Überblick über Workflow-Automatisierung – Vorteile, Use Cases und mehr.

Das manuelle Versenden einer E-Mail oder Aktualisieren einer Datenbank ist nicht aufwendig. Der Vorgang dauert nur wenige Minuten, doch kommen diese Aufgaben immer und immer wieder vor. Dabei summiert sich die benötigte Zeit.

Laut ADP geben 70 % der Führungskräfte an, 45 Minuten bis 3 Stunden ihrer 8-stündigen Arbeitstage auf monotone Aufgaben zu verwenden. Genau das sind Aufgaben, die sich mit Workflow-Automatisierung erledigen lassen.

Manuelle und monotone Tätigkeiten bringen eine Arbeitsweise mit sich, die im Vergleich zu Aufgaben, die von Software-Automatisierung erledigt werden, langsamer, schwieriger und weniger konsistent ist. Zum Glück kann Workflow-Automatisierung dafür sorgen, dass eure Team-Mitglieder Aufgaben besser und effizienter erledigen können.

Wenn Unternehmen mehr über automatisierte Workflows wissen, können sie für vereinfachte Prozesse sorgen, die die Betriebseffizienz steigern, die Verantwortlichkeit am Arbeitsplatz erhöhen und zu weniger menschlichen Fehlern führen.

Konkret behandeln wir folgende Themen:

• Was ist Workflow-Automatisierung?
• Vorteile von Workflow-Automatisierung
• Wer verwendet Workflow-Automatisierung?
• Arten von Workflow-Automatisierung
• Beispiele für Workflow-Automatisierung
• Schritte bei der Workflow-Automatisierung
• Software für Workflow-Automatisierung
• Use Cases für Workflow-Automatisierung

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung steht für den Gebrauch von Technologie zur Erledigung monotoner Aufgaben wie E-Mail-Kommunikation, Dateneingabe und Software-Updates ohne menschliche Eingriffe. Das wird durch Software möglich, die eine Reihe von „if-then“-Regeln erstellt, die darüber bestimmen, wie Aufgaben erledigt werden. Unternehmen, die Workflow-Automatisierung nutzen, profitieren von einer schnelleren, leichteren und konsistenteren Ausführung von Aufgaben.

Vorteile von Workflow-Automatisierung.

Unternehmen aller Größen können Workflow-Automatisierung einsetzen, um arbeits- und kapitalintensive Prozesse im benötigten Umfang zu optimieren. Vorteile von Workflow-Automatisierung:

1. Höhere Produktivität. Workflow-Automatisierung sorgt dafür, dass Personal weniger monotone und zeitraubende Aufgaben ausführen muss. Stattdessen kann es seine Zeit höherwertigen Aufgaben widmen, die menschliche Strategie und Kreativität erfordern.
2. Kosteneinsparungen. Da Automatisierung den Bedarf nach menschlichen Eingriffen reduziert, könnt ihr bei bestimmten Aufgaben die Arbeitskosten senken. Außerdem lassen sich menschliche Fehler minimieren, was das Potenzial für kostspielige Probleme verringert.
3. Mehr Präzision. Durch Eliminierung unnötiger Eingaben erhöht Automatisierung die Präzision.
4. Höhere Geschwindigkeit. Verzögerungen, die durch Menschen entstehen, stellen bei Automatisierung kein Problem dar. Das heißt, dass Arbeitselemente in kürzester Zeit an die richtigen Stelle gelangen.
5. Bessere Kommunikation. Automatisierung sendet die richtigen Arbeitselemente, Feedback-Anfragen und Benachrichtigungen ohne Verzögerungen oder Lücken an das richtige Personal.
6. Mehr Transparenz. Führungskräfte können den Fortschritt von Aufgaben in Echtzeit verfolgen und sehen, wer an einer Aufgabe beteiligt ist. Das macht es ganz leicht, Aufgaben zu überwachen und Termine einzuhalten.

