Mehr als papierlos: Wie Sonoma County KI in 16 Abteilungen mit Adobe Acrobat Studio zum Einsatz bringt

Sechs Monate nach der Einführung von Adobe Acrobat Studio in Sonoma County beantragten neun Abteilungen eigene Schulungen – drei davon befinden sich bereits in der Planung –, und die monatlich aktiven Nutzenden stiegen um 46 %.

Für Carolyn Staats, Director of Innovation für Enterprise IT beim County of Sonoma, ist genau diese Dynamik das Entscheidende. Kolleginnen und Kollegen gegenüber sagt sie heute: „Einführung bedeutet nicht Akzeptanz."

Diese Lektion lernte der County, indem er die eigene Transformation nicht vorschnell für abgeschlossen erklärte.

Sonoma County verabschiedete sich schon vor Jahren vom Papier. Der Landkreis im Norden Kaliforniens – mit rund 4.200 Mitarbeitenden in etwa 30 Abteilungen und Behörden – hatte seine Papierformulare bereits in digitale Dateien umgewandelt und die zugehörigen Workflows automatisiert, einschließlich Weiterleitung, Benachrichtigungen und Validierungen. Gemessen an den meisten Maßstäben war die Transformation damit abgeschlossen.

Doch Staats erkannte ein neues Problem: Die Mitarbeitenden verbrachten ihre Tage damit, Informationen zu lesen, zu vergleichen, zusammenzufassen und neu aufzubereiten – Informationen, die der County gerade erst digitalisiert hatte. Das Papier war verschwunden, die damit verbundene Arbeit jedoch nicht.

„Die Digitalisierung hat ein Problem gelöst, aber das nächste aufgedeckt“, sagt Staats. „Die nächste Frage lautete: ‚Was wäre, wenn das Dokument selbst Teil des Workflows werden könnte?„“

Die Beantwortung dieser Frage lag in den Händen zweier Personen. Staats und Cieara McKetchnie-Stanley, Senior Business Analyst im County Software Services Team, begannen mit dem Piloteinsatz von Adobe Acrobat Studio – dem umfassenden Arbeitsbereich, der bewährte PDF-Tools mit KI und Content-Erstellung an einem Ort vereint. Die Mitarbeitenden nutzen PDF Spaces und Acrobat KI-Assistent, um Informationen zu verstehen, sowie Adobe Express, um daraus ansprechende, markenkonforme Inhalte zu gestalten. Sonoma County nahm als Early Tester teil und arbeitete gemeinsam mit dem Adobe-Team an Use Cases und Funktionslücken.

Zu diesem Zeitpunkt hatte der Rollout bereits seine eigene Dynamik entwickelt:

• In sechs Monaten schulte der County 16 von 30 Abteilungen.
• Seitdem haben die Mitarbeitenden 22 Use Cases erkundet.
• 87 % der Mitarbeitenden, die an der ersten Schulungsgruppe teilgenommen haben, sind weiterhin aktive Nutzende.

Die Mitarbeitenden von Sonoma County nutzen außerdem „Präsentation generieren“ für prägnantere interne und externe Präsentationen, Markenkits, um ohne Designerinnen und Designer markenkonform zu bleiben, sowie einen KI-Assistenten, um in der Beschaffung Stücklisten mit Angeboten auf Unstimmigkeiten zu prüfen.

Für Staats und McKetchnie-Stanley war die Erkenntnis klar: Den Mitarbeitenden Zugang zu KI zu verschaffen, war nur der erste Schritt. Sie davon zu überzeugen, wie KI ihre Arbeit verändern kann, erfordert einen anderen Ansatz.

Gebt den Mitarbeitenden die Führung

Zwei Wochen bevor 52 wichtige Power-User, Führungskräfte und Managerinnen und Manager aus 16 Abteilungen zu den ersten Praxissessions mit Acrobat Studio im Landkreis zusammenkamen, warf Staats die geplante Agenda über Bord. Statt eine geführte Übung abzuhalten, wollte sie, dass die Mitarbeitenden das Produkt innerhalb weniger Minuten eigenständig erkunden – mit vertrauten Materialien, um dessen Potenzial selbst zu entdecken.

