Ein Sicherheitshandbuch ist nur dann wirklich nützlich, wenn es die aktuellen Regeln widerspiegelt. Jonathon Greiner entstammt einer Familie, die seit vier Generationen in verschiedenen Industriezweigen tätig ist – darunter Öl und Gas. Er kennt die potenziellen Gefahren für Mitarbeiter im Außendienst aus nächster Nähe. Als Präsident von Basin Safety hat er seine Karriere darauf ausgerichtet, sicherzustellen, dass Menschen in den anspruchsvollsten Berufen die Werkzeuge und Unterstützung erhalten, die sie brauchen, um ihre Arbeit sicher auszuführen.

Basin Safety entwickelt Gesundheits- und Sicherheitshandbücher, Schulungsprogramme sowie Standardarbeitsanweisungen, die Außendienstmitarbeiter bei Kunden wie ConocoPhillips, ExxonMobil und Chevron anleiten. Diese Dokumente können Hunderte von Seiten umfassen und werden durch Vorgaben von mehr als einem Dutzend Regulierungsbehörden geprägt – darunter die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) und das National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH).

„Unsere Aufgabe ist es, Sicherheitsregeln in klare Abläufe zu überführen, die Menschen bei gefährlichen Arbeiten im Außendienst schützen“, sagt Greiner. „Diese Abläufe müssen präzise, aktuell und für alle verständlich sein, die täglich auf sie angewiesen sind."

Dauert die Überarbeitung eines Sicherheitshandbuchs Monate, riskieren Mitarbeitende, veralteten Anweisungen zu folgen – und setzen sich damit einem höheren Risiko aus. Für Basin Safety sind Geschwindigkeit und Präzision daher keine Wunschliste, sondern grundlegende Anforderungen ihrer Arbeit.

Genau deshalb hat das Unternehmen sämtliche Sicherheitsrichtlinien und -prozesse rund um Adobe Acrobat aufgebaut. Die Teams nutzen Acrobat dabei nicht nur als Dokumentenablage, sondern als zentralen Baustein des gesamten Dokumentations-Workflows – vom Erstellen und Überprüfen von Dokumenten bis hin zur Unterzeichnung und Sicherung.

„Wir bauen alles, was wir tun, auf Adobe Acrobat auf – weil es einfach, sicher und zuverlässig ist“, sagt Greiner.

Für echtes Verstehen gebaut – nicht nur für die Suche

Für die Beraterinnen und Berater von Basin Safety bedeutet das Aktuellhalten eines Sicherheitshandbuchs vor allem zu verstehen, was sich geändert hat, warum das wichtig ist und wo eine frühere Version Lücken aufweist. Das mühsame Durchsuchen von Hunderten Seiten gehört der Vergangenheit an. Heute stellen Mitarbeitende mithilfe von Adobe Acrobat KI-Assistent direkte Fragen an ein Dokument – statt nach genauen Begriffen zu suchen – und erhalten Antworten, die direkt auf die jeweilige Textstelle verweisen, die sie belegen.

Ändert sich eine Vorschrift, führt Greiners Team eine Lückenanalyse durch: Mit Acrobat KI-Assistent wird ein bestehendes Handbuch mit dem neuen Standard verglichen und jede Stelle identifiziert, die überarbeitet werden muss. Ein umfangreiches, 600-seitiges Handbuch, dessen Prüfung eine einzelne Fachkraft früher wochenlang beschäftigt hat, lässt sich nun in weniger als einem Tag bewältigen. Bei einem Projekt schätzt Greiner, dass die erforderlichen Aktualisierungen 50-mal schneller abgeschlossen wurden als bei manueller Bearbeitung.

„Früher war das Aufspüren veralteter Informationen ein echter Albtraum. Doch der Acrobat KI-Assistent hilft uns dabei, in wenigen Stunden Informationen zu Tausenden von Datenpunkten in einem Dokument zu finden und abzurufen“, sagt Greiner.