Wer verwendet Workflow-Automatisierung?

Jedes einzelne Unternehmen kann von mehr Zeit profitieren. Workflow-Automatisierung ist also ein wertvolles Tool für alle Unternehmen, die Aufgaben schneller und präziser erledigen wollen.

Workflow-Automatisierung kann in allen Abteilungen eines Unternehmens zum Einsatz kommen. Dazu gehören Bereiche wie Finanzen, Personalwesen, Marketing, Operations, Vertrieb und mehr. In den folgenden Sektoren bietet Workflow-Automatisierung jedoch die größten Vorteile.

1. Unternehmen.

Da immer mehr Unternehmen auf Automatisierung setzen, werden Firmen, die veraltete, manuelle Prozesse aufweisen, hinter der Konkurrenz zurückbleiben. Egal ob es um die Reduzierung menschlicher Fehler oder Zeiteinsparungen geht: Automatisierung erlaubt es Unternehmen, auf zuverlässige Weise zu skalieren.

2. Development and Operations (DevOps).

In der Regel agieren Entwicklung und Operations unabhängig voneinander. Workflow-Automatisierung erlaubt es jedoch, die beiden Bereiche zusammenzuführen. So lassen sich Engpässe verringern und Kommunikationswege mit weniger Lücken einrichten.

DevOps-Teams können die Pipeline bei der Software-Entwicklung auf strukturierte Weise verwalten und Schritte wie Datenüberwachung, Datenerfassung, das Testen von Code sowie Service-Anfragen besser bewältigen.

3. IT-Netzwerkadministration.

Die IT-Netzwerkadministration umfasst viele bewegliche Teile. Mit automatisierten Workflows können Führungskräfte die Cloud, das Netzwerk, das Betriebssystem und andere Bereiche gut überwachen. Durch diese Visualisierungsebene können Führungskräfte Problemen einen Schritt voraus bleiben und Bedrohungen für die Netzwerkgesundheit und -sicherheit meistern, bevor sie zu kostspieligen Herausforderungen werden.

Arten von Workflow-Automatisierung.

Unabhängig von eurem Geschäftsmodell oder Use Case gibt es viele verschiedene Wege, Workflow-Automatisierung in eurem Unternehmen zu implementieren. Unternehmen können zwischen verschiedenen Arten von Workflow-Automatisierung wählen, wobei die meisten Workflow-Automatisierungen entweder statisch oder dynamisch sind:

• Statisch: Statische Workflow-Automatisierung bedeutet, dass es bei den ausgeführten Schritten keine Abweichungen gibt. Wenn wir davon ausgehen, dass eine „if-then“-Anweisung eingerichtet wurde, geschieht solange nichts, bis „if“ ausgelöst wird. Bei der statischen Workflow-Automatisierung werden keine externen Variablen berücksichtigt, obwohl sie ggf. Einfluss auf das Ergebnis haben könnten.
• Dynamisch: Dynamische Workflow-Automatisierung steht für eine Automatisierung, bei der die Schritte im Moment ermittelt werden. Das heißt, dass die Software eine Schemavorlage nutzt, die variierende Eingaben verarbeitet und vor der Ausführung einer Aktion unterschiedliche Variablen berücksichtigt. Das fördert Agilität und erfordert minimale langfristige Pflege.

Manche Teams fragen sich, ob sie eine Lösung für Workflow-Automatisierung oder Robotic Processing Automation (RPA) benötigen. Beide Optionen bieten jeweils eigene Vorteile. Häufig kommen in Unternehmen auch beide Lösungen zum Einsatz. RPA ist ein Code-Block (auch „Bot“ genannt), der für die Erledigung einzelner Aufgaben verantwortlich ist. Vom Konzept her ähnelt RPA der Workflow-Automatisierung. Der Unterschied besteht aber darin, dass RPA für die Automatisierung einzelner Aufgaben sorgt, während Workflow-Automatisierung eine ganze Reihe von Aufgaben automatisiert.

