Lutter contre les pandémies.
Le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme utilise Adobe Sign.
80 %
RECRUTEMENT ACCÉLÉRÉ
Products:
Objectifs
Traiter plus rapidement les subventions pour financer les programmes des communautés
Doter les équipes des ressources indispensables à une mobilisation rapide des dons
Renforcer les relations avec les communautés et coordinateurs des programmes
Résultats
80 % DE TEMPS GAGNÉ lors du RECRUTEMENT pour doter plus vite les opérations cruciales en effectifs
SIGNATURES MULTIPLES -**** Jusqu’à 40 réviseurs et signataires simultanés sur un même document
MOBIILITÉ - Workflows accessibles sur mobile pour les collaborateurs à distance
INTÉGRATION d’Adobe Sign avec Oracle E-Business Suite pour des workflows efficaces
Lutter contre le sida, la tuberculose et le paludisme
"Les responsables locaux cernent mieux que quiconque la spécificité des besoins de la population et sa culture. Il est donc logique qu’ils pilotent les programmes destinés à sauver des vies au sein de leurs communautés", explique Andrew Tatam, Responsable des partenaires, Services informatiques du Fonds mondial.
Les programmes financés ont permis la mise en place d’un traitement antirétroviral auprès de 7,3 millions de séropositifs, le dépistage et le traitement de 12,3 millions malades de la tuberculose et la distribution de 450 millions de moustiquaires imprégnées d’insecticides.
"Grâce à ce service, nous pouvons envoyer des formulaires PDF à signer aux quatre coins du monde et avoir des retours en quelques minutes. Ce gain de temps nous permet d’allouer des ressources aux programmes en fonction des besoins."
Andrew Tatam
Responsable des partenaires, Services informatiques, Le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme
Permettre aux communautés de se prendre en charge
Paul Tuxford, DSI, est convaincu qu’en prenant le temps de mettre au point de nouveaux workflows articulés autour des signatures électroniques, plutôt que de poursuivre son combat avec des stratégies archaïques, cet organisme pourrait traiter plus efficacement la paperasserie et, au final, récolter plus vite des dons pour les populations en détresse.
"Adobe Sign a répondu à toutes nos attentes en termes de mobilité, d’évolutivité et de contrôlabilité », reconnaît Andrew Tatam. "Grâce à ce service, nous pouvons envoyer des formulaires PDF à signer aux quatre coins du monde et avoir des retours en quelques minutes. Ce gain de temps nous permet d’allouer des ressources aux programmes en fonction des besoins."
Le Fonds mondial conserve des dossiers conséquents justifiant de la totalité des dons et de l’attribution des financements, chaque document faisant bien souvent l’objet de plusieurs validations et signatures. Auparavant, cet organisme gérait les signatures au moyen de parapheurs — les documents à signer, depuis les autorisations d’achat en interne jusqu’aux accords d’échelonnement des aides financières, étaient glissés dans ces pochettes, que les secrétaires faisaient circuler entre les différents cadres et dirigeants, pour révision et signature. À chaque fois que ces parapheurs changeaient de destinataire, le secrétaire se devait également d’en référer à un agent comptable des registres, qui prenait note de leur localisation afin d’assurer un suivi rudimentaire.
Cette procédure, déjà fastidieuse, était encore rendue plus complexe par la mobilité du personnel. À tout moment, en effet, jusqu’à 20 % des effectifs peuvent se retrouver en déplacement. "Les financements alloués à ces programmes doivent être débloqués au plus tôt, et il est impensable qu’un document traîne sur un bureau, plusieurs semaines durant, au prétexte qu’un collaborateur est en déplacement", poursuit Andrew Tatam. "Nos équipes n’ont pas tardé à adhérer lorsqu’elles ont compris à quel point Adobe Sign nous permet d’accélérer le traitement des subventions."
Recruter les meilleurs pour un combat d’envergure mondiale
Avant d’apposer des signatures électroniques sur le courrier administratif relatif aux subventions, le Fonds mondial a décidé de démontrer l’intérêt d’une rationalisation de ses procédures en appliquant Adobe Sign, solution Adobe Document Cloud, à ses fonctions en interne. Sa fonction recrutement a été la première à en bénéficier. Chaque année, le Fonds mondial recrute 80 à 100 collaborateurs environ, qui passent un entretien avec un jury composé de trois à quatre membres. Chacun d’eux émet un avis sur une fiche d’appréciation qui doit être signée par six personnes.