Dieser Ansatz funktionierte, weil McKetchnie-Stanley gemeinsam mit Adobe alle Dateien und Übungen im Voraus vorbereitet hatte und so die praktische Herangehensweise erst ermöglichte. Bereits nach 15 Minuten erstellten Erstnutzende gemeinsame Arbeitsbereiche, fügten Dokumente hinzu, nutzten KI, um Erkenntnisse zu gewinnen, und verwandelten diese in ausgereifte, markenkonforme Präsentationen in Adobe Express.

Der Ansatz regte weit über den Schulungsraum hinaus neue Ideen an. In 10 zweistündigen Sessions identifizierten die Mitarbeitenden mehr als 15 potenzielle unternehmensweite Use Cases und stellten 13 Produktverbesserungsanfragen – vor allem zu Schulungsmaterialien und Social-Media-Content.

Das kreisweite Event wurde zum Vorbild: abteilungsspezifische Sessions mit den eigenen Materialien der jeweiligen Teams, weitere 52 geschulte Mitarbeitende, ein Creative-Enablement-Tag im Oktober, eine Adobe Skills Week im November – alles auf Initiative der Mitarbeitenden, nicht auf Anweisung von oben.

Findet die Antwort – und die Quelle dahinter

Die erste echte Bewährungsprobe des Landkreises wartete bereits auf den Schreibtischen: Dutzende von Richtlinien mussten überprüft und an eine neue standardisierte Richtlinienvorlage angepasst werden – inklusive der Suche nach allen Dopplungen, Widersprüchen und versteckten Aktionspunkten. Bisher lief diese Arbeit per E-Mail, mit konkurrierenden Versionen und ohne gemeinsamen Blick auf das Quellmaterial.

Die neue Version läuft in PDF Spaces, einem sicheren gemeinsamen Arbeitsbereich innerhalb von Acrobat Studio, der bis zu 100 Dateien fasst. Das Team lud die Richtlinien und die Vorlage in einen Bereich und nutzte den Acrobat KI-Assistenten, um Fragen über alle Dateien hinweg zu stellen. Die Antworten enthielten anklickbare Verweise auf die genaue Textstelle in den Quelldokumenten.

„Eine KI-Antwort kann vollkommen überzeugend klingen und trotzdem falsch sein“, sagt Staats. „In der Verwaltung können solche Informationen in eine Ausschussvorlage oder ein öffentliches Dokument einfließen – deshalb müssen Mitarbeitende in der Lage sein, sie bis zur maßgeblichen Quelle zurückzuverfolgen."

„Der Acrobat KI-Assistent hilft euch, die Antwort zu finden und zu verstehen“, ergänzt Staats. „Die Quelle bleibt die Autorität, und die Mitarbeitenden bleiben verantwortlich für die Validierung der Arbeit."

Verwandelt Informationen in wirkungsvolle Kommunikation

Da Acrobat Studio Adobe Express beinhaltet, können Mitarbeitende die aus Dokumenten gewonnenen Erkenntnisse direkt in fertige, markenkonforme Inhalte umwandeln – ohne Toolwechsel oder einen neuen Prozess.

Sonoma Public Infrastructure (SPI) war die erste Abteilung, die Adobe Express entschlossen in die Praxis umsetzte. Im Anschluss an die landkreisweiten Schulungen brachte SPI eigenes Material in einen abteilungsspezifischen Folgetermin ein – für Personalgewinnung und Einstellung, Schulungen für Vorgesetzte und Sicherheitsschulungen sowie eine 30-seitige Sicherheitsrichtlinie, die niemand lesen wollte. Nur wenige Wochen nach dem ersten Einsatz des Produkts hatte SPI bereits ein Markenkit und professionell aufbereitete, sofort einsetzbare Materialien in der Hand.