Wenn RPA nicht zu den Zielen eures Unternehmens passt, ist Business Process Management (BPM) eine weitere nützliche Art von Automatisierung. Dabei handelt es sich um eine umfassende Methodik, die mehrere Workflows verwaltet, eine übergeordnete Perspektive hinsichtlich der optimalen Bedienung von Kundschaft einnimmt und Geschäftsprozess-Workflows effizienter gestaltet, sodass sich geschäftskritische Ziele erreichen lassen. Oft beruht Software für Workflow-Automatisierung auf einer BPM-Philosophie. Autovervollständigen- und Makro-Funktionen von Excel sind frühe Beispiele für Workflow-Automatisierung.

Beispiele für Workflow-Automatisierung.

Im täglichen Betrieb kann euch Workflow-Automatisierung durch den Einsatz von Technologie für verschiedene Aufgaben unterstützen, inklusive:

1. Senden von Daten zwischen Programmen und Bezugssystemen für vereinheitlichtes und aktuelles Reporting.
2. Automatisches Ausfüllen von Kalendern je nach Ressourcenverfügbarkeit.
3. Verteilen von Aufgaben an geeignete Team-Mitglieder je nach Fälligkeitsdatum, Workload und anderen Kriterien.
4. Reflektieren von Budgetänderungen bei einem Marketing-Projekt in eurem Finanzsystem.
5. Weiterleiten von angepassten Reports an die jeweiligen Stakeholder.
6. Senden von Übergaben zwischen Personen, Teams und Abteilungen.
7. Synchronisieren von Daten an einem Ort für Aufgabenstatus über verschiedene Tools und Teams hinweg.

Schritte bei der Workflow-Automatisierung.

Da Workflow-Automatisierung Eingaben von eurem Team voraussetzt, solltet ihr mit Mitgliedern sprechen, die den täglichen Workflow-Betrieb verwalten, um einen Automatisierungsplan zu entwickeln. Wendet folgende Schritte an, um mit der Automatisierung von Workflows in eurem Unternehmen zu beginnen.

1. Workflow definieren.

Überlegt euch zunächst, wo ihr Zeit sparen wollt. Wo beginnen und enden eure Workflows? Was sorgt für die Initialisierung eines Workflows? Was sorgt für den Abschluss eines Workflows? An dieser Stelle müsst ihr den Pfad dokumentieren, dem ein Workflow folgt.

2. Alle Prozesse im Workflow identifizieren.

Nachdem ihr die Start- und Endpunkte eines Workflows definiert habt, müsst ihr herausfinden, wie ihr die Punkte miteinander verbinden könnt. Überlegt, welche Personen an einem bestimmten Workflow beteiligt sind und wie Daten von einem Punkt (einer Person) zum nächsten fließen sollen.

3. Alle Systeme, Programme und Tools auflisten.

Notiert euch alle zur Zusammenarbeit genutzten Programme, freigegebenen Posteingänge, Datenbanken oder Legacy-Komponenten, die ihr für die Erledigung des Workflows benötigt. Auf dieser Grundlage könnt ihr euch für eine optimale Automatisierungslösung entscheiden.

4. Alle Eingabepfade notieren.

Richtig formatierte Eingaben sind entscheidend für den Erfolg automatisierter Workflows. Beispiele für Eingabewege im täglichen Betrieb können Formulare, die E-Mails erfassen, Anfragen oder Daten aus einem Programm bzw. einem System umfassen.

5. Auf Übergaben achten.

In diesem Schritt richtet ihr Übergaben für Aufgaben von einer Person an die nächste ein. Ist klar, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist? Überlegt, wie und wann Übergaben in einem Workflow auftreten und wer daran beteiligt ist.

