Les raisons pour lesquelles les projets échouent
Votre équipe a beau faire des heures supplémentaires, elle peine à suivre les demandes ad hoc, tandis que votre responsable exige des mises à jour constantes. Cela vous rappelle quelque chose ? Votre processus de gestion de projet est peut-être défectueux.
Les processus inefficaces entraînent épuisement professionnel, baisse de productivité, absentéisme et rotation du personnel, ce qui, au final, coûte cher aux entreprises. À l’inverse, les équipes très organisées enregistrent une baisse de 78 % de l’absentéisme et de 51 % de la rotation du personnel. Elles sont, par ailleurs, 23 % plus rentables.
Comment faire en sorte que les équipes gèrent efficacement les informations, communiquent et collaborent afin que le projet reste sur la bonne voie ? Découvrez dans cet article les cinq pièges courants de la gestion de projet, ce qui fait échouer les projets et les solutions pratiques qui garantissent leur réussite.
Voici les points abordés :
- Difficulté n° 1 : vous ne pouvez pas suivre toutes les requêtes ad hoc.
- Difficulté n° 2 : vous ne pouvez pas voir sur quoi votre équipe travaille.
- Qu'est-ce que la gestion des parties prenantes ?
- Difficulté 3 : vous avez trop d'outils déconnectés.
- Difficulté n° 4 : vous ne pouvez pas combiner les méthodologies.
- Difficulté n° 5 : votre plateforme de travail n’est pas unifiée.
Difficulté n° 1 : vous ne pouvez pas suivre toutes les requêtes ad hoc.
Les demandes formulées en milieu de projet ou à la dernière minute proviennent de partout : il peut s’agir de rapports, de mises à jour, d’avis ou d’e-mails. Certains services IT affirment consacrer jusqu’à la moitié de leur temps à des tâches imprévues. Selon notre rapport 2023 sur l'état du travail, nous sommes interrompus plus de 13 fois par jour pendant que nous travaillons. Après chaque interruption, revenir à la tâche en cours peut prendre 20 minutes ou plus.
Solution : maîtrisez les tâches ad hoc.
La gestion moderne du travail exige de pouvoir gérer tout type de tâches, qu’elles soient planifiées ou non. Il est essentiel de se préparer à l’inattendu, car, malgré une solide planification, le projet ne se déroule quasiment jamais exactement comme prévu.
Cependant, ce n’est pas parce que vous recevez des demandes ad hoc que vous devez répondre à chacune d’elles. Suivre les projets ad hoc est un moyen de se faire une idée précise du travail à accomplir, de fixer des limites claires et d’uniformiser votre processus de gestion des demandes. Pour conserver cette organisation à mesure que le projet avance, vous devrez peut-être vous concentrer sur des choses spécifiques, comme votre calendrier et votre boîte de réception.
Comprenez ce qui empêche les gens de faire leurs tâches. Téléchargez notre rapport 2023 sur l’état du travail.
Difficulté n° 2 : vous ne pouvez pas voir sur quoi votre équipe travaille.
Aux États-Unis, environ trois quarts des travailleurs et travailleuses aimeraient disposer d’un emplacement centralisé pour visualiser leurs tâches dans toute l’entreprise. Plus de la moitié des personnes interrogées déclarent qu’il est plus facile d’obtenir des informations en tant que consommateur ou consommatrice que sur leur lieu de travail.
La visibilité réduite, voire nulle, sur les tâches est l’une des principales causes du travail imprévu et de la surcharge de travail. Lorsque vous ignorez à quoi vous devez consacrer votre temps, vous ne pouvez pas gérer efficacement vos priorités. Sans priorités claires, tout semble urgent, même si ce n’est pas le cas. Gérer son temps de manière efficace est un domaine essentiel de la gestion de projet, mais cela est imposible sans une visibilité sur le travail à effectuer.
Le manque de visibilité va également de pair avec le manque de flexibilité, car il entrave la capacité à s’adapter rapidement aux modifications liées au projet ou à des conditions changeantes.
Sans compter qu’il rend quasiment impossible l’évaluation du travail du personnel. Les responsables ont besoin d’une visibilité constante sur le travail de leur équipe afin de pouvoir faire des commentaires clairs et utiles, et planifier efficacement les futurs projets.
Nous sommes déjà submergés par les e-mails et les messages. Ne laissez pas le manque de visibilité entraîner des demandes de mise à jour inutiles et bouleverser votre plan de gestion des communications. En fait, les communications à faible valeur ajoutée, les tâches et les réunions inutiles nous font perdre plus de 8,7 heures par semaine.
Solution : ayez une vision claire.
Grâce à un emplacement centralisé pour la gestion du travail et à un processus simplifié, les responsables accéderont de manière cohérente aux mises à jour dont ils ont besoin, plutôt que de surcharger leurs équipes de demandes de statut. La réduction des communications inutiles fait gagner du temps aux parties prenantes, tout comme une visibilité constante sur les tâches, les priorités, les personnes et l’avancement du travail.
Qu'est-ce que la gestion des parties prenantes ?
Ce processus nécessite de communiquer l’état d’avancement du projet, les coûts et les obstacles rencontrés aux parties prenantes pour améliorer la visibilité, s’adapter aux changements d’orientation et gérer les attentes. Les parties prenantes sont des personnes impliquées dans votre projet ou dont les intérêts peuvent être impactés par son exécution ou son achèvement.
Le processus de gestion des parties prenantes permet aux gestionnaires de projet de gérer le changement ce qui le rend moins effrayant. Le plan de gestion des parties prenantes joue un rôle essentiel, car il indique toutes les interactions des gestionnaires de projet avec les parties prenantes directes ou indirectes, ce qui les aide à maintenir des liens concrets entre le projet et les opérations quotidiennes.
