Comment choisir les outils de gestion de projet les plus adaptés à votre activité ?

Pour gérer le cycle de vie d’un projet, appuyez-vous sur des processus et des outils permettant de le mener à bien dans le respect des délais et du budget impartis.

Ce guide aborde les points suivants :

• Qu’est-ce qu’une application de gestion de projet ?
• Quelles sont les différences entre une application de gestion de projet et une application de gestion des tâches ?
• Quelle est la solution de gestion de projet qui vous correspond ?
• Comment trouver l’outil de gestion de projet le plus adapté à votre activité ?

Qu’est-ce qu’une application de gestion de projet ?

Ce type d’application simplifie les workflows en secondant votre équipe à toutes les étapes du cycle de vie d’un projet.

Elle facilite la collaboration, le suivi du temps de travail, l’allocation des ressources, l’établissement de listes de tâches et bien plus encore. La solution idéale proposera une vue chronologique du projet et des espaces de travail pour gérer les workflows, tout en offrant souvent des fonctionnalités personnalisables.

La plupart des systèmes applicatifs se focalisent sur certaines phases de la planification de projet, sans couvrir son déroulement de bout en bout.

Avec une application complète, vous pourrez suivre, du début à la fin, la progression de votre équipe sur des projets complexes. Pour faire le bon choix, interrogez-vous sur vos besoins :

• Faut-il gérer plusieurs projets avec différentes équipes ?
• Faut-il établir une liste digitale de tâches pour gérer les plus élémentaires d’entre elles ?
• Faut-il intégrer le CRM, les systèmes financiers ou les outils comptables ?
• Faut-il intégrer les méthodes Agile et Waterfall ?

Vous identifierez ainsi plus facilement les fonctionnalités de gestion de projet à privilégier.

Quelles sont les différences entre une application de gestion de projet et une application de gestion des tâches ?

Application de gestion de projet

L’application de gestion de projet offre une vue d’ensemble des objectifs, des ressources et des processus. Elle fournit aux gestionnaires de projet des outils indispensables à :

• l’organisation de projets de grande envergure ;
• leur découpage en tâches et en sous-tâches ;
• l’attribution individuelle de ces tâches ;
• le cochage des tâches réalisées au fur et à mesure.

Si chaque application est unique, toutes mettent généralement l’accent sur ces trois aspects :

• la communication sur les projets ;
• la création de workflows en mode Agile ;
• l’accompagnement sur des méthodologies de gestion de projet bien précises.

Avantages :

Centralisation

Nombre de systèmes de gestion de projet permettent de centraliser :

• la communication ;
• la collaboration ;
• l’assignation des tâches ;
• la vérification des documents ;
• la gestion des assets.

Les solutions applicatives qui donnent librement accès aux informations sur les projets peuvent éliminer les inefficacités et les goulets d’étranglement tout en simplifiant les processus. Certaines laissent néanmoins à désirer concernant la gestion de demandes ponctuelles exclues du périmètre des projets ou le partage d’informations en temps réel.

Suivi des projets

L’application de gestion de projet assure un suivi des projets, depuis le dépôt d’une demande par un membre de l’équipe jusqu’à l’achèvement du travail et sa documentation. Vous disposez d’un récapitulatif, au jour le jour, des tâches assignées à votre équipe ainsi que d’une vue à 360 degrés de vos projets permettant de connaître instantanément leur état d’avancement.

Accès universel (en tout lieu)

Vous voulez savoir sur quoi travaille votre équipe actuellement ? Rien de plus simple. Une application avancée de gestion de projet permet de consulter les dernières données en date et de connaître le statut d’un projet à tout moment. Si vous optez pour une solution dans le cloud avec application mobile, les membres de votre équipe auront facilement accès à leurs projets, où qu’ils soient.

Inconvénients :

Phase d’apprentissage

Certains outils de gestion de projet nécessitent une formation complexe pour pouvoir être maîtrisés par celles et ceux qui débutent.

Informations tarifaires

La plupart des éditeurs font preuve de transparence sur leurs coûts. D’autres, non.

Indisponibilité

Planifier un projet, en définir les jalons, renseigner les systèmes de gestion de projet et attribuer les tâches aux différents membres de l’équipe sont des opérations qui peuvent prendre du temps.

Complexité injustifiée

Certaines applications peuvent amener des personnes inexpérimentées à générer des projets complexes sans raison.

Application de gestion des tâches

Comme son nom l’indique, cette application est centrée sur les tâches, les plus petites unités de travail. Ses fonctionnalités englobent généralement :

• la création de tâches ;
• leur visualisation ;
• des notifications pour les différents projets ;
• la gestion en continu des tâches de l’entreprise.

Avantages :

Facilité d'utilisation

Les systèmes de gestion des tâches permettent aux membres d’une équipe d’être opérationnels plus vite, avec un minimum de formation. Faciles à utiliser, les listes de tâches et leurs dépendances peuvent être traitées sans interruption ou presque.

