Bereits seit 50 Jahren unterstützt Esri seine Kundinnen und Kunden dabei, ganz reale Probleme zu lösen. Hierzu stellt das Unternehmen geografische Informationssysteme (GIS) sowie Software zur Standortanalyse bereit, um Daten in einem geografischen Kontext zu untersuchen. Diesen Ansatz nennt das Unternehmen „The Science of Where®“, also etwa die Wo-Wissenschaft. Von Coffeeshop-Riesen, die mit Standortinformationen die Nachhaltigkeit ihrer Kaffeepflanzen, -Farmer und -Farmerinnen verbessern, über Paketlieferdienste, die Esri-Technologie nutzen, um Pakete rechtzeitig zu liefern und die Kosten zu reduzieren, bis zu Versorgern, die ihre Assets in Echtzeit nachverfolgen, um Kunden-Tickets zu Ausfällen und Reparaturen schnell zu lösen – von Esri stammt die Technologie hinter all diesen Marken. Esri wird von 90 der Fortune 100-Unternehmen, von Behörden in allen 50 US-Bundesstaaten sowie von 87 der Forbes Top 100 Colleges in den USA genutzt.

Seine innovative Methode, Muster und Beziehungen zu untersuchen, kommt auch in den eigenen Marketing-Teams zum Einsatz, die damit ihre Marketing-Arbeit optimieren.

„Als Unternehmen, das in den letzten 50 Jahren kontinuierlich gewachsen ist und stets optimale Leistung erbringen will, wussten wir, dass wir für die Expansion unseres Geschäfts und das Erreichen zusätzlicher Unternehmen und Benutzender eine digitale Transformation durchlaufen mussten – nur so konnten wir skalieren und unser Wachstum unterstützen“, so Christina Sullivan, Marketing-Leitung.

Umstellung auf eine neue Arbeitsweise in der gesamten Marketing-Abteilung.

Das Marketing-Team erkannte, dass es durch den Einsatz automatisierter Workflows die Ausführungsqualität und -quantität skalieren konnte. Alles ließ sich optimieren: von der E-Mail-Erstellung bis zur Kampagnenausführung.

„Für die Marketing-Abteilung bestand ein wichtiger Faktor unserer Transformation darin, die Transparenz und Messbarkeit unserer gesamten Arbeit zu fördern. Also haben wir uns auf die Suche nach einem Tool gemacht, das uns bei der Transformation unserer Arbeitsweise unterstützen konnte. Wir haben uns verschiedene Tools angesehen und am Ende hatte Adobe Workfront die Nase vorn“, so Sullivan.

Der erste Schritt für diese Skalierung bestand darin, Vertrauen in die neuen Prozesse und in Workfront als neue Lösung aufzubauen und Fürsprache zu finden. Das Change-Management-Team von Esri, das von Norma Awad und Brian Sapp geleitet wird, erstellte einen umfassenden Plan, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

„Wir haben einen effektiven Plan entwickelt, um unsere Teams auf die Umstellung vorzubereiten. Hierbei haben wir uns darauf konzentriert, die Aufmerksamkeit und die Lust auf die neue Lösung zu fördern – mit umfassender Unterstützung durch unseren CMO“, so Norma Awad, Manager of Marketing Enablement. „Das war ein wichtiger Faktor für den Erfolg des Projekts.“

Um die Skalierung zu starten, optimierten die Teams die Arbeitserfassung. Hierbei wurden 74 Anfragesysteme in Workfront konsolidiert, das von nun an als neues „System of Record“ für den Marketing-Betrieb diente.

Als Nächstes optimierte das Team den E-Mail-Erstellungs- und Ausführungsprozess, indem es in Workfront detaillierte Workflows und Projektvorlagen erstellte, um doppelte Arbeit zu minimieren und die Time-to-Market zu verkürzen.

Nachdem die E-Mail-Erstellung optimiert war, fuhr das Team mit dem Reverse Engineering aller anderen Marketing-Prozesse fort, um sie in optimierte Workflows zu verwandeln.

Im letzten Schritt setzte Esri seinen umfassenden Änderungs-Management-Plan um, der über 2.000 Stunden an Schulungssitzungen für mehr als 300 Mitarbeitende in über 16 Marketing-Teams beinhaltete. Hierbei sammelten die Verantwortlichen auf jedem Schritt der Transformation Feedback. So wollte man dafür sorgen, dass möglichst viele Mitarbeitende in Workfront zusammenarbeiten und sich mit der neuen Arbeitsweise vertraut machen.

Skalierung von Projekten für mehr Effizienz.

Dank der Fähigkeit, Aufgaben in Workfront nachzuverfolgen und zu verwalten, kann das Marketing-Team von Esri die Verbindungen zwischen Projekten einsehen und genau erkennen, was als Nächstes erledigt werden muss. So braucht es weniger monatliche Status-Meetings und die gesamte wöchentliche CMO-Prüfung sowie sämtliche Genehmigungen finden in Workfront statt. So dauert die Genehmigung digitaler Projekte heute nicht mehr sechs Wochen, sondern nur noch einen Tag.

