So findet ihr die passende Projekt-Management-Lösung.

Um den gesamten Projektzyklus effizient abzuwickeln, benötigt ihr Workflows und Tools, die euch helfen, alle Aufgaben innerhalb des festgelegten Zeitrahmens und Budgets fertigzustellen.

Inhalt:

• Was ist Projekt-Management-Software?
• Wie unterscheidet sich Projekt-Management-Software von Aufgaben-Management-Software?
• Welche Projekt-Management-Lösung eignet sich am besten für euch?
• Tipps für die Wahl eines passenden Projekt-Management-Tools

Was ist Projekt-Management-Software?

Projekt-Management-Software hilft euch, Workflows einfach zu gestalten und Projekte effizient abzuwickeln. Sie unterstützt euer Team bei der Verwaltung aller Arbeitsphasen während des gesamten Projektzyklus.

Konkret kann ein leistungsstarkes Tool u. a. bei der Zeiterfassung, der Ressourcenzuweisung, der Zusammenarbeit im Team und der Erstellung von To-do-Listen helfen. Gute Tools bieten auch eine Zeitleistenansicht und Arbeitsbereiche zur Verwaltung von Projekt-Workflows. Oft verfügen diese Tools auch über anpassbare Funktionen.

Die meisten Software-Systeme decken nur bestimmte Zyklusphasen ab, anstatt einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen.

Leistungsstarke Projekt-Management-Tools ermöglichen es euch, den Fortschritt eures Teams bei komplexen Projekten nachzuverfolgen. Um für euer Team eine passende Projekt-Management-Software zu finden, solltet ihr zunächst überlegen, was eure Anforderungen sind:

• Müsst ihr mehrere Projekte in mehreren Teams verwalten?
• Benötigt ihr eine digitale To-do-Liste für das allgemeine Aufgaben-Management?
• Ist die Integration in ein CRM, Finanzsystem oder Buchhaltungs-Tool wichtig?
• Soll das Tool mit Agile- und Wasserfall-Methoden kompatibel sein?

Auf diese Weise könnt ihr herausfinden, welche Projekt-Management-Funktionen für euch am wichtigsten sind.

Projekt-Management-Software vs. Aufgaben-Management-Software.

Projekt-Management-Software.

Projekt-Management-Software bietet einen Überblick über die Ziele, Ressourcen und Prozesse eines Projekts. Fachkräften im Projekt-Management ermöglichen diese Tools Folgendes:

• Organisation großer Projekte
• Untergliederung in Aufgaben und Teilaufgaben
• Zuweisung dieser Aufgaben an Personen
• Kennzeichnung erledigter Aufgaben

Projekt-Management-Programme sind zwar unterschiedlich aufgebaut, im Prinzip unterstützen sie Benutzende aber in drei Bereichen:

• Kommunikation während eines Projekts
• Erstellen agiler Workflows
• Unterstützung bei bestimmten Projekt-Management-Methoden

Vorteile:

Alles an einem zentralen Ort.

Viele Projekt-Management-Systeme ermöglichen es eurem Team, alles von einem zentralen Ort aus zu erledigen:

• Kommunizieren
• Zusammenarbeiten
• Aufgaben zuweisen
• Dokumente überprüfen
• Assets verwalten

Software-Lösungen, die allen Zugriff auf Projektinformationen bieten, können dabei unterstützen, ineffiziente Arbeitsweisen und Engpässe zu beseitigen und Prozesse zu optimieren. Manche Projekt-Management-Lösungen bieten jedoch keine Funktionen für spontane Anfragen, die nicht Teil des ursprünglichen Projekts sind, oder für die Echtzeit-Einsicht in Projektinformationen.

Projektüberwachung.

Mit Projekt-Management-Software könnt ihr komplette Projekte nachverfolgen – von der Projektanfrage durch ein Team-Mitglied bis zum Abschluss der Arbeit und dem Reporting. Ihr erhaltet damit Tag für Tag einen Überblick über die Aufgaben eures Teams und eine 360-Grad-Ansicht eurer Projekte, sodass ihr den Gesamtfortschritt des Projekts oder bestimmte Aufgaben auf einen Blick erfassen könnt.

Universeller Zugriff (von jedem Ort aus).

Möchtet ihr wissen, woran euer Team gerade arbeitet? Das ist ganz einfach. Moderne Projekt-Management-Software ermöglicht es allen, jederzeit auf die neuesten Daten und den aktuellen Projektstatus zuzugreifen. Wenn ihr euch für ein Cloud-basiertes Projekt-Management-Tool mit einer Mobile App entscheidet, können Team-Mitglieder am Arbeitsplatz oder unterwegs einfach auf ihre Projekte zugreifen.

