Unternehmen suchen kontinuierlich nach Möglichkeiten, ihre Abläufe zu optimieren, Kosten zu senken und Mehrwert zu schaffen. Indem ihr sowohl digitale als auch traditionelle Workflows automatisiert, könnt ihr den Wert schaffen, den Unternehmen suchen. Unternehmen müssen nun ihre digitalen Workflows von einfachen, manuellen Aufgabensequenzen zu intelligenten, automatisierten digitalen Systemen weiterentwickeln, was eine der bedeutendsten Transformationen im Geschäftsbetrieb darstellt. Bei dieser Entwicklung geht es nicht nur um die Einführung neuer Technologien, sondern auch darum, Struktur, Ausführung und Verwaltung der Arbeit grundlegend zu überdenken.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist ein System, das Teams dabei unterstützt, wiederkehrende Aufgaben in einer festgelegten Reihenfolge zu verwalten, um ein spezifisches Geschäftsergebnis zu erreichen. Workflow-Management verwandelt manuelle Aufgaben anhand vordefinierter Regeln in automatisierte Aufgaben. Workflow-Berechtigungen stellen sicher, dass nur notwendige Verantwortliche Workflows ändern können. Ein Workflow fungiert als detaillierte Roadmap, die definiert, wie Arbeit von ihrem Ausgangspunkt bis zu ihrem Abschluss verläuft. Er schreibt eine bestimmte Reihenfolge für Aufgaben vor, wobei festgelegte Personen oder Systeme dafür verantwortlich sind, sie gemäß den bestehenden Richtlinien und Geschäftsregeln auszuführen. Dieser strukturierte Ansatz transformiert potenziell chaotische ungeplante Aktivitäten in vorhersehbare, verwaltbare und konsistente Systeme.

Digitale Workflows – Definition.

Ein digitaler Workflow automatisiert einen Prozess, den ein Unternehmen zum Erledigen von Aufgaben anwendet. Dabei kann es sich um typische Aufgaben wie die Bearbeitung von Zahlungen, Verkaufsaufträgen, Kundendienst-Anfragen, Unterlagen für Neueinstellungen, Urlaubsanfragen oder Vorfallsberichten handeln. Ein digitaler Workflow kann dabei helfen, Aufgaben wie Lieferketten und Marketing-Kampagnen zu verwalten. Ein manueller Workflow hingegen ist ein Geschäftsprozess, bei dem Team-Mitglieder Aufgaben von einem Schritt zum nächsten weitergeben.

Wie ihr digitale Workflow-Automatisierung implementiert.

Ihr könnt den Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben deutlich verringern, indem ihr manuelle Workflows automatisiert. Die Automatisierung von Workflows kann euch außerdem dabei helfen, Fehler durch Benutzende zu vermeiden und Verwaltungskosten zu senken. Digitale Workflows beinhalten oft die Abkehr von papierbasierten und manuellen Prozessen. Papierunterlagen lassen sich nur schwer schützen und können verloren gehen, während manuelle Prozesse euren Teams Zeit rauben und deren Talente vergeuden können.

Digitale Workflows lassen sich nicht nur leichter nachverfolgen und überwachen, sondern können auch wertvolle Daten zur Analyse generieren. Ihr könnt Ineffizienzen in eurem Prozess identifizieren und andere Datentypen analysieren, die ihr erfasst und über digitale Kanäle bereitstellt. Digitale Workflows sorgen außerdem dafür, dass alle Team-Mitglieder für ihre Aufgaben zur Rechenschaft gezogen werden, da alle Verantwortlichen deren Abschluss problemlos bestätigen können.

1. Digitale Workflow-Abbildung und -Analyse.

Die Grundlage jeder erfolgreichen digitalen Transformation ist ein tiefes und ehrliches Verständnis des aktuellen Zustands. Bevor ihr die Zukunft gestalten könnt, müsst ihr die Gegenwart gründlich analysieren.