"En intégrant Adobe Sign au workflow de recrutement des RH, nous avons ramené de cinq jours à un seul le délai nécessaire à la signature des évaluations de recrutement", indique Andrew Tatam. Les secrétaires n’ont plus besoin de parcourir le bâtiment pour transmettre les documents, et le suivi automatisé d’Adobe Sign garantit une traçabilité bien plus précise. "Nous n’avons eu que des commentaires positifs de la part des décideurs car ils peuvent pourvoir leurs postes plus rapidement et recruter les talents indispensables pour s’atteler plus vite aux problématiques des subventions."
Avec le concours d’Adobe, le Fonds mondial a intégré Adobe Sign à Oracle E-Business Suite Human Capital Management en six semaines. Grâce à cette intégration, les documents signés peuvent être importés dans un fichier de candidature, les documents administratifs étant classés automatiquement pour constituer un dossier de recrutement très complet pouvant être réclamé en cas de contrôle.
En interne, le Fonds mondial s’apprête maintenant à intégrer Adobe Sign à Oracle E-Business Suite Financial Management pour rationaliser ses achats. Au terme de cette implémentation, les responsables seront en mesure d’utiliser des modèles Adobe Sign pour créer, modifier et envoyer diverses requêtes (nouveaux emplacements de stationnement, extension de licences logicielles, ou autres postes d’achats). Dotés de workflows achats plus performants, les responsables seront en mesure d’obtenir les ressources dont ont besoin leurs équipes pour communiquer avec les donateurs, analyser les résultats et financer plus vite les programmes.
"Adobe Sign nous fournit les outils permettant de gérer plus efficacement nos documents et, ce faisant, d’accorder plus rapidement les financements aux communautés démunies."
Andrew Tatam
Responsable des partenaires, Services informatiques, Le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme
Accélérer la mobilisation des fonds
Fort de l’utilisation réussie d’Adobe Sign en interne, le Fonds mondial sera prêt à déployer des signatures électroniques auprès de sa première et principale division, celle en charge de la gestion des subventions. En vertu de l’intégration entre Adobe Sign et Salesforce CRM, l’organisme table sur une automatisation accrue qui permettra à ses collaborateurs de rédiger plus vite des documents comportant moins d’erreurs.
"Il faut s’attendre à ce que, d’une manière ou d’une autre, les signatures manuscrites continuent à accompagner l’octroi de subventions", précise Andrew Tatam. "Si nous allouons une aide financière de 50 millions de dollars au ministère de la Santé en Éthiopie, le ministre scellera sans doute cet accord dans le cadre d’une cérémonie officielle pendant laquelle il apposera sa signature sur le contrat. Mais pour la grande majorité des signatures qui jalonnent la procédure de validation et de déblocage des financements et s’opèrent en interne, les signatures électroniques sont envisageables et accélèreront encore le traitement des subventions."
Le déblocage d’une aide financière s’accompagne de budgets, plans et prévisions auxquels participent bien souvent plusieurs dizaines de personnes ; un seul accord peut impliquer jusqu’à 40 signatures. Avec Adobe Sign, le Fonds mondial a la possibilité d’utiliser des workflows de signatures en parallèle et d’adresser les documents à tous les signataires en même temps. En permettant aux destinataires d’en prendre connaissance et de les signer simultanément, le Fonds mondial s’acquitte plus vite des formalités administratives et alloue les financements aux acteurs et aux programmes dont l’action est constructive pour les communautés.
"Du fait de la précision et du suivi exigés par le processus de financement, notre organisme est, par définition, axé sur les documents. Nos programmes — et les documents afférents qu’il nous faut gérer — peuvent avoir une incidence sur des millions de personnes à travers le monde", conclut Andrew Tatam. "Adobe Sign nous fournit les outils permettant de traiter plus efficacement nos documents et, ce faisant, d’accorder plus rapidement les financements aux communautés démunies."
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