Nachteile:

Lernkurve.

Bei manchen Projekt-Management-Tools kann es einige Zeit dauern, bis sich neue Benutzende mit ihnen vertraut gemacht haben.

Kosten.

Die meisten Hersteller von Projekt-Management-Tools sind transparent in Bezug auf die Kosten – einige aber nicht.

Unproduktive Zeit.

Es kann einige Zeit dauern, ein Projekt zu planen, Meilensteine zu definieren, alles in Projekt-Management-Systeme einzugeben und Team-Mitgliedern Aufgaben zuzuweisen.

Unnötige Komplexität.

Manche Projekt-Management-Software kann unerfahrene Projekt-Managerinnen oder -Manager dazu verleiten, Projekte zu erstellen, die unnötig kompliziert sind.

Aufgaben-Management-Software.

Aufgaben-Management-Lösungen basieren auf Aufgaben als kleinster Arbeitseinheit. Zu den typischen Funktionen gehören:

• Aufgabenerstellung
• Visualisierung
• Benachrichtigungsfunktionen für einzelne Projekte
• Laufendes Aufgaben-Management im Unternehmen

Vorteile:

Intuitive Anwendung.

Aufgaben-Management-Systeme ermöglichen es Team-Mitgliedern, sich relativ schnell einzuarbeiten. Sie sind benutzerfreundlich. Folglich können To-do-Listen und Aufgaben ohne viel unproduktive Zeit abgearbeitet werden.

Detaillierte Kontrolle.

Möchtet ihr jederzeit darüber informiert sein, woran eure Team-Mitglieder gerade arbeiten? Die meisten Aufgaben-Management-Systeme bieten präzise Kontrolle über Aufgaben der Mitarbeitenden, sodass ihr den Fortschritt einfach nachverfolgen könnt.

Tracking von Ad-hoc-Aufgaben.

Wenn eure To-do-Liste um eine kleine, aber unvorhergesehene Aufgabe erweitert wird, kann diese ohne großen Aufwand in Echtzeit zu euren Dashboards hinzugefügt werden. So lassen sich einmalige Arbeitsanfragen, die nicht Teil des eigentlichen Projekts sind, einfach nachverfolgen.

Nachteile:

Eingeschränkte Ansicht.

Aufgaben-Management-Software deckt nur einen kleinen Teil der Arbeitsaufgaben ab. Daher sehen Team-Mitglieder möglicherweise nicht den gesamten Umfang des Projekts. Wenn ihr einen Überblick über eure Projekt-Timelines benötigt, ist das Aufgaben-Management möglicherweise nicht die beste Wahl.

„Kostenlos“ kann irreführend sein.

Es gibt viele Aufgaben-Management-Systeme, die kostenlose Versionen anbieten – doch lasst euch nicht täuschen. Viele der „kostenlosen“ Versionen bieten wesentlich weniger Funktionen als ihre kostenpflichtigen Pendants.

Kurzfristige Vorzüge.

Aufgaben-Management-Tools eignen sich hervorragend für die Verwaltung von Routinearbeiten im Team. Sie eignen sich aber nicht so gut als langfristige Lösung für das Ressourcen-Management, die Zusammenarbeit im Team und das allgemeine Projekt-Management.

Welche Projekt-Management-Software eignet sich am besten für euch?

Die Auswahl der richtigen Produktivitäts-Software für euer Team bedarf einiger Überlegungen. Was für ein Unternehmen zweifellos die richtige Wahl ist, muss nicht unbedingt auch für ein anderes passend sein.

Vielleicht sucht ihr eine Projekt-Management-Software, die euer Team von A nach B bringt. Doch was wäre, wenn ihr mit dem gleichen Aufwand und den gleichen Kosten gleich nach Z gelangt? An manchen Tagen benötigt euer Team womöglich einen Überblick auf Projektebene. An anderen dagegen ist eine detaillierte Ansicht erforderlich. Empfehlenswert ist deshalb eine Projekt-Management-Software, die den gesamten Projekt-Management-Prozess abbildet.

Veraltete Projekt-Management-Tools.

Ob ihr euch dessen bewusst seid oder nicht: Ihr nutzt wahrscheinlich schon eine Art von Projekt-Management-Tool:

• E-Mails
• Meetings
• Notizen
• To-do-Listen
• Tabellen

Diese einfachen Projektplanungsmethoden sind zwar hilfreich, sie eignen sich aber nicht für die Verwaltung digitaler Aufgaben. Und sie ermöglichen nicht immer die (schnelle) Übermittlung wichtiger Informationen an die entsprechenden Personen.

Unzusammenhängende Tools.