• Führt ein umfassendes Workflow-Audit durch: Die Journey beginnt mit Beobachtung und Auswertung. Ein Workflow-Audit ist eine systematische Überprüfung eurer bestehenden manuellen Prozesse, um herauszufinden, was digitalisiert werden kann – und, was noch wichtiger ist, was digitalisiert werden sollte. Bei diesem Audit geht es nicht nur darum, Aufgaben aufzulisten; es geht darum, den Zeit-, Kosten- und Personalressourcenaufwand zu verstehen, der derzeit für diese manuellen Prozesse aufgewendet wird. Die gewonnenen Erkenntnisse zeigen die Bereiche mit dem größten Verbesserungspotenzial auf und bilden die Grundlage für euren Business-Case für die Automatisierung.
• Wichtige Workflows identifizieren: Nicht alle Prozesse sind in puncto Automatisierung gleich. Die besten Zielkandidaten, die zuerst ausgewählt werden sollten, teilen typischerweise ein Standard-Set von Merkmalen. Aufgaben, die sich einfach wiederholen und klaren Regeln folgen, wie das Ausfüllen von Formularen, das Versenden von Rechnungen oder Status-Aktualisierung, eignen sich bestens für Automatisierung. Sie sparen Zeit und reduzieren Fehler. Und Tätigkeiten, die kreatives Denken oder sorgfältige Entscheidungen erfordern, wie das Überprüfen von Content oder die Planung von Kampagnen, profitieren von menschlichem Input, unterstützt durch digitale Tools. Wenn ihr die richtigen Aufgaben auswählt, kann euer Team schneller arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen.
• Setzt Workflow-Mapping und Analysemethoden ein: Um einen Prozess wirklich zu verstehen, müsst ihr ihn visualisieren. Die Erstellung einer visuellen Darstellung ist ein entscheidender Schritt, der es allen Verantwortlichen ermöglicht, die Sequenz der Aufgaben, ihre Abhängigkeiten, den Informationsfluss und die gesamte Workflow-Struktur klar zu erfassen. Diese Visualisierung ist die effektivste Methode, um ausgeblendete Engpässe, redundante Schritte und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Mehrere bewährte Techniken – wie Flussdiagramme, Geschäftsprozess-Mapping und Wertstromanalyse – können je nach Zielen eines Unternehmens wertvoll sein.
• Holt euch Informationen von den Experten: Die wertvollste Quelle darüber, wie ein Prozess wirklich funktioniert, sind die Menschen, die ihn tatsächlich anwenden. Ihr müsst diese Fachexpertinnen und -experten unbedingt in die Analysephase einbeziehen. Sie können euch einzigartige Erkenntnisse in die tatsächlichen Schritte vor Ort, informelle Workarounds, häufige Problemstellen und die Bereiche geben, in denen die tatsächlichen Engpässe liegen.

2. Digitale Workflows gestalten.

Mit einem klaren Verständnis eurer aktuellen Prozesse besteht der nächste Schritt darin, den neuen, optimierten und digitalisierten Soll-Zustand zu gestalten. Hier überführt ihr eure Analyse in einen strategischen Handlungsplan.

• Legt klare Ziele und Bewertungsparameter (KPIs) fest: Bevor ihr den neuen Workflow gestaltet, definiert, was ihr als Erfolg wertet. Eure Ziele müssen spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein. Diese Ziele sollten direkt an den übergeordneten Geschäftsprioritäten des Unternehmens ausgerichtet sein. Die von euch festgelegten KPIs, wie etwa „durchschnittliche Bearbeitungszeit“ oder „Fehlerrate bei der Dateneingabe“, sind die Kennzahlen, mit denen ihr den Erfolg eures neuen Workflows messt und seinen ROI nachweist.

• Entwerft eine Karte für den neuen Workflow: Nutzt dieselben Visualisierungstechniken wie in der Analysephase und erstellt eine detaillierte Darstellung des neuen, digitalisierten Prozesses – vom Beginn bis zum Ende. Diese Karte „Soll-Zustand“ ist eure Blaupause für die Implementierung und sollte mehrere wichtige Aspekte dokumentieren:

  • Alle Aktionen, Aufgaben und Entscheidungspunkte der neuen Sequenz.
  • Eine klare Unterscheidung zwischen den Schritten, die automatisiert werden, und denen, die weiterhin als menschliche Aufgaben durchgeführt werden.
  • Zugewiesene Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Schritt des Prozesses.
  • Erwartete Ergebnisse des neuen Workflows und wie sie zur Erreichung der von euch definierten KPIs beitragen.

