Wichtige Kompetenzen fördern.

Talent-Management ist weit mehr als nur die Anwerbung neuer Mitarbeiter. Vielmehr geht es darum, Talente zu schulen und zu fördern, sodass Unternehmen ihren Geschäftserfolg langfristig verbessern und schnell auf neue Herausforderungen und Chancen reagieren können. In Großbritannien ist Talent-Management derzeit ein wichtiges Thema, da die niedrige Arbeitslosenquote und der bevorstehende Brexit die Besetzung von Positionen durch externe Kandidaten erschweren.

Das in Bristol ansässige Unternehmen Lifetime Training spielt im Bereich Talent-Management eine bedeutende Rolle. Seit mehr als zwei Jahrzehnten bietet das Unternehmen Aus- und Weiterbildungsprogramme, die darauf ausgerichtet sind, berufliche Kompetenzen zu vertiefen und das Wachstum von Unternehmen zu fördern. Als einer der führenden Schulungsanbieter in Großbritannien bietet Lifetime Training jährlich Ausbildungsprogramme und Kurse für 25.000 Teilnehmer an. Hierzu gehören v. a. auch staatlich geförderte Ausbildungen in den Bereichen Gesundheit und Fitness, Freizeit, soziale Dienste, Gastgewerbe und Einzelhandel.

Die steigende Nachfrage nach Ausbildungsplätzen in Großbritannien, die Lifetime Training zum Erfolg verholfen hat, brachte einige verwaltungstechnische Herausforderungen mit sich: Mit dem Auftragsvolumen ist die Anzahl der Verträge gestiegen, die Auszubildende und Arbeitgeber pro Jahr unterzeichnen müssen. Es dauerte immer länger, die umfänglichen Vereinbarungen für Weiterbildungskurse vorzubereiten. Und mit der neuen, gesetzlich vorgeschriebenen Berufsausbildungsabgabe („Apprenticeship Levy“) entstand einen administrativer Mehraufwand von 200 bis 300 Verträgen im Monat.

„Unser Prozess zur Vertragserstellung war langwierig und umständlich, und wir wollten den ersten Eindruck verbessern, den wir auf Interessenten machen“, so Stacey Rowston, Course Advisor bei Lifetime Training. „Wir mussten umdenken und überlegen, wie wir ein besseres Kundenerlebnis in einer Ära bereitstellen können, in der alles zeitnah ablaufen muss.“

Lifetime Training wollte im gesamten Unternehmen auf elektronische Unterschriften umstellen und entschied sich für Adobe Sign, die Lösung für elektronische Signaturen von Adobe Document Cloud. Ausschlaggebend waren der Status der Marke, die intuitive Bedienung und die enge Integration mit Microsoft Dynamics 365. Adobe Sign erfordert keine lange Einarbeitung und bietet zudem Prüfprotokolle und Tracking-Funktionen, die die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtern.

Compliance sicherstellen.

In Großbritannien sind Arbeitgeber mit einem Umsatz von mehr als 3 Millionen Pfund dazu verpflichtet, eine Berufsausbildungsabgabe („Apprenticeship Levy“) zu entrichten, die einem festgelegten Anteil der Lohnkosten des Unternehmens entspricht. Das bedeutet: Bevor ein Auszubildender eine Stelle antreten kann, muss der Arbeitgeber einen Vertrag mit der ausgewählten Bildungseinrichtung abschließen.

Um diesen zusätzlichen Aufwand zu bewältigen, hat sich Lifetime Training für die Implementierung von Adobe Sign mit Microsoft Dynamics 365 entschieden. Dank dieser Integration lassen sich Verträge aus Dynamics 365 CRM heraus versenden, verfolgen und elektronisch unterzeichnen – überall, jederzeit und auf jedem Gerät. Der mit Adobe Sign erstellte Vertrag zur Berufsausbildungsabgabe wird automatisch mit Daten aus Dynamics 365 befüllt. So werden Eingabefehler vermieden. Nach Unterzeichnung durch den Arbeitgeber wird der Vertrag einschließlich aller eingegebenen Daten in Dynamics 365 CRM rückübertragen.