Viele Tools, die als umfassende Projekt-Management-Systeme beworben werden, beinhalten in Wirklichkeit nur die Durchführungsphase des Projektzyklus. Um den gesamten Projektzyklus abzubilden, müsstet ihr deshalb auch in mehrere andere Tools investieren. Hierzu zählen:

• Ticket-Systeme zur Verwaltung von Projektanfragen
• Ressourcen-Planungs-Software zur Unterstützung der Planungs- oder Koordinierungsphasen
• Analyse- oder Reporting-Tools, um die benötigten Erkenntnisse zu erlangen

Am Ende habt ihr in zahlreiche Tools zur Verwaltung eurer Projekte investiert – von Ressourcen-Management und Projektplanung bis zu Projektzeitplänen und Kanban-Boards.

Doch wenn es notwendig ist, in viele verschiedene Tools und Systeme zu investieren, um Projekte von Anfang bis Ende erfolgreich zu verwalten, ist der Begriff „Projekt-Management-System“ nicht wirklich passend.

Manche Anbieter bewerben ihre Tools als vollständige Projekt-Management-Systeme, obwohl diese nicht den gesamten Projektzyklus umfassen. Und das sorgt für Verwirrung. Abgesehen davon kursieren die Begriffe „Work-Management-Software“ und „Enterprise Work Management“.

Moderne Prozesse werden normalerweise durch digitale Projekt-Management-Tools begleitet, die die verschiedenen Arbeitsphasen automatisieren und optimieren. Diese Tools ermöglichen Folgendes:

• Standardisierung von Prozessen
• Optimierung von Ressourcen
• Verbesserte Genauigkeit von Reports, um die Erfolgsquote von Projekten zu erhöhen

Projekt-Management im digitalen Zeitalter.

Projekt-Management-Systeme sollten den gesamten Projekt-Management-Zyklus abbilden. Sie sollten alle Funktionen enthalten, die ihr für eure Zwecke von einem Projekt-Management-Tool erwartet.

Wenn ihr euch auf die Suche nach einem Tool zur Verwaltung des Arbeitsvolumens macht, denkt besser in großen Dimensionen. Fragt euch, welche Funktionen das Tool aufweisen soll. Und überlegt, wie euch diese Funktionen während des gesamten Projekt-Management-Zyklus unterstützen können.

Verwaltung von Arbeitsanfragen an einem zentralen Ort.

Effektives Projekt-Management beginnt mit einem gut durchdachten Auftragsannahmeprozess. Ihr müsst in der Lage sein, Anfragen an einem zentralen Ort zu verwalten – keine Arbeitsaufträge mehr, die per E-Mail, Haftnotizen oder in Meetings übergeben werden.

Mitarbeitende müssen ihre Arbeitsaufgaben und deren Fristen klar auf einem Kanban-Board oder Dashboard sehen, damit sie ihr Aufgaben-Management selbst in die Hand nehmen können. Mithilfe von Zusammenarbeits-Tools können sie andere benachrichtigen, wenn ihre Arbeit zur Revision bereit ist. Gleichzeitig werden die Projekt-Timelines aktualisiert.

Wenn euch alle erforderlichen Aufgaben in Echtzeit angezeigt werden, könnt ihr:

• passende Aufgaben annehmen
• Aufgaben richtig priorisieren und zuweisen
• die Aufmerksamkeit eures Teams auf die wichtigsten Aufgaben lenken

Ressourcen zu Aufgaben zuweisen.

Irgendwann kommt der Tag, an dem ihr Projektzeitpläne und Budgets mit nur begrenzt verfügbaren Ressourcen bewältigen müsst. Die Fähigkeit, das Arbeitsvolumen der Mitarbeitenden schnell einzuschätzen, ist dabei von entscheidender Bedeutung. Als Erstes müsst ihr das entsprechende Projekt evaluieren und in besser überschaubare Aufgaben zerlegen. Daneben benötigt ihr aber auch Echtzeit-Einblicke in die Dauer eines Projekts, um unvorhergesehene Probleme zu lösen, durch die die Anzahl der geplanten Stunden steigt.

Mit diesen Informationen seid ihr in der Lage, intelligente Entscheidungen im Ressourcen-Management zu treffen, die sich positiv auf euer Unternehmen auswirken.

Aufgaben und Portfolios organisieren.

Moderne Unternehmen benötigen mehr als ein Tool zum Bearbeiten von Tickets. Projekt-Management-Software ermöglicht es euch, eure Arbeit an euren Geschäftszielen auszurichten. Durch den hierarchischen Aufbau von Programmen und Projektportfolios erhaltet ihr einen guten Überblick über den Stand eines Projekts im gesamten Team, sodass ihr mehr Zeit habt, euch um die Generierung von Mehrwert zu kümmern.

Projekt-Management mit Workfront.