Contrôle précis

Les systèmes de gestion des tâches vous permettent de bénéficier d’une vue détaillée des activités qui occupent les membres de votre équipe à un moment précis.

Suivi des tâches occasionnelles

Si votre manager ajoute une tâche non planifiée à votre liste, elle s’affiche en temps réel dans vos tableaux de bord, ce qui facilite le suivi des requêtes ponctuelles non prévues au départ.

Inconvénients :

Vue limitée

L’application de gestion des tâches portant sur une infime partie du travail, les membres de l’équipe risquent de ne pas mesurer véritablement l’ampleur d’un projet. Si vous avez besoin de disposer d’une vue d’ensemble du calendrier, ce type d’application n’est pas forcément le meilleur choix.

Manquements des versions « gratuites »

Nombre d’éditeurs de systèmes de gestion des tâches proposent des versions gratuites, mais elles comportent nettement moins de fonctionnalités que les versions payantes.

Gains à court terme

Si les outils de gestion des tâches conviennent parfaitement pour gérer la charge de travail de votre équipe au quotidien, ils ne sont pas optimisés sur le long terme pour la gestion des ressources, la collaboration et les projets de grande envergure.

Quelle est la solution de gestion de projet qui vous correspond ?

L’application qui boostera la productivité de votre équipe n’est pas une solution toute faite. Celle jugée la meilleure pour une entreprise ne conviendra pas forcément à une autre.

Sans doute rechercherez-vous, au départ, une application de gestion de projet capable d’amener votre équipe du point A au point B, mais que diriez-vous d’arriver au point Z sans effort supplémentaire et pour le même prix ? Certains jours, vous aurez besoin de visibilité sur l’ensemble du projet. À d’autres moments, une vue détaillée s’imposera. Il est donc préférable d’envisager une application qui couvre l’intégralité du processus de gestion de projet.

Outils de gestion de projet obsolètes

Consciemment ou non, vous appliquez sans doute déjà une stratégie de gestion de projet, sous une forme ou sous une autre :

• E-mails
• Réunions de suivi
• Notes
• Listes de choses à faire
• Feuilles de calcul

Ces techniques de planification, aussi valables soient-elles pour des projets simples, n’ont pas été conçues pour la gestion des projets digitaux. De plus, il n’est pas toujours facile de communiquer les bonnes informations aux bonnes personnes, au bon moment.

Outils partiels

Nombre d’outils, présentés comme très complets, ne mettent en réalité l’accent que sur la phase d’exécution des projets, ce qui vous oblige à investir dans d’autres solutions  :

• des systèmes de tickets d’assistance pour gérer les demandes ;
• des ERP pour faciliter les phases de planification ou de coordination ;
• des outils d’analytics ou de reporting pour obtenir les insights dont vous avez besoin.

En un rien de temps, vous vous retrouverez à devoir investir dans une dizaine d’outils différents pour gérer vos projets, de l’organisation des ressources à la planification en passant par les chronologies et les tableaux Kanban.

Cette obligation de multiplier les outils du début à la fin a rendu l’expression « systèmes de gestion de projet » impropre.

Les éditeurs ont laissé planer le doute en qualifiant ainsi leurs outils partiels. C’est comme cela que les appellations « applications de gestion du travail » et « gestion du travail en entreprise » ont vu le jour.

Les processus actuels intègrent des outils de gestion de projet digitaux pour automatiser et simplifier les différentes phases de travail. Vous pouvez ainsi :

• uniformiser vos processus ;
• optimiser vos ressources ;
• améliorer la précision du reporting pour accroître le taux de réussite des projets.

Gestion des projets à l’ère digitale

Les systèmes de gestion de projet doivent couvrir l’intégralité du cycle de vie d’un projet et répondre à vos attentes.

Dans votre recherche d’outils de gestion de la charge de travail, voyez grand. Renseignez-vous sur les fonctionnalités de bout en bout et sur leur intérêt pour la gestion de l’ensemble du cycle de vie des projets.

Gestion des requêtes depuis un emplacement central

Une gestion de projet efficace commence par un processus de prise en charge des demandes soigneusement étudié. Vous devez pouvoir les centraliser pour ne plus avoir à assigner de tâches par e-mail, sur des notes repositionnables ou lors de réunions.

Chaque personne doit voir sa charge de travail dans un tableau Kanban ou un tableau de bord avec des échéances claires, pour être en mesure de gérer elle-même ses tâches. À l’aide d’outils de collaboration, elle peut ensuite indiquer que son travail est prêt à être révisé et mettre ainsi à jour la chronologie du projet.

