部門横断型のプロジェクト管理には、各チームがそれぞれ独自の手法、ワークフロー、優先事項で動いているため、特有の課題が伴います。プロセスを調整し、共同作業を円滑に進めるための一元化されたシステムがなければ、ロジェクトの複雑性が増し、非効率や誤解につながる可能性があります。

プロジェクト統合管理は、プロジェクトの調整力、ワークフローの効率化、明確なコミュニケーションを促進し、プロジェクトを成功に導くのに役立ちます。

この記事の内容：

• プロジェクト統合管理とは
• プロジェクト統合管理の利点
• プロジェクト統合管理プロセス
• 統合管理のためのツールと技法
• 統合管理のベストプラクティス

プロジェクト統合管理とは

プロジェクト統合管理は、プロジェクトのあらゆる要素を調整し、異なるチームのメンバーが全体計画に沿って行動できるようにします。これにより、プロジェクトは円滑かつ効率的に進行します。プロジェクトマネージャーが統合管理を担当します。彼らがプロジェクトタスクと関連するワークフローが確実に統合されるように見守ります。効率的なプロジェクト統合管理は、正確なプロジェクト遂行に不可欠です。

効果的なプロジェクト統合管理は、チームの足並みを揃え、プロジェクト目標への集中を促し、重要な事項の見落としを防ぎます。それはプロジェクトのあらゆる要素 ― タスク、リソース、関係者、成果物 ― を一体化させるための、芸術性と科学性を兼ね備えた営みです。それは、まるでタペストリーを織り上げるようなものです。一本一本の糸がそれぞれ異なるプロジェクト要素を表し、最終的に一体感のある完成度の高い成果へと仕上がっていきます。

このレベルの調整を実現するには、戦略的なトレードオフが生じることも少なくありません。プロジェクトの調整が必要な場面では、常にプロジェクト目標を判断の指針とすべきです。成功には、関係者の理解と協力を得ることも欠かせません。すべての要望に応えられるわけではありませんが、統合が適切に行われたプロジェクトは、期限内・予算内で成果を出し、核心となる目的に沿った形で完遂されます。

プロジェクト統合管理の利点

チームとプロセスの統合を実現するのは、容易ではありません。とはいえ、プロジェクトの進行において得られる重要なメリットがいくつも存在します。

• チームメンバーの責任感が高まる： プロジェクト目標を明確に共有することで、各自が自らの役割を確実に把握し、それぞれの責任を適切に管理する重要性を理解するようになります。チームメンバーがより多くの責任を担うことで、コミュニケーションは散漫にならず、より的を絞ったものになります。
• 効率が高まる： 統合管理とは、すべてのプロジェクトチームを見直し、効率改善の余地を分析することを意味します。利用可能なリソースを最大限に活用することで、作業時間の短縮や生産性の向上につながり、チームメンバーが常に取り組むべき業務を持てるようになります。
• 役割を明確にし、想定外をなくす： プロジェクトマネージャーが戦略を十分に構築すれば、初期段階での誤りはなくなるはずです。各チームは自らの主な目標と目的を把握しているため、各工程の担当チームも明確になります。

プロジェクト統合管理プロセス

プロジェクト統合管理プロセスを導入する前に、すべてのチームメンバーが使用するシステム、ワークフロー、手法を把握しておくことが不可欠です。こうした基礎的な知識は、円滑な連携を促進し、プロジェクトの進行に伴う潜在的な対立を最小限に抑える効果があります。こうした基盤が整った後は、統合プロセスが7つの主要ステップに沿って進行し、それぞれに重要なマイルストーンと成果物が設定されます。

1. プロジェクト憲章を作成する
   プロジェクト憲章 は、プロジェクトの開始を正式に承認し、その上位目標と目的を定義する文書です。憲章は、プロジェクトに名称と目的を与え、実行の承認を得るための基盤となります。プロジェクト憲章には、プロジェクトが追求する上位目標と戦略が概説されています。

2. プロジェクト管理計画を策定する
   プロジェクト管理計画は、プロジェクトの実行・監視・管理方法を体系的にまとめた包括的な文書です。それは、プロジェクトジャーニーを一歩一歩導く詳細なロードマップのようなものです。計画には、以下の要素が含まれます。

   • プロジェクト目標
   • 予算
   • リスク
   • スコープ
   • 作業分解構成図
   • 関係者管理計画
   • 変更管理計画

   このプロジェクト管理計画は固定されたものであり、正式な変更申請なしに変更すべきではありません。

3. プロジェクトの指揮と管理
   この統合マネジメントのステップでは、チームがプロジェクトに関連する作業の大部分を完了します。これには次の要素が含まれます。

   • リソースの管理
   • 作業の実行
   • 必要に応じた変更の作成

   プロジェクト目標に対するパフォーマンスをプロジェクト期間を通じて確認し、必要な変更を加えて軌道を維持します。

4. プロジェクト知識の管理
   チームがプロジェクトを進める中で得た知見は、将来の業務にとって非常に貴重な資産となります。この情報を記録することは、プロジェクト統合プロセスにおいて不可欠な要素です。
   
   利用可能な情報を最大限に活用し、円滑な実行を支援しましょう。新たに得た知見は「レッスン・ラーンド登録簿」に記録し、組織全体で共有・活用することで、今後のプロジェクトの改善につなげます。
   
   暗黙知と形式知の違いを見極め、可能な限り記録します。こうすることで、チームメンバーが他者の記憶に頼ることなく、疑問点をすぐに解消できます。

   • 暗黙知： 文脈を伴わずに保持される知識 — つまり、どのようにしてその知識を得たのかを本人が明確に説明できないもの
   • 形式知： チームメンバーが保持しており、求められれば明確に説明・記録できる知識

