für Meetings zum Abteilungsstatus. Da Projektaufgaben inzwischen in Workfront auf dem neuesten Stand gehalten werden, können die FCB-Teams produktiver arbeiten. Auch HotSheets werden heute automatisch von Workfront generiert. So wird der Aufwand für die manuelle Vorbereitung von Updates reduziert, beispielsweise um die heute und morgen fällige Arbeit anzupassen. Außerdem können sich Teams so auf Projekte konzentrieren, bei denen Probleme vorliegen oder die hinter dem Zeitplan liegen. Hierzu Haven: „Bei FCB Chicago müssen beispielsweise Mitarbeitende, deren Projekte auf Kurs sind, nicht an Status-Meetings teilnehmen. So wird gewährleistet, dass die Zeit in diesen Meetings auf Projekte konzentriert wird, die die Aufmerksamkeit des Teams erfordern.“
• Effizienterer Betrieb. Durch den Rollout von Workfront konnte FCB die betriebliche Effizienz in seinen Geschäftseinheiten und Kunden-Teams steigern. Wenn wir mit internen Führungskräften zusammenarbeiten, um ihre dringendsten Herausforderungen zu meistern – beispielsweise die Automatisierung der täglichen HotSheets –, erkennen sie laut Imgrund, wie sie mithilfe der Work-Management-Lösung auch andere Prozesse weiterentwickeln und ausbauen können.

Der Blick nach vorne.

FCB testet die Online-Proofing-Funktion von Workfront, um Prüf- und Genehmigungsprozesse für Kreativ-Assets zu optimieren. Digitales Proofing verwandelt schwierige Workflows in eine On-Demand-Lösung, auf die alle Team-Mitglieder ganz einfach zugreifen können – jederzeit und über jedes Gerät. FCB geht davon aus, dass es durch die Außerbetriebnahme seines vorherigen Tools und die Implementierung von Workfront als zentrale Lösung für diese kritische Projektfunktion 60.000 US-Dollar pro Jahr einsparen wird.

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