Anpassung von Dokumenten-Workflows an die Anforderungen von Remote-Arbeit.

„Dieses Projekt transformiert unsere Arbeitsmethoden. Wir wollen damit nicht nur unsere Effizienz steigern, sondern auch den administrativen Aufwand für Teams reduzieren und Mitarbeitenden eine moderne User Experience bereitstellen“, erklärt Laurian Guillon, HR Manager, BMW France.

Die BMW Group France beschäftigt rund 1.000 Angestellte in vier Geschäftsbereichen: BMW France (die Vertriebstochter der Marken BMW, MINI und BMW Motorrad in Frankreich), BMW Financial (die Finanzsparte des Konzerns), BMW Distribution sowie Alphabet, die Tochtergesellschaft für Kfz-Leasing. 2020 eröffnete die BMW Group France ihren neuen Geschäftssitz in Montigny-le-Bretonneux. Der Standort steht für die Ambitionen der Gruppe: Das autonome, voll vernetzte Gebäude ist darauf ausgerichtet, Energieverluste zu minimieren, den CO2-Fußabdruck zu reduzieren und neuen Arbeitsgewohnheiten sowie der Mobilität der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Eine Lösung für E-Signaturen soll die weltweite Strategie zur Digitalisierung und Umstellung der Arbeitsmethoden unterstützen.

„Wir arbeiten im Moment flexibel: im Büro, mobil und im Homeoffice. Für viele Abläufe brauchen wir deshalb eine Lösung für elektronische Unterschriften. E-Signaturen werden außerdem dem Anspruch des Unternehmens gerecht, vermehrt auf umweltschonende, papierlose Prozesse umzusteigen“, erklärt François Houdeau, IT Delivery Manager, BMW Group France.

Optimierung und Beschleunigung von Dokumenten-Workflows und Vertragsabschlüssen.

Bis vor Kurzem erfolgten Unterschriftsprozesse durchgehend manuell. Das heißt, Papierdokumente wurden auf dem Postweg verschickt, von den Beteiligten unterzeichnet, zurückgesendet und eingescannt.

Dieser langsame, kostenaufwendige Prozess war ineffizient und unzuverlässig, weil viele Dokumente unvollständig ausgefüllt zurückkamen oder unterwegs verloren gingen. „Einige unserer Vertragsdokumente umfassen 150 Seiten Terminpläne, die einzeln abgezeichnet werden müssen. Das kostet viel Zeit und kann zu Fehlern führen. Bei Alphabet France ist Digitalisierung eine Herausforderung, weil wir mit unseren Inhalten immer nicht abtrennbares Begleitmaterial bereitstellen, sodass für den Fall von Rechtsstreitigkeiten die Authentizität gewährleistet werden kann“, so Carole Payan-Kokkinos, Senior Legal Counsel, BMW Finance.

Das Unternehmen startete eine lokale Ausschreibung für die französischen Tochtergesellschaften und bewertete die angebotenen Lösungen anhand von sieben Hauptkriterien:

1. Möglichkeit zur internationalen Implementierung
2. Gewährleistung von Datensicherheit und DSGVO-Compliance
3. Erfüllung der eIDAS-Verordnung zur Gewährleistung sicherer Unterschriften
4. Bedienfreundlichkeit, sodass Mitarbeitenden der Umstieg erleichtert wird
5. Möglichkeit zur Vernetzung mit vorhandenen Lösungen
6. Möglichkeit zur ortsunabhängigen Unterzeichnung
7. Kosten

Vereinfachtes, standardisiertes Dokumenten-Management im Personalwesen.

„Acrobat Sign erfüllt all unsere Anforderungen in Bezug auf Sicherheit und Bedienfreundlichkeit. Die Schnittstelle zu unserem EDM-System DocuWare ließ sich ohne Probleme einrichten. Damit können wir unseren Mitarbeitenden eine optimale User Experience bieten“, erklärt François Houdeau. Die BMW Group France führte die Implementierung in zwei Phasen durch. Als Erstes wurde Acrobat Sign in einen neuen Workflow für Händlerverträge eingebunden. Früher mussten jeweils zwei Kopien eines 50-seitigen Vertrags gedruckt, auf dem Postweg verschickt und dann vom Händler ausgefüllt, unterschrieben und an die BMW Group France zurückgesendet werden.

