Digitale Workflow-Automatisierung: Was sie ist, welche Vorteile sie bietet und wichtige Use Cases.

Workflow-Automatisierung ist eine digitale Strategie, bei der Software eine Reihe von Aufgaben automatisch ausführt. Dadurch wird die Anzahl der manuellen Eingriffe reduziert. Die Automatisierung basiert auf vordefinierten „Wenn-dann“-Regeln, die die Reihenfolge und die Bedingungen festlegen, unter denen Aufgaben ausgeführt werden. Mit diesem Ansatz können Unternehmen effizienter arbeiten.

In diesem Beitrag werden die folgenden Themen behandelt:

• Warum digitale Workflow-Automatisierung wichtig ist
• Vorteile der digitalen Workflow-Automatisierung
• Wer nutzt digitale Workflow-Automatisierung?
• Welche vier Arten der digitalen Workflow-Automatisierung gibt es?
• Beispiele für digitale Workflow-Automatisierung
• Schritte bei der digitalen Workflow-Automatisierung
• Welche Tools werden für digitale Workflow-Automatisierung verwendet?
• Use Cases für digitale Workflow-Automatisierung
• Verwaltet Aufgaben jeglichen Umfangs mithilfe automatisierter Prozesse.

Auch wenn das Versenden einer E-Mail oder die Aktualisierung einer Datenbank wie eine Bagatelle wirken mag, können sich diese Routinetätigkeiten schnell zu einem beträchtlichen Teil eures Arbeitstages summieren. Diese Art von Aufgaben lassen sich leicht automatisieren, und ihr spart dadurch wertvolle Zeit und Ressourcen.

Sich wiederholende, händische Tätigkeiten sind nicht nur Zeitfresser – sie sind auch fehleranfälliger und weniger präzise als bei einer Ausführung durch automatisierte Software. Mit Workflow-Automatisierung steigert ihr die Effizienz und die Effektivität eures Teams.

Das Verständnis automatisierter Workflows kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Prozesse zu optimieren. Das Ergebnis sind eine höhere betriebliche Effizienz, nachvollziehbare Zuständigkeit und Verantwortlichkeit am Arbeitsplatz und weniger menschliche Fehler. Durch Automatisierung können Unternehmen ihre Workflows umgestalten und auf diese Weise Innovation, Kreativität und Eigenverantwortung Team-übergreifend fördern.

Workflow-Automatisierung ist ein leistungsstarkes Tool, das Unternehmen jeder Größe nutzen können, um arbeits- und kapitalintensive Prozesse in großem Umfang zu optimieren. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können Unternehmen ihre menschlichen Ressourcen auf Innovation und Kreativität konzentrieren. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Höhere Produktivität: Workflow-Automatisierung entlastet Mitarbeitende von sich wiederholenden und zeitaufwendigen Aufgaben, sodass sie ihre Energie auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren können.
• Kosteneinsparungen: Automatisierung reduziert die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe bei bestimmten Aufgaben, sodass erhebliche Einsparungen bei den Personalkosten erzielt werden. Außerdem werden menschliche Fehler minimiert – und damit auch das Risiko kostspieliger Pannen.
• Höhere Genauigkeit: Automatisierung erhöht die Genauigkeit, da unnötige manuelle Eingaben entfallen.
• Höhere Geschwindigkeit: Mit Automatisierung gehören Verzögerungen durch menschliche Eingriffe der Vergangenheit an. Workflows werden optimiert, sodass Aufgaben in kürzester Zeit die richtigen Stellen erreichen.
• Verbesserte Kommunikation: Automatisierung stellt sicher, dass Aufgaben, Feedback-Anfragen und Benachrichtigungen die richtigen Personen ohne Verzögerungen oder Unterbrechungen erreichen.
• Mehr Transparenz: Durch automatisierte Workflows sehen Führungskräfte in Echtzeit, wie Aufgaben vorankommen und wie das Team sich einsetzt. Diese Transparenz erleichtert es, Aufgaben zu überwachen und Fristen einzuhalten.

Workflow-Automatisierung kann jedem Unternehmen helfen, das Wert darauf legt, Aufgaben effizienter und genauer zu erledigen. Es ist ein vielseitiges Tool, das in allen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt werden kann – einschließlich Finanzen, Personal, Marketing, operatives Geschäft und Vertrieb.

Die transformative Kraft von Workflow-Automatisierung zeigt sich jedoch in bestimmten Branchen ganz besonders. Sehen wir uns an, wo Workflow-Automatisierung ihr volles Potenzial entfaltet.

Development and Operations (DevOps).

