Une documentation modulaire et de qualité.
Empowered adopte Adobe FrameMaker pour éliminer le travail relatif au contenu redondant et accélérer la création d’une documentation technique de haute qualité.
Fondé en
2000
Employés : 71
Charlotte, Caroline du Nord
Partenaire
Publishing Smarter
Barrie, Ontario, Canada
www.publishingsmarter.com
2 X
Les auteurs produisent du contenu 2 X plus rapidement, ce qui leur permet de consacrer plus de temps à l’assurance qualité
Produits :
Objectifs
Accélérer la création et améliorer la qualité du contenu
Éliminer les flux de travail manuels fastidieux, redondants et sources d’erreurs
Établir un processus normalisé, évolutif et durable pour la création et la publication de contenu
Développer la valeur commerciale des communications techniques
Résultats
Les auteurs produisent du contenu 2 X plus rapidement, ce qui leur permet de consacrer plus de temps à l’assurance qualité
Le contenu modulaire réutilisable élimine la nécessité de mettre à jour différents documents pour différents publics
DITA XML optimise le contenu pour la publication technique en utilisant des composants et des mappages, plus faciles à réutiliser et à réorganiser
L’équipe de communication technique peut faire appel à un plus grand nombre de sources et adapter son contenu à une utilisation plus large dans l’entreprise
Évolution de l’administration des avantages sociaux des employés
Selon la légende de la société Empowered, la première partie de la documentation technique de son logiciel BeneFit Marketplace a été écrite au dos d’une serviette de table.
« Empowered souhaitait mettre au point une plateforme pratique d’administration et d’adhésion aux avantages sociaux en ligne pour les petites entreprises », explique Kelly McLean, responsable de la formation technique chez Empowered. « Notre architecte principal et notre ancien directeur de la création se sont rendus un jour dans un restaurant, ont défini un concept et ont commencé à le développer le lendemain. »
BeneFit Marketplace permet aux courtiers, aux compagnies d’assurance et aux consultants en avantages sociaux de créer des ressources en ligne où les particuliers et les employeurs peuvent choisir des avantages. Les vendeurs téléchargent sur la plateforme des informations telles que les tarifs, l’éligibilité et les avenants. Les responsables des RH peuvent ensuite élaborer des options pour les prestations de santé et les avantages facultatifs offerts par l’employeur. Une fois que les employés ont consulté et comparé les propositions, ils peuvent choisir celle qui correspond le mieux à leurs besoins.
Un assureur qui utilisait BeneFit Marketplace, Aflac, a estimé que l’outil en ligne à guichet unique était si efficace et pratique qu’il a racheté Empowered en 2015. Aflac a rebaptisé BeneFit Marketplace Everwell pour un usage interne, puis a désigné Empowered comme son centre officiel d’innovation numérique en 2017. L’année suivante, Empowered a proposé à Aflac une refonte de sa plateforme afin de pouvoir évoluer au rythme de l’évolution du secteur technologique et d’offrir un processus d’inscription aux avantages sociaux rationalisé.
« Dès que le développement du produit a commencé, nous avons su que nous avions besoin d’une meilleure façon de rédiger et de publier le contenu technique », observe Kelly McLean. « Nous nous sommes immédiatement intéressés à Adobe FrameMaker. »
« Avec Adobe FrameMaker, j’ai pu structurer en moins de deux semaines un contenu qui aurait nécessité auparavant deux mois de travail. »
Marie BodekR
Rédactrice principale de contenu, Empowered
Documentation réutilisable et durable
Le logiciel de nouvelle génération d’Empowered, connu en interne sous le nom d’Everwell 2.0, associera les fonctionnalités de BeneFit Marketplace avec BenAdmin, le produit qu’Empowered a lancé en 2000 et que les grandes entreprises utilisent pour gérer l’inscription des employés aux avantages sociaux. La nouvelle plateforme sera indépendante du secteur et de la société et Empowered pourra la proposer à des entreprises de toutes tailles (à l’exception des concurrents directs d’Aflac).
L’une des principales différences entre les nouvelles et les anciennes offres est qu’Empowered élaborera une documentation structurée sur les produits en association avec le logiciel. Auparavant, Empowered rédigeait des contenus tels que la documentation sur les processus des fonctionnalités avec Microsoft Word. Les collaborateurs travaillaient généralement sur les documents en cours d’élaboration par courrier électronique. De même, Empowered distribuait les documents finaux aux parties prenantes internes et externes par courrier électronique.
Empowered mettait également à jour une documentation distincte pour chaque groupe d’utilisateurs. Si un élément du document relatif à l’émetteur était modifié, l’équipe de communication technique, composée de trois personnes, devait apporter les mêmes modifications dans les documents du responsable des RH et de l’employé.
« Même un changement en apparence simple pouvait prendre beaucoup de temps », explique Marie Bodek, Rédactrice principale de contenu, Empowered. « Notre équipe souhaitait réduire le temps consacré aux tâches répétitives fastidieuses. »
Alors qu’elle recherchait des solutions de documentation technique, Marie Bodek a appris qu’Adobe FrameMaker élimine les tâches de rédaction redondantes en permettant une réutilisation efficace du contenu. Il référence (au lieu de répliquer) le contenu source à l’aide du modèle de données DITA XML. Au départ, Marie Bodek a hésité à présenter FrameMaker à la direction de l’entreprise en raison de sa réputation de solution DITA destinée aux grandes entreprises disposant d’importantes équipes de documentation technique. Mais pour soutenir correctement le nouveau produit d’Empowered, il fallait de meilleurs outils.
