Tout savoir sur la gestion des stocks et sur son importance
Pour les entreprises qui vendent des produits, la gestion des stocks est essentielle à leurs opérations courantes. Elle sert de moteur aux principaux processus d’achat, de stockage et d’expédition indispensables au bon déroulement de leur activité. Dotée d’un système de gestion des stocks adéquat, une entreprise peut gagner du temps et réduire ses coûts tout en améliorant l’expérience client.
Si vous travaillez dans la gestion des stocks ou dans un domaine lié, vous connaissez certainement sa force d’impact. Les équipes dirigeantes et les responsables du e-commerce doivent eux aussi mesurer l’intérêt de la gestion des stocks et maîtriser les outils disponibles pour la rendre plus efficace.
Dans cet article, vous découvrirez en quoi consiste la gestion des stocks, les raisons pour lesquelles elle est importante pour votre activité, les différentes techniques en usage ainsi que quelques solutions pouvant faciliter la vôtre.
Cet article aborde les points suivants :
- Qu’est-ce que la gestion des stocks ?
- Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante ?
- Avantages de la gestion des stocks
- Techniques de gestion des stocks
- Systèmes de gestion des stocks
- Faciliter la gestion des stocks à l’aide de la plateforme adéquate
Qu’est-ce que la gestion des stocks ?
La gestion des stocks se réfère aux processus utilisés par une entreprise pour acquérir les articles qu’elle commercialise, les stocker, assurer leur traçabilité et les expédier. Elle suppose de gérer un espace physique (généralement un entrepôt) dans lequel sont stockées ces marchandises, mais aussi de piloter les ressources humaines et les processus chargés de les y transporter.
Si la gestion des stocks est liée à la gestion de la chaîne logistique, elles sont néanmoins différentes. La chaîne logistique désigne le réseau de fournisseurs auquel un retailer fait appel pour acquérir les produits qu’il commercialise, tandis que les stocks se rapportent aux produits et à leur stockage à partir du moment où ils sont achetés.
Les méthodes de gestion des stocks varient en fonction du type d’entreprise et des articles commercialisés. Pour autant, que votre établissement relève d’un modèle B2B ou B2C et indépendamment de la nature et du volume des ventes réalisées, vous devez gérer vos stocks avec efficacité et précision.
Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante ?
Le fait, pour une entreprise, d’avoir un inventaire précis des marchandises dont elle dispose représente un facteur décisif dans la gestion des stocks. En conservant un niveau de stock adéquat, elle évite les ruptures (et le mécontentement de la clientèle) ou les commandes excessives occasionnant un surstockage et des dépenses inutiles.
Les entreprises qui ne gèrent pas efficacement leurs stocks s’exposent à plusieurs risques, dont la mauvaise utilisation de leurs ressources financières n’est pas le moindre. Les stocks sont l’essence même d’une activité et ils représentent un énorme investissement. Les entreprises engagent des dépenses pour acquérir leurs stocks et au titre des taxes éventuellement exigibles sur les articles concernés. S’y ajoutent d’autres frais comme le coût des services publics, les primes d’assurance et les autres dépenses de gardiennage des entrepôts et des espaces de stockage associés.
Les stocks représentent également un investissement significatif en termes de temps et d’efforts. Le personnel doit périodiquement les dénombrer. Si cette opération n’intervient qu’une fois par an pour les articles saisonniers, elle peut aussi être renouvelée à quelques semaines d’intervalle pour les autres types de stocks.
Une gestion des stocks médiocre ou inexistante risque de saper les efforts de l’entreprise, autrement dit le temps et les investissements qu’elle a consacrés à ses marchandises. Correctement menée, en revanche, la gestion des stocks peut lui procurer une myriade d’avantages.
Avantages de la gestion des stocks
Les avantages de la gestion des stocks sont multiples et s’étendent d’une plus grande efficacité financière à l’amélioration de la satisfaction de la clientèle. Cumulés, ils confortent la réussite de l’entreprise. Des stocks bien gérés procurent nombre d’avantages importants, notamment :
Réduction des coûts et gains de temps
La gestion des stocks contribue à rentabiliser le temps et l’argent investis dans cette activité. En disposant à tout moment d’un inventaire précis des stocks disponibles, vous vous épargnez de fréquents et fastidieux recomptages. Vous faites en outre l’économie de commandes de réapprovisionnement si vos stocks sont suffisants pour satisfaire la demande de la clientèle.