„Unsere geschäftlichen Anforderungen sind ziemlich speziell, denn wir müssen innerhalb des Netzwerks in der Lage sein, Verträge je nach Abteilung zu personalisieren. Wir haben also zunächst eine Machbarkeitsstudie durchgeführt, um festzustellen, ob die Lösung unsere Anforderungen erfüllt“, so François Houdeau.

Auf Basis dieses Testlaufs stellte die BMW Group France fest, dass sie mit der Lösung die gewünschten Vorteile erzielen kann: niedrigere Kosten, Verkürzung von Unterschriftsprozessen von mehreren Monaten auf drei Tage, geringere Compliance-Risiken und die Gewissheit, dass eine rechtsgültige Unterschrift noch vor der Ausführung von Dienstleistungen vorliegt.

Der zweite Schritt bestand darin, per API eine Schnittstelle zwischen Acrobat Sign und DocuWare sowie dem System für elektronische Archivierung einzurichten. Damit konnte die Lösung in die HR-Prozesse des Unternehmens eingebunden werden. Die BMW Group France stand vor der Herausforderung, Dokumenten-Workflows über alle vier Geschäftsbereiche der Gruppe hinweg zu standardisieren. Die Projekt-Teams mussten dazu alle vorhandenen HR-Dokumente erfassen, eine Datenbank und ein Klassifizierungssystem für sämtliche Geschäftsbereiche erstellen und die User Experience entsprechend den Geschäftsanforderungen umgestalten.

„Unsere vier Geschäftsbereiche arbeiten mit unterschiedlichen Methoden und Tools. Im Rahmen unserer Bemühungen um kontinuierliche Innovation überarbeiten wir unsere Dokumentenprozesse immer wieder auf Basis von Feedback der einzelnen Abteilungen“, berichtet Laurian Guillon.

Beschleunigung der administrativen Tätigkeiten und Fokussierung auf das Kerngeschäft.

Der Prozess ist jetzt sicher, effizient und vollständig transparent. Der oder die zuständige Angestellte erstellt und bearbeitet Dokumente wie Arbeitsbescheinigungen, Bestätigungen zur Probezeit oder Zertifikate. Die meisten HR-Dokumente sind durch diesen neuen Workflow abgedeckt. Der Empfänger oder die Empfängerin kann das Dokument ausfüllen, unterzeichnen und zurückschicken, ohne die DocuWare-Umgebung verlassen zu müssen. „Unser Ziel ist es, den administrativen Aufwand zu senken. Mit der Integration von Acrobat Sign lässt sich der Prozess vom ersten bis zum letzten Schritt digitalisieren, einschließlich Unterzeichnung und Archivierung.“ Die Mitarbeitenden profitieren von einer modernen, effizienten User Experience. Über ein neues Dashboard ist der direkte Zugriff auf die HR-Dokumente im EDM-System möglich. Da die Angestellten eigenständig Dokumente erstellen und bearbeiten können, wird die Personalabteilung entlastet und kann sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Acrobat Sign wurde auch in der Rechtsabteilung sowie in Einkauf und Vertrieb implementiert. Inzwischen werden jedes Jahr 10.000 Dokumente elektronisch unterschrieben. Dafür sind rund 150 aktive Anwender und Anwenderinnen zuständig.

„Acrobat Sign lässt sich sehr einfach verwenden. Unterschriften können jetzt statt in einem Monat in durchschnittlich 24 bis 48 Stunden eingeholt werden. Die Zeitersparnis für alle Beteiligten ist also enorm. Hinzu kommen noch die Zeitvorteile bei der Verwaltung, Nachverfolgung oder Überprüfung von Verträgen“, erklärt Fabrice Lambert, Senior Legal Counsel, BMW Group France. Durch die elektronische Versiegelung des gesamten Dokuments minimiert Acrobat Sign auch die Compliance-Risiken.

