Digital handlungsfähig bleiben dank digitaler Signatur

Manchmal braucht es einfach einen Schubs, um aus einem „man müsste mal“ ein „jetzt aber wirklich“ zu machen. So dramatisch die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie gesellschaftich, politisch und wirtschaftlich waren und sind – die radikalen Einschnitte im Zuge von Lockdowns und Kontaktbeschränkungen haben nicht nur dazu geführt, dass zahlreiche Keller entrümpelt wurden. Auch viele Unternehmen haben die Herausforderung als Chance begriffen und die Digitalisierung angepackt.

Auch bei ZDF Studios war die Pandemie ein Katalysator für die ohnehin schon umfangreich laufenden Digitalisierungsmaßnahmen. Die 1993 gegründete privatwirtschaftliche Tochtergesellschaft des ZDF mit Sitz in Mainz verantwortet den internationalen Programmvertrieb, die Umsetzung zahlreicher Ko-Produktionen, den Lizenzankauf für extern produzierte und im ZDF ausgestrahlte Programme sowie Merchandising und Vermarktung der ZDF-Eigenproduktionen. „Auch wenn die Materialabwicklung über die Jahre enorm zugenommen hat – Verträge bleiben unser Kerngeschäft“, erzählt Simon Zsebök, Vice President Digital Innovation bei der ZDF Studios GmbH. „Unsere Kund:innen sind Lizenznehmer und -geber sowohl im europäischen Raum als auch international. Als COVID-19 aufkam, waren viele Partner:innen – je nach Betroffenheitsgrad und erlassenen Regelungen – nach unserer geltenden Unterschriftenrichtlinie zeichnungsunfähig.“ Nicht jede:r hat zu Hause noch einen Drucker, wie sollen da Verträge unterschrieben und das Geschäft am Laufen gehalten werden? Für Simon Zsebök lag die Antwort auf der Hand: mit der Einführung der elektronischen Signatur.

Die globale Gemeinschaft rückt zusammen – trotz Social Distancing

Zwar stand die Möglichkeit zu schaffen, Verträge vollständig digital abzuwickeln, schon länger auf Simon Zseböks Wunschliste. Doch erst die Pandemie gab den erforderlichen Stups, um sich den vielen aufgeschobenen Fragen und Unsicherheiten im Zusammenhang mit der E-Signatur zu stellen. Vollständig digitale Unterschriftenprozesse sind kein nettes Extra, sondern entscheidend für die Geschäftsfähigkeit des Unternehmens. „Ohne den Katalysator COVID-19 hätten wir den Einsatz der digitalen Unterschrift bis heute vermutlich immer noch nicht realisiert – weil es Prio 23 auf der Liste war“, schmunzelt Simon Zsebök. „Das liegt gar nicht einmal daran, dass das Unternehmen Innovationen abgeneigt wäre, ganz im Gegenteil.“ Dass das Thema digitale Unterschrift oft nur zögerlich angegangen wird, ist in den Augen des Digital Innovation-Spezialisten insbesondere auf dem deutschen Markt ein sehr kulturelles Phänomen – und das, obwohl die elektronische Signatur durch die Entscheidung des EuGH einer handschriftlich auf Papier geleisteten Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. „Als wir zu Beginn der Pandemie Verträge per Kurier zu Partner:innen rund um die Welt schicken mussten und sich auch die internen Unterschriftenläufe durch die Home Office Zunahme hingezogen und verkompliziert haben, fiel die Entscheidung für die elektronische Unterschrift jedoch sehr schnell“, erzählt Simon Zsebök.

Nachdem die Entscheidung einmal gefällt war, dauerte es nur drei Monate bis zur ersten elektronischen Vertragsabwicklung. „Im April 2020 haben wir begonnen, die Signatur-Lösung zu implementieren, den ersten echten, von allen Parteien unterzeichneten Vertrag hatten wir im Juni vorliegen“, erinnert sich Simon Zsebök. „Wir haben uns unter anderem für Adobe Acrobat Sign entschieden, da die Administrationsmöglichkeiten deutlich besser auf unsere Anwendungsfälle zugeschnitten sind, als bei den relevanten E-Signatur-Mitbewerbern. So haben uns vor allem die Vertretungsregelungen, die Möglichkeit, Signier-Gruppen zu erstellen als auch Gruppen im Allgemeinen eindeutiger voneinander trennen zu können, überzeugt.“ Außerdem sind Adobe-Produkte beim ZDF bereits etabliert und ZDF Studios wollte für eine potentielle verbundsinterne Vertragsabwicklung optimal aufgestellt sein.