Meilleure organisation
L’agencement physique des stocks influe sur le temps nécessaire au personnel pour trouver et expédier les articles, lequel conditionne la rapidité de traitement des commandes et la satisfaction de la clientèle. La gestion des stocks vous permet d’identifier les articles les plus vendus, ceux qui sont fréquemment associés dans une même commande, ceux dont les délais de réassort sont très longs et ceux qui mettent le plus de temps à s’écouler. À partir de ces données, vous pouvez agencer efficacement vos stocks.
Satisfaction de la clientèle
La difficulté à localiser ou à prélever des articles en stock se solde par des retards de livraison et la déception de la clientèle. La gestion des stocks permet d’accélérer les livraisons en aidant l’entreprise à gérer l’entreposage et l’écoulement des articles. Elle limite également le risque de devoir annuler une commande ou signaler une pénurie sur certains articles du fait de stocks insuffisants, évitant ainsi des déconvenues à la clientèle.
Automatisation et analytics
Les outils automatisés offrent la possibilité d’assurer un suivi et une analyse systématiques des données relatives aux stocks. En recourant à une application de gestion des stocks, une entreprise peut collecter automatiquement des données sur le stock de marchandises actuel, la fréquence et la rapidité de transfert des stocks, etc. Ces informations l’éclairent sur les mécanismes de vente, pointent les possibilités d’amélioration des pratiques de gestion des stocks et contribuent à automatiser les processus, en indiquant par exemple un délai de livraison estimé.
Traitement des rappels de produits
Plusieurs milliers d’articles sont rappelés chaque année aux États-Unis. Si un article fait l’objet d’un rappel, le vendeur est tenu d’accepter les retours de ceux déjà commercialisés et détenus par la clientèle, tout en retirant de ses stocks les produits concernés qui n’ont pas encore été vendus. Dans ces situations délicates, les outils de gestion des stocks capables d’identifier rapidement l’origine et la date d’achat des produits par le vendeur sont décisifs pour procéder au rappel de manière efficace.
Techniques de gestion des stocks
Il existe plusieurs stratégies et processus de gestion des stocks. Les techniques suivantes peuvent vous aider à vous lancer.
Méthode « juste à temps » (JAT)
Avec la méthode « juste à temps » (JAT) appliquée à la gestion des stocks, les entreprises évoluant dans le secteur du commerce réceptionnent très exactement la quantité de stocks nécessaire au moment précis où elles en ont besoin. L’objectif pour ces entreprises est de limiter au minimum les excédents de stocks, voire de les éliminer complètement. Cette méthode leur évite ainsi d’investir des sommes excessives dans des produits dont elles n’ont pas encore besoin. Cette stratégie, qui repose sur une communication constante entre l’entreprise et ses fournisseurs, nécessite une application dédiée pour fonctionner correctement.
Quantité économique de commande (QEC)
En se servant de la formule QEC, les entreprises commandent les quantités optimales afin de n’avoir en permanence ni trop, ni trop peu de stocks. La QEC calcule, pour chaque commande, le nombre d’articles qui doivent venir compléter les stocks d’une entreprise afin de réduire au maximum leur coût total de possession, en supposant que la demande de la clientèle demeure inchangée. Cette technique contribue à optimiser les coûts de commande et de possession des stocks.
Stock de sécurité
Le stock de sécurité correspond à une tactique de gestion plus prudente consistant à stocker davantage de marchandises que nécessaire. Cette stratégie se révèle concluante face aux caprices d’une chaîne logistique qui peut parfois accuser des retards dans les délais de réapprovisionnement : le stock tampon supplémentaire permet alors de pallier le manque de certains articles.
État prévisionnel
L’état prévisionnel aide à déterminer la quantité d’articles que vous possédez en stock pour une période donnée. Cette approche proactive vous permet de stocker les articles appropriés avant que vous en ayez besoin au lieu d’intervenir lorsque votre stock descend en dessous d’un certain seuil. Le cas échéant, les données élémentaires à prendre en compte sont les tendances de vente antérieures et leur corrélation avec les futures attentes. Vous intégrez ainsi les variations saisonnières influant sur la demande.
