Jai Gulati confesse trois passions : les gens, les processus et les technologies. « En fin de compte, si les technologies et les processus sont essentiels, c’est parce qu’ils concernent les gens, affirme-t-il. Notre objectif est d’utiliser les meilleures technologies afin de créer les meilleurs processus possibles et de mettre le tout au service de l’être humain. »

Après des années dans la high-tech, la finance et les télécommunications, Jai Gulati a rejoint l’entreprise de biotechnologies innovante Regeneron en tant que Global Head of IT Operations, avant d’occuper son poste actuel de Global Head of Application Services & Intelligent Automation. Regeneron est considérée comme une entreprise pionnière spécialisée dans la recherche thérapeutique et le développement de médicaments contre des pathologies graves telles que le cancer, les maladies causant la cécité et le virus Ebola. Son travail sur le traitement et la prévention de la COVID-19 a notamment fait la une des journaux pendant la pandémie.

« Ce que j’aime chez Regeneron, c’est que chaque membre du personnel s’investit pour aider les patients en recherchant des traitements efficaces, déclare Jai Gulati. C’est pourquoi je suis fidèle à cette entreprise depuis si longtemps. »

Généraliser l’utilisation d’Adobe Acrobat Sign

Après avoir supervisé la transformation de l’infrastructure IT, Jai Gulati s’est vu confier le remaniement des applications. « De la découverte scientifique à l’administration des médicaments en passant par les tests et la fabrication, les technologies et les processus ont un impact sur la patientèle en raison des nombreux outils impliqués », explique Jai Gulati.

C’est pourquoi il a formé une équipe en charge des services applicatifs afin de proposer des solutions et des processus durables, évolutifs et fiables à l’ensemble de l’entreprise. En s’appuyant sur un socle à la fois solide et souple, il ambitionnait de fournir des services IT en quelques semaines au lieu de plusieurs mois. Lors du recensement des applications utilisées dans l’entreprise, l’équipe a constaté que plusieurs groupes utilisaient Adobe Acrobat Sign pour leurs workflows documentaires digitaux.

Les documents sont essentiels dans les domaines pharmaceutique et médical, et nombre d’entre eux doivent impérativement être signés. Les équipes de fabrication doivent notamment tenir à jour des dossiers circonstanciés pour répondre aux exigences de conformité de la FDA ou d’autres organismes de règlementation, auxquels s’ajoutent les documents à signer au quotidien, comme dans la plupart des entreprises (contrats fournisseur, lettres d’embauche et autres autorisations d’accès aux serveurs).

Plusieurs groupes avaient déjà choisi d’utiliser Adobe Acrobat Sign pour simplifier leurs processus de signature et de documentation, mais Jai Gulati a identifié des dizaines d’autres cas d’usage potentiels. L’équipe des services applicatifs a donc décidé de déployer Adobe Acrobat Sign dans toute l’entreprise.

« En adoptant Adobe Acrobat Sign, nous avons pu profiter de fonctionnalités telles que l’authentification unique tout en renforçant la confidentialité et la sécurité des données grâce à une architecture standardisée, indique Jai Gulati. L’adoption est la clé de toute nouvelle technologie. Nous savions que les équipes seraient plus disposées à utiliser la solution de signature électronique d’Adobe, car c’est un fournisseur fiable qu’elles connaissent déjà, puisque l’application Adobe Acrobat est largement employée dans l’entreprise. »

Faire face à la pandémie grâce à la signature électronique

Jai Gulati a inscrit Adobe Acrobat Sign dans un projet digital plus vaste qui vise à favoriser la flexibilité en autorisant le personnel à travailler de n’importe où. Deux semaines à peine après le lancement du programme pilote, la pandémie de COVID-19 a contraint les équipes à travailler à domicile. Les demandes d’accès à Adobe Acrobat Sign se sont multipliées à tous les niveaux de l’entreprise.

« Deux semaines suffisent pour déployer Adobe Acrobat Sign dans un nouveau groupe, précise Jai Gulati. Pour tenir ce délai, il faut définir clairement les attentes et collaborer avec les bons partenaires. Aucune technologie ne fonctionne exactement comme prévu, mais un fournisseur compétent comme Adobe innove et travaille à vos côtés pour que vous puissiez atteindre vos objectifs. Il est également crucial de rester agile, parce que des cas d’usage jusqu’alors ignorés peuvent apparaître tout au long du processus. »

Accélérer les démarches administratives

L’application Adobe Acrobat Sign est désormais utilisée dans l’entreprise Regeneron tout entière, en particulier par l’équipe juridique et celle de fabrication. La première s’en sert pour tous types de documents, notamment les accords de confidentialité, les cahiers des charges et les contrats des consultants extérieurs. La seconde documente chaque étape du processus de création des médicaments afin de répondre à de strictes exigences règlementaires.

Pour digitaliser et automatiser les workflows documentaires, l’équipe des services applicatifs crée des templates et des formulaires web Adobe Acrobat Sign en collaboration avec les différents services de l’entreprise qui peuvent ensuite créer et soumettre automatiquement des documents aux personnes chargées de les valider et de les signer, et suivre leur avancement. Comme il est inutile de les imprimer et de les numériser, le processus de signature est bien plus rapide.

« Adobe Acrobat Sign améliore l’efficacité en interne, mais nous permet également d’optimiser nos interactions avec les signataires en leur proposant une méthode rapide, facile et sans contact pour gérer les documents, détaille Anand Shah, Senior Manager of Service Delivery chez Regeneron.

D’après nos estimations, en adoptant un formulaire web Adobe Acrobat Sign automatisé, une équipe a ainsi pu économiser 633 000 dollars et gagner 4 608 heures par an. Sans compter qu’en éliminant le gaspillage de papier, nous réduisons notre consommation d’eau de près de 10 000 litres, ajoute Anand Shah.

Étendre l’accès grâce aux partenariats et aux intégrations

En priorisant les intégrations avec des partenaires technologiques de l’écosystème Adobe, l’équipe des services applicatifs étend rapidement l’accès à Adobe Acrobat Sign à toute l’entreprise via des applications telles que Veeva, Microsoft 365 et Teams. Par exemple, l’équipe RH et les personnes en charge du recrutement peuvent générer automatiquement les offres d’embauche et les envoyer pour signature dans l’interface iCertis intégrée. L’automatisation du processus réduit de 96 % le délai de traitement des contrats en le ramenant de 2 heures à 4,8 minutes, un gain de temps considérable sachant que des milliers de contrats sont traités chaque année.

L’équipe RH profite aussi des intégrations avec Workday pour traiter annuellement les milliers d’offres d’emploi adressées aux candidates et aux candidats internes et externes. En éliminant la quasi-totalité des coûts d’impression et de papier, cette automatisation représente une économie estimée à 3,2 millions de dollars par an, tout en épargnant 23 000 heures de traitement.

« La technologie évolue si vite qu’il est difficile de prévoir où nous en serons dans cinq ans, observe Jai Gulati. Nous ne cessons de découvrir de nouveaux cas d’usage d’Adobe Acrobat Sign. En améliorant nos processus internes, en simplifiant la fabrication et en finançant la recherche, nous pouvons remplir plus efficacement notre mission : transformer la science en médicaments pour la patientèle. »

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