Das digitale Mindset ist entscheidend

Klar ist aber auch: Mit der Einführung einer neuen Technologie allein ist es nicht getan. Für die ZDF Studios GmbH ist die Einführung der elektronischen Signatur auch eine Chance, Unterschriftenprozesse allgemein effizienter zu gestalten. „In jeden Unterschriftenprozess sind in der Regel mindestens sechs Personen involviert; vier auf Seiten der ZDF Studios GmbH, beim Lizenznehmer oder -geber sind es zwei bis vier“, erklärt Simon Zsebök. „Wenn wir von einem analogen Unterschriftenprozess ausgehen, unterschreiben alle Parteien nacheinander. Kommen dann noch externe Vertriebsagent:innen dazu, kann der Unterschriftenlauf mehrere Wochen in Anspruch nehmen.“ Weil im Rahmen der elektronischen Unterschrift mit Adobe Acrobat Sign alle Parteien auf das selbe Dokument zugreifen können, muss die Datei nicht erst weitergeleitet werden, bevor die nächste Person an der Reihe ist. „Im Schnitt sind wir mit Adobe Acrobat Sign aktuell schon bei wenigen Tagen für die Vertragsabwicklung angekommen – bei einzelnen Fällen schon im Stundenbereich“, so Simon Zsebök. „Wenn die Abläufe Routine geworden sind und auch die Partner:innen sich auf das neue Verfahren eingestellt haben, gehe ich davon aus, dass wir ein Gros der Verträge innerhalb weniger Stunden abwickeln können.“

Zentraler Anspruch für den Vice President Digital Innovation ist, alle Mitarbeiter:innen beim Etablieren neuer Tools mitzunehmen und sie mit der Handhabung nicht allein zu lassen. „Die Einführung der elektronischen Signatur wurde von Anfang an durch unseren Bereich Digital Innvoation eng begleitet“, erzählt Simon Zsebök. Dafür gibt es unter anderem einen festangestellten Digital Learning Manager, der die Mitarbeiter:innen nicht nur im Umgang mit Adobe Acrobat Sign schult, sondern auch Trainingsvideos rund um die eingesetzten digitalen Tools aufnimmt, auf die die Kolleg:innen immer dann zugreifen können, wenn sie eine Frage haben. Außerdem entscheidend: flexibel bleiben. „Ich dachte am Anfang, wir brauchen vielleicht zehn Lizenzen für die Kolleg:innen, die Verträge in den Unterschriftenlauf geben, zücken die Firmenkreditkarte und in drei Wochen sind wir startklar für den Einsatz der E-Signatur“, lacht Simon Zsebök. „Selten habe ich ein Thema so massiv unterschätzt! Denn schlussendlich brauchten wir für mehr als 90 Kolleg:innen Adobe Acrobat Sign-Lizenzen – entscheidend sind hier nicht nur die Sender:innen sondern auch die Signierenden; nur mit einer Adobe Acrobat Sign Lizenz haben sie Zugriff auf ihre elektronische Unterschriftenmappe und verlieren nicht den Überblick im E-Mail-Postfach.“ Hinzu kam, dass auch die juristische Auseinandersetzung mit dem Thema sehr viel Zeit in Anspruch genommen hat, um im Ergebnis eine Unterschriftenrichtlinie im Unternehmen zu verabschieden, mit der sich alle wohl fühlen. „Es dauert schlicht Zeit, um zu verstehen, welche E-Signaturformen es gibt, wie sich diese unterscheiden, wann beispielsweise eine fortgeschrittene E-Signatur ausreicht und für welche Vertragsvorgänge wir wiederum eine qualifizierte Unterschrift benötigen. Für Letztere mussten zunächst weitere technische Voraussetzungen geschaffen werden und dann diskutiert man ganz schnell exportkontrollrechtliche Themen und muss sich fragen, ob man Handel mit Firmen auf Sanktionslisten treibt.“ Natürlich ist die Einführung einer neuen Technologie immer auch ein Stück weit ‚Learning by Doing‘. „Für uns war es ein toller Erfolg, so schnell wieder handlungsfähig zu sein und eine weitere moderne Lösung im Haus etabliert zu haben. Und die elektronische Unterschrift ist für uns auch ein bedeutender Schritt, um die Homeoffice-Tätigkeit der Büroarbeit gleichwertig zu machen, auch über die aktuelle Krise hinaus. Mein insgeheimer Wunsch ist, dass die E-Signatur für uns der Standard wird und nicht nur als nette Alternative gesehen wird.“

