Es gibt fünf Phasen im Projektlebenszyklus:
- Initiierung
- Planung
- Umsetzung
- Überwachung und Steuerung
- Abschluss
Initiierungsphase.
Die Initiierungsphase des Projektlebenszyklus besteht aus zwei separaten Prozessen – dem Projektauftrag und dem Stakeholder-Register. In dieser Phase geht es darum, die Vision für euer Projekt zu bestimmen, in einem Business Case zu dokumentieren, was ihr erreichen wollt, und die Genehmigungen der entscheidungsbefugten Stakeholder einzuholen.
Die Schlüsselkomponenten des Projektauftrags umfassen:
- Business Case
- Projektumfang
- Leistungen
- Ziele
- Erforderliche Ressourcen
- Meilensteinplan und Zeitplan
- Kostenschätzung
- Risiken und Probleme
- Abhängigkeiten
Wenn ihr euch die Zeit nehmt, eure Ziele und Vorgaben klar zu definieren, erleichtert ihr die Projektarbeit für alle. Alle Beteiligten haben die Möglichkeit, ihre Vorschläge und Bedenken zur Sprache zu bringen. Außerdem können Budget und Kosten gemeinsam abgestimmt und offiziell freigegeben werden. Diese Initiierungsphase ist damit unverzichtbar – nicht nur für das Projekt selbst, sondern auch, damit alle beteiligten Teams ihre Perspektive einbringen können, was für den Projekterfolg wirklich notwendig ist.
Planungsphase.
Während der Planungsphase ist es entscheidend, den Grund für das Projekt zu skizzieren und zu definieren. Indem ihr die folgenden Fragen beantwortet, könnt ihr sehen, was das Projekt erreichen muss:
- Was haben wir vor?
- Wie gehen wir es an?
- Wann tun wir es?
- Wie wissen wir, dass wir fertig sind?
Im Rahmen der Planungsphase müsst ihr mit dem Team zusammenarbeiten, um die gesamte Infrastruktur zu implementieren und spezifische Aufgaben zu delegieren. Dieser Plan sollte Folgendes beinhalten:
Die Erstellung des Plans unter Einbeziehung des gesamten Teams ist eine Herausforderung. Aber wenn jede Abteilung die Möglichkeit hat, beizutragen, hilft dies, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Hindernisse später im Projekt zu reduzieren.
Ausführungsphase.
Die Ausführungsphase sollte die folgenden wesentlichen Teile umfassen:
- Team-Entwicklung
- Stakeholder-Interaktionen
- Qualitätssicherung
- Kommunikation
- Kundenmanagement
In dieser Phase passiert die eigentliche Arbeit: Der größte Teil des Budgets wird eingesetzt und die meisten Projektergebnisse werden geliefert. Ihr nehmt euren Projektplan und setzt ihn in die Tat um – egal ob das Wochen, Monate oder sogar Jahre dauert. Während dieser Zeit ist Kommunikation unerlässlich, denn zu bestimmten Zeiten werden Kundinnen oder Kunden oder die Stakeholder Updates und Fortschritts-Reports sehen wollen.
Ein zuverlässiges Projekt-Managementsystem erspart euch und eurem Team eine Menge Kopfzerbrechen. Es macht es einfacher, Aufgaben abzuhaken, den Stand von Fristen und Lieferungen zu sehen und dem Team einen klaren Überblick zu geben, was zu tun ist.
Mit Workfront könnt ihr das gesamte Projekt-Team auf dem Laufenden halten und das Reporting an Kundschaft und Stakeholder erleichtern.
Überwachungs- und Kontrollphase.
Während der Überwachungs- und Kontrollphase müsst ihr sicherstellen, dass ihr sowohl den gesamten Projektfortschritt als auch einzelne Aspekte im Auge behalten könnt. Ihr müsst stets wachsam bleiben und bei der Nachverfolgung und dem Reporting an das Team auf dem Laufenden sein. Dadurch erkennt ihr potenzielle Probleme, bevor sie eskalieren.
Es ist auch sinnvoll, ein weiteres Mitglied des Projekt-Teams (oder eines aus jeder Abteilung) für die Qualitätskontrolle oder das Reporting einzusetzen. Sie können euch helfen, alles in ihrem Team im Auge zu behalten und regelmäßige Meetings einzuberufen, um über alle Aspekte zu informieren und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Abschlussphase.
Die letzte Phase des Projektlebenszyklus ist die Abschlussphase. Dabei geht um mehr, als nur das Projekt als erledigt abzuhaken und abzuschließen. Es ist unerlässlich, das Projekt formell abzuschließen und eine Abnahme oder Genehmigung von der Kundschaft, den Stakeholdern und/oder dem Projektsponsor einzuholen.
Dieser Prozess könnte Folgendes beinhalten:
- Übergabe des Projekts
- Durchführung eines Post-Mortem-Meetings
- Archivierung der Projektunterlagen
- Feiern oder Anerkennen des Erfolgs
- Offizielle Auflösung oder Freistellung des Teams
Die Bedeutung dieses letzten Schrittes im Lebenszyklus des Projekts kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Dass liegt daran, dass mehr Unternehmen temporäre Teams für ein bestimmtes Projekt einsetzen, die sich dann auflösen und für ein anderes Projekt neu formieren. Das ist wichtig für Projekt-Management-Teams – insbesondere solche, die Freiberufler oder externe Beraterinnen und Berater einbeziehen.
Die folgende Tabelle gibt einen groben Überblick über diese fünf Prozessgruppen:
