Komplexe Projekte sind weitreichend im Umfang, ressourcenintensiv und von hoher strategischer Bedeutung. Diese Projekte erfordern ein höheres Maß an Projekt-Management-Expertise.
Das Project Management Institute (PMI) hat dafür den Projekt-Management-Lebenszyklus geschaffen. Es handelt sich um ein Framework, das Projekt-Managerinnen und -managern helfen soll, ihre Projekte reibungslos und effektiv zu leiten.
Für Personen im Projekt-Management bringt der Lebenszyklus mehr Zusammenhalt in das Projekt und stellt sicher, dass alle Team-Mitglieder – gerade auch aus unterschiedlichen Abteilungen – auf einer Linie sind und auf relativ einfache Weise zusammenarbeiten können.
Sehen wir uns an, wie das funktioniert.
Dieser Beitrag behandelt folgende Themen:
Was ist der Projektlebenszyklus?
Der Projektlebenszyklus umfasst die Schritte, die für Personen im Projekt-Management erforderlich sind, um ein Projekt erfolgreich von Anfang bis Ende zu steuern.
Der Hauptzweck eines definierten Projektlebenszyklus ist es, einen systematischen Ansatz für das Management von Projekten bereitzustellen. Er hilft Personen im Projekt-Management, ihre Projekte reibungslos und effizient auszuführen. Er fördert den Zusammenhalt unter den Team-Mitgliedern und stellt sicher, dass alle beteiligten Abteilungen auf einer Linie sind. Durch die Unterteilung des Projekts in überschaubare Phasen ermöglicht der Lebenszyklus eine bessere Überwachung und stellt sicher, dass das Projekt im Zeitplan und innerhalb des zugewiesenen Budgets bleibt.
Ein solcher strukturierter Ablauf ist entscheidend für die Umsetzung strategischer Ziele in erfolgreiche Projektergebnisse. Die Stärke dieses Frameworks liegt in seiner Fähigkeit, eine klare Roadmap zu liefern. Dadurch lassen sich Projektvariablen gezielter steuern, Ressourcen effizienter einsetzen und Risiken frühzeitig managen. Letztendlich sind das Verständnis und die konsequente Umsetzung des Lebenszyklus eines Projekts Schlüsselfaktoren für den Projekterfolg.
Der Projektlebenszyklus umfasst fünf Phasen. Jede dieser Projektphasen s eine Gruppe von miteinander verbundenen Prozessen, die für den Erfolg des Projekts erforderlich sind.
Was sind die fünf Phasen des Projekt-Management-Lebenszyklus?
Es gibt fünf Phasen im Projektlebenszyklus:
- Initiierung
- Planung
- Umsetzung
- Überwachung und Steuerung
- Abschluss
Initiierungsphase.
Die Initiierungsphase des Projektlebenszyklus besteht aus zwei separaten Prozessen – dem Projektauftrag und dem Stakeholder-Register. In dieser Phase geht es darum, die Vision für euer Projekt zu bestimmen, in einem Business Case zu dokumentieren, was ihr erreichen wollt, und die Genehmigungen der entscheidungsbefugten Stakeholder einzuholen.
Die Schlüsselkomponenten des Projektauftrags umfassen:
- Business Case
- Projektumfang
- Leistungen
- Ziele
- Erforderliche Ressourcen
- Meilensteinplan und Zeitplan
- Kostenschätzung
- Risiken und Probleme
- Abhängigkeiten
Wenn ihr euch die Zeit nehmt, eure Ziele und Vorgaben klar zu definieren, erleichtert ihr die Projektarbeit für alle. Alle Beteiligten haben die Möglichkeit, ihre Vorschläge und Bedenken zur Sprache zu bringen. Außerdem können Budget und Kosten gemeinsam abgestimmt und offiziell freigegeben werden. Diese Initiierungsphase ist damit unverzichtbar – nicht nur für das Projekt selbst, sondern auch, damit alle beteiligten Teams ihre Perspektive einbringen können, was für den Projekterfolg wirklich notwendig ist.
Planungsphase.
Während der Planungsphase ist es entscheidend, den Grund für das Projekt zu skizzieren und zu definieren. Indem ihr die folgenden Fragen beantwortet, könnt ihr sehen, was das Projekt erreichen muss:
- Was haben wir vor?
- Wie gehen wir es an?
- Wann tun wir es?
- Wie wissen wir, dass wir fertig sind?
Im Rahmen der Planungsphase müsst ihr mit dem Team zusammenarbeiten, um die gesamte Infrastruktur zu implementieren und spezifische Aufgaben zu delegieren. Dieser Plan sollte Folgendes beinhalten:
- Projekt-Management-Plan
- Projektumfang
- Projektstruktur
- Ressourcenplan
- Budgetschätzung
Die Erstellung des Plans unter Einbeziehung des gesamten Teams ist eine Herausforderung. Aber wenn jede Abteilung die Möglichkeit hat, beizutragen, hilft dies, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Hindernisse später im Projekt zu reduzieren.
Ausführungsphase.
Die Ausführungsphase sollte die folgenden wesentlichen Teile umfassen:
- Team-Entwicklung
- Stakeholder-Interaktionen
- Qualitätssicherung
- Kommunikation
- Kundenmanagement
In dieser Phase passiert die eigentliche Arbeit: Der größte Teil des Budgets wird eingesetzt und die meisten Projektergebnisse werden geliefert. Ihr nehmt euren Projektplan und setzt ihn in die Tat um – egal ob das Wochen, Monate oder sogar Jahre dauert. Während dieser Zeit ist Kommunikation unerlässlich, denn zu bestimmten Zeiten werden Kundinnen oder Kunden oder die Stakeholder Updates und Fortschritts-Reports sehen wollen.