Die nächsten Ziele sind bereits gesteckt

Ausruhen kommt für Simon Zsebök und sein Team jedoch nicht in Frage, die nächsten Projekte sind bereits in der Umsetzung. „Das lineare TV-Programm ist noch immer unser Brot- und Buttergeschäft, das wird sich so schnell auch nicht ändern“, erklärt Simon Zsebök. „Doch der Video on Demand-Markt (VoD) ist in den letzten Jahren rapide gewachsen, darauf müssen und wollen wir natürlich reagieren, indem wir unsere Media Supply Chain effizienter gestalten.“ War die ZDF Studios GmbH traditionell strikt auf Verhandlungen mit anderen Medienhäusern, also auf das B2B-Geschäft ausgelegt, rückt allmählich der direkte Draht zu den Rezipient:innen in den Fokus. Für den deutschen Markt ist eine eigene Streamingplattform zwar noch nicht in Planung, in Großbritannien und USA ist mit der „Get.factual“-App jedoch bereits ein Pilotprojekt am Markt.

Die Belieferung von VoD-Plattformen ist ein komplexes Volumengeschäft, jeder manuelle Arbeitsschritt potentiert sich um ein Vielfaches. Jeder kennt und sieht die zahlreichen Grafiken bei den großen Streaminganbietern, doch kaum jemand fragt sich, wer diese Artworks dorthin bringt. Das Vertriebspaket ZDF select besteht aus circa 6.000 Titeln, jeder einzelne erfordert eine Vielzahl an Grafiken: Serien-Artwork, Staffel-Artwork, Episodenbilder, Character Shots etc. Da jede VoD-Plattform in Bezug auf das Seitenverhältnis sowie die Größe der Grafiken ihre eigenen Spezifikationen hat, müssen die Bilder bei jeder Auslieferung neu konfektioniert werden. Das umfasst mehr als zehntausend Grafiken, die von Netzlaufwerken herausgesucht, von Agenturen angepasst und von Dienstleister:innen ausgeliefert werden müssen. Diesen Prozess optimiert die ZDF Studios aktuell mit Hilfe von Adobe Experience Manager. „Das hochstrukturierte, metadatenführende Digital Asset Management-System ermöglicht es uns beispielsweise, die zahlreichen Episodenbilder für eine Auslieferung auf Knopfdruck gemäß den in Adobe Experience Manager hinterlegten Plattformspezifikationen smart zu konfektionieren und an der Zieladresse digital und gemäßt den Bildabmessungen der Zielplattform bereitzustellen.“ Derzeit steht das Unternehmen kurz vor dem Go-Live und in der darüber hinaus andauernden Phase der Datenmigration, schließlich müssen alle vertriebsrelevanten Grafiken in Adobe Experience Manager migriert werden. „Das ist eine echte Mammutaufgabe, denn wir sprechen hier von zigtausenden Dateien. Doch die Mühen werden sich schnell auszahlen, wenn wir diesen weiteren wichtigen Meilenstein umgesetzt haben. Adobe ist also schon heute ein wichtiger Baustein in der Gesamtdigitalisierungstrategie von ZDF Studios.“

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