• Priorisiert eure Automatisierungsinitiativen: Ein schrittweiser Roll-out der digitalen Workflow-Automatisierung wird in der Regel empfohlen. Priorisiert eure Workflow-Änderungen anhand verschiedener Kriterien: Welche Änderungen passen am besten zu euren strategischen Unternehmenszielen, welche beheben die dringendsten und schmerzhaftesten betrieblichen Probleme und welche liefern voraussichtlich den höchsten und schnellsten Return on Investment. Wenn ihr mit einem wirkungsvollen Workflow mit relativ niedriger Komplexität startet, könnt ihr damit Schwung aufbauen und die Unterstützung für zukünftige Automatisierungsprojekte sichern.

3. Digitale Workflow-Software auswählen.

Unternehmen müssen Plattformen priorisieren, die fortschrittliche Sicherheits- und Compliance-Funktionen, umfassende Governance-Kontrollen und die bewährte Fähigkeit bieten, sich nahtlos mit einem komplexen Ökosystem aus bestehenden Legacy- und modernen Systemen zu integrieren. Die Software muss hochgradig skalierbar sein, um große Transaktionsvolumina zu bewältigen und komplexe, abteilungsübergreifende Workflows über das gesamte Unternehmen hinweg zu unterstützen.

Ein digitaler Workflow kann nicht effektiv funktionieren, wenn sich Informationen in klassischen Aktenschränken verstecken. Ein wesentlicher Bestandteil des Implementierungsprozesses ist die Identifizierung aller wichtigen papierbasierten Dokumente und Archive sowie deren Konvertierung in digitale Dateien.

4. Einführung digitaler Workflows.

Sobald der Plan steht und die Technologie ausgewählt ist, ist die letzte Phase die Ausführung. In diesem Schritt geht es genauso sehr darum, Menschen zu managen, wie Software einzusetzen. Ein erfolgreicher Roll-out hängt von rigorosem Test, effektiver Schulung und erstklassigem Change-Management ab.

• Test: Bevor ihr einen neuen Workflow im gesamten Unternehmen ausrollt, ist es unerlässlich, zunächst einen Pilottest in einer kontrollierten Umgebung durchzuführen. Wählt ein kleines repräsentatives Team oder eine Abteilung aus, um den neuen Workflow für einen begrenzten Zeitraum zu nutzen. In dieser Phase habt ihr die Möglichkeit, Fehler, holprige Schritte oder unvorhergesehene Hindernisse zu erkennen und zu beheben, bevor sie das Unternehmen insgesamt beeinträchtigen können. Tests sind besonders wichtig für neue Workflows mit Kundenkontakt, da Fehler in diesen Prozessen eure Kundenbeziehungen direkt schädigen können.
• Schult euer Team für Kompetenz und Selbstvertrauen: Ein leistungsstarkes neues Tool ist nutzlos, wenn euer Team nicht weiß, wie es effektiv eingesetzt wird. Bietet umfassende Schulungen an, die auf die verschiedenen Rollen und Zuständigkeiten in eurem neuen Workflow zugeschnitten sind. Die Workflow-Maps und Standardarbeitsanweisungen (SOPs), die ihr während der Designphase erstellt habt, sind hervorragende Schulungsmaterialien, die euren Mitarbeitenden helfen, die neuen Prozesse zu visualisieren und zu verstehen.
• Überwacht, messt und optimiert kontinuierlich: Das Implementieren eines neuen Workflows ist für euch der Anfang eines kontinuierlichen Verbesserungszyklus. Sobald der neue Workflow live ist, müsst ihr seine Performance kontinuierlich anhand der in der Design-Phase festgelegten KPIs überwachen. Sammelt aktiv Feedback von euren Nutzerinnen und Nutzern, um deren Erlebnisse zu verstehen und verbleibende Problembereiche zu identifizieren. Verwendet diese Daten und das Feedback, um den Workflow schrittweise weiterzuentwickeln und ihn über die Zeit hinweg zu optimieren, damit ihr maximale Produktivität und Effizienz erzielt.

Erstellt digitale Workflows mit Workfront.

Workfront ermöglicht Teams, digitale Workflows mit den folgenden Funktionen effizienter zu gestalten:

• Aufgabenautomatisierung.
• Online-Prüfungen.
• Responsive Planung.
• Automatisierte Systemintegrationen.

Workfront kann Teams dabei unterstützen, manuelle Aufgaben zu automatisieren, indem es Projekt-Teams ermöglicht, wiederverwendbare Projektvorlagen aufzubauen.Seht euch das Überblicksvideo an, um zu erfahren, wie Workfront euch bei der Implementierung digitaler Workflows unterstützen kann.

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