In herkömmlichen Strukturen arbeiten Entwicklungs- und Teams des operativen Geschäfts oft in Silos, doch Workflow-Automatisierung ermöglicht nun eine nahtlose Integration dieser beiden kritischen Einheiten. Diese Synergie beseitigt potenzielle Engpässe und fördert eine bessere Zusammenarbeit.

DevOps-Teams können mithilfe von Workflow-Automatisierung die Software-Entwicklungs-Pipeline effizient verwalten. Dazu gehören wichtige Phasen wie die Überwachung und Erfassung von Daten, das Testen von Code und die Bearbeitung von Service-Anfragen. Das Ergebnis ist eine effizientere, fehlerfreie und produktivere Entwicklung.

IT-Netzwerkadministration.

Die IT-Netzwerkadministration ist ein komplexer Bereich, der verschiedene Elemente wie Cloud-Management, Netzwerkbetrieb und Systemadministration umfasst. In diesem Zusammenhang dient Workflow-Automatisierung als leistungsstarkes Tool, das dem Admin-Personal eine umfassende Übersicht über die verschiedenen Komponenten bietet. Diese verbesserte Transparenz ermöglicht es, potenzielle technische oder sicherheitsbezogene Probleme im Netzwerk proaktiv zu erkennen und zu beheben und so kostspielige Komplikationen zu vermeiden. Mit automatisierten Workflows können IT-Netzwerkadmins eine robuste, sichere und effiziente Netzwerkinfrastruktur gewährleisten und so die betriebliche Effizienz steigern sowie eine Kultur der Innovation und Eigenverantwortung fördern.

Was sind die wichtigsten Arten der digitalen Workflow-Automatisierung?

Im Bereich der Workflow-Automatisierung gibt es zwei Hauptarten, die Unternehmen häufig verwenden: statisch und dynamisch.

• Statisch: Die statische Workflow-Automatisierung ist ein starrer, unveränderlicher Prozess, bei dem die durchgeführten Schritte vorab festgelegt sind und sich nicht ändern. Sie funktioniert nach dem „Wenn-dann“-Prinzip, bei dem Aktionen nur dann ausgelöst werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Diese Art der Automatisierung berücksichtigt keine externen Variablen, die das Ergebnis potenziell beeinflussen könnten.
• Dynamisch: Die dynamische Workflow-Automatisierung hingegen arbeitet mit einem flexiblen Ansatz. Sie bestimmt die Schritte in Echtzeit anhand einer Schemavorlage, die unterschiedliche Eingaben berücksichtigt und verschiedene Variablen abwägt, bevor eine Aktion eingeleitet wird. Diese Art der Automatisierung ermöglicht eine größere Agilität und erfordert nur minimalen langfristigen Wartungsaufwand.

Zusätzlich zu diesen gibt es zwei verwandte Methoden, die sich oft mit der Workflow-Automatisierung überschneiden.

• Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die einen Code-Block – einen sogenannten „Bot“ – verwendet, um eine einzelne Aufgabe zu erledigen. Obwohl sie konzeptionelle Ähnlichkeiten mit der Workflow-Automatisierung aufweist, liegt der Hauptunterschied in der Anwendung. RPA ist ideal für die Automatisierung einzelner Aufgaben, während Workflow-Automatisierung in der Regel darauf ausgelegt ist, eine ganze Sequenz von Aufgaben zu automatisieren. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen sowohl RPA als auch Workflow-Automatisierung parallel nutzen und die Stärken beider Ansätze kombinieren, um Effizienz und Produktivität zu steigern.
• Business Process Management (BPM) ist eine weitere Art der Workflow-Automatisierung. Es ist eine ganzheitliche Methode, die Prozesse so strukturiert, dass sie den Kundinnen und Kunden besser dienen und die Geschäfts-Workflows effizienter gestalten. BPM zielt darauf ab, unternehmenskritische Geschäftsziele zu erreichen, indem der gesamte Prozess optimiert wird, anstatt einzelner Aufgaben. Viele Software-Lösungen für Workflow-Automatisierung basieren auf einer BPM-Philosophie und bieten Unternehmen ein umfassendes Tool zur Verwaltung mehrerer Workflows und zur Förderung der Transformation.

Die folgenden Beispiele veranschaulichen einige der häufigsten Aufgaben, die mit Workflow-Automatisierungs-Software effektiv verwaltet werden können.