« Adobe FrameMaker est également idéal pour les petites équipes », affirme Marie Bodek. « Nous voulions rendre notre processus de publication plus durable en exploitant DITA. La nature de notre travail, et non la taille de notre équipe, justifie cet achat. On ne parle pas assez du fait que FrameMaker convient aux entreprises de toutes tailles. »
Maîtriser DITA dans FrameMaker
Avant de mettre en œuvre Adobe FrameMaker, l’équipe de communication technique d’Empowered n’avait jamais utilisé DITA. Pour aider à former rapidement l’équipe, Empowered a engagé des experts en formation FrameMaker de l’entreprise Publishing Smarter.
« Adobe FrameMaker fournit à Empowered une base pour un contenu modulaire et réutilisable », indique Bernard Aschhwanden, Président et fondateur de Publishing Smarter. « Microsoft Word n’est pas conçu pour le type de travail envisagé par l’équipe. Adobe FrameMaker a donné à Empowered des outils pour créer un contenu DITA structuré qui peut évoluer rapidement et facilement pour de multiples audiences et supports de publication. »
Publishing Smarter a condensé un cours de formation de trois jours en deux jours pour s’adapter au calendrier d’Empowered. Le cours a apporté suffisamment de connaissances à l’équipe de communication technique pour qu’elle commence immédiatement à accélérer les flux de travail.
Plus de deux fois plus rapide
En prévision du déploiement d’Adobe FrameMaker et de sa formation, l’équipe Empowered a commencé à stocker du contenu non structuré. Pendant la formation, l’équipe a estimé que la conversion vers le format XML DITA prendrait environ un mois.
« Avec Adobe FrameMaker, j’ai pu structurer en moins de deux semaines un contenu qui aurait nécessité auparavant deux mois de travail. », explique Marie Bodek. « Et ce, en plus de l’édition et de la révision de nouveaux documents des autres rédacteurs, qui ont parfaitement pris en main FrameMaker en seulement une semaine. »
Au fur et à mesure que l’équipe Empowered a étendu ses connaissances et son expérience de FrameMaker, les membres ont commencé à découvrir leurs fonctions préférées permettant de gagner du temps, comme les raccourcis clavier, la fenêtre d’affichage de la structure et les références de contenu (conrefs). Avec les conrefs, l’équipe de documentation technique d’Empowered peut facilement référencer le contenu d’une rubrique ou d’un mappage DITA dans une autre rubrique DITA. Des tâches qui demandaient autrefois deux semaines de travail sont maintenant réalisées deux fois plus rapidement.
« Adobe FrameMaker a donné à Empowered des outils pour créer un contenu DITA structuré qui peut être réutilisé rapidement et facilement pour de multiples audiences et supports de publication. »
Bernard Aschhwanden
Président et fondateur, Publishing Smarter
Élever les normes, élargir les connaissances
Maintenant qu’elle peut élaborer de nouveaux contenus deux fois plus vite, l’équipe de communication technique d’Empowered utilise le temps gagné pour repenser les processus et élaborer des normes qui améliorent la qualité et la cohérence du contenu.
Par exemple, au lieu d’envoyer des documents entiers à divers réviseurs, tels que l’équipe juridique d’Aflac ou des experts techniques, l’équipe d’Empowered peut simplement partager les rubriques DITA pertinentes. Cela a permis de réduire les délais d’exécution des révisions de plusieurs semaines à quelques jours.
L’équipe chargée des communications techniques s’efforce également de recueillir davantage de connaissances institutionnelles de l’entreprise et de les partager avec de nouveaux publics. Une grande partie de ces informations se trouve encore dans la mémoire ou sur les disques durs des employés de longue date de l’entreprise. L’équipe rassemble donc ces informations et crée une base de connaissances à l’aide d’Adobe FrameMaker.
« De nombreuses personnes nous ont demandé comment faire quelque chose ou bien où trouver une explication, c’est pourquoi nous avons récemment commencé à rédiger des documents internes à l’aide d’Adobe FrameMaker, », explique Kelly McLean. « Aujourd’hui, si quelqu’un quitte une équipe ou l’entreprise, les informations ne sont pas perdues suite à son départ. Du point de vue de la formation, nous permettons également à des personnes telles que les développeurs et les analystes commerciaux de se familiariser plus rapidement avec les processus. »
Préparation à la publication
Maintenant que l’équipe de communication technique d’Empowered a créé et formaté du contenu DITA dans Adobe FrameMaker, l’entreprise se concentre sur l’optimisation de la publication. Seuls les publics d’Empowered et d’Aflac ont eu accès aux informations via Sharepoint et Confluence. L’étape suivante consiste à acquérir un système de gestion de contenu par composant (CCMS). Cela permettrait à l’équipe de communication technique de gérer, d’organiser et de publier son nouveau contenu DITA au niveau des composants.
« Adobe FrameMaker permet à Empowered de publier sa documentation sur plusieurs canaux », affirme Marie Bodek. « Lorsque nous avons expliqué à Aflac que nous pouvions diffuser du contenu sur n’importe quel appareil et n’importe quelle taille d’écran, à tout moment, en PDF ou en HTML5, l’entreprise demandé à quelle vitesse nous pouvions personnaliser ce contenu pour la marque. N’étant pas développeuse, j’ai été ravie de découvrir que je pouvais ajouter quelques codes couleur directement dans le modèle FrameMaker et en rester là. »