Difficulté 3 : vous avez trop d'outils déconnectés.
Près de la moitié des personnes interrogées déclarent que le nombre d’applications et de programmes nécessaires à l’exécution de leurs tâches nuit à leur productivité. Par ailleurs, 39 % estiment que le nombre d’options de communication disponibles a un impact négatif sur leur capacité à mener à bien leur travail.
Les outils de communication ne sont toutefois pas le seul problème. Nous sommes également submergés par les multiples façons de partager des fichiers, de réseauter, d’enregistrer le temps passé sur nos tâches, d’archiver notre travail et de gérer nos données.
Solution : déterminez quand connecter les outils et quand les supprimer.
Lorsque cela est possible, la première étape pour organiser et simplifier l’utilisation de vos différents outils consiste à les fusionner et à les connecter. Vous avez le choix entre de nombreuses plateformes dotées de fonctionnalités API pour transférer des données et vous pouvez centraliser votre système d’enregistrement opérationnel (OSR), comme votre outil de gestion de la relation client (GRC), votre application de gestion des ressources humaines (GRH) ou votre progiciel de gestion intégré (PGI).
Faites toutefois attention aux redondances et éliminez les outils superflus afin de limiter la confusion. Évitez d’ajouter des applications sous prétexte qu’elles sont nouvelles, peu coûteuses ou populaires. Soyez sélectif lorsque vous choisissez votre principal outil de collaboration digitale. Écartez d’emblée les outils obsolètes et leurs utilisations peu pratiques (par exemple, l’utilisation des e-mails comme outils de planification).
Difficulté n° 4 : vous ne pouvez pas combiner les méthodologies.
La gestion de projet moderne ne se limite plus à une seule méthodologie. Auparavant, les équipes utilisaient la méthode Waterfall. Elles sont désormais invitées à gérer des projets avec la méthode Agile ou à combiner les deux. Effectuer la transition d’une méthodologie à une autre ou trouver un moyen efficace d’en combiner deux ou plus nécessite de la préparation et des recherches. Le fait de ne pas savoir comment procéder nuit à coup sûr à la réussite du projet et perturbe votre mode de gestion.
Solution : trouvez la combinaison idéale pour votre entreprise.
Lorsque vous combinez des méthodologies, vous n’essayez pas de faire rentrer des ronds dans des carrés. Vous rechercher la complémentarité. Vous n’exigez pas non plus qu’une équipe utilise un processus qui ne lui convient pas. Près de la moitié des gestionnaires de projet (44 %) estiment que Waterfall et Agile doivent coexister. La mission d’un ou d’une responsable consiste à trouver des outils qui permettent de passer de l’une à l’autre, cumulent les données, rendent compte des progrès de chacun et chacune et permettent aux équipes de s’adapter à une méthodologie différente.
Vous devez également connaître les avantages et les inconvénients de chaque méthodologie. Lorsque vous combinez les méthodologies, vous devez impérativement former, susciter l’adhésion et clarifier les choses.
Difficulté n° 5 : votre plateforme de travail n’est pas unifiée.
Le chaos ne doit pas régner sur vos processus et votre quotidien. Les enjeux sont considérables, et il est nécessaire de rester concentré sur la productivité et l’avancement des projets. Adoptez une nouvelle approche : la gestion du travail.
Solution : utilisez un outil de gestion du travail.
La gestion du travail englobe tous les types de travail (planifié et non planifié), les méthodologies (Agile et Waterfall) et les utilisateurs et utilisatrices (techniques et métier). Il s'agit d'un système global déployé à l'échelle de l'entreprise, qui gère le cycle de vie complet du travail.
La gestion du travail met l’accent sur la visibilité, de la demande initiale à la livraison, et sur la mesure des tâches, problèmes, projets, etc. Elle propose un emplacement unique pour gérer les demandes de travail, suivre l’avancement des tâches, gérer les ressources, planifier la capacité, collecter les données de projet et fournir une visibilité facilement personnalisable à toutes les audiences.
Conseils pratiques pour les gestionnaires de projet
- Attendre n'est jamais une bonne option. Une bonne gestion des parties prenantes implique d'anticiper et de traiter les problèmes avant qu'ils ne prennent trop d’importance. N’attendez pas qu’un problème soit flagrant : il est souvent plus difficile de le résoudre à ce stade.
- Proposez toujours une solution. Soulever un problème sans proposer de solution potentielle revient à dire aux parties prenantes : « Licenciez-moi tout de suite. » En tant que gestionnaire de projet, trouver des solutions fait partie de votre travail.
- Spécifiez les actions requises. Ne partez pas du principe que les parties prenantes savent forcément quand elles doivent agir. Rappelez, sous forme de liste, les actions à entreprendre et à quel moment.
- Dites toujours oui. Mais assurez-vous que tout le monde comprend le coût de ce « oui ». Les sponsors et les parties prenantes n’aiment pas qu’on leur dise « non », donc évitez de le faire. Assurez-vous simplement qu’ils comprennent le coût de leur demande, afin qu’ils puissent juger par eux-mêmes si ce "oui" en vaut la peine.
- Créez des rapports tout au long du projet. La perception devient réalité. Si les parties prenantes ont l’impression que vous ne faites rien, alors vous ne faites rien. Ne tendez pas le bâton pour vous faire battre. Dans la plupart des entreprises, les parties prenantes ont une capacité d’attention limitée. Les projets de longue durée qui nécessitent qu’elles soient très patientes ont tendance à s’essouffler et finissent par échouer. En apportant de la valeur ajoutée régulièrement, c’est-à-dire à de courts intervalles (de 3 à 4 semaines), vous mobilisez et intéressez les parties prenantes.
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