„Aus rechtlicher Sicht ist das äußerst wichtig, denn so können wir uns darauf verlassen, dass alle Seiten unterzeichnet wurden und keine Terminpläne verloren gingen. Wir wissen genau, wer wann unterschrieben hat“, so Carole Payan-Kokkinos. Die Rechtsabteilung kann den Dokumentenstatus nachverfolgen, die Authentizität der Unterschrift überprüfen und ein elektronisches Dokument archivieren, dessen Integrität sichergestellt ist und das Compliance-Anforderungen erfüllt.

Unabhängiges Arbeiten leicht gemacht.

Die hohe Bedienfreundlichkeit der Lösung, die durch die IT-Abteilung implementiert wurde, ermöglichte eine reibungslose Umstellung. Mitarbeitende, die ein Konto mit Zugriffsberechtigung für Acrobat Sign benötigen, können ein Starter-Paket mit Best Practices nutzen, das von der IT zusammengestellt wurde. Das Paket umfasst Anleitungen zur Nutzung des Tools, ein Adobe-Webinar, Zugang zu einer Online-Knowledgebase und Informationen zu Support-Möglichkeiten.

„Wir wollten eine intuitive Lösung, die von unseren Mitarbeitenden gerne angenommen wird. Die Umstellung war wirklich einfach. Mitarbeitende ebenso wie externe Empfangende, die unsere Dokumente unterzeichnen müssen, kamen gut mit den neuen Abläufen zurecht. Das Tool ist sehr flexibel“, berichtet Aurore Jean-Marie, IT Support and Communications Manager.

Bereitstellung einer modernen Experience und Erschließung neuer geschäftlicher Möglichkeiten.

Neben den offensichtlichen Vorteilen wie der Beschleunigung von Unterschriftsprozessen und Sicherstellung von Compliance verbessert Acrobat Sign das Firmen-Image – und ebnet so den Weg für neue geschäftliche Möglichkeiten. Alphabet ist ein junger Geschäftsbereich innerhalb der BMW Group France, der sich auf Kfz-Leasing für Unternehmen konzentriert. „Die Implementierung von elektronischen Unterschriften mit Acrobat Sign hat uns einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil verschafft. Mit dieser Lösung können wir sehr schnell auf unsere Kundinnen und Kunden reagieren und die starke Position der Gruppe in diesem schnell wachsenden Sektor unter Beweis stellen“, erklärt Marie Chauland, Broker Sales Manager, Alphabet.

Die Lösung für elektronische Unterschriften, die hauptsächlich für Verkaufsverträge genutzt wird, vereinfacht die Nachverfolgung von Dokumenten und ermöglicht die sichere Authentifizierung der Unterzeichnenden. „Die Authentifizierung basiert auf E-Mail-Adressen, und die Lösung ist intuitiv. Das macht sie sehr bedienfreundlich. Und das wiederum vereinfacht und verbessert unsere Geschäftsbeziehungen mit dem Handel“, so Chauland.

Die BMW Group France ist mit den Fortschritten sehr zufrieden. Auf jeder Ebene des Prozesses lassen sich höhere Produktivität und geringerer Zeitaufwand verzeichnen. Nach der Implementierung in Frankreich soll Acrobat Sign demnächst auch an die Infrastruktur des Mutterkonzerns BMW AG in München angebunden werden. „Nach unserer Ausschreibung hat die Gruppe entschieden, Acrobat Sign auch auf europäischer Ebene einzusetzen. Wir arbeiten eng mit den anderen Geschäftsstellen zusammen, um sie bei ihren strategischen Entscheidungen zu unterstützen. So können wir Acrobat Sign später mit unserem Adressverzeichnis verbinden und die Authentifizierung der User weiter verbessern“, erklärt François Houdeau.

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