„Die Projektvorlagen haben uns dabei geholfen, unsere Projektplanung zu skalieren und zu gewährleisten, dass all unsere Projektverantwortlichen und Team-Mitglieder auf einheitliche Weise arbeiten“, so Linnie Ciepielowski, Marketing Process and Reporting Lead. „Wir müssen uns nicht mehr damit beschäftigen, Projektpläne für Routinearbeiten auszuarbeiten, und unsere regelmäßigen Stakeholder wissen genau, was sie erwarten können, wenn sie eine Anfrage einreichen. Mit den Projektvorlagen können wir außerdem Aufgaben identifizieren, die Projekte regelmäßig aufhalten. So können wir herausfinden, ob wir zusätzliche Ressourcen zuteilen, Fristen verlängern oder die Aufgabe in überschaubarere Schritte aufteilen müssen.“

Ein weiterer Vorteil für die Effizienz ergibt sich aus der Integration von Workfront und Microsoft Outlook: So kann Esri den gesamten Projektzyklus in Outlook verwalten, dem wichtigsten Tool für die tägliche Kommunikation. Durch diese Integration wurden die Genehmigungsprozesse, die zuvor manuell erfolgten und viel Zeit in Anspruch nahmen, umgehend optimiert.

„Die native Integration mit Outlook hat auf jeden Fall die Benutzerakzeptanz von Workfront gesteigert“, so Brian Sapp, Change-Management. „Unsere Mitarbeitenden können Anfragen mit den gleichen responsiven Feldern einreichen und genauso auf Benachrichtigungen antworten wie in Workfront. So konnten sie sich in dem Tool mit Workfront vertraut machen, mit dem sie sich ohnehin schon auskannten: Outlook.“

E-Mails aus Outlook können direkt in Workfront-Aufgaben oder Projekt-Updates umgewandelt werden, wodurch Benutzende direkt über ihren Posteingang auf Updates antworten können. Die native Integration von Workfront und Outlook bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Teams müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Tools hin und her wechseln, die Kommunikation wird verbessert und Marketing-Projekte werden schneller abgeschlossen.

Integration von Team-Workflows, um bei allen Arbeiten das Potenzial voll auszuschöpfen.

Um das volle Potenzial von Work-Management zu erschließen, will Sullivan Mitarbeitende dabei unterstützen, sich auf die wirklich wichtige Arbeit zu konzentrieren.

„Unsere Kampagnen-Teams erhalten heute vollständige Einblicke in sämtliche Aspekte ihrer Kampagnen, einschließlich der Arbeit in Asset-Entwicklungs- und Vertriebs-Teams – alles über Workfront“, so Sullivan. „Hierdurch können sich Kampagnenverantwortliche auf die strategischen und kreativen Aspekte der Kampagne konzentrieren und so ihre Wirkung steigern.“

Das Marketing-Team von Esri nutzt Workfront-Projekte, um seine integrierten Kampagnen zu verwalten, und erhält so vollständige Einblicke in sämtliche Assets, die es braucht, um eine integrierte Kampagne zum Leben zu erwecken.

Doch nicht nur die Marketing-Teams profitieren von der neuen Lösung: Auch die Stakeholder sehen den Wert dieses integrierten „System of Record“. Sie können auf die nötigen Informationen zugreifen, um den Fortschritt des Teams zu überwachen und langwierige Meetings und Videokonferenzen zu minimieren.

Die Änderungen gingen weit über das Marketing-Team hinaus: Teams wie die Rechtsabteilung von Esri erhalten heute den nötigen Kontext, um strategischeren Input zu geben, Unternehmenstexte zu prüfen und zu genehmigen und zu gewährleisten, dass Assets über die richtigen Berechtigungen verfügen.

„Mit Workfront konnten wir die Compliance in unserem Unternehmen verbessern, da die Rechtsabteilung heute Teil der Workflows ist, anstatt erst nach Projektabschluss Feedback zu geben“, so Pete Schreiber, Managing Attorney.

Für die Anforderungen von heute und die Chancen von morgen.

Esri will seiner Kundschaft die Leistungsfähigkeit von Standorttechnologie bereitstellen, damit sie detailliertere Erkenntnisse zu ihren Daten gewinnen kann. Esri nutzt die Power von Work-Management in Workfront, um Prozesse zu skalieren und ein Erfassungssystem für operatives Marketing aufzubauen.

„Eine ‚Single Source of Truth‘ für unsere Projekte war entscheidend, um Workflows zu optimieren, die Time-to-Market zu verkürzen und es unseren Teams möglich zu machen, ihr Bestes zu geben“, so Ciepielowski. „Mit Workfront als unserem Erfassungssystem für operatives Marketing können wir unsere Arbeit nicht nur standardisieren, sondern sie auch konstant messen und verbessern.“

So wie Esri „The Science of Where®“ anwendet, damit jedes Unternehmen das Potenzial seiner Daten voll ausschöpfen kann, sorgen die optimierten Prozesse in der Marketing-Abteilung von Esri dafür, dass Verantwortliche genau einsehen können, wo die gesamte Arbeit stattfindet.

Die Abteilung unterstützt das gesamte Unternehmen bei der Einführung seiner bahnbrechenden Software in neuen Branchen und Unternehmen. Indem sie mit Workfront die Arbeit in den 16 Teams der Marketing-Abteilung verwaltet, kann die Abteilung schnell und intelligent arbeiten, Aufgaben richtig erledigen und Team-übergreifend effizient zusammenarbeiten.

„Mit Workfront profitiert unsere Marketing-Abteilung von mehr Einblick, Prozesstransparenz und einer schnelleren Durchführung“, so Marianna Kantor, Chief Marketing Officer bei Esri. „Dank dieser neuen Effizienz können wir uns heute auf zentrale Marketing-Ziele konzentrieren, die für unser Geschäft am wichtigsten sind.“

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