Der digitale Workflow mit Adobe Sign und Microsoft Dynamics 365 hilft Lifetime Training, alle Bestimmungen rund um die Berufsausbildungsabgabe zuverlässig einzuhalten. Verträge lassen sich nur dann generieren, wenn alle erforderlichen Ausbildungsdaten erfasst wurden. So wird sichergestellt, dass jeder Ausbildungsvertrag den Vorgaben entspricht. Prüfprotokolle und Tracking-Funktionen ermöglichen den Nachweis der Compliance. Lifetime Training nutzt diese Daten auch, um die Prozesse und Workflows rund um sein Ausbildungsprogramm kontinuierlich zu optimieren.

„Unser Prozess mit Adobe Sign ist effizient, standardkonform und liefert professionelle Resultate“, so Piran Scott, Divisional Finance Director bei Lifetime Training. „Dank der Adobe-Lösung heben wir uns vom Wettbewerb ab und sichern unsere Position als Branchenführer.“

Vertragsabwicklung optimieren.

Nach den Erfolgen beim Ausbildungsprogramm entschied Lifetime Training, die Integration von Adobe Sign und Microsoft Dynamics 365 auch für die Vertragsangelegenheiten bei Weiterbildungskursen zu nutzen. Früher mussten Mitarbeiter Verträge und Darlehensanträge anpassen, drucken und per Post an Interessenten senden, die sie überprüften, unterschrieben und zurückschickten. Die ausgefüllten Verträge wurden anschließend gescannt und im ITSystem von Lifetime Training gespeichert.

Oftmals gingen jedoch Verträge ein, in denen Informationen oder Unterschriften fehlten. Manchmal gingen die Dokumente auch auf dem Postweg verloren. In solchen Fällen mussten Mitarbeiter den gesamten Prozess wieder von vorne beginnen. Mit bis zu 200 Verträgen pro Monat, die im Durchschnitt jeweils 19 Seiten umfassen, nahm der Prozess viel Zeit und Papier in Anspruch.

Mit dem digitalen Workflow auf Basis von Adobe Sign und Microsoft Dynamics 365 können Verträge in nur 30 Sekunden erstellt und elektronisch verschickt werden. Dies bedeutet eine Zeitersparnis von 90 % im Vergleich zur bisherigen Dauer von bis zu fünf Minuten pro Vertrag. Genauso wurde die Rücklaufdauer von Verträgen von durchschnittlich 5 Tagen auf 24 Stunden verkürzt – das ist eine Zeitersparnis von 80 %.

Dank Funktionen zur Unterzeichnung auf Mobilgeräten und für tägliche automatische Erinnerungen in Adobe Sign lassen sich Verträge schneller abschließen. Interessenten können Dokumente auf jedem Gerät unterzeichnen, selbst auf einem Smartphone. Wenn sich die Unterzeichnung des Dokuments verzögert, werden sie durch automatische Erinnerungen auf den erforderlichen Schritt hingewiesen.

Früher waren bis zu 40 % der Verträge in Papierform fehlerhaft und mussten überarbeitet werden. Mit Adobe Sign und Microsoft Dynamics 365 konnte dieser Anteil auf weniger als 5 % reduziert werden. Jetzt haben die Mitarbeiter von Lifetime Training mehr Zeit, um sich dem Verkauf von Kursen zu widmen und Teilnehmer bei der beruflichen Weiterentwicklung zu unterstützen.

„Der alte, papierbasierte Prozess war so langwierig, dass wir befürchten mussten, Interessenten, die unter Zeitdruck stehen, an andere Anbieter zu verlieren“, so Scott. „Dank der Integration von Adobe Sign mit Microsoft Dynamics 365 können unsere Mitarbeiter Verträge bereits während eines Telefongesprächs mit einem Interessenten ausfüllen und versenden. Der Kunde kann den Vertrag sofort elektronisch unterzeichnen – ebenfalls noch während des laufenden Telefonats. Das macht den Prozess wesentlich interaktiver.“

Rowston fügt hinzu: „Seit der digitalen Transformation mit Adobe Sign können sich unsere Mitarbeiter auf das konzentrieren, was sie am besten können: Umsatz steigern, Karrieretipps geben und die Wettbewerbsfähigkeit britischer Unternehmen stärken.“

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