Das für euch passende Projekt-Management-Tool ermöglicht es euch und eurem Team, optimale Arbeit zu leisten. Die Projekt-Management-Software Workfront erfüllt alle Erwartungen und unterstützt euch bei der Umsetzung eurer ehrgeizigen Ziele. Euer Team arbeitet produktiver, ohne bei der Qualität Abstriche machen zu müssen oder sich zu übernehmen.

Workflows automatisieren.

Der Arbeitsprozess wird durch die manuelle Bearbeitung von Routineaufgaben gebremst. Hierzu zählen z. B. Aufgabenzuweisung, Reporting, Dokumentation von Genehmigungen, Aktualisierungen und Überprüfung von Compliance-Prozessen. Projektschritte und -prozesse sollten möglichst automatisiert werden, darunter auch die Online-Überprüfung von Korrekturabzügen. Verwendet dazu ein Tool, mit dem ihr benutzerdefinierte Vorlagen erstellen und Aufgaben je nach Rolle, Verfügbarkeit und Kompetenzen zuweisen könnt.

Zusammenarbeit vereinfachen.

Zusammenarbeit ist die Basis für Innovation. Doch Zusammenarbeit kann den Arbeitsprozess auch verlangsamen. Alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und Projekte voranzutreiben kann schwierig sein, wenn E-Mails hin- und hergeschickt und Meetings und Telefonkonferenzen geplant werden müssen und die Kommunikation per SMS erfolgt.

Nutzt Projekt-Management-Software mit integrierten Zusammenarbeits-Tools. Damit kann euer Team:

• Kommunizieren
• Entscheidungen treffen
• Fortschritte nachverfolgen

Reports erstellen und Erkenntnisse gewinnen.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Wert eures Teams unter Beweis zu stellen, müsst ihr in der Lage sein, schnell seine Performance zu analysieren und Verbesserungen vorzunehmen. Haltet Stakeholder auf dem Laufenden und stellt sicher, dass ihr die Möglichkeit habt, euren Erfolg nachzuweisen oder ein Projekt zu korrigieren, sollte es ins Stocken geraten.

Produkttour: kostenlose Produkttour zu Workfront
Video: Workfront: eine zentrale, leistungsstarke Lösung für das Aufgaben- und Projekt-Management

Findet die passende Projekt-Management-Software für euer Team.

Es gibt objektiv keine „beste“ Projekt-Management-Lösung, die für alle Mitarbeitenden, Abteilungen oder Teams geeignet ist. Ihr könnt aber eine Projekt-Management-Software finden, die den spezifischen Anforderungen eures Teams entspricht.

Manche Projekt-Management-Tools eignen sich speziell für große Kreativ-Teams, die Agile- und Wasserfall-Methoden kombinieren und Sprints und Scrums einsetzen. Andere Tools dagegen sind optimal für Startups in der Technologiebranche mit nicht mehr als fünf Mitarbeitenden, die auf drei Länder bzw. Bundesländer verteilt arbeiten.

Tipps für die Suche nach dem idealen Projekt-Management-Tool.

1. Erleichtert euch die Entscheidungsfindung.

Überlegt, was ihr euch von einem Projekt-Management-Tool und seinem Anbieter erwartet, und legt Regeln dazu fest. Erstellt eine Liste mit wichtigen Faktoren – und mit solchen, die nicht euren Kriterien entsprechen. Wichtige Faktoren könnten etwa sein, wo die Marke beheimatet und wie renommiert sie ist.

2. Nehmt nur die für euch besten Optionen in die engere Auswahl.

Es gibt über 400 Anbieter von Projekt-Management-Software. Wie trefft ihr also die richtige Wahl? Ihr könnt euch die Entscheidung leichter machen, wenn ihr diese Liste eingrenzt.

Wählt nicht aus über 400 Möglichkeiten. Wählt aus nur fünf. Testet die vielversprechendsten Optionen und wählt dann die beste aus.

3. Wägt Einfachheit gegen Funktionalität ab.

Wenn ihr ein kleines Startup-Team habt, findet ihr womöglich alle benötigten Funktionen in einem kleinen Startup-Projekt-Management-Tool. Je neuer das Tool ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es benutzerfreundlich und einfach zu erlernen ist und die neuesten Design- und User-Experience-Funktionen umfasst.

Wenn euer Team aber groß ist und komplexe Projekte bewältigen muss, ist ein bewährtes, umfangreiches Work-Management-Tool möglicherweise besser geeignet. Denn bei diesem könnt ihr davon ausgehen, dass der Anbieter sein Produkt im Laufe der Zeit optimiert, spezielle Funktionen integriert und an unterschiedliche Anforderungen angepasst hat.

Startet eine kostenlose Workfront-Produkttour.