Adapter les flux documentaires aux besoins du télétravail

« C’est un projet de transformation des méthodes, qui nous fait gagner en efficience en réduisant la charge administrative des équipes et en offrant une expérience collaborateur moderne », explique Laurian Guillon, Responsable RH chez BMW France.

BMW Group France emploie près de 1000 collaborateurs à travers 4 entités : BMW France (filiale de distribution des marques BMW, MINI et BMW Motorrad en France), BMW Finance (captive financière du groupe), BMW Distribution et Alphabet, filiale dédiée à la location de véhicules pour les professionnels. En 2020, BMW Group France inaugure son nouveau siège social à Montigny-le-Bretonneux, avec un campus à l’image des ambitions du groupe : un bâtiment intelligent et autonome, conçu pour limiter les pertes d’énergies, réduire son empreinte environnementale et répondre aux nouveaux usages de travail et de mobilité des collaborateurs. La signature électronique s’inscrit dans un projet global de digitalisation des méthodes de travail et de changement des pratiques.

« L’organisation de travail repose aujourd’hui sur le flex office, la mobilité et le télétravail. Il est des métiers qui, pour en bénéficier, doivent disposer d’une solution de signature électronique. Cela répondait également à une démarche écologique globale de l’entreprise, en préconisant le zéro papier », explique François Houdeau, IT Delivery Manager chez BMW Group France.

Fluidifier et accélérer les flux documentaires et les signatures contractuelles

Jusque-là, les processus de signature étaient entièrement manuels, avec l’envoi des documents en format papier par voie postale, et en bout de course, la numérisation des documents retournés signés par les différentes parties.

Lent et coûteux, le processus manquait d’efficacité et de fiabilité : de nombreux documents arrivaient incomplets ou étaient perdus en cours de process. « Certains de nos documents contractuels comprennent 150 pages d’annexes, qu’il faut parapher une à une. C’est fastidieux et source d’erreur. La numérisation est parfois complexe chez Alphabet France, car ce sont des livrets non détachables pour garantir leur authenticité en cas de contentieux », précise Carole Payan-Kokkinos, Senior Legal Counsel chez BMW Finance.

La société fait un appel d’offre local pour les filiales françaises et évalue les solutions autour de 7 critères principaux:

1. la possibilité de déployer la solution à l’international;
2. la sécurisation des données et le respect avec la RGPD;
3. la sécurisation des signatures, en conformité avec le règlement eIDAS;
4. une solution simple et user-friendly, afin de garantir l’adhésion des collaborateurs;
5. la capacité d’interconnexion avec les solutions existantes;
6. la possibilité de signer en mobilité;
7. son coût.

Simplifier et standardiser la gestion des documents RH

« Acrobat Sign répondait parfaitement à nos exigences de sécurisation et de simplicité d’usage pour les métiers. Nous pouvions l’interfacer facilement avec notre GED DocuWare et proposer ainsi une expérience collaborateur optimale », explique François Houdeau. Le process se fait en deux lots. Dans un premier temps, BMW Group France intègre Acrobat Sign dans le cadre du renouvellement de son contrat concessionnaire. Chaque contrat, d’environ 50 pages, était imprimé en double exemplaire, transmis par voie postale, complété par le concessionnaire avant d’être retourné à BMW Group France signé. « Les attentes métiers étaient fortes, notamment pour permettre au réseau de personnaliser le contrat en fonction des effectifs. Ce premier lot s’est donc fait sous forme de POC pour valider ces besoins », explique François Houdeau.

BMW Group France confronte la solution aux exigences des métiers et confirme les bénéfices attendus : réduction des coûts, des délais de signature ramenés de plusieurs mois à 3 jours, et une réduction du risque en compliance, avec la garantie d’une signature effective avant le début de la prestation.

Dans un second temps, Acrobat Sign est interfacé avec DocuWare via son API, ainsi qu’avec un SAE, pour être intégré aux processus RH. La difficulté pour BMW Group France réside dans l’homogénéisation des méthodologies documentaires entre les 4 entités du groupe. Il a fallu aux équipes Projet cerner un périmètre exhaustif des documents existants dans le panel RH, créer une base documentaire et une classification commune à toutes les entités, repenser l’expérience Utilisateur au fur et à mesure de l’identification des besoins métiers. « Les 4 entités avaient des méthodologies et des outils différents. Nous sommes dans une démarche d’innovation continue, en optimisant nos processus documentaires selon les retours exprimés par les métiers », précise Laurian Guillon.