5. プロジェクト作業の監視とコントロール
   このプロセスでは、作業の進捗状況を継続的に追跡・報告し、関係者に対して適切な情報提供を行います。これにより、関係者は以下の点について継続的に明確な認識を持つことができます。

   • プロジェクトの進行方向
   • スケジュール通りに進んでいるかどうか
   • 予算内で運営されているかどうか

   このプロセスは、順序に縛られず柔軟に対応できる点が特徴です。その代わり、プロセス全体を通じて実施することで、各ステージが計画通りに進んでいることを確認できます。
   
   プロジェクト管理計画に基づいてパフォーマンスを測定することで、作業がスコープ外やスケジュールから逸脱している箇所を的確に把握できます。

6. 統合変更管理の実施
   変更管理はプロジェクトのライフサイクル全体にわたって実施されます。プロジェクト計画、目標、スコープ記述書は、この反復的なプロセスにおける不可欠な資産です。
   
   このプロセスで行う修正によって、プロジェクトの主要な目標が損なわれることがあってはなりません。変更が計画から大きく逸脱した場合は、是正措置を講じます。すべての変更は正式なプロセスを通じて申請・記録し、場当たり的な変更を避けることでスコープクリープを最小限に抑えます。
   
   プロジェクトマネージャーは、変更要求の評価と次の対応策の策定を支援する管理委員会のメンバーを任命します。

7. プロジェクトまたはフェーズのクローズ
   成功したプロジェクトは、ここで正式に完了します。このステップでは、プロジェクトのさまざまな側面を振り返り、得られた知見を参照用アーカイブに記録します。一部のプロジェクトチームでは、公式な事後レビュー会議において、各メンバーがプロジェクトの実行状況や管理体制を評価する方法が有効とされています。

統合管理のためのツールと技法

プロジェクト統合管理の成功には、適切なツールと技法の活用が欠かせません。これにより、円滑な調整、効率的なリソース配分、そして的確な意思決定が可能になります。ここでは、統合管理を効率化するための、主要なツールと技法を紹介します。

• プロジェクト管理ソフトウェア：Adobe Workfront のような統合型プロジェクト管理プラットフォームを使用することで、タスク、期限、成果物など、すべての要素を一元的に管理できます。

• 作業分解構造（WBS）： 作業分解構造（WBS）は、プロジェクトを管理しやすい単位に分割することで、担当範囲の割り当てや進捗の追跡を容易にします。この手法により、プロジェクトの可視性が向上し、すべての構成要素がプロジェクトの目的に沿って整合されます。

• リスク管理ツール： 統合管理には、プロジェクトの実行に影響を及ぼすリスクを特定・評価・軽減することが含まれます。リスクマトリクスやFMEA（故障モード影響解析）、Adobe Workfrontに搭載されたリスク管理機能などのツールを活用することで、チームは不確実性に対して積極的かつ計画的に対応できます。

• 変更管理プロセス： プロジェクト統合では、変更への対応が頻繁に求められるため、体系的な変更管理プロセスを整備することが不可欠です。ベストプラクティスには、以下が含まれます。

  • 変更管理委員会（CCB）を設置して変更要求を評価する
  • バージョン管理ツールを使ってプロジェクトの変更を追跡する
  • 変更影響分析を文書化してスコープクリープを防ぐ

• コミュニケーション・コラボレーションプラットフォーム： Slack、Microsoft Teams、Google Workspaceなどのツールを活用することで、チームメンバーや関係者間の円滑なコミュニケーションと情報共有が可能になります。

• パフォーマンス監視およびレポートツール： 継続的なモニタリングにより、プロジェクトの統合進捗が計画通りに維持されていることを確認できます。Power BI、Tableau、Adobe Workfront の組み込みレポート機能などのダッシュボードおよびレポートツールは、マネージャーが以下を実行するのを支援します。

  • プロジェクトのKPIとマイルストーンを追跡する
  • ボトルネックを早期に特定する
  • データに基づく意思決定を行う

統合管理のベストプラクティス

プロジェクト統合管理の成功には、チーム・プロセス・目標を一貫して連携させるための戦略的なアプローチが不可欠です。ここでは以下のトピックについて解説します。

• 力強いリーダーシップ： プロジェクトマネージャーには、自信と決断力を備えたリーダーシップが求められます。チームおよび関係者を、共通のビジョンと目標に向けて導く能力が不可欠です。
• 明確なコミュニケーション： オープンで透明性の高いコミュニケーションは、関係者全員が最新情報を共有し、認識を一致させるために不可欠です。
• 先を見越した計画策定： 潜在的な課題を予測し、あらかじめ対応策を講じておくことで、プロジェクトの中断を防ぎ、計画通りの進行を維持できます。
• 継続的なモニタリング： 進捗状況を定期的に確認し、逸脱を特定して是正措置を講じることは、プロジェクトの管理を維持するうえで極めて重要です。

プロジェクトの円滑な遂行を実現する

効果的な統合管理は、プロジェクト成功の鍵です。チーム、リソース、プロセスを統合した戦略により、組織は共同作業をより円滑に進め、業務効率を高め、プロジェクトの推進力を維持できます。Adobe Workfront を活用することで、チームは ワークフローを一元化し、タスクを自動化し、リアルタイムでの可視性を確保できます。これにより、プロジェクトを予定通りかつ予算内で遂行することが可能になります。

https://business.adobe.com/fragments/resources/cards/thank-you-collections/workfront