1. Austausch von Daten zwischen Programmen und „Systems of Record“ für einheitliches, aktuelles Reporting. Die Automatisierung von Datenübertragungen zwischen verschiedenen Programmen und „Systems of Record“ stellt sicher, dass all eure Reports korrekt und aktuell sind. Weil die manuelle Dateneingabe wegfällt, verringert sich die Fehlerwahrscheinlichkeit und wertvolle Zeit wird gespart.
2. Automatisches Ausfüllen von Kalendern je nach Ressourcenverfügbarkeit. Mit der Workflow-Automatisierung können Kalender automatisch auf der Grundlage der Ressourcenverfügbarkeit aktualisiert werden. So lässt sich eine optimale Ressourcenzuteilung gewährleisten und Terminkonflikte vermeiden.
3. Verteilen von Aufgaben an das zuständige Team-Mitglied. Die Workflow-Automatisierung kann Aufgaben intelligent Team-Mitgliedern zuweisen, basierend auf verschiedenen Faktoren wie Fälligkeitsdaten, aktueller Arbeitsbelastung und Qualifikationen. Dies stellt sicher, dass Aufgaben gleichmäßig verteilt werden, um Burnout zu vermeiden und die Produktivität aufrechtzuerhalten.
4. Reflektieren von Budgetänderungen bei einem Marketing-Projekt in eurem Finanzsystem. Die automatische Aktualisierung von Budgetänderungen sorgt dafür, dass alle Aufzeichnungen korrekt und aktuell sind. Dies ist die Grundvoraussetzung für besseres Finanz-Management.
5. Weiterleiten von angepassten Reports an die jeweiligen Stakeholder. Die Workflow-Automatisierung kann angepasste Reports automatisch an die jeweiligen Stakeholder senden, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Dies verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit und führt zu besseren Entscheidungen.
6. Übergaben an Personen, Teams und Abteilungen. Die Workflow-Automatisierung kann den Übergabeprozess zwischen verschiedenen Personen, Teams und Abteilungen optimieren und einen reibungslosen Aufgabenübergang gewährleisten.
7. Synchronisieren von Daten an einem Ort für Aufgabenstatus über verschiedene Tools und Teams hinweg. Die Workflow-Automatisierung kann Daten aus verschiedenen Tools und Teams an einem einzigen Ort zusammenführen. Dies ermöglicht eine umfassende Übersicht über den Arbeitsstatus und erleichtert das Projekt-Management.

Workflow-Automatisierung ist ein transformatives Tool, das euer operatives Geschäft optimieren kann, aber eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die euch hilft, Workflow-Automatisierung effektiv zu implementieren:

1. Den Workflow definieren: Identifiziert zunächst die Bereiche in eurem Unternehmen, in denen Automatisierung Zeit und Aufwand sparen kann. Macht euch die Start- und Endpunkte eurer Workflows klar. Fragt euch: Was löst einen Workflow aus? Woran erkennt man, dass er abgeschlossen ist? Dokumentiert in dieser Phase den gesamten Verlauf des Workflows.
2. Prozesse identifizieren: Sobald ihr den Workflow skizziert habt, ist es an der Zeit, die Zusammenhänge herzustellen. Identifiziert alle am Workflow beteiligten Personen und versteht, wie Daten von einem Punkt zum anderen gelangen.
3. Tools auflisten: Erstellt eine Liste aller Tools, Programme und Systeme, die ihr zur Ausführung des Workflows verwendet. Dazu gehören Tools für Zusammenarbeit, gemeinsame Posteingänge, Datenbanken oder Legacy-Komponenten. Das wird euch helfen, die am besten geeignete Automatisierungslösung zu wählen.
4. Eingabemethoden notieren: Erfolgreiche automatisierte Workflows basieren auf gut strukturierten Eingaben. Dies können Formulare sein, die E-Mails, Anfragen oder Daten aus einem Programm oder einem System erfassen. Stellt sicher, dass ihr ein klares Verständnis aller Eingabequellen in eurem operativen Geschäft habt.
5. Übergaben verstehen: In diesem Schritt geht es darum, Arbeitsübergaben von einer Person zur anderen festzulegen. Stellt sicher, dass allen klar ist, wer für welche Aufgabe zuständig ist und wann und wie Übergaben innerhalb des Workflows stattfinden.
6. Eine Automatisierungs-Wunschliste erstellen: Mit einem klaren Verständnis eurer Workflows könnt ihr nun Bereiche für Verbesserungen identifizieren. Listet alle Aufgaben auf, die ihr automatisieren möchtet, sowie alle ineffizienten Aufgaben, die von einer Automatisierung profitieren könnten.
7. Den neuen Workflow erstellen: Jetzt ist es an der Zeit, mit der Erstellung zu beginnen. Wählt eure bevorzugte Automatisierungslösung und erstellt eine neue, optimierte Version eures Workflows. Zwar gehört ein bisschen Experimentieren dazu, doch das Resultat lohnt sich auf jeden Fall.
8. Den neuen Workflow testen: Sobald euer neuer Workflow fertig ist, müsst ihr ihn ausgiebig testen. Stellt sicher, dass das Ergebnis bei jedem Schritt die Zielvorgaben erfüllt. Achtet auf Engpässe, Datenlecks oder andere potenzielle Probleme.
9. Das Team schulen: Eure Team-Mitglieder brauchen vielleicht etwas Zeit, um sich an den neuen automatisierten Workflow zu gewöhnen. Bereitet sie auf diese Änderung vor. Wenn sie bereits mit Automatisierung vertraut sind, informiert sie über den neuen Workflow.
10. Implementieren, überwachen und optimieren: Setzt schließlich euren neuen Workflow in die Praxis um. Implementiert ihn, überwacht die Leistung und nehmt notwendige Optimierungen vor, um sicherzustellen, dass er effizient und produktiv ist.