À partir du moment où vous avez accès en temps réel à la totalité des projets entrants, vous pouvez :

• accepter le travail demandé ;
• classer les tâches par ordre de priorité et les assigner correctement ;
• laisser votre équipe se concentrer sur les missions les plus importantes.

Alignement des ressources sur la charge de travail

À un moment ou un autre, il faut concilier les chronologies de projet et le budget avec des ressources limitées. La capacité à estimer rapidement la charge de travail est essentielle. La première étape consiste à évaluer les projets et à les décomposer en modules plus faciles à gérer. Vous devez aussi avoir de la visibilité en temps réel sur les délais d’exécution des tâches afin de régler les problèmes à l’origine de l’écart entre les nombres d’heures prévues et effectives.

Vous serez ainsi en mesure de prendre des décisions plus judicieuses en matière de gestion des ressources.

Organisation des tâches et des portefeuilles de projets

Aujourd’hui, les entreprises ont besoin de bien davantage qu’un simple outil de consignation des demandes. Avec une application de gestion de projet, le travail est organisé en fonction de leurs objectifs. La hiérarchisation vous permet de connaître l’état d’avancement des tâches exécutées par votre équipe et vous laisse davantage de temps pour offrir une réelle valeur ajoutée.

Gestion de projet avec Workfront

Avec la solution ou les outils de gestion de projet adéquats, vous et votre équipe pourrez donner le meilleur de vous-même. Workfront vous aide à concilier les attentes avec des objectifs élevés. Vous serez ainsi en mesure de gagner en productivité, sans transiger sur la qualité ni vous épuiser au travail.

Automatisez les workflows.

La gestion manuelle de workflows reproductibles, tels que l’acheminement, le reporting, la documentation des validations, l’actualisation des tâches et l’application des processus de conformité, vous ralentit. Automatisez les différentes étapes du projet, y compris la relecture en ligne, grâce à un outil vous permettant de créer des templates personnalisés et d’assigner des tâches d’après le rôle, la disponibilité ou les compétences.

Facilitez la collaboration.

Moteur de l’innovation, la collaboration peut vous freiner lorsqu’elle est désorganisée. À force d’échanger des e-mails, de programmer des réunions, de planifier des conférences téléphoniques et de communiquer par messages instantanés, il devient pratiquement impossible de coordonner les différentes interventions pour faire avancer les projets.

Choisissez une solution avec des outils de collaboration intégrés pour faciliter :

• les échanges ;
• la prise de décisions ;
• le suivi de l’état d’avancement.

Bénéficiez d’outils de reporting et d’insights.

Pour préserver votre compétitivité et prouver la valeur de votre équipe, vous devez pouvoir analyser les performances et les améliorer rapidement. Faites le point avec les parties prenantes. Vous devez être capable de présenter les résultats obtenus ou de rectifier le tir lorsque les projets risquent de dévier de leur trajectoire.

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Vidéo : Workfront : une solution très complète de gestion de projet et de gestion du travail

Optez pour une application de gestion de projet à la hauteur des attentes de votre équipe.

Aucune solution de gestion de projet « exemplaire » ne donnera satisfaction à tout le monde. En revanche, vous pouvez en trouver une capable de répondre aux besoins de votre équipe.

Certains outils sont tout particulièrement adaptés aux exigences des spécialistes de la création qui utilisent les méthodologies Agile et Waterfall tout en parlant de sprints et de scrums. D’autres conviennent mieux aux start-ups comptant cinq collaborateurs répartis dans trois régions.

Comment trouver l’outil de gestion de projet le plus adapté à votre activité ?

1. Prenez de meilleures décisions.

Prenez de meilleures décisions en vous fixant certaines règles par rapport à ce que vous attendez d’un outil de gestion de projet et de son éditeur. Établissez une liste de critères importants (la localisation géographique de l’éditeur ou sa renommée, par exemple) et écartez les solutions qui y dérogent.

2. Faites votre choix parmi votre sélection de solutions favorites.

Plus de 400 applications de gestion de projet s’offrent à vous. Alors, comment faire le bon choix ? Pour vous simplifier la tâche, affinez la liste des solutions possibles.

Retenez-en cinq, testez-en quelques-unes et choisissez la meilleure.

3. Mettez en regard la simplicité et les fonctionnalités.

Si vous travaillez avec une équipe restreinte dans une start-up, vous trouverez sans doute toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin dans un outil de gestion de projet modeste. Plus la solution est récente, plus elle est susceptible d’être intuitive et facile à intégrer, mais aussi d’inclure les dernières innovations en matière de création et d’expérience.

En revanche, si vous collaborez avec une grande équipe sur des projets complexes, vous préférerez probablement un outil de gestion du travail adapté aux exigences de l’entreprise et éprouvé. L’éditeur aura eu le temps de peaufiner son produit, d’y intégrer des fonctionnalités spécialisées et de le personnaliser en fonction des différents besoins.

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