Saubere Energie.

Mit zahlreichen Standorten in Europa, Südafrika, Nordamerika, Asien, Afrika und im Mittleren Osten versorgt EDF (Électricité de France) als einer der großen Anbieter der Branche Millionen Kunden mit Atomstrom sowie mit anderen Arten herkömmlicher, erneuerbarer und alternativer Energien. EDF kann stolz darauf verweisen, bereits 90 % seiner Energie ohne den Ausstoß von Kohlendioxid zu produzieren. Diese Quote soll mit jeder weiteren Innovation noch gesteigert werden.

Die Verpflichtung des Unternehmens zu sauberer Energie bezieht sich aber nicht nur auf seine Kraftwerke, sondern auch auf seine Büros. Der Bereich DIPDE (Division de l’Ingénierie du Parc, de la Déconstruction et de l’Environnement – Abteilung für Kernkraftwerkstechnik, Rückbau und Umwelt) in Marseille hat sich dazu verpflichtet, in allen Betriebsbereichen – insbesondere der Beschaffung – papierlos zu arbeiten, um seine CO2-Bilanz zu verbessern.

DIPDE hat festgestellt, dass elektronische Prozesse nicht nur umweltverträglicher sind, sondern darüber hinaus mehr Effizienz und Produktivität bei operativen Abläufen ermöglichen. „Herkömmliche Dokumenten-Workflows sind mit Ineffizienz und Kosten belastet, die sich leicht vermeiden lassen“, erklärt Thierry Belloeil, Koordinator für Beschaffung in der Abteilung für Vertragserfüllung von DIPDE. „Elektronische Dokumentenprozesse machen uns agiler. Dabei steht Adobe Document Cloud im Zentrum unserer Systemarchitektur.“

Geschwindigkeit und Sicherheit.

Zur Beschleunigung seiner Dokumentenprozesse setzt die Abteilung für Vertragserfüllung von DIPDE Adobe Acrobat Pro DC und Adobe Sign ein, um intern ebenso wie bei der Zusammenarbeit mit Partnern Dokumente freizugeben und Unterschriften elektronisch einzuholen. Der Austausch von Dokumenten erfolgt inzwischen vollständig elektronisch, sodass Aufträge schneller und sicherer beim Unternehmen eingehen.

Früher erhielt EDF nur rund 50 % aller Dokumente zurück, die zur Unterzeichnung versendet worden waren. Selbst das konnte bis zu 16 Tage dauern. Da nicht bekannt war, wann und ob ein Dokument seinen Empfänger erreicht hatte, damit dieser den Auftrag unterschreiben konnte, musste viel Zeit in die manuelle Nachverfolgung investiert werden. Mit Adobe Sign kann das Unternehmen nun Unterschriften für mehr als 135 Verträge von 60 Zulieferern und einem jährlichen Volumen von 2.500 Aufträgen empfangen.

„Wir können jetzt Aufträge aus unserem Zulieferernetzwerk innerhalb eines Tages verarbeiten und alle davon validieren“, berichtet Belloeil. „Dank Adobe Sign ist der Status eines Auftrags jederzeit transparent. Wir sehen, wann er eingegangen ist, angezeigt oder unterschrieben wurde. Dadurch reduziert sich unser Aufwand für die Nachverfolgung und für Rückfragen erheblich.“

Wichtige Dokumentenprozesse laufen inzwischen automatisch ab, sodass Genehmigungen schneller erfolgen können. DIPDE hat die volle Kontrolle über die Auftragsbearbeitung und kann dadurch viele Dokumententransfers, Durchläufe und Fehler im Unterschriftsprozess vermeiden.

Bei einem Betreiber von Kernkraftwerken haben die Verwaltung vertraulicher Dokumente und die Datensicherheit hohe Priorität. Dank Adobe Document Cloud kann DIPDE nicht nur flexibler agieren, sondern auch die Sicherheit im gesamten Beschaffungsprozess verbessern. Mit dem Einsatz von Adobe Acrobat und Adobe Sign hält DIPDE Sicherheitsstandards nach ISO 25000 ein und stellt sicher, dass vertrauliche Informationen aus dem Beschaffungsprozess ausschließlich an dafür autorisierte Personen weitergegeben werden.

„Mehr Transparenz dank Adobe Document Cloud heißt auch, dass wir einen besseren Überblick und mehr Kontrolle über komplexe Dokumente haben“, so Belloeil. „Einige der Dokumente, mit denen wir arbeiten, sind sehr umfangreich. Wir können den Status dieser Dokumente nun leicht nachverfolgen und die Sicherheit der enthaltenen Informationen gewährleisten.“

Verbesserte CO2-Bilanz.

Durch den Einsatz von Adobe Document Cloud und einer elektronischen Dokumentenverwaltung kann DIPDE, EDFs Abteilung für Kernkraftwerkstechnik, Rückbau und Umwelt, effizienter und produktiver arbeiten und gleichzeitig seine CO2-Bilanz verbessern. Die Ausgaben für Papier, Umschläge, Kopien und Aussendungen sowie für die damit zusammenhängenden Ressourcen sind gesunken.

„Wir schätzen, dass wir über 64.000 Euro eingespart haben, die vorher für Papier, Briefmarken, Umschläge und Arbeitszeit aufgewendet werden mussten. Zudem konnten seit Start des Projekts 30.000 Seiten Papier vermieden werden. Insgesamt sind das 16 Euro weniger Kosten pro Auftrag“, so Belloeil. „Adobe Document Cloud hilft uns dabei, unsere Umweltbelastung zu reduzieren. Gleichzeitig realisieren wir durch die Vermeidung von Papier ein erhebliches Sparpotenzial. Kaum vorstellbar, wie hoch die Einsparungen beim Einsatz in der gesamten EDF-Gruppe sein könnten.“

Die Vorteile, die die Abteilung für Vertragserfüllung von DIPDE vorzuweisen hat, hat das Interesse anderer Geschäftsbereiche des Unternehmens geweckt. Die EDF-Gruppe untersucht derzeit einen ähnlichen Ansatz, der noch weitere Vorteile ausschöpfen soll.

Belloeil dazu: „Mein Team hat hinsichtlich Adobe Sign in unserem Unternehmen eine Vorreiterrolle übernommen. Auch Kollegen in anderen Abteilungen von EDF interessieren sich für unser Projekt. Wir sind überzeugt, dass Adobe Sign im gesamten Unternehmen implementiert werden kann.“

„Mit Adobe Document Cloud konnten wir erhebliche Einsparungen bei den Punkten Zeit, Kosten und Ressourcenverbrauch erzielen und gleichzeitig die Effizienz wichtiger Abläufe erhöhen“, erklärt Belloeil weiter. „Von diesem Projekt sollten unsere Kunden und die Öffentlichkeit erfahren. Wir arbeiten weiter daran, unsere Energielösungen noch sauberer, intelligenter und effizienter zu machen.“

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