Software für Workflow-Automatisierung, auch als Workflow-Management-System oder Workflow-System bezeichnet, ist ein leistungsstarkes Tool, das die Arbeitsweise von Unternehmen verändern kann. Während einige Software-Lösungen für die Bedürfnisse jedes Unternehmens konzipiert sind, sind andere auf spezifische Nischenanforderungen abgestimmt. Unabhängig vom Typ gibt es mehrere wichtige Funktionen, die bei der Auswahl von Software für Workflow-Automatisierung zu berücksichtigen sind.

Robuste Software für Workflow-Automatisierung sollte u. a. folgende Funktionen bieten:

• Integrationsmöglichkeiten: Diese Funktion ermöglicht es der Software, sich nahtlos mit anderen Programmen und Systemen zu verbinden, was den Umfang der implementierbaren Automatisierung erweitert.
• No-Code-Builder: Diese Funktion reduziert den Bedarf an IT-Support bei der Implementierung und Wartung der Software. Sie ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, die Vorteile der Automatisierung auch ohne umfassende Programmierkenntnisse voll auszuschöpfen.
• Einfachheit: Eine benutzerfreundliche Oberfläche und No-Code-Lösungen machen die Software auch für Personen mit begrenzten technischen Kenntnissen einfach bedienbar.
• Echtzeitdaten und zentralisierte Dashboards: Diese Funktionen ermöglichen es Nutzerinnen und Nutzern, schnell und einfach Reports zu erstellen, und versorgen sie mit aktuellen Erkenntnissen für eine fundierte Entscheidungsfindung.
• Visuelle Ressourcen-Tools: Mit diesen Tools können Nutzerinnen und Nutzer Anfragen anhand von Prioritäten analysieren und die Arbeitslast effektiv ausgleichen und so die betriebliche Effizienz steigern.
• Integriertes Reporting: Mit dieser Funktion können Nutzerinnen und Nutzer Engpässe identifizieren, Aufgaben überwachen und Verbesserungen umsetzen, um Workflow-Prozesse kontinuierlich zu optimieren.
• Mobile Funktionen: Diese Funktion ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, von jedem Ort und auf jedem Gerät auf die Software zuzugreifen, was für Flexibilität und Komfort sorgt.

Workflow-Automatisierung hat das Potenzial, eine Vielzahl von Branchen zu revolutionieren. Die folgenden Branchen können von ihrer Einführung profitieren:

Cyber-Sicherheit.

Im Bereich der Cyber-Sicherheit ist Zeit ein ausschlaggebender Faktor. Workflow-Automatisierung kann die Reaktion auf Vorfälle erheblich beschleunigen und so die Gesamteffizienz steigern. Im Falle eines Cyber-Angriffs können automatisierte Workflows sofort Warnungen aktivieren und Vorfälle kategorisieren, sodass Analystinnen und Analysten Bedrohungen schnell erkennen und Abwehrmaßnahmen ergreifen können. Darüber hinaus können Sicherheits-Playbooks für bestimmte Arten von Vorfällen umgehend eingesetzt werden, um den Reaktionsprozess zu optimieren.

Stellt euch zum Beispiel ein Szenario vor, in dem das Netzwerk eines Unternehmens einen plötzlichen Anstieg des Traffics verzeichnet. Das deutet auf einen potenziellen DDoS-Angriff (Distributed Denial of Service) hin. Mit Workflow-Automatisierung kann das System diese Anomalie automatisch erkennen und eine Warnung auslösen. Gleichzeitig kann es ein Sicherheits-Playbook starten, das zur Abwehr von DDoS-Angriffen entwickelt wurde, z. B. durch Umleiten des Traffics oder Aktivieren zusätzlicher Server-Ressourcen. Diese schnelle, automatisierte Reaktion kann die Auswirkungen des Angriffs erheblich reduzieren, die digitalen Assets des Unternehmens schützen und die betriebliche Kontinuität aufrechterhalten.