Beim Erstellen von Schulungsmaterialien nutzen die Mitarbeitenden denselben Ansatz. Statt nach den richtigen Suchbegriffen zu raten, können sie einfach fragen, was ein Handbuch zum Umgang mit einer bestimmten Gefährdung sagt – etwa bei der Exposition gegenüber Schwefelwasserstoff. Sie können die genaue Textstelle gezielt heraussuchen und komplexe Rechtssprache in verständliche Aussagen zusammenfassen.

Greiner ist überzeugt, dass die Technologie von Adobe Acrobat den Kunden von Basin Safety ähnliche Vorteile bieten könnte. Mitarbeiter im Außendienst haben in der Regel keine Zeit, ein 800-seitiges Handbuch von Anfang bis Ende zu lesen – und ein Smartphone eignet sich nicht immer optimal, um Dokumente gezielt nach einem bestimmten Thema zu durchsuchen. Stattdessen könnten sie ihre Fragen in einfacher Sprache stellen und eine kurze Antwort mit einer klaren Quellenangabe erhalten. So wird das Smartphone zum nützlicheren Sicherheits-Nachschlagewerk – egal, wo die Mitarbeiter gerade sind.

Eine Plattform, 3x schnellere Dokumenten-Workflows

Für Greiner liegt der Wert von Acrobat nicht in einer einzelnen Funktion. Es geht darum, dass ein Dokument seinen gesamten Lebenszyklus auf einer einzigen Plattform durchläuft: Erstellung, Überprüfung, Sicherheit, Unterschriften und durchsuchbare digitale Aufzeichnungen. Er schätzt, dass der gesamte Dokumenten-Workflow von Basin Safety durch den ausschließlichen Einsatz von Acrobat etwa dreimal so schnell abläuft.

Dieser Lebenszyklus beginnt in dem Moment, in dem Basin Safety mit einem Kunden zusammenarbeitet. Die Teams sichten bestehende Vorschriften und Dokumentation und nutzen den Acrobat KI-Assistenten, um alle Informationen herauszuarbeiten, die die Kunden für ihr Sicherheitshandbuch, ihren Schulungskurs oder ihre Compliance-Unterlagen benötigen. Anschließend prüft Basin Safety den Entwurf gemeinsam mit dem Kunden. Alle Kommentare und Markierungen erfolgen in einer einzigen gemeinsamen Datei – statt über verschiedene E-Mail-Threads und mehrfache Kopien verteilt zu sein.

Sobald alle eine endgültige Version freigegeben haben, kann Basin Safety sensible Compliance-Audits und Aufzeichnungen mit Passwortschutz absichern. „Die Sicherheit von Adobe überzeugt uns auf ganzer Linie“, sagt Greiner. „Sie schützt auf Dokumentenebene und hilft uns, einen sicheren Vault für alles zu schaffen, was wir produzieren."

Sind Unterschriften erforderlich, bleiben Vertragsverhandlungen und Validierungsunterschriften in Acrobat – ohne dass unzählige Überarbeitungsrunden in ein eigenständiges E-Signatur-Tool hochgeladen werden müssen. Und wenn ein Dokument ursprünglich auf Papier erstellt wurde, kann Basin Safety es in Acrobat einscannen und mithilfe von OCR in durchsuchbare Aufzeichnungen mit einer Genauigkeit von 99 % umwandeln.

Zusammen machen diese Funktionen Acrobat zur echten Single Source of Truth für Basin Safety – alle Entwürfe, Kommentare, Signaturen und finalen Dokumente an einem Ort, damit das Unternehmen schneller agieren, die Kundschaft effizienter betreuen und nachhaltiges Wachstum fördern kann.

Sicherheit stärken mit Informationen, denen alle vertrauen können.

Für Basin Safety geht es in der Zukunft nicht darum, mehr Dokumente zu erstellen – sondern darum, Wissen leichter auffindbar, aktuell und vertrauenswürdig zu machen. Während KI verändert, wie Menschen mit Informationen umgehen, setzt Basin Safety weiterhin auf die sicheren Acrobat-Workflows, auf die das Unternehmen schon heute baut.

„Angesichts der massiven Veränderungen im technologischen Bereich wollen wir wissen, worauf wir uns verlassen können“, sagt Greiner. „Das wird immer Adobe Acrobat sein."

https://business.adobe.com/fragments/resources/cards/thank-you-collections/acrobat