Ein zuverlässiges Projekt-Managementsystem erspart euch und eurem Team eine Menge Kopfzerbrechen. Es macht es einfacher, Aufgaben abzuhaken, den Stand von Fristen und Lieferungen zu sehen und dem Team einen klaren Überblick zu geben, was zu tun ist.
Mit Workfront könnt ihr das gesamte Projekt-Team auf dem Laufenden halten und das Reporting an Kundschaft und Stakeholder erleichtern.
Überwachungs- und Kontrollphase.
Während der Überwachungs- und Kontrollphase müsst ihr sicherstellen, dass ihr sowohl den gesamten Projektfortschritt als auch einzelne Aspekte im Auge behalten könnt. Ihr müsst stets wachsam bleiben und bei der Nachverfolgung und dem Reporting an das Team auf dem Laufenden sein. Dadurch erkennt ihr potenzielle Probleme, bevor sie eskalieren.
Es ist auch sinnvoll, ein weiteres Mitglied des Projekt-Teams (oder eines aus jeder Abteilung) für die Qualitätskontrolle oder das Reporting einzusetzen. Sie können euch helfen, alles in ihrem Team im Auge zu behalten und regelmäßige Meetings einzuberufen, um über alle Aspekte zu informieren und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Abschlussphase.
Die letzte Phase des Projektlebenszyklus ist die Abschlussphase. Dabei geht um mehr, als nur das Projekt als erledigt abzuhaken und abzuschließen. Es ist unerlässlich, das Projekt formell abzuschließen und eine Abnahme oder Genehmigung von der Kundschaft, den Stakeholdern und/oder dem Projektsponsor einzuholen.
Dieser Prozess könnte Folgendes beinhalten:
- Übergabe des Projekts
- Durchführung eines Post-Mortem-Meetings
- Archivierung der Projektunterlagen
- Feiern oder Anerkennen des Erfolgs
- Offizielle Auflösung oder Freistellung des Teams
Die Bedeutung dieses letzten Schrittes im Lebenszyklus des Projekts kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Dass liegt daran, dass mehr Unternehmen temporäre Teams für ein bestimmtes Projekt einsetzen, die sich dann auflösen und für ein anderes Projekt neu formieren. Das ist wichtig für Projekt-Management-Teams – insbesondere solche, die Freiberufler oder externe Beraterinnen und Berater einbeziehen.
Die folgende Tabelle gibt einen groben Überblick über diese fünf Prozessgruppen:
Anpassung von Projektphasen an verschiedene Projektlebenszyklusmodelle.
Die Vielseitigkeit der fünf Projekt-Management-Prozessgruppen zeigt sich auch in ihrer Anpassungsfähigkeit an verschiedene Projektlebenszyklusmodelle. Während die Kernprinzipien der Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie des Abschlusses konstant bleiben, können ihre Gewichtung und Anwendung erheblich variieren – je nachdem, ob das Projekt einem prädiktiven, iterativen, inkrementellen, agilen oder hybriden Lebenszyklus folgt.
- Wasserfall-Lebenszyklus: In traditionellen prädiktiven Modellen, oft als Wasserfallmodell bezeichnet, werden Projektumfang, Zeit und Kosten so früh wie möglich bestimmt. Die Phasen des Projektlebenszyklus verlaufen gewöhnlich in einer klaren Abfolge. Deutlich erkennbare Übergänge markieren den Wechsel von einer Phase zur nächsten. Ein Beispiel hierfür ist, dass die gesamte Planung abgeschlossen sein muss, bevor die Ausführungsphase beginnt. Obwohl es während der Planung immer noch eine Progression gibt, ist der gesamte Ablauf stärker linear.
- Agile Lebenszyklen: Agile Ansätze wie Scrum und Kanban akzeptieren Veränderungen und beinhalten schnelle, iterative Entwicklungszyklen. Hier werden die Prozessgruppen in jeder Iteration oder jedem Sprint komprimiert und wiederholt angewendet.
- Iterative und inkrementelle Lebenszyklen: Diese Modelle beinhalten die Entwicklung des Produkts durch wiederholte Zyklen (iterativ) und/oder die Erstellung von Leistungen in einer Reihe von funktionalen Teilen (inkrementell). Beispielsweise könnte eine Iteration die Planung der Funktionen für den entsprechenden Zyklus, die Ausführung ihrer Entwicklung, die Überwachung des Fortschritts und dann den Abschluss der Iteration mit einer Überprüfung umfassen – bevor die nächste geplant wird.
- Hybride Lebenszyklen: Hybride Modelle mischen Elemente strategisch aus prädiktiven und agilen Ansätzen, um spezifische Projektanforderungen zu erfüllen. Folglich wird die Anwendung der Prozessgruppen individuell angepasst. Ein Projekt könnte eine detaillierte Vorabplanung für den Gesamtumfang und die Architektur verwenden, gefolgt von einer agilen Ausführung für die Entwicklung spezifischer Komponenten oder Funktionen.
In dieser Anpassungsfähigkeit zeigt sich die Robustheit des PMI-Prozessgruppen-Frameworks. Es ist nicht starr an eine einzige Methodik gebunden. Dennoch bietet es einen universellen Satz von Management-Funktionen, die auf den einzigartigen Kontext und die Anforderungen jedes Projekts zugeschnitten werden können, unabhängig vom gewählten Umsetzungsansatz. Damit wird sichergestellt, dass Personen im Projekt-Management über ein konsistentes und dennoch flexibles Toolkit verfügen, um ihre Projekte zum Erfolg zu führen.
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Um mehr darüber zu erfahren, wie Workfront die Projektlebenszyklen eures Teams und die allgemeinen Projekt-Management-Anforderungen unterstützen kann, seht euch das Übersichtsvideo an.
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