Finanzen.

Im Finanzsektor sind Präzision und Genauigkeit von größter Bedeutung. Deshalb ist die korrekte Dateneingabe eine überaus wichtige Voraussetzung, die jedoch Zeit erfordert. Dateneingabe eignet sich besonders gut für die Automatisierung, ebenso wie Prozesse wie Kontogenehmigungen, Urlaubsanträge, Gehaltsanpassungen und Rechnungsstellung. Workflow-Automatisierung kann diese Aufgaben optimieren, die Genauigkeit gewährleisten und wertvolle Zeit sparen. Beispielsweise können automatisierte Workflows Rechnungen nahtlos zwischen Kundschaft und Team-Mitgliedern versenden, sodass manuelle Eingriffe sich erübrigen.

Gesundheitswesen.

Im Gesundheitswesen kann Workflow-Automatisierung das operative Geschäft optimieren. Das hat den Vorteil, dass Fachkräfte sich vermehrt auf die Patientenversorgung konzentrieren können. Beispielsweise können automatisierte Systeme effizient Dienstpläne und Bereitschaftsdienste erstellen. Darüber hinaus kann Automatisierung die nahtlose Übertragung elektronischer Gesundheitsakten zwischen Dienstleistern erleichtern und sicherstellen, dass Patientendaten korrekt, aktuell und leicht zugänglich sind.

Personalverwaltung.

In der Personalverwaltung (HR) kann Automatisierung transformative Wirkung haben. Sie kann Aufgaben optimieren, die von der Genehmigung von Stundenzetteln und der Personalverwaltung bis zu Onboarding- und Offboarding-Prozessen reichen.

Informationstechnologie (IT).

In der IT dient Workflow-Automatisierung als leistungsstarker Verbündeter bei der Optimierung der Software-Entwicklung. Aufgaben wie Datenüberwachung, Datenerfassung, Code-Tests und die Verwaltung von Service-Anfragen können mit Workflow-Software effizient automatisiert werden.

Marketing.

Marketing-Abteilungen sind ständig bestrebt, ihren Return on Investment (ROI) zu optimieren. Workflow-Automatisierung kann hier bahnbrechend wirken: Sie übernimmt alltägliche Aufgaben, sodass sich das Marketing-Team auf strategische Initiativen konzentrieren kann. Von der Terminierung von Social-Media-Posts bis zur Verwaltung von E-Mail-Marketing-Kampagnen lässt sich alles automatisieren.

Operativer Betrieb.

Workflow-Automatisierung optimiert das Aufgaben-Management in verschiedenen Abteilungen, einschließlich Vertrieb, Finanzen, Recht und Verwaltung. Sie bietet Führungskräften einen klaren Überblick über Zuständigkeiten, die Verfügbarkeit von Team-Mitgliedern und den Fortschritt in Echtzeit.

Stellt euch zum Beispiel ein Team aus dem operativen Geschäft vor, das ein komplexes Projekt mit mehreren Abteilungen verwaltet. Traditionell würde die Nachverfolgung des Fortschritts jeder Aufgabe, die Identifizierung der verantwortlichen Person und die Feststellung, wer für neue Aufgaben verfügbar ist, erheblichen manuellen Aufwand erfordern. Mit Workflow-Automatisierung können diese Prozesse jedoch automatisiert werden. Das System kann Echtzeit-Updates zum Aufgabenfortschritt liefern, Aufgaben automatisch basierend auf der Verfügbarkeit von Team-Mitgliedern zuweisen und bei Bedarf sogar neu zuweisen.

Vertrieb.

Vertriebs-Teams können ihr Volumen an Lead-Interaktionen durch Automatisierung erheblich steigern. Indem Automatisierung alltägliche Aufgaben wie die Genehmigung von Vorschlägen, die Erstellung von Angeboten und die Verwaltung von Website-Interaktionen übernimmt, haben Vertriebsmitarbeitende mehr Zeit, sich auf den Aufbau von Beziehungen und den Abschluss von Geschäften zu konzentrieren.

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Workflow-Automatisierung ist ein leistungsstarkes Tool, das Unternehmen helfen kann, Prozesse zu optimieren, damit sie intelligenter, aber nicht härter arbeiten. Adobe Workfront steht an der Spitze dieser Revolution und bietet Unternehmen die Tools, die sie benötigen, um ihre Workflows zu automatisieren und eine höhere Effizienz zu erreichen.

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