Accélérer les tâches administratives et se consacrer à son cœur de métier

Aujourd’hui, le processus est rigoureux, efficace et surtout totalement transparent. Le collaborateur édite son document : une déclaration d’embauche, la fin d’une période d’essai, une attestation ou une certification. La majorité des documents RH fait partie du processus. Le destinataire peut à son tour remplir ce document, le signer et le renvoyer à l’émetteur, sans quitter l’environnement DocuWare. « Notre objectif est de réduire les tâches administratives. Grâce à l’intégration d’Acrobat Sign, le processus est digitalisé de bout en bout, jusqu’à la signature et l’archivage ». L’expérience collaborateur se modernise et gagne en efficacité : le groupe a déployé un tableau de bord qui lui permet d’accéder à son dossier RH directement dans la GED. Il édite ses documents sans solliciter les RH qui, à leur tour, se consacrent à leur cœur de métier.

L’utilisation d’Acrobat Sign s’est étendue aux autres métiers, le juridique, les achats, le commercial. Aujourd’hui, ce sont quelques 10 000 documents qui font appel chaque année à la signature électronique, pour environ 150 utilisateurs actifs.

« Acrobat Sign apporte un réel confort d’usage. Que ce soit pour l’émetteur du document ou le destinataire, le gain de temps est tangible, avec des délais de signature réduit d’un mois à 24 ou 48h en moyenne. Et je ne compte pas le gain de temps en manutention, suivi de contrat, vérification », explique Fabrice Lambert, Senior Legal Counsel chez BMW Group France. Le risque en termes de compliance est moindre : Acrobat Sign scelle l’intégrité du document. « Du point de vue juridique, c’est déterminant : nous avons la certitude que toutes les pages ont été paraphées, et qu’il ne manque aucune annexe. Nous savons qui a signé, et quand il l’a fait », précise Carole Payan-Kokkinos. Le service juridique peut tracer le document, s’assurer de l’authenticité de la signature, archiver un document électronique dont l’intégrité est garantie : une conformité à la compliance essentielle en cas de contentieux.

Garantir l’autonomie des utilisateurs

La conduite du changement a été facilitée par la simplicité d’usage de la solution. L’administration est gérée par le service IT. Lorsqu’un collaborateur requiert un compte l’autorisant à utiliser Acrobat Sign, il profite d’un dispositif sur les bonnes pratiques mis en place par l’IT. Il comprend les procédures à suivre pour utiliser l’outil, le webinaire Adobe de formation à la solution, une base de connaissance accessible en ligne et le cas échéant, un accompagnement personnalisé. « Nous voulions une solution intuitive, qui soit facilement acceptée par les collaborateurs. La conduite du changement s’est faite très naturellement. Les collaborateurs sont tout de suite autonomes, y compris les destinataires externes qui doivent signer un document avec nous. C’est très fluide », estime Aurore Jean-Marie, chargée de coordination support et communication IT.

Proposer une expérience moderne et faciliter les opportunités business

Au-delà des bénéfices palpables telles que la réduction des délais de signature et la compliance, Acrobat Sign apporte un gain de notoriété déterminant pour les opportunités business du groupe. Dédiée à la location longue durée auprès des professionnels, Alphabet est une entité jeune chez BMW Group France. « La mise en place de la signature électronique avec Acrobat Sign était essentielle face à nos concurrents. Elle nous permet d’être très réactifs vis-à-vis de nos apporteurs d’affaire et montre la confiance du groupe dans ce secteur en plein développement », explique Marie Chauland, Responsable Commerciale Courtiers chez Alphabet.

Utilisée majoritairement pour transmettre les conventions commerciales, la signature électronique simplifie le suivi de gestion des contrats et sécurise l’authentification du signataire. « L’authentification s’appuie sur le mail nominatif et la solution est très simple à utiliser. Cela nous apporte un confort, qui simplifie la relation avec les courtiers et renforce notre business avec eux », estime-t-elle.

Aujourd’hui, BMW Group France se félicite du chemin parcouru. Les gains de productivité et de temps sont palpables à tous les échelons du processus. À l’avenir, l’enjeu consiste à rapprocher la solution Acrobat Sign, déployée par la France, avec l’infrastructure de la maison BMW AG à Munich. « Depuis notre appel d’offre, le groupe a également choisi de s’appuyer sur Acrobat Sign à l’échelle européenne. Nous étions donc en phase avec eux sur les choix stratégiques. Cela va nous permettre d’interfacer Acrobat Sign avec notre annuaire et de renforcer encore l’authentification des utilisateurs » explique François Houdeau.

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