Früher bedeutete markenkonforme Erstellung mühsames Suchen nach einer Intranet-Vorlage oder die Übergabe der Aufgabe an die Pressestelle der Abteilung. Heute betreibt der Landkreis zwei Markenkits – eines für den gesamten Landkreis und eines für SPI –, mit gesperrten Vorlagen, die auch Mitarbeitende ohne Designkenntnisse frei gestalten lassen, ohne die Markenidentität zu gefährden.

„Ihre Content-Managerin hat die Vorlagen gesperrt, sodass sich ändern kann, was sich ändern muss – und alles andere markenkonform bleibt“, sagt McKetchnie-Stanley. „Sie muss nicht mehr jedes einzelne Asset prüfen."

Das Ergebnis ist ein neues Modell für kreatives Arbeiten – gesteuerter Self-Service statt eines zentralen Engpasses.

Schutzmechanismen vor dem Skalieren einrichten

Mit nur zwei Personen im Kernteam führte Sonoma County Acrobat Studio in weniger als einem Jahr in einer Verwaltung mit 4.200 Mitarbeitenden ein – mit integrierter Sicherheitsprüfung von Anfang an.

Jedes KI-Produkt, das im Landkreis eingesetzt wird, durchläuft eine formelle Sicherheits- und Risikobewertung. Eine eigene KI-Richtlinie des Landkreises legt für die Mitarbeitenden fest, welche Anwendungsfälle zulässig sind und welche Datenkategorien nicht genutzt werden dürfen. Acrobat Studio bestand diese Prüfung, weil die erforderlichen Kontrollmechanismen – darunter Verschlüsselung, Admin-Kontrollen und Auditierbarkeit – bereits integriert waren. Wichtig: Inhalte des Landkreises werden niemals verwendet, um die zugrunde liegenden KI-Modelle zu trainieren oder zu verfeinern.

Dem öffentlichen Dienst Zeit zurückgeben

Für Sonoma County ist der entscheidende Maßstab die verfügbare Kapazität. Mitarbeitende, die an Umfragen nach den Schulungen teilnahmen, schätzen, dass die Tools ihnen drei bis fünf Stunden einsparen.

„Es mangelt nie an Aufgaben – nur an der Zeit, sie zu erledigen“, sagt McKetchnie-Stanley. „Je weniger wir in Projekten feststecken, desto mehr Zeit können wir in die Dienste für unsere Gemeinschaft investieren."

Genau das unterscheidet die Erfahrung des Landkreises mit KI von einer einfachen Produktivitätsgeschichte. Das Ziel ist nicht, Menschen aus der Verwaltungsarbeit zu verdrängen – sondern den Mitarbeitenden im öffentlichen Dienst mehr Kapazität für die Aufgaben zu verschaffen, die nach wie vor menschliches Handeln erfordern.

Das wiederholbare Playbook weitergeben

Als Nächstes auf der Roadmap des Landkreises: ein Pilotprojekt für einen mehrsprachigen Self-Service-Richtlinienassistenten für alle Mitarbeitenden des Landkreises sowie Unterstützung für die Staatsanwaltschaft bei der Zusammenstellung von Prozessunterlagen.

Auch andere Verwaltungsorganisationen werden aufmerksam. Die National Association of Counties hat Sonoma County eingeladen, ihre Arbeit mit Adobe in Washington, D.C. vorzustellen – und benachbarte Counties, die an den Sessions teilgenommen haben, starten bereits ihre eigenen Rollouts.

Für Staats hat die Erfahrung eine Erkenntnis bestätigt, die weit über Sonoma County hinaus gilt: „Fangt mit der Arbeit an, nicht mit der KI. Holt die Mitarbeitenden, die diese Arbeit ausführen, mit an den Tisch“, sagt sie.

Und die Botschaft, die sie ihren Kolleginnen und Kollegen besonders ans Herz legen möchte: „Keine Agentur ist zu klein oder zu groß, um innovativ zu sein. Wenn zwei Personen das schaffen können, dann kann es jede und jeder."

Bereit, mehr als nur papierlos zu sein? Seht, wie Adobe Acrobat Studio Teams im öffentlichen Sektor dabei unterstützt, Dateien tiefgreifend zu verstehen, klar zu kommunizieren und die Arbeit voranzutreiben.