Produktivität bedeutet für Josh Blackwood mehr, als einfach nur die Arbeit zu erledigen. Es bedeutet, die richtige Arbeit zu erledigen. Für den Umsatz eines Unternehmens kann dieser kleine Zusatz einen großen Unterschied machen.

Blackwood ist Principal Technology Solutions Consultant für HRO (Human Resources Outsourcing) bei ADP, einer der vier Hauptabteilungen von ADP, die Adobe Workfront einsetzen.

Außerdem beschreibt er sich selbst als „Problemlöser“ – ob für defekte Motorräder oder Prozesse. Wenn er ein Problem angeht, muss das richtige Werkzeug zur Hand sein.

Am Anfang seiner Karriere arbeitete Blackwood im IT-Bereich. Mit der Zeit begann er aber, die jeweiligen Teams zu leiten. Das weckte sein Interesse am Projekt-Management und er legte eine PMP-Zertifizierung ab. Für einige kann ein solcher Karrierewechsel einschüchternd sein. Blackwood fand ihn aber aufregend.

Ein Universalwerkzeug für ein Universalunternehmen.

Nach seiner Anstellung als Projekt-Manager bei ADP war Blackwood für die Leitung eines wichtigen Projekts mit hoher Sichtbarkeit verantwortlich. Der Erfolg des Projekts legte den Grundstein für seine aktuelle Rolle, in der er Lösungen für große – und oftmals komplexe – Initiativen in der HRO-Abteilung schafft.

HRO umfasst alle HR-Outsourcing-Produkte von ADP. Den größten Umfang bietet TotalSource mit einem vollständig ausgelagerten Human Capital Management. Dazu gehören beispielsweise Mitarbeiterzusatzleistungen, Gehaltsabrechnung und Onboarding.

Blackwood ist für die gesamte Verwaltung dieser Produkte verantwortlich. Dabei muss er die Geschäftsanforderungen und die Produkte gekonnt gegeneinander abwägen. Er beschreibt das Portfolio von ADP als universelle Anlaufstelle für Unternehmen. Diese können sich dadurch auf ihre Hauptarbeit konzentrieren und müssen sich keine Gedanken um die Verwaltungsarbeit machen.

Bei einer solchen Mission wundert es nicht, dass Projekte kompliziert und schwierig sein können.

Blackwood und sein Team erkannten, dass sie das richtige Universalwerkzeug benötigten, um ihre universelle Produktlinie zu verwalten. An dieser Stelle kommt Workfront ins Spiel.

Die Suche nach einer zentralen Informationsquelle.

Vor der Einführung von Workfront gab es keine strukturierte Arbeitsabwicklung. Standards, Methodik oder Tracking waren uneinheitlich. Der Gruppe fehlte auch die nötige Transparenz und Sichtbarkeit in die Arbeit im Rest des Unternehmens.

Blackwood beschreibt Workfront als zentrale Informationsquelle von ADP. Es ist der Ablageort für alles, was für das Geschäft wichtig ist. Alle arbeiten mit derselben Informationsquelle und sprechen dieselbe Sprache. Das steigert Effizienz, Fokus und Priorisierung.

Jetzt verwaltet Blackwood mit Workfront die Projekte und Initiativen von HRO – von Eingang und Priorisierung bis zu Abschluss und Reporting. Die gesamte Abwicklung erfolgt über Workfront. Sowohl er selbst als auch sein Team sehen die Ergebnisse.

Zu Beginn seiner Karriere bei ADP wechselten Blackwood und sein Team die Plattform für eine andere Initiative. Das war ein riesiges Unterfangen. Es gab viele 3-stündige Meetings mit bis zu 130 Personen. Aber dank Workfront konnte die Gruppe während dieses Projekts auf einen Kern von 50 Personen reduziert werden.

Verantwortliche können den Projektstatus in Workfront in Echtzeit sehen. Blackwoods Team muss also weniger Zeit mit Status-Updates verbringen. Im Tool ist alles aktuell, sodass die richtigen Personen allmählich die richtigen Meetings besuchten.

Es geht weniger Zeit damit verloren, über die Arbeit zu sprechen, und es bleibt mehr Zeit, wichtige Arbeiten tatsächlich zu erledigen.

„Einer der größten Vorteile liegt darin, dass Meetings jetzt einen anderen Schwerpunkt haben können“, so Blackwood. „Wir besprechen nicht mehr nur den Projektstatus, sondern können abteilungsübergreifend konkrete Probleme erörtern. So bleibt uns mehr Zeit, um konkrete Lösungen zu finden.“

Umgestaltung von KPI-Reporting und Projektpriorisierung mit Workfront.