Niveau de stock minimal
Un niveau de stock minimal correspond à la plus petite quantité de chaque article que vous devez en permanence posséder en stock. Cette base de référence facilite la passation systématique de commandes de produits auprès de vos fournisseurs à partir d’un indicateur de mesure simple. Lorsque le niveau de stock s’approche du seuil minimal prédéfini, vous savez qu’il convient de déclencher une commande de réapprovisionnement. Notez que ce niveau de stock minimal ne correspond pas nécessairement à la quantité que vous devez idéalement posséder. Une gestion optimale des commandes dans la durée nécessitera sans doute davantage d’articles.
Méthode FIFO (First In, First Out)
Selon la méthode FIFO (ou PEPS, premier entré, premier sorti), les éléments de stock les plus anciens sont les premiers à être vendus, et donc à sortir du stock lorsqu’une nouvelle commande est passée. Pour mettre en œuvre cette technique, votre entrepôt doit être agencé de sorte que votre système de prélèvement puisse extraire et expédier les articles les plus anciens en premier. La méthode FIFO est souvent utilisée pour atténuer l’impact de l’inflation, le prix d’achat du stock revendu en boutique étant présumé inférieur à celui du stock acheté récemment. Elle contribue à limiter le risque de stock dormant et est couramment employée pour des articles aux dates d’expiration courtes.
Méthode LIFO (Last In, First Out)
À l’inverse de la précédente, la méthode LIFO (ou DEPS, dernier entré, premier sorti) implique que les derniers articles entrés en stock soient vendus en premier. L’avantage est essentiellement d’ordre fiscal. Cette méthode génère un coût plus élevé des articles vendus et diminue la balance des stocks restants, minorant ainsi le résultat net et par conséquent, l’impôt dû. Principal inconvénient de la méthode LIFO, elle vous expose au risque d’expiration des produits. De ce fait, elle est généralement réservée aux articles non périssables, comme l’électronique ou les matériaux de construction.
Audits système
Il est prudent de procéder régulièrement à un contrôle des stocks en vérifiant que les écritures dans vos livres correspondent à la réalité. Les deux principaux types d’audits sont le contrôle par sondage et le comptage cyclique. Le contrôle par sondage s’opère sur une certaine partie de vos stocks ; réalisé fréquemment, il permet de repérer les inexactitudes. Le comptage cyclique, également appelé inventaire tournant, est un contrôle plus approfondi : il analyse systématiquement la totalité des stocks, mais à intervalles réguliers.
Analyse ABC
Une analyse ABC implique de classer vos articles en stock en trois catégories. La catégorie A regroupe les articles essentiels, achetés fréquemment et qui doivent être facilement disponibles. La catégorie B inclut les articles moyennement importants. La catégorie C réunit les articles rarement achetés ou ceux générant peu de valeur pour l’entreprise. L’analyse ABC vous permet de déterminer quels sont les articles à commander en priorité lors des réapprovisionnements et vous aide à définir l’agencement des produits dans votre entrepôt.
Systèmes de gestion des stocks
Un système de gestion des stocks se compose d’outils différents allant au-delà du simple suivi des stocks. Dans ce type de système, la gestion des stocks s’intègre à votre programme de comptabilité ou de ventes, à votre application d’expédition et à votre ERP, tout en vous donnant la possibilité de vérifier les quantités d’articles disponibles en stock à différents endroits.
Faciliter la gestion des stocks à l’aide de la plateforme adéquate
La gestion des stocks est primordiale car elle permet aux entreprises de se faire une idée précise des quantités d’articles disponibles en stock, de passer des commandes cohérentes et de répondre aux besoins de leur clientèle.
Au moment de vous lancer, dressez la liste des avantages et des inconvénients de votre système de gestion des stocks actuel (si vous en possédez un). Réfléchissez aux principales difficultés rencontrées dans le processus afférent et retenez, parmi les techniques proposées plus haut, celles qui semblent convenir le mieux à votre activité.
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