BMW Group France digitalise ses process métiers avec Adobe Acrobat Sign.

« C’est un projet de transformation des méthodes, qui nous fait gagner en efficience en réduisant la charge administrative des équipes et en offrant une expérience collaborateur moderne », explique Laurian Guillon, Responsable RH chez BMW France.

BMW Group France emploie près de 1000 collaborateurs à travers 4 entités : BMW France (filiale de distribution des marques BMW, MINI et BMW Motorrad en France), BMW Finance (captive financière du groupe), BMW Distribution et Alphabet, filiale dédiée à la location de véhicules pour les professionnels. En 2020, BMW Group France inaugure son nouveau siège social à Montigny-le-Bretonneux, avec un campus à l’image des ambitions du groupe : un bâtiment intelligent et autonome, conçu pour limiter les pertes d’énergies, réduire son empreinte environnementale et répondre aux nouveaux usages de travail et de mobilité des collaborateurs. La signature électronique s’inscrit dans un projet global de digitalisation des méthodes de travail et de changement des pratiques.

« L’organisation de travail repose aujourd’hui sur le flex office, la mobilité et le télétravail. Il est des métiers qui, pour en bénéficier, doivent disposer d’une solution de signature électronique. Cela répondait également à une démarche écologique globale de l’entreprise, en préconisant le zéro papier », explique François Houdeau, IT Delivery Manager chez BMW Group France.

Jusque-là, les processus de signature étaient entièrement manuels, avec l’envoi des documents en format papier par voie postale, et en bout de course, la numérisation des documents retournés signés par les différentes parties.

Lent et coûteux, le processus manquait d’efficacité et de fiabilité : de nombreux documents arrivaient incomplets ou étaient perdus en cours de process. « Certains de nos documents contractuels comprennent 150 pages d’annexes, qu’il faut parapher une à une. C’est fastidieux et source d’erreur. La numérisation est parfois complexe chez Alphabet France, car ce sont des livrets non détachables pour garantir leur authenticité en cas de contentieux », précise Carole Payan-Kokkinos, Senior Legal Counsel chez BMW Finance.    

La société fait un appel d’offre local pour les filiales françaises et évalue les solutions autour de 7 critères principaux: 

1. la possibilité de déployer la solution à l’international;
2. la sécurisation des données et le respect avec la RGPD;
3. la sécurisation des signatures, en conformité avec le règlement eIDAS;
4. une solution simple et user-friendly, afin de garantir l’adhésion des collaborateurs;
5. la capacité d’interconnexion avec les solutions existantes;
6. la possibilité de signer en mobilité;
7. son coût. 

Aujourd’hui, le processus est rigoureux, efficace et surtout totalement transparent. Le collaborateur édite son document : une déclaration d’embauche, la fin d’une période d’essai, une attestation ou une certification. La majorité des documents RH fait partie du processus. Le destinataire peut à son tour remplir ce document, le signer et le renvoyer à l’émetteur, sans quitter l’environnement DocuWare. « Notre objectif est de réduire les tâches administratives. Grâce à l’intégration d’Acrobat Sign, le processus est digitalisé de bout en bout, jusqu’à la signature et l’archivage ». L’expérience collaborateur se modernise et gagne en efficacité : le groupe a déployé un tableau de bord qui lui permet d’accéder à son dossier RH directement dans la GED. Il édite ses documents sans solliciter les RH qui, à leur tour, se consacrent à leur cœur de métier.

L’utilisation d’Acrobat Sign s’est étendue aux autres métiers, le juridique, les achats, le commercial. Aujourd’hui, ce sont quelques 10 000 documents qui font appel chaque année à la signature électronique, pour environ 150 utilisateurs actifs.  

« Acrobat Sign apporte un réel confort d’usage. Que ce soit pour l’émetteur du document ou le destinataire, le gain de temps est tangible, avec des délais de signature réduit d’un mois à 24 ou 48h en moyenne. Et je ne compte pas le gain de temps en manutention, suivi de contrat, vérification », explique Fabrice Lambert, Senior Legal Counsel chez BMW Group France. Le risque en termes de compliance est moindre : Acrobat Sign scelle l’intégrité du document. « Du point de vue juridique, c’est déterminant : nous avons la certitude que toutes les pages ont été paraphées, et qu’il ne manque aucune annexe. Nous savons qui a signé, et quand il l’a fait », précise Carole Payan-Kokkinos. Le service juridique peut tracer le document, s’assurer de l’authenticité de la signature, archiver un document électronique dont l’intégrité est garantie : une conformité à la compliance essentielle en cas de contentieux.  

La conduite du changement a été facilitée par la simplicité d’usage de la solution. L’administration est gérée par le service IT. Lorsqu’un collaborateur requiert un compte l’autorisant à utiliser Acrobat Sign, il profite d’un dispositif sur les bonnes pratiques mis en place par l’IT. Il comprend les procédures à suivre pour utiliser l’outil, le webinaire Adobe de formation à la solution, une base de connaissance accessible en ligne et le cas échéant, un accompagnement personnalisé. « Nous voulions une solution intuitive, qui soit facilement acceptée par les collaborateurs. La conduite du changement s’est faite très naturellement. Les collaborateurs sont tout de suite autonomes, y compris les destinataires externes qui doivent signer un document avec nous. C’est très fluide », estime Aurore Jean-Marie, chargée de coordination support et communication IT.