Blackwood erinnert sich, dass KPI-Reporting vor der Einführung von Workfront mehr Theorie als Praxis war. Mit Workfront konnte ADP die KPI-Reporting-Struktur standardisieren, sodass Erfolg jetzt intern klar messbar ist.

HRO erfasst Informationen über benutzerdefinierte Formulare, die in das Tool integriert sind. Dropdown-Menüs ermöglichen eine einfache Auswahl zu messender KPIs, beispielsweise Umsatzwachstum. Das Tool stellt auch ausführliche Details zu Änderungen an KPI-Initiativen bereit, sodass Führungskräfte Ziele fair beurteilen können.

Diese Sichtbarkeit hat auch zu Kosteneinsparungen geführt.

Beispielsweise versendet HRO Kits per Post an Mitarbeitende der Kunden von ADP. Zuvor wurden diese in mehreren Phasen verschickt. Mit Workfront kann Blackwoods Team den Versand der Kits aber priorisieren. So wird die richtige Anzahl an Kits verschickt und Geld für Papier und Versand eingespart.

KPI-Reporting ist jetzt also nicht nur strukturierter und transparenter. Die KPIs selbst sind realisierbarer geworden, da Workfront ein hohes Maß an Klarheit schafft.

Workfront hat es HRO auch ermöglicht, Zusammenhänge zwischen Projektergebnissen und größeren, für das Unternehmen wichtigen Zielen herzustellen. Das vereinfacht die Priorisierung von Projekten.

„Wenn der Erfolg eines Projekts nicht schon zu Beginn definiert wird, endet ein Projekt nie“, so Blackwood.

Wenn der Erfolg von HRO mit jedem abgeschlossenen Projekt immer größere Kreise zieht, dann verdeutlicht Workfront für Blackwood, wie weit sich diese Kreise auch auf die Geschäftstätigkeit als Ganzes ausbreiten.

Workfront wird verwendet, um Projekte einzurichten, Erfolg zu definieren und dann die Performance bezogen auf übergeordnete strategische Initiativen zu analysieren.

Das erhöht die Transparenz, sodass die positiven Auswirkungen guter Arbeit klar erkannt und Bereiche mit Verbesserungspotenzial eindeutig identifiziert werden können.

Unterstützung interner Teams mit einem auf Strategie ausgerichteten Ansatz.

Eine gemeinsame Vorgehensweise zum Ausführen unterschiedlicher Arbeiten wird laut Blackwood gut angenommen. Die Handhabung von Projekteingängen und -anfragen ist einfacher geworden. Durch Workfront wurden außerdem spezifische Verfahren für unterschiedliche Abteilungen standardisiert – eine positive interne Veränderung.

Die intelligente Benutzeroberfläche hilft ebenfalls.

„Das Look-and-Feel der Benutzeroberfläche hat die Akzeptanz gefördert, was wiederum die Produktnutzung und dadurch auch die Sichtbarkeit steigert. Die Oberfläche ist nicht überladen und überfordernd. Zum Ausführen eines Projekts in Workfront ist kein Informatik-Studium erforderlich. Ein einfacher Projektplan lässt sich mit begrenzten Kenntnissen ausführen“, so Blackwood.

Eine Strategie wird zu oft durch die Tools gehemmt, die sie greifbar machen. Mit Workfront hat sich dies für Blackwood und sein Team geändert.

Wenn sich bei ADP die Geschäftsausrichtung ändert, ist gut erkennbar, wie flexibel Workfront wirklich ist. Vorherige Konzepte können im Tool einfach entsprechend den geänderten Unternehmensanforderungen aktualisiert werden.

Abschließende Überlegungen.

Bei ADP hat Blackwood seinen Aufgabenbereich weiterentwickelt. Während er anfänglich ein großes Projekt im Unternehmen leitete, ist er später zu einem Architekten und strategischen Denker für die gesamte HRO-Abteilung geworden. Workfront hat dazu beigetragen, da er sowohl sich selbst als auch sein Team auf die richtige Arbeit konzentrieren konnte, indem er diese explizit mit den strategischen Zielen des Unternehmens verband.

Als Problemlöser konnte Blackwood datengestützte Entscheidungen schneller treffen, was zu Umsatzsteigerungen führte.

Letzten Endes ist es nicht das Werkzeug, das die Arbeit erledigt, sondern die Hand, die das Werkzeug benutzt. Die besten Ergebnisse werden erzielt, wenn das richtige Werkzeug in den richtigen Händen ist. Genau diesen Ansatz hat Blackwood verfolgt, um die Geschäftsabläufe zu optimieren und den Umsatz zu steigern: mit Workfront als richtigem Werkzeug.

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