6. Eine Wunschliste für Automatisierung erstellen.

Nachdem ihr nun ein besseres Verständnis eurer Workflows habt, gibt es wahrscheinlich Dinge, die ihr verbessern wollt. Schreibt alle Aufgaben, die ihr automatisieren möchtet, sowie ineffiziente Aufgaben auf, die sich durch Automatisierung optimieren ließen.

7. Zukünftige Version des Workflows entwickeln.

Nun geht es an die Entwicklung. Nutzt die Automatisierungslösung eurer Wahl und entwickelt eine neue Version des Workflows. Möglicherweise müsst ihr dabei Verschiedenes ausprobieren, um Erfolg zu haben. Das ist das fertige Produkt aber mehr als wert.

8. Die zukünftige Version testen.

Nachdem ihr die zukünftige Version fertig gestellt habt, müsst ihr sie unbedingt testen. Wird die Ausgabe in allen Schritten den Zielen gerecht? Gibt es Fälle von Engpässen, Datenlecks oder anderen Problemen?

9. Benutzerinnen und Benutzer schulen.

Möglicherweise brauchen Team-Mitglieder etwas Zeit, um sich an Workflow-Automatisierung zu gewöhnen. Bereitet sie auf die Arbeit mit dem neuen Tool vor. Wenn euer Team bereits mit Automatisierung vertraut ist, liefert ihm Informationen zum neuen, optimierten Workflow.

10. Bereitstellen, überwachen und optimieren.

Sobald der Workflow fertig ist, könnt ihr ihn in der Praxis anwenden. Neben dem Bereitstellen und Überwachen solltet ihr euren Workflow hin und wieder optimieren, um sicherzustellen, dass er produktiv und effizient ist.

Software für Workflow-Automatisierung.

Automatisierungsprogramme werden auch als Workflow-Automatisierungs-Software, Workflow-Management-Systeme oder einfach als Workflow-Systeme bezeichnet. Manche Programme eignen sich für alle Unternehmen, während andere nur bestimmten Nischenanforderungen gerecht werden. Bei der Auswahl der Software solltet ihr einige grundlegende Aspekte beachten.

Sucht nach einer Plattform, die unter anderem folgende Workflow-Funktionen mit Mehrwert bietet:

1. Integrationsfunktionen zum Ausbau des Automatisierungsumfangs, den ihr implementieren könnt.
2. No-Code-Builder zur Verringerung des IT-Supports, den ihr bei der Implementierung und Pflege der Software benötigt. Das bedeutet, dass Benutzerinnen und Benutzer alle Vorteile von Automatisierung mit minimalen Programmierkenntnissen nutzen können.
3. Einfachheit, was eine anwendungsfreundliche UI und No-Code-Lösungen beinhaltet.
4. Echtzeitdaten und zentrale Dashboards für eine bequeme Erstellung von Reports.
5. Visuelle Ressourcen-Tools, sodass ihr Anfragen problemlos auf Prioritäten abstimmen und Workloads optimal verteilen könnt.
6. Integriertes Reporting zur Analyse von Verzögerungen, Überwachung von Aufgaben und Umsetzung von Verbesserungen.
7. Mobile Funktionen, sodass ihr von jedem Standort und Gerät aus arbeiten könnt.

Use Cases für Workflow-Automatisierung.

Von Workflow-Automatisierung können verschiedenste Branchen profitieren. Die folgenden vertikalen Märkte können mit Investitionen in Workflow-Automatisierung jedoch besonders große Vorteile erzielen.

Cyber-Sicherheit.

Zeit spielt im Bereich Cyber-Sicherheit eine entscheidende Rolle. Workflow-Automatisierung erlaubt eine schnellere Reaktion auf Vorfälle, was den Prozess effizienter macht. Bei einem Cyber-Angriff kann Automatisierung automatisch Warnungen auslösen und Vorfälle sichten, sodass Analystinnen und Analysten Bedrohungen schneller erkennen und abwehren können. Außerdem lassen sich für bestimmte Arten von Vorfällen Sicherheits-Playbooks bereitstellen.

Finanzwesen.

Im Finanzwesen dreht sich alles um Zahlen und Budgets, weswegen die Dateneingabe eine der zeitraubendsten Aufgaben in der Branche ist. Die Dateneingabe ist – neben Kontogenehmigungsprozessen, Anfragen nach bezahltem Urlaub, Gehaltsanpassungen und Rechnungsstellung – perfekt für Automatisierung. Workflows können Rechnungen automatisch und bequem an Kundschaft und Team-Mitglieder versenden.

Gesundheitswesen.

Automatisierung kann Arbeitszeitpläne für Personal und Rotationen im Bereitschaftsdienst erstellen – ganz ohne menschliches Zutun. Außerdem lassen sich damit elektronische Patientenakten zwischen verschiedenen Trägern übertragen. So können Angestellte im Gesundheitswesen Papierkram hinter sich lassen und sich besser auf die Versorgung von Patientinnen und Patienten konzentrieren.

Personalwesen.

Dank der Fähigkeit, Daten rasch zu verarbeiten und zu versenden, eignet sich Automatisierung auch gut für das Personalwesen. Automatisierung kann die Genehmigung von Arbeitszeittabellen, das Onboarding und Offboarding sowie die Verwaltung von Personaländerungen vereinfachen.

IT.

Automatisierung unterstützt IT-Teams durch eine strukturierte Orchestrierung der Pipeline für die Software-Entwicklung. Schritte wie Datenüberwachung, Datenerfassung, Testen von Code und Service-Anfragen lassen sich mit Workflow-Software ganz leicht automatisieren.

Marketing.

Marketing-Teams müssen den ROI ihrer Budgets optimieren. Glücklicherweise kann Workflow-Automatisierung knifflige Aufgaben auf der To-do-Liste von Marketing-Teams übernehmen. Dazu können Posts in Social Media genauso gehören wie E-Mail-Marketing.

Operations.

Mit Workflow-Automatisierung lassen sich Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen (wie Vertrieb, Finanzwesen, Rechtswesen und Administration) ganz leicht verwalten. Führungskräfte können sehen, wer verantwortlich ist, wer verfügbar ist und wie der aktuelle Status einer Aufgabe aussieht.

Vertrieb.

Mithilfe von Automatisierung können Vertriebs-Teams die Zahl der Leads erhöhen. Außerdem lassen sich aufwendige Aufgaben wie die Genehmigung von Angeboten, Kostenvoranschläge und Website-Interaktionen automatisieren. Automatisierungs-Software kann sogar Aufgabenlisten für Team-Mitglieder erstellen, sobald ein Lead ein Treffen mit einer Kundenberaterin oder einem Kundenberater vereinbart.

Verwaltet Aufgaben jeglichen Umfangs mithilfe automatisierter Prozesse.

Automatisierung hilft Unternehmen dabei, schneller, besser und effizienter zu werden. Unternehmen schätzen den Ansatz, da er es Personal erlaubt, mit weniger mehr zu erreichen.

Um Workflow-Automatisierung optimal nutzen zu können, braucht ihr die richtigen Tools. Wenn ihr Workflows vereinfachen und optimieren wollt, solltet ihr euch Adobe Workfront ansehen.

Workfront beschleunigt Kampagnen mit den Vorteilen von Automatisierung. Wenn sich die Bedürfnisse eurer Kundschaft ändern, kann Automatisierung Pläne und Arbeitsaufträge mit maximaler Geschwindigkeit und Präzision aktualisieren.

Nutzt intuitive visuelle Ressourcen und leistungsstarke Automatisierung, damit ihr Anfragen bequem auf Prioritäten abstimmen, Workloads richtig verteilen und die für einzelne Aufgaben am besten geeigneten Team-